Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer
Ein häusliches Arbeitszimmer liegt dann vor, wenn dieses in die häusliche Sphäre eingebunden ist und nahezu ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt wird. Darunter fallen aber keine Werkstätten, Praxen, Kanzleien, Behandlungsräume, da hier Publikumsverkehr stattfindet. Außerdem handelt es sich auch um kein häusliches Arbeitszimmer, wenn das Arbeitszimmer in fremden Gebäuden angemietet wurde oder familienfremde Mitarbeiter beschäftigt werden. Freiberuflern, gewerblichen Unternehmern, Landwirten und Beteiligten an betrieblichen Personengesellschaften müssen die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den übrigen Aufwendungen aufzeichnen.
Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind je nach den Gegebenheiten im Einzelfall zu 100 %, bis zum Höchstbetrag von 1.250 € oder gar nicht abziehbar:
- Zu 100 % abziehbar sind die Kosten, wenn das häusliche Arbeitszimmer Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit ist,
- Aufwendungen bis zu 1.250 € im Jahr können abgezogen werden, wenn für die Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz als das häusliche Arbeitszimmer zur Verfügung steht. Ab dem Jahr 2023 verändert sich hier die Regel: hier muss dann nur noch nachgewiesen werden, dass Sie Ihr häusliches Arbeitszimmer für betriebliche und berufliche Tätigkeiten verwenden. Außerdem erhöht sich die Erstattungspauschale auf 1.260 €.
- keine Aufwendungen können bei allen anderen Fällen geltend gemacht werden.
Können Aufwendungen geltend gemacht werden, muss das Arbeitszimmer büromäßig eingerichtet sein und eine Aufteilung der Aufwendungen zumindest im Schätzungswege möglich sein. Unter diese Aufwendungen fallen z. B. Fußbodenbeläge, Lampen und anteilige Beträge an der Miete, an den Heizkosten, an der Müllgebühr und der Hausversicherung. Können die Aufwendungen nur bis zu 1.250 € (bzw. 1.260 € ab dem 01.01.2023) im Jahr abgesetzt werden, dann können aber trotzdem in voller Höhe die Vorsteuerbeträge abgezogen werden. Somit lohnt sich auch die Buchung der Anschaffungen, die über diese Höchstgrenze hinausgehen.
Andere Anschaffungen, die zur Arbeit notwendig sind, können auf jeden Fall in voller Höhe als Kosten verbucht werden. Hierunter fallen z. B. Schreibtische, Regale, Computer, Drucker und Telefon. Je nach höhe der Anschaffungskosten der einzelnen Gegenstände ist die buchhalterische Behandlung unterschiedlich. Lesen Sie hier weiter nach bei den Seiten Anlagegüter oder geringwertige Wirschaftsgüter.
Steuerliche Auswirkung, wenn Sie ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebskosten berücksichtigen
Sobald Sie Kosten für das häusliche Arbeitszimmer verbuchen, kann das die Folgen haben, dass hiermit eine sogenannte stille Reserve entsteht. Wie das? Nehmen wir an Ihr häusliches Arbeitszimmer befindet sich in Ihrem Eigenheim. Die Fläche für das häusliche Arbeitszimmer beträgt entweder
- mehr als 20 % des Gesamtwerts des Grundstücks oder
- mehr als 20.500 €.
Sobald eine der beiden Kriterien erfüllt ist, wird das häusliche Arbeitszimmer automatisch Betriebsvermögen.
Welche Konsequenz hat das: Sobald Sie Ihre selbständige Tätigkeit aufgeben bzw. ein Erbfall eintritt, liegt eine Entnahme vor – und das in Höhe des dann gültigen Werts des häuslichen Arbeitszimmer. Das kann bei entsprechenden gestiegenen Immobilienpreisen recht teuer werden!
Was spricht für die „Aktivierung“ eines häuslichen Arbeitszimmers:
- Reduzierung Ihrer jährlichen Gewinne
Was spricht gegen die „Aktivierung“ eines häuslichen Arbeitszimmers:
- Arbeit für die Berechnung der Höhe der Kosten, die zum Arbeitszimmer gehören
- Arbeit für die Verbuchung dieser ermittelten Kosten
- evtl. Streitigkeiten für die Wertermittlung des häuslichen Arbeitszimmers bei Geschäftsaufgabe
- evtl. hohe Steuerlast bei Geschäftsaufgabe
Das heißt, Sie müssen Sich gut überlegen, ob es sich für Sie rechnet die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers nicht lieber einfach privat zu tragen und nicht in die Buchhaltung mitaufzunehmen.
