Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) verbuchen

In der Buchhaltungssoftware Kontolino! haben Sie durch die Buchung jedes einzelnen Buchungssatzes mit der Benutzung des Mehrwertsteuercodes

• zum Einen Ihre Umsatzsteuerschuld 
• und zum Anderen Ihre Vorsteuerforderung gebucht.

Nun müssen Sie monatlich / quartalsweise an Ihr Finanzamt die Umsatzsteuer-Voranmeldung abschicken und Umsatzsteuervorauszahlungen an das Finanzamt leisten oder Sie erhalten vom Finanzamt eine Umsatzsteuerrückerstattung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung können Sie direkt aus der Buchhaltungssoftware Kontolino! heraus online per integrierter Elster-Schnittstelle erledigen. Die damit zusammenhängenden Zahlungen müssen Sie nun auch in Kontolino! verbuchen. Dazu gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.

1. Möglichkeit (empfohlen): Verwendung des Zwischenkontos Umsatzsteuervorauszahlungen

Sie buchen auf ein Zwischenkonto (Umsatzsteuervorauszahlungen) den Betrag, den Sie überwiesen haben / erstattet bekommen haben. Und danach buchen Sie von diesem Konto wieder auf das Konto für die Umsatzsteuer und das Konto der Vorsteuer jeweils die Summe der jeweiligen Steuerbeträge. Daraus ergeben sich folgende 3 Buchungen:

Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerzahlung (Sollseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
Bank (Habenseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz

Verbuchung des Anteils der Umsatzsteuer:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuer (Sollseite)	1770 Umsatzsteuer	3800 Umsatzsteuer
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (Habenseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
zu keinem Umsatzsteuersatz

Verbuchung des Anteils der Vorsteuer:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (Sollseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
Vorsteuer (Habenseite)	1570 abziehbare Vorsteuer	1400 abziehbare Vorsteuer
zu keinem Umsatzsteuersatz

Sollten Sie Geld vom Finanzamt erhalten haben auf grund der Umsatzsteuerpflicht (d.h. Ihr Vorsteuerbetrag war höher als der Umsatzsteuerbetrag) ändert sich nur die 1. Buchung wie folgt:

Umsatzsteuererstattung vom Finanzamt:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Bank (Sollseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
Umsatzsteuerzahlung  (Habenseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
zu keinem Umsatzsteuersatz

2. Möglichkeit: Direkte Verbuchung

Sie buchen direkt auf die entsprechenden Umsatzsteuer- / Vorsteuerkonten gegen. Somit müssen Sie zwei Buchungen erfassen: einmal die Zahlung der Umsatzsteuer über die Summe des Umsatzsteuerbetrages und einmal die Wiedererstattung der Vorsteuer in Höhe der Summe aller Vorsteuerbeträge:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
abzuf. Umsatzsteuer (Sollseite)	1770 Umsatzsteuer	3800 Umsatzsteuer
Bank (Habenseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Bank (Sollseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
rückerst. Vorsteuer (Habenseite)	1570 abziehbare Vorsteuer	1400 abziehbare Vorsteuer
zu keinem Umsatzsteuersatz

Buchungen für die letzte Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr für Bilanzierer

Da für Bilanzierer die Umsatzsteuer immer in dem Jahr in den Steuerformularen auszuweisen ist, wo diese entsteht, müssen Sie Ihre letzte Umsatzsteuerbuchungen für das 4. Quartal bzw. den Monat Dezember in Kontolino! zum 31.12. erfassen. Dabei sind die Buchungssätze identisch, wie mit denen unter dem Jahr.

