Rechnungsabgrenzungen verbuchen

Allgemeine Informationen zu Rechnungsabgrenzungen

Die Rechnungsabgrenzungen müssen Sie nur am Jahresende durchführen, wenn Sie verpflichtet sind eine E-Bilanz beim Finanzamt abzugeben. Für alle, die am Jahresende eine Einkommens-Überschuss-Rechnung (EÜR) beim Finanzamt abgeben müssen (wer das ist erfahren Sie hier) gelten einfachere Regeln.

Bei den aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen handelt es sich um die zeitlich richtige Zuordnung von Geldflüssen. D.h. die Geldflüssen, müssen dem richtigen Zeitraum zugerechnet werden. Deshalb treten diese Buchungen hauptsächlich am Jahresende und am Jahresanfang auf. Grundsätzlich lassen sich 3 Fälle der zeitlichen Abgrenzungen unterscheiden:

1. Transitorische Rechnungsabgrenzung (entspricht der aktiven bzw. passiven Rechnungsabgrenzung kurz ARA genannt): Diese Buchung wird notwendig, wenn der Zahlungsvorgang (Ausgabe oder Einnahme) im alten Jahr erfolgt, die Aufwendungen bzw. Erträge aber wirtschaftlich dem neuen Jahr zuzuordnen sind. Das heißt hiervon gibt es zwei Unterarten: Einmal die aktive Rechnungsabgrenzung, die bei Aufwendungen herangezogen wird und zum anderen die passive Rechnungsabgrenzung, die bei Erträgen zum Tragen kommt.
2. Antizipative Rechnungsabgrenzung : Diese Buchung wird notwendig, wenn die Aufwendungen oder Erträge unter wirtschaftlicher Sicht in das alte Geschäftsjahr gehören, der Zahlungsvorgang (Ausgabe oder Einnahme) aber erst im neuen Jahr erfolgt. Somit gibt es hier auch zwei Unterfälle: einmal werden bei Aufwendungen sonstige Verbindlichkeiten erzeugt und das andere mal bei Erträgen sonstige Forderungen.
3. Rückstellungen: Diese stellen Verbindlichkeiten für Aufwendungen dar, die bereits bestehen, jedoch der genaue Betrag und/oder der Fälligkeitszeitpunkt noch nicht bekannt sind. Die Rückstellungsmöglichkeiten werden stark vom Steuerrecht eingeschränkt. Mehr dazu können Sie auf unserer Seite „Rückstellungen bilden“ nachlesen.

Durch diese Buchungen wird die periodengerechten Ermittlung des Unternehmenserfolges gewährleistet.

Für Wirtschaftsjahre die nach dem 31.12.2021 enden, muss ein Rechnungsabgrenzungsposten nicht gebildet werden, wenn der zu bildende Betrag 800 € nicht übersteigt. Die Bildung muss dabei einheitlich erfolgen. Sprich: es dürfen nicht Ausgaben in Höhe von 800 € als Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden, aber entsprechende Einnahmen, die auch als Rechnungsabgrenzungsposten erfasst hätten werden müssen, nicht. D.h. ab dem Jahr 2022 haben Sie die Wahl, wenn der Betrag von 800 € nicht überschritten wird, Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden oder nicht.

1. Unterfall zur Transitorischen Rechnungsabgrenzung

Die Transitorische Aktive oder aktive Rechnungsabgrenzung (ARA)“]Am Jahresende müssen alle Zahlungsausgänge überprüft werden, ob diese erst im nächsten Geschäftsjahr zu Aufwendungen führen. Z. B. gehören dazu von uns geleistete Vorauszahlungen für Miete, Versicherungsprämien, Steuern und Beiträge, Zinsen, Werbung, Honorare.

Nehmen wir folgendes Beispiel zur Verdeutlichung: Am 01.11. wird von uns die Miete für ein halbes Jahr in Höhe von 2.400 € im voraus durch eine Banküberweisung bezahlt.Dieses wird zunächst normal verbucht:

Verbuchung der Bezahlung der Miete von uns in Kontolino!:

	IKR	SKR03	SKR04
Mietaufwand(Sollseite)	6700 Miet, Pacht, Erbbauzinsen für Geschäftsräume	4210 Miete, unbewegliche Wirtschaftsgüter	6310 Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter)
Bank (Habenseite)	2801 Bank 1	1200 Bank 1	1810 Bank 1
zum Vorsteuercode laut Rechnung

