Das Kontolino!-Weblog

Neues zu Kontolino!
...und aus der wunderbaren Welt der Buchhaltung und der Steuern

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um 08:00:38

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Kontolino! Archiv ist unser neues Paket für die GoBD-konforme Archivierung der Buchhaltung

Nicht erst seitdem die neuen GoBD gelten, haben Unternehmer die Pflicht, ihre Buchführungsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren und für eine Betriebsprüfung zur Verfügung bereit zu halten. Allerdings haben sich durch die Änderungen der GoBD ein paar neue Aspekte der Archivierung ergeben, vor allem eben für elektronische Belege oder Belege, die im Zuge eines ersetzenden Scannens nur noch als Dateien aufbewahrt werden, während die Papierbelege bereits ein neues Leben als Serviette oder Schulheft fristen.

Konkret müssen alle Belege und Aufzeichnungen, die zur Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsfvorfalls notwendig sind (das können neben Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheinen auch E-Mails etc. sein) nach Ablauf eines Geschäftsjahres für 10 Jahre aufbewahrt werden. Während dieser Zeit gelten natürlich weiterhin alle Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit von Änderungen soqie die Möglichkeit, auch die ursprüngliche Form geänderter Unterlagen sichtbar machen zu können.

Für Nutzer eine Cloud-basierten Buchhaltungslösung stellt sich daher die Frage, wie man ein solches Langzeitarchiv realisieren soll. Insbesondere dann, wenn man die Geschäftstätigkeit aufgibt oder seinen Buchhaltungsanbieter wechselt.

Ein Weg kann sein, die Dateien vom Cloud-Anbieter herunter zu laden und auf eigene Faust zu archivieren. Dabei stellt sich natürlich stets die Frage, in wie weit das heimische NAS-Gerät oder ein USB-Stick im Tresor die Anforderungen der GoBD erfüllen kann. Auch das Übertragen von Buchungen und Belegabbildern von einem Buchhaltungsdienst zum Anderen kann problematisch sein, wenn man die GoBD wörtlich nimmt, müsste man auch auf dem Übertragungsweg eine Manipulation der Dateien ausschliessen. Das ist nicht wirklich einfach…

Eine andere Lösung kann unser neues Paket Kontolino! Archiv sein, mit dem Sie Ihre Buchungen und Belege, die Sie in Kontolino! erfasst haben, für 10 Jahre bei uns archivieren. Im Grunde ist unser Archivpaket eine vollwertige Kontolino!-Lizenz, nur eben ohne die Möglichkeit, neue Belege hochzuladen oder Buchungssäztze zu verändern. Ein Nur-Lesen-Kontolino!, um es in einem Begriff zu beschreiben.

Mit diesem Paket können Sie preiswert und ohne jeden Aufwand Ihre Daten in unserem GoBD-konformen Archiv belassen und das Thema abhaken. Wir kümmern uns dann um den Rest. Für volle 10 Jahre.

Da Sie mit diesem Paket keine neuen Buchungen mehr erfassen oder Änderungen an den Daten vornehmen können, ist diese Paket natürlich deutlich preisgünstiger, als ein normales Kontolino!-Paket. Für nur 1 € pro Monat sind Sie dabei. Und da dieses Paket nur für volle 10 Jahre Sinn macht, lösen Sie das Paket einfach für 120 Monate im Voraus. Das bedeutet, für einen einmaligen Betrag von 120 € zzgl. MwSt haben Sie Ihre Daten in einem sicheren, GoBD-konformen Archiv. Und das ganz ohne Daten zu bewegen oder sich um irgend etwas zu kümmern oder gar eine neue Software kennen lernen zu müssen.

Wer braucht das Paket Kontolino! Archiv?

Das Paket Kontolino! – Archiv lösen Sie nur dann, wenn Sie wirklich nicht mehr mit Kontolino! arbeiten möchten. Es umfasst alle Ihre erfassten Daten, auch wenn Sie Kontolino! schon 5 Jahre oder länger genutzt haben. Kunden, die jährlich ihr Kontolino!-Paket verlängern oder upgraden, benötigen kein Archivpaket, ihre Daten werden ohnehin bei uns archiviert.

Kontolino! Archiv ist also nur für sie interessant, wenn Sie:

  • Ihre Selbständigkeit beenden
  • sich entscheiden, Ihre Buchhaltung künftig nicht mehr mit Kontolino! zu führen (Wechsel zu einem anderen Buchhaltungsprogramm oder zu einem Steuerberater)

Beides sind natürlich Ereignisse, die wir Ihnen und uns nicht wünschen. Aber sie kommen vor und es bedarf einer Lösung dafür.

Wir stehen Ihnen wie immer gerne für Fragen, Probleme und Verbesserungsvorschläge zur Verfügung.

Eine wichtige Frage in diesem Zusammenhang ist die folgende:

Was passiert, wenn ich nicht mehr mit Kontolino! arbeiten will und auch kein Archivpaket kaufen möchte?

