Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) verbuchen

In der Buchhaltungssoftware Kontolino! haben Sie durch die Buchung jedes einzelnen Buchungssatzes mit der Benutzung des Mehrwertsteuercodes

  • zum Einen Ihre Umsatzsteuerschuld 
  • und zum Anderen Ihre Vorsteuerforderung gebucht.

Nun müssen Sie monatlich / quartalsweise an Ihr Finanzamt die Umsatzsteuer-Voranmeldungabschicken und Umsatzsteuervorauszahlungen an das Finanzamt leisten oder Sie erhalten vom Finanzamt eine Umsatzsteuerrückerstattung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung können Sie direkt aus der Buchhaltungssoftware Kontolino! heraus online per integrierter Elster-Schnittstelle erledigen. Die damit zusammenhängenden Zahlungen müssen Sie nun auch in Kontolino! verbuchen. Dazu gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.

ACHTUNG: Sie müssen die erste Möglichkeit nehmen, wenn Sie nicht alle Umsatzsteuervoranmeldungen über Kontolino! abgeschickt haben oder Einnahmen-Überschuss-Rechner sind.

1. Möglichkeit (empfohlen): Verwendung des Zwischenkontos Umsatzsteuervorauszahlungen

Sie buchen auf ein Zwischenkonto (Umsatzsteuervorauszahlungen) den Betrag, den Sie überwiesen haben / erstattet bekommen haben. Und danach buchen Sie von diesem Konto wieder auf das Konto für die Umsatzsteuer und das Konto der Vorsteuer jeweils die Summe der jeweiligen Steuerbeträge. Daraus ergeben sich folgende 3 Buchungen:

Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Umsatzsteuerzahlung (Sollseite)482 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
Bank (Habenseite)2801 Bank 11200 Bank 11810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz

Buchungsassistent

Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Bezahlung Umsatzsteuer ans Finanzamt“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Verbuchung des Anteils der Umsatzsteuer:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Umsatzsteuer (Sollseite)480 Umsatzsteuer1770 Umsatzsteuer3800 Umsatzsteuer
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (Habenseite)482 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
zu keinem Umsatzsteuersatz

Buchungsassistent

Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Aufsplittung UST-VA auf Umsatzsteuerkonto“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Verbuchung des Anteils der Vorsteuer:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (Sollseite)482 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
Vorsteuer (Habenseite)260 abziehbare Vorsteuer1570 abziehbare Vorsteuer1400 abziehbare Vorsteuer
zu keinem Umsatzsteuersatz

Buchungsassistent

Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Aufsplittung UST-VA auf Vorsteuerkonto“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Sollten Sie Geld vom Finanzamt erhalten haben auf grund der Umsatzsteuerpflicht (d.h. Ihr Vorsteuerbetrag war höher als der Umsatzsteuerbetrag) ändert sich nur die 1. Buchung wie folgt:

Umsatzsteuererstattung vom Finanzamt:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Bank (Sollseite)2801 Bank 11200 Bank 11810 Bank 1
Umsatzsteuerzahlung  (Habenseite)482 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
zu keinem Umsatzsteuersatz

Buchungsassistent

Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Wiedererstattung der Vorsteuer vom Finanzamt“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

2. Möglichkeit: Direkte Verbuchung

Sie buchen direkt auf die entsprechenden Umsatzsteuer- / Vorsteuerkonten gegen. Somit müssen Sie zwei Buchungen erfassen: einmal die Zahlung der Umsatzsteuer über die Summe des Umsatzsteuerbetrages und einmal die Widererstattung der Vorsteuer in Höhe der Summe aller Vorsteuerbeträge:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
abzuf. Umsatzsteuer (Sollseite)480 Umsatzsteuer1770 Umsatzsteuer3800 Umsatzsteuer
Bank (Habenseite)2801 Bank 11200 Bank 11810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz
KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Bank (Sollseite)2801 Bank 11200 Bank 11810 Bank 1
rückerst. Vorsteuer (Habenseite)260 abziehbare Vorsteuer1570 abziehbare Vorsteuer1400 abziehbare Vorsteuer
zu keinem Umsatzsteuersatz

Buchungen am Jahresende für Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR-Rechner)

Am Jahresende gibt es für EÜR-Rechner eine Besonderheit zu beachten. Hier gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel. Diese besagt, dass sich wiederholende Zahlungen bis zum 10. Tag des Folgejahres in das alte Jahr gebucht werden dürfen. Dabei gilt aber eine Bedingung: Fälligkeit und Zahlung müssen vor dem bzw. am 10.1. liegen! Das gilt grundsätzlich auch für die Umsatzsteuervoranmeldungen.

Eine kleine Besonderheit gibt es aber auch hier: Wenn Sie z.B. Ihre UStVA zwar am 10.1.2021 fristgerecht abgeben, aber das Finanzamt die Rückerstattung erst am 13.1. an Sie überweist (oder eben, wenn Sie nicht fristgerecht zahlen und erst am 13.1. überweisen), gilt die Zahlung erst im neuen Jahr als Betriebseinnahme bzw. Betriebsausgabe.