Häusliches Arbeitszimmer aktivieren und abschreiben
Sobald Sie Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer verbuchen, macht es auch Sinn das Arbeitszimmer komplett zu aktivieren und damit regelmäßig am Jahresende Abschreiben zu Können. Sie können Sich bei der Ermittlung des Wertes für das Arbeitszimmer an dem Quadratanteil des Raumes bezogen auf die gesamten Wohnquadratmeter des Hauses und des ortsüblichen Preisniveaus für Wohnraum orientieren. Dabei müssen Sie die Buchungen in den reinen Gebäudeanteil und den Grundstücksanteil trennen. Hintergrund: Nur der Gebäudeanteil kann abgeschrieben werden, denn beim Grundstück findet kein Wertverzehr statt. Gebucht wird der ermittelte Gebäudeanteil für das häusliche Arbeitszimmers wie folgt:
| Kontenrahmen | IKR | SKR03 | SKR04 |
| Gebäudeanteil häusl. Arb.zimmer (Sollseite) | 0582 Gebäudteil häusliches Arbeitszimmer | 0149 Gebäudteil häusliches Arbeitszimmer | 0329 Gebäudteil häusliches Arbeitszimmer |
| Privateinlage (Habenseite) | 3021 Privatkonto Gesellschafter 1 | 1800 Privatkonto Vollhafter 1 | 2101 Privat Vollhafter 1 |
| ohne Vorsteuercode |
Gebucht wird der ermittelte Grundstücksanteil für das häusliche Arbeitszimmers wie folgt:
| Kontenrahmen | IKR | SKR03 | SKR04 |
| Grundstücksanteil häusl. Arb.zimmer (Sollseite) | 0581 Grundstücksanteil häusliches Arbeitszimmer | 0059 Grundstücksanteil häusliches Arbeitszimmer | 0229 Grundstücksanteil häusliches Arbeitszimmer |
| Privateinlage (Habenseite) | 3021 Privatkonto Gesellschafter 1 | 1800 Privatkonto Vollhafter 1 | 2101 Privat Vollhafter 1 |
| ohne Vorsteuercode |
Daraufhin können Sie jedes Jahr den Gebäudeanteil des Arbeitszimmers abschreiben. Dies geschieht i.d. R. für Neubauten mit 2 % pro Jahr und bei Altbauten (Baujahr vor 1925) mit 2,5 % pro Jahr. Ab dem Jahr 2023 erhöht sich der Abschreibungsbetrag für Neubauten von 2 % auf 3 % pro Jahr. Der Buchungssatz zum jeweils 31.12. lautet:
| Kontenrahmen | IKR | SKR03 | SKR04 |
| Abschreibungen häusl. Arb.zimmer (Sollseite) | 6521 Abschreibungen auf Gebäudeanteil häusliches Arbeitszimmer | 4833 Abschreibungen auf Gebäudeanteil häusliches Arbeitszimmer | 6223 Abschreibungen auf Gebäudeteil des häuslichen Arbeitszimmers |
| Gebäudeanteil häusl. Arb.zimmer (Habenseite) | 0582 Gebäudeteil häusliches Arbeitszimmer | 0149 Gebäudeteil häusliches Arbeitszimmer | 0329 Gebäudeteil häusliches Arbeitszimmer |
| ohne Vorsteuercode |
Laufende Kosten im Zusammenhang mit dem häuslichen Arbeitszimmer verbuchen
Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer, unterliegen keiner Abzugsbeschränkung und keiner besonderen Aufzeichnungspflicht. Hier können alle Kosten komplett erfasst und gebucht werden.
Zwei Beispiele hierzu:
Beispiel 1: Sie sind selbständiger Softwareentwickler und arbeiten in einem häuslichen Arbeitszimmer.
Demnach stellt das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt des gesamten betrieblichen Tätigkeit dar. Somit können Sie alle Kosten in Verbindung mit dem Arbeitszimmer voll erfassen. Hier am Beispiel eines neuen Teppiches, der in das Arbeitszimmer gelegt und per Banküberweisung bezahlt wurde:
| Kontenrahmen | IKR | SKR03 | SKR04 |
| Teppich für häusl. Arb.zimmer (Sollseite) | 6708 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil) | 4288 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil) | 6348 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil) |
| Bank (Habenseite) | 2801 Bank 1 | 1200 Bank 1 | 1810 Bank 1 |
| mit Vorsteuercode |
Beispiel 2: Sie sind selbständiger Schreiner mit einer Werkstatt.
Die Kosten der Werkstatt können Sie voll erfassen. Zusätzlich macht Ihre Frau die Buchhaltung zuhause in einem eigens eingerichteten Arbeitszimmer, da in der Werkstatt kein PC-Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Demnach steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, das häusliche Arbeitszimmer ist aber nicht Betriebsmittelpunkt. Somit sind die Kosten nur bis zu 1.250 € im Jahr abzugsfähig. Allerdings buchen Sie auch die restlichen Kosten, da die Vorsteuer abgezogen werden kann. Somit buchen Sie zum einen die abzugsfähigen Kosten bis zu 1.250 €/Jahr in Kontolino! und zum anderen, die anderen Kosten, um die Vorsteuer abzuziehen in Kontolino! wie Sie sehen ist die Unterscheidung, ob ein häusliches Arbeitszimmer vorliegt und inwieweit dann Kosten abgezogen können, oft nicht ganz einfach. Wir empfehlen Ihnen deshalb im Einzelfall einen Steuerberater um Rat zu fragen oder direkt auf Ihr Finanzamt zuzugehen.
Hinweis: für das Jahr 2023 treten hier Vereinfachungen in Kraft. Demnach können Sie dann die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer auch dann erfassen, wenn in der Werkstatt ein PC-Arbeitsplatz zur Verfügung stehen würde. Außerdem erhöht sich die Pauschale auf 1.260 € pro Jahr, die Sie geltend machen können.
| Kontenrahmen | IKR | SKR03 | SKR04 |
| Aufwendungen unter 1.250€/Jahr (Sollseite) | 6708 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil) | 4288 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil) | 6348 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil) |
| Bank (Habenseite) | 2801 Bank 1 | 1200 Bank 1 | 1810 Bank 1 |
| mit Vorsteuercode | |||
| Kontenrahmen | IKR | SKR03 | SKR04 |
| Aufwendungen über 1.250€/Jahr (Sollseite) | 6709 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (nicht-abziehbarer Anteil) | 4289 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (nicht-abziehbarer Anteil) | 6349 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (nicht-abziehbarer Anteil) |
| Bank (Habenseite) | 2801 Bank 1 | 1200 Bank 1 | 1810 Bank 1 |
| mit Vorsteuercode |