Wir halten einen ganz ansehnlichen Maschinenpark vor, der groß genug sein ist, alle unsere Kunden mit genügend Rechenkraft und Speicherplatz zu versorgen – auch an hektischen Tagen kurz vor z.B. einem UStVA-Termin. Diese Infrastruktur kostet Geld. Und dieses müssen wir zunächst einmal verdienen, um die Infrastruktur zuverlässig finanzieren und betreiben zu können. Deshalb müssen wir Daten ehemaliger Kunden von unseren Servern entfernen, um den Platz für zahlende Kunden frei zu haben.

Wir räumen unseren Kunden mit Ablauf eines Paketes noch eine gewisse Zeit ein, während der sie sich entscheiden können, ob sie ihre Daten von unseren Servern exportieren und in Eigenregie archivieren möchten (Dazu dient z.B. unser DATEV-Export mit Belegdateien) oder aber unser Archivpaket lösen möchten. Dazu erhalten Sie von uns eine Mail zur Erinnerung. Nach einer gewissen Frist löschen wir Ihre Daten unwiderruflich von unseren Servern.

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um 09:35:38

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UStVA 2019 in Kontolino! integriert

Ab sofort ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Anmeldezeiträume ab Januar 2019 in Kontolino! integriert.

Falls Sie Kontolino! noch nicht kennen: Wir unterstützen die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt online per Elster-Schnittstelle. Damit ist die Abgabe der UStVA nur ein Mausklick, und die Meldung liegt schon im Posteingang Ihres zustänidgen Sachbearbeiters.
Wie Sie die UStVA aus Kontolino! heraus generieren und versenden, können Sie in unserem Online-Handbuch nachlesen.

Wussten Sie schon, dass Sie Kontolino! völlig kostenlos und unverbindlich 2 Monate lang testen können? Einfach hier entlang

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um 02:32:39

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Kontolino! unterstützt ab sofort die Umsatzsteuererklärung 2018 – die EÜR dauert wohl noch

Neues Jahr, neue Elster-Formulare. Same procedure as every year.

Dieses Jahr ist alles ein klein wenig anders. Bisher hatten wir die Elster-Formulare des ablaufenden Jahres meist schon im November/Dezember fertig. Aber dieses Jahr dauert es ein klein wenig länger. Ein bisschen ist das unsere Schuld, aber zu einem nicht unwesentlichen Teil auch die des Bayerischen Landesamts für Steuern. Dazu aber später, fangen wir mit den guten Nachrichten an:

Ab sofort können Kontolino!-Nutzer ihr Umsatzsteuererklärung für das abgelaufene Jahr 2018 zusammenstellen und direkt per Elster-Schnittstelle  ans zuständige Finanzamt übermitteln. Wie gewohnt: ein Klick, ein kritischer Blick, und ab die Post und die Angelegenheit ist in ein paar Minuten erledigt. Mitsamt Reverse Charge und Pi, Pa und Po.

In den kommenden Tagen werden wir dann die Umsatzsteuer-Voranmeldung 2019 fertig machen, die ja zum 10. Februar 2019 erstmals fällig wird. Auch die UStVA wird also rechtzeitig fertig, wie Sie es von uns gewohnt sind.

Jetzt zu den weniger guten Nachrichten für alle, die es mit ihrer Steuererklärung für 2018 besonders eilig haben

Kontolino! nutzt zur Kommunikation mit Ihrem Finanzamt die selbe Softwarekomponente, die zum Beispiel auch in ElsterFormular steckt. Oder in so ziemlich jedem anderen Programm, das eine Elster-Schnittstelle anbietet. Diese kommt immer in November in einer neuen Version heraus, in der dann die aktuellen Formulare enthalten sind. Auch diesmal sind neue Formulare geliefert worden, nur fehlt leider die Anlage EÜR bisher noch. Diese wird vom Bayerischen Landesamt für Steuern vermutlich Mitte bis Ende Februar nachgeliefert werden. So haben wir leider vor dem März praktisch keine Chance, die Anlage EÜR für Kontolino!-Nutzer anzupassen.

Sie müssen sich also noch ein wenig gedulden, um die Einkommsteuer fertig zu machen. Vielleicht ist das dieses Jahr auch gar nicht sooo schlimm, denn erstens ist der Abgabetermin für die Steuererklärungen ab diesem Jahr auf Ende Juli gerückt, und zweitens haben auch die Banken ihren Depotkunden schon flächendeckend mitgeteilt, dass es dieses Jahr aufgrund der Investmentsteuer-Reform auch bei ihnen zu Verzögerungen in der Ausstellung von Bescheinigungen kommen wird.

Wir behalten ein Auge auf der Anlage EÜR und machen uns so schnell wie möglich an die Umsetzung, wenn uns die Daten zum neuen Formular vorliegen. Versprochen!