Am Jahresende (31.12.) wird nun die zeitliche korrekte Abgrenzung vorgenommen: 2 Monate der Miete (also 800 €) fallen ins alte Geschäftsjahr (vor dem Bilanzstichtag zum 31.12.) und die restlichen 4 Monate (also 1.600 €) entfallen aufwandsmäßig ins neue Geschäftsjahr, obwohl die Zahlung noch im alten Geschäftsjahr erfolgte. Dies führt nun zu folgender Buchung:

Verbuchung der Miete, die das neue Geschäftsjahr betrifft, bereits im alten Geschäftsjahr bezahlt (also 1.600 €) wurde in Kontolino!/Bildung der ARA:

	IKR	SKR03	SKR04
ARA (Sollseite)	2900 Aktive Rechnungsabgrenzung	0980 Aktive Rechnungsabgrenzung	1900 Aktive Rechnungsabgrenzung
Mietaufwand (Habenseite)	6700 Miet, Pacht, Erbbauzinsen für Geschäftsräume	4210 Miete, unbewegliche Wirtschaftsgüter	6310 Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter)
zum Vorsteuercode laut Rechnung

Im neuen Geschäftsjahr (am 02.01.) muss nun die Aktive Rechnungsabgrenzung wieder aufgelöst werden und gegen das entsprechende Aufwandskonto gebucht werden:

Auflösung der Aktiven Rechnungsabgrenzung (ARA) im neuen Geschäftsjahr in Kontolino!:

	IKR	SKR03	SKR04
Mietaufwand für das neue Jahr(Sollseite)	6700 Miet, Pacht, Erbbauzinsen für Geschäftsräume	4210 Miete, unbewegliche Wirtschaftsgüter	6310 Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter)
Auflöstung der ARA (Habenseite)	2900 Aktive Rechnungsabgrenzung	0980 Aktive Rechnungsabgrenzung	1900 Aktive Rechnungsabgrenzung
ohne Vorsteuercode

2. Unterfall zur Transitorischen Rechnungsabgrenzung: Transitorische Passiva oder passive Rechnungsabgrenzung (PRA)

Hier muss nun am Jahresende überprüft werden, ob es sich um Zahlungseingänge handelt, die ertragsmäßig erst ins neue Jahr fallen. Als Beispiele sind hier zu nennen von uns bereits vereinnahmete Vorauszahlungen, z. B. für Miete, Zinsen, Nutzungsgebühren, Honorare.

Folgendes Beispiel zur Verdeutlichung: Wir gewähren ein Darlehen am 31.08. für ein Jahr in Höhe von 50.000 €. Die Zinsen in Höhe von 1.800 € werden im Voraus an uns am 31.08. bezahlt. Dieser Vorgang wird auch zunächst normal gebucht:

Verbuchung der Bezahlung der Zinsen an uns in Kontolino!:

	IKR	SKR03	SKR04
Bank (Sollseite)	2801 Bank 1	1200 Bank 1	1810 Bank 1
Zinserträge (Habenseite)	571 Bankzinsen	2650 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge	7110 Sonstige Zinserträge
ohne Umsatzsteuercode

Am Jahresende (31.12.) muss nun der Ertrag, der das neue Jahr betrifft (also der Anteil von 8 Monaten (von Januar bis August), d.h. 1.200 €) auf das Konto Passive Rechnungsabgrenzung umgebucht werden.

Verbuchung der Zinserträge, die das neue Geschäftsjahr betreffen, bereits im alten Geschäftsjahr bezahlt (also 1.200 €) wurde in Kontolino!/Bildung der PRA:

	IKR	SKR03	SKR04
Zinserträge für das neue Jahr(Sollseite)	571 Bankzinsen	2650 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge	7110 Sonstige Zinserträge
Passive Rechnungsabgrenzung (Habenseite)	490 Passive Rechnungsabgrenzung	0990 Passive Rechnungsabgrenzung	3900 Passive Rechnungsabgrenzung
ohne Umsatzsteuercode

Im neuen Geschäftsjahr (am 02.01.) muss nun die Passive Rechnungsabgrenzung wieder aufgelöst werden und gegen das entsprechende Ertragskonto gebucht werden:

Auflösung der Passiven Rechnungsabgrenzung (PRA) im neuen Geschäftsjahr in Kontolino!:

	IKR	SKR03	SKR04
Auflösung der PRA (Sollseite)	490 Passive Rechnungsabgrenzung	0990 Passive Rechnungsabgrenzung	3900 Passive Rechnungsabgrenzung
Zinserträge (Habenseite)	571 Bankzinsen	2650 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge	7110 Sonstige Zinserträge
ohne Umsatzsteuercode

1. Unterfall zur Antizipativen Rechnungsabgrenzung: Sonstige Verbindlichkeiten

Bei den antizipativen Rechnungsabgrenzungen handelt es sich um Aufwendungen, die dieses Jahr entstanden, aber erst im nächsten Jahr zur bezahlt werden. Solche noch nicht verbuchten Aufwendungen werden im alten Geschäftsjahr vorweg (antizipativ) gebucht. Durch die Vorwegnahme dieser Buchungen entstehen sonstige Verbindlichkeiten.

