Verfahrensdokumentationen

Verfahrensdokumentation für elektronische Belege

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellt neue Anforderungen an jedes einzelne Unternehmen. Hierbei geht es darum, wie man mit Unterlagen umgeht,

• die dem Unternehmen nur in digitaler Form vorliegen (z. B. Eingangsrechnungen per E-mail bzw. Download oder selbst erstellte Rechnungen, die nur noch per E-mail versand werden) oder
• Unterlagen, die im Unternehmen digitalisiert, abgespeichert und im Anschluss die Papier-Originale vernichtet werden (ersetzendes Scannen).

Die Buchhaltungssoftware Kontolino! unterstützt alle Voraussetzungen, damit Sie Ihre Buchhaltung konform dieser neuen Grundsätze durchführen können. In Kontolino! können Sie zu jedem Buchungssatz 1 – 5 Belege abspeichern, die nach der Verbuchung dieses Buchungssatzes nicht mehr verändert werden können.

Des Weiteren wird aber von jedem einzelnen Unternehmen verlangt, die Arbeitsschritte von Erhalt eines Beleges (z. B. Eingangsrechnung per Post) bis zu dessen Erfassung in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! genau und sehr detailliert festzulegen. So muss beschrieben sein, mit welchen Geräten (Scanner) Sie die Belege digitalisieren, auf welchem Pfad diese zwischengespeichert werden, welche Scannersoftware Sie benutzen …. Diese komplette Beschreibung nennt man eine „Verfahrensdokumentation“. Um Ihnen eine Hilfestellung für Ihre eigene Verfahrensdokumentation zu bieten, haben wir Ihnen zwei verschiedene Vorlagen ausgearbeitet:

• Verfahrensdokumentation zum Umgang mit elektronischen Belegen: Bei dieser Verfahrensdokumentation werden keine Papierbelege für Ihre Buchhaltung von Ihnen selber digitalisiert, sondern die Dokumentation beschreibt, wie Sie mit selbst erstellten elektronischen Belegen (z. B. Angebote / Rechnungen) und mit elektronischen Belegen umgehen, die Sie von anderen Unternehmen erhalten (z. B. Telefonrechnungen per E-mail, Rechnung für die Nutzung von Kontolino!).
• Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung von Belege: Diese Verfahrensdokumentation kommt zum Einsatz, wenn Sie zusätzlich zu eigenerstellten digitalen Belegen auch Papierbelege (z. B. Rechnungen, die Sie per Post erhalten) für Ihre Buchhaltung ersetzend einscannen und danach vernichten.

Sie müssen nur die Vorlagen insoweit bearbeiten, dass Sie die kursiv-geschriebenen Texte auf Ihr Unternehmen anpassen, in dem Sie z. B. den zuständigen Mitarbeiter mit Namen benennen. Dabei ist zu beachten, dass die Vorlagen für kleine Firmen ausgearbeitet wurde und für große Firmen noch weitere Festlegungen notwendig sind (z. B. regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter, die in der Verfahrensdokumentation aufgeführt werden). Da wir keine Steuerberater sind, können wir keine rechtliche Haftung für die Inhalte der Verfahrensdokumentation übernehmen – haben diese aber mit bestem Wissen und Gewissen ausgearbeitet.