Zusätzlich müssen Sie eine Zwischenbuchung zum 31.12. erfassen. Dies ist notwendig, da das Geld ja erst im neuen Jahr fließt aber bereits im Vorauszahlungssoll in der Umsatzsteuermeldung im alten Jahr ausgewiesen werden muss. Somit buchen Sie

Zum 31.12. falls Sie an das Finanzamt für die letzte UStVA Geld schuldig sind:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerbuchung  (Sollseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
Umsatzsteuer laufendes Jahr (Habenseite)	1789 Umsatzsteuer laufendes Jahr	3840 Umsatzsteuer laufendes Jahr
zu keinem Umsatzsteuersatz

Beim Erstellen des neuen Buchungsjahres, wählen Sie für den Saldenübertrag als neues Konto für das Konto „Umsatzsteuer laufendes Jahr“ das Konto „Umsatzsteuer frühere Jahre“ aus. So wird der Saldo von einem Konto auf das andere umgebucht, ohne dass Sie noch eine manuelle Buchung eingeben müssen.

Im neuen Jahr bei Zahlung der Umsatzsteuer buchen Sie dann:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerzahlung  (Sollseite)	1791 Umsatzsteuer frühere Jahre	3845 Umsatzsteuer frühere Jahre
Bank (Habenseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz

Erhalten Sie vom Finanzamt für die letzte UStVA Geld zurückerstattet, buchen Sie am 31.12.:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerforderung (Sollseite)	1545 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr	1421 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr
Umsatzsteuervoranmeldung (Habenseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
zu keinem Umsatzsteuercode

Beim Erstellen des neuen Buchungsjahres, wählen Sie für den Saldenübertrag als neues Konto für das Konto „Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr“ das Konto „Umsatzsteuerforderungen frühere Jahre“ aus. So wird der Saldo von einem Konto auf das andere umgebucht, ohne dass Sie noch eine manuelle Buchung eingeben.

Im neuen Jahr bei Erhalt des Geldes buchen Sie dann im Neuen Jahr:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Bank (Sollseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
Umsatzsteuerforderung (Habenseite)	1546 Umsatzsteuerforderung frühere Jahre	1425 Umsatzsteuerforderung frühere Jahre
zu keinem Umsatzsteuercode

Buchungen für die letzte Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr für Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR-Rechner)

Am Jahresende gibt es für EÜR-Rechner eine Besonderheit zu beachten. Hier gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel. Diese besagt, dass sich wiederholende Zahlungen bis zum 10. Tag des Folgejahres in das alte Jahr gebucht werden dürfen. Dabei gilt aber eine Bedingung: Fälligkeit und Zahlung müssen vor dem bzw. am 10.1. liegen! Das gilt grundsätzlich auch für die Umsatzsteuervoranmeldungen.

Eine kleine Besonderheit gibt es aber auch hier: Wenn Sie z.B. Ihre UStVA zwar am 10.1.2021 fristgerecht abgeben, aber das Finanzamt die Rückerstattung erst am 13.1. an Sie überweist (oder eben, wenn Sie nicht fristgerecht zahlen und erst am 13.1. überweisen), gilt die Zahlung erst im neuen Jahr als Betriebseinnahme bzw. Betriebsausgabe.

Die 10-Tages-Regelung ist anzuwenden

Sollten Sie aber vor dem 10. Januar des nächsten Jahres Ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und die Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt überweisen, müssen Sie noch im alten Jahr (späteste Datum ist der 31.12.) die Buchungssätze wie folgt abändern und verbuchen:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (Sollseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
sonst. Verbindlichkeiten (Habenseite)	1704 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG	3509 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG
zu keinem Umsatzsteuersatz

Bekommen Sie Geld von Ihrem Finanzamt erstattet und die 10-Tages-Regel trifft somit zu, dann sehen die Buchungssätze im alten Jahr wie folgt aus:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Forderungen (Sollseite)	1450 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG	1220 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (Habenseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
zu keinem Umsatzsteuersatz

Zusätzlich buchen Sie wie gewohnt die Buchungen: Umsatzsteuer an Umsatzsteuer-Vorauszahlungen  bzw. Umsatzsteuer-Vorauszahlungen an Vorsteuer (siehe oben).