Ein Beispiel hierzu: Die Miete für den Dezember wird erst im Folgemonat (also im Januar) per Banküberweisung bezahlt. Im Dezember würde normalerweise nichts von uns gebucht werden. Nun verbuchen wir den entstandenen Aufwand auf das Konto sonstige Verbindlichkeiten.

Verbuchung des Mietaufwandes im Dezember (31.12.) von uns in Kontolino!:

	IKR	SKR03	SKR04
Mietaufwand(Sollseite)	6700 Miet, Pacht, Erbbauzinsen für Geschäftsräume	4210 Miete, unbewegliche Wirtschaftsgüter	6310 Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter)
sonst. Verbindlichkeiten (Habenseite)	483 Sonstige Verbindlichkeiten	1700 Sonstige Verbindlichkeiten	3500 Sonstige Verbindlichkeiten
zum Vorsteuercode laut Rechnung

Verbuchung des Mietaufwandes im Januar bei Bezahlung der Miete von uns in Kontolino! / Auflösung der sonst. Verbindlichkeiten:

	IKR	SKR03	SKR04
sonst. Verbindlichkeiten (Sollseite)	483 Sonstige Verbindlichkeiten	1700 Sonstige Verbindlichkeiten	3500 Sonstige Verbindlichkeiten
Bank (Habenseite)	2801 Bank 1	1200 Bank 1	1810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuercode

2. Unterfall zur Antizipativen Rechnungsabgrenzung: Sonstige Forderungen

Nun geht es um Erträge, die erst im nächsten Geschäftsjahr zu Einnahmen führen. Diese noch nicht verbuchten Erträge werden im alten Geschäftsjahr vorweg (antizipativ) gebucht. Durch di Vorwegnahme dieser Buchungen entstehen sonstige Forderungen.

Ein Beispiel hierzu: Im nächsten Jahr im Dezember bekommen wir Zinserträge für eine Anlage, die seit dem 01.12. diesen Jahres läuft gutgeschrieben. Normalerweise wäre nun keine Buchung fällig. Wir verbuchen den bereits entstandenen Zinsertrag für einen Monat auf das Konto sonstige Forderungen.

Verbuchung des Zinsertrages im Dezember (31.12.) von uns in Kontolino!:

	IKR	SKR03	SKR04
Sonstige Forderungen (Sollseite)	266 andere sonstige Forderungen	1440 sonstige Forderungen	1349 sonstige Forderungen
Zinserträge für das neue Jahr (Habenseite)	571 Bankzinsen	2650 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge	7110 Sonstige Zinserträge
zu keinem Umsatzsteuercode

Im neuen Geschäftsjahr (am 02.01.) muss nun die Passive Rechnungsabgrenzung wieder aufgelöst werden und gegen das entsprechende Ertragskonto gebucht werden:

Auflösung der sonstigen Forderungen im neuen Geschäftsjahr bei Zahlungseingang der Zinsen in Kontolino!:

	IKR	SKR03	SKR04
Bank (Sollseite)	2801 Bank 1	1200 Bank 1	1810 Bank 1
Auflösung der sonstigen Forderungen (Habenseite)	266 andere sonstige Forderungen	1440 sonstige Forderungen	1349 sonstige Forderungen
zu keinem Umsatzsteuercode

Zusammenfassende Übersicht über die 4 Fälle der Rechnungsabgrenzungen

	Beschreibung	im alten Jahr	im neuen Jahr	Buchungssatz
transitorische Vorausleistungen	im voraus von uns bezahlte Aufwendungen	Ausgabe	Aufwand	ARA an Aufwandskonten
	im voraus von uns vereinnahmte Erträge	Einnahme	Ertrag	Ertragskonten an PRA
antizipative Nachleistungen	nachträglich von uns zu zahlende Aufwendungen	Aufwand	Ausgabe	Aufwandskonten an sonst. Verbindlichkeiten
	nachträglich von uns zu vereinnahmende Erträge	Ertrag	Einnahme	sonst. Forderungen an Ertragskonten