Die 10-Tages-Regelung ist anzuwenden

Sollten Sie aber vor dem 10. Januar des nächsten Jahres Ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und die Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt überweisen, müssen Sie noch im alten Jahr (spätestete Datum ist der 31.12.) die Buchungssätze wie folgt abändern und verbuchen:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (Sollseite)482 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
sonst. Verbindlichkeiten (Habenseite)4828 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG1704 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG3509 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG
zu keinem Umsatzsteuersatz

Bekommen Sie Geld von Ihrem Finanzamt erstattet und die 10-Tages-Regel trifft somit zu, dann sehen die Buchungssätze im alten Jahr wie folgt aus:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Forderungen (Sollseite)2626 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG1450 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG1220 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (Habenseite)482 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
zu keinem Umsatzsteuersatz

Zusätzlich buchen Sie wie gewohnt die Buchungen: Umsatzsteuer an Umsatzsteuer-Vorauszahlungen  bzw. Umsatzsteuer-Vorauszahlungen an Vorsteuer (siehe oben).

Im neuen Jahr, wenn tatsächlich das Geld fließt buchen Sie dann, wenn Sie an das Finanzamt bezahlt haben einfach:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Verbindlichkeiten (Sollseite)4828 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG1704 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG3509 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG
Bank  (Habenseite)Bank 11200 Bank 11810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz

Bekommen Sie Geld vom Finanzamt zurück, dann buchen Sie zu diesem Datum:

IKRSKR03SKR04
Bank (Sollseite)Bank 11200 Bank 11810 Bank 1
Forderungen (Habenseite)2626 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG1450 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG1220 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG
zu keinem Umsatzsteuersatz

So erreichen Sie, dass Kontolino! in der EÜR und in der Umsatzsteuererklärung die Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerzahlen in das alte Jahr aufaddiert, obwohl der Geldfluss erst im Januar war.

Die 10-Tages-Regelung ist nicht anzuwenden

Fällt Ihre UST-VA-Zahlung nicht mehr unter die 10-Tages-Regel, z. B. weil Sie eine Dauerfristverlängerung beantragt haben für die USt-VA vom Dezember, dann hat das zur Folge, dass dieser Betrag nicht in der EÜR des Vorjahres sondern erst in der EÜR des Folgejahres zu erfassen ist. Somit buchen Sie hier in Kontolino! wie folgt, dass der Ausweis richtig erfolgen kann:

Zum 31.12. falls Sie an das Finanzamt für die Umsatzsteuer im Dezember Geld überweisen müssen:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Umsatzsteuerbuchung  (Sollseite)482 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
 Umsatzsteuer laufendes Jahr (Habenseite)4824 Umsatzsteuer laufendes Jahr1789 Umsatzsteuer laufendes Jahr3840 Umsatzsteuer laufendes Jahr
zu keinem Umsatzsteuersatz

Mit dieser Buchung erreichen Sie, dass das Vorauszahlungssoll in der Umsatzsteuererklärung richtig im aktuellen Jahr ausgewiesen wird – aber nicht in der EÜR.

Beim Erstellen des neuen Buchungsjahres, wählen Sie für den Saldenübertrag als neues Konto für das Konto „Umsatzsteuer laufendes Jahr“ das Konto „Umsatzsteuer Vorjahr“ aus. So wird der Saldo von einem Konto auf das andere umgebucht, ohne dass Sie noch eine manuelle Buchung eingeben müssen.

Im neuen Jahr bei Zahlung der Umsatzsteuer buchen Sie dann:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Umsatzsteuerzahlung  (Sollseite)4826 Umsatzsteuer frühere Jahre1791 Umsatzsteuer frühere Jahre3845 Umsatzsteuer frühere Jahre
Bank (Habenseite)2801 Bank 11200 Bank 11810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz

Mit dieser Buchung erreichen Sie, dass in der EÜR des neuen Jahres die Umsatzsteuer als Einnahme ausgewiesen wird. Gleichzeitig „nullt“ sich das Konto Umsatzsteuer frühere Jahre aus.

Erhalten Sie vom Finanzamt für die Umsatzsteuer im Dezember Geld zurückerstattet buchen Sie im alten Jahr:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Umsatzsteuerforderung (Sollseite)2622 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr1545 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr1421 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr
Umsatzsteuervoranmeldung (Habenseite)482 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
zu keinem Umsatsteuercode

Mit dieser Buchung erreichen Sie, dass das Vorauszahlungssoll in der Umsatzsteuererklärung richtig im aktuellen Jahr ausgewiesen wird – aber nicht in der EÜR.

Beim Erstellen des neuen Buchungsjahres, wählen Sie für den Saldenübertrag als neues Konto für das Konto „Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr“ das Konto „Umsatzsteuerforderungen frühere Jahre“ aus. So wird der Saldo von einem Konto auf das andere umgebucht, ohne dass Sie noch eine manuelle Buchung eingeben.

Im neuen Jahr bei Erhalt des Geldes buchen Sie dann im Neuen Jahr:

KontenrahmenIKRSKR03SKR04
Bank (Sollseite)2801 Bank 11200 Bank 11810 Bank 1
Umsatzsteuerforderung (Habenseite)2624 Umsatszteuerforderung frühere Jahre1546 Umsatszteuerforderung frühere Jahre 1425 Umsatszteuerforderung frühere Jahre

Weitere Informationen zum Thema in unserem Blog

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