Im neuen Jahr, wenn tatsächlich das Geld fließt buchen Sie dann, wenn Sie an das Finanzamt bezahlt haben einfach:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Verbindlichkeiten (Sollseite)	1704 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG	3509 Sonstige Verbindlichkeiten z. B. nach § 11 Abs. 2 Satz 2 EStG für § 4/3 EStG
Bank  (Habenseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz

Bekommen Sie Geld vom Finanzamt zurück, dann buchen Sie zu diesem Datum:

	SKR03	SKR04
Bank (Sollseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
Forderungen (Habenseite)	1450 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG	1220 Forderungen nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG für § 4/3 EStG
zu keinem Umsatzsteuersatz

So erreichen Sie, dass Kontolino! in der EÜR und in der Umsatzsteuererklärung die Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerzahlen in das alte Jahr aufaddiert, obwohl der Geldfluss erst im Januar war.

Die 10-Tages-Regelung ist nicht anzuwenden

Fällt Ihre UST-VA-Zahlung nicht mehr unter die 10-Tages-Regel, z. B. weil Sie eine Dauerfristverlängerung beantragt haben für die USt-VA vom Dezember, dann hat das zur Folge, dass dieser Betrag nicht in der EÜR des Vorjahres sondern erst in der EÜR des Folgejahres zu erfassen ist. Somit buchen Sie hier in Kontolino! wie folgt, dass der Ausweis richtig erfolgen kann:

Zum 31.12. falls Sie an das Finanzamt für die letzte UStVA Geld überweisen müssen:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerbuchung  (Sollseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
Umsatzsteuer laufendes Jahr (Habenseite)	1789 Umsatzsteuer laufendes Jahr	3840 Umsatzsteuer laufendes Jahr
zu keinem Umsatzsteuersatz

Mit dieser Buchung erreichen Sie, dass das Vorauszahlungssoll in der Umsatzsteuererklärung richtig im aktuellen Jahr ausgewiesen wird – aber nicht in der EÜR.

Beim Erstellen des neuen Buchungsjahres, wählen Sie für den Saldenübertrag als neues Konto für das Konto „Umsatzsteuer laufendes Jahr“ das Konto „Umsatzsteuer frühere Jahre“ aus. So wird der Saldo von einem Konto auf das andere umgebucht, ohne dass Sie noch eine manuelle Buchung eingeben müssen.

Im neuen Jahr bei Zahlung der Umsatzsteuer buchen Sie dann:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerzahlung  (Sollseite)	1791 Umsatzsteuer frühere Jahre	3845 Umsatzsteuer frühere Jahre
Bank (Habenseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz

Mit dieser Buchung erreichen Sie, dass in der EÜR des neuen Jahres die Umsatzsteuer als Einnahme ausgewiesen wird. Gleichzeitig „nullt“ sich das Konto Umsatzsteuer frühere Jahre aus.

Erhalten Sie vom Finanzamt für die letzte UStVA Geld zurückerstattet buchen Sie im alten Jahr (zum 31.12.):

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerforderung (Sollseite)	1545 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr	1421 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr
Umsatzsteuervoranmeldung (Habenseite)	1780 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
zu keinem Umsatzsteuercode

Mit dieser Buchung erreichen Sie, dass das Vorauszahlungssoll in der Umsatzsteuererklärung richtig im aktuellen Jahr ausgewiesen wird – aber nicht in der EÜR.

Beim Erstellen des neuen Buchungsjahres, wählen Sie für den Saldenübertrag als neues Konto für das Konto „Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr“ das Konto „Umsatzsteuerforderungen frühere Jahre“ aus. So wird der Saldo von einem Konto auf das andere umgebucht, ohne dass Sie noch eine manuelle Buchung eingeben.

Im neuen Jahr bei Erhalt des Geldes buchen Sie dann im Neuen Jahr:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Bank (Sollseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
Umsatzsteuerforderung (Habenseite)	1546 Umsatzsteuerforderung frühere Jahre	1425 Umsatzsteuerforderung frühere Jahre
zu keinem Umsatzsteuercode