 

 

 

Neues XL-Paket für bis zu 10.000 Buchungssätze pro Jahr

Gerade für Online-Händler oder Einzelhändler kommt ab und an die Frage auf, was denn passiert, wenn man als Kontolino!-Kunde mit den 5.000 Buchungssätzen aus unserem Classic-Paket nicht auskommt.

Gerade Händler, die relativ kostengünstige Artikel über Marktplätze wie EBay, Amazon, Etsy oder ähnliche Plattformen erfolgreich verkaufen, kann es in 5.000 Buchungssätzen schon mal eng werden.

Deshalb haben wir ab sofort das Paket Kontolino! XL im Angebot. Für 20€ im Monat (zzgl. MwSt) können Sie in diesem bis zu 10.000 Buchungssätze pro Buchungsjahr speichern und Belege dazu in unser elektronisches Archiv legen. Der sonstige Funktionsumfang ist identisch mit dem Paket „Kontolino! Classic“, beinhaltet also insbesondere

Kaum zu glauben? Na dann probieren Sie es einfach aus. 2 Monate lang und völlig unverbindlich.

Mit der neuen DATEV-Importschnittstelle noch mehr erledigen

Kontolino! hat jetzt eine Importschnittstelle für DATEV-Buchungsstapel

Das Jahr 2018 neigt sich so langsam dem Ende zu. Die Supermärkte sind voll mit Lebkuchen, Stollen und dem ersten Dekorationstand, die Bäckerei um die Ecke hängt das Zeugs auch schon auf und die Wunschzettel füllen sich auch schon langsam.

Apropos Wünsche: Wie Ihr alle wisst, lieben wir die Wünsche unserer Nutzer. Sie zeigen uns, was wirklich wichtig für die Buchhaltung unserer Nutzer ist, wie das Leben mit Kontolino! noch ein bisschen leichter werden könnte, und vielleicht auch, was noch so richtig schmerzhaft fehlt in unserem Programm.

Eine Importschnittstelle für Buchungssätze aus dem bisherigen Buchhaltungsprogramm stand da bei vielen Neueinsteigern und Testnutzern ganz oben auf der Liste. Wäre es nicht schön, einfach die Buchungen der letzten Monate nach Kontolino! zu importieren und einfach weiter zu arbeiten? Was lag da näher, als schon ein wenig vorzeitig (was die Supermärkte können, können wir schon lange!) die Nikolausmütze aus dem Schrank zu kramen und unseren Nutzern ein erstes Saisongeschenk zu machen?

Der Goldstandard in Sachen Buchungsexport und -import ist das Textbasierte CSV-Format der DATEV, das so ziemlich jedes Buchhaltungsprogramm spricht, das am deutschen Markt ernst genommen werden möchte. Und auch Kontolino! exportiert ja schon seit einiger Zeit Buchungsstapel im DATEV-Format.

Neu ist bei uns also ab sofort der Import von DATEV-Buchungsstapeln. Diese Importschnittstelle ist für alle Kontolino!-Nutzer verfügbar und arbeitet in mehreren Schritten, um sicherzustellen, dass wir auch wirklich alles richtig machen. (etwas genauer beschrieben ist das ganze in unserem Handbuch).

Das beste aber kommt ja noch: die DATEV-Importschnittstelle eröffnet unseren Nutzern eine fast unerschöpfliche Vielfalt an Möglichkeiten für die Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse. So beherrschen nicht nur Buchhaltungsprogramme dieses Format, sondern auch viele andere Werkzeuge, die relevante Daten für die Buchhaltung erzeugen. Mit dieser scheinbar so kleinen Erweiterung öffnen wir Kontolino! jetzt eben auch für das Einlesen von Buchungen aus einer schier endlosen Zahl von Vorsystemen wie zum Beispiel:

 

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um 08:19:54

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Online-Zahlungen von stripe importieren und verbuchen in Kontolino!

Sommerpause? Nicht bei Kontolino! Wir sind emsig dabei, unsere Buchhaltungslösung immer weiter zu verbessern. Auch, wenn dabei die Ventilatoren voll drehen und der Getränkeabsatz im Büro ins unermessliche steigt.

Unser neuestes Feature in Kontolino! ist der Import von Zahlungsjournalen von stripe.com. Damit können Sie Ihre Online-Zahlungen, die Sie per stripe erhalten haben, von dort als Zahlungsjournal im CSV-Format exportieren und in Kontolino! einlesen. Kontolino! erkennt automatisch, ob es sich um eine Zahlung eines Kunden oder um Gebühren von Stripe oder eine Auszahlung auf Ihr Bankkonto handelt und schlägt die passenden Buchungssätze vor.

Viel einfacher kann man es kaum noch machen: Alles, was Sie tun müssen, ist, eine Bankverbindung in Kontolino! anzulegen, diese mit einem Konto in Ihrem Kontenplan zu verknüpfen und unseren vorgefertigten Stripe-Importfilter auszuwählen. Dann kann es schon losgehen! Im Detail ist das in unserem Handbuch beschrieben.

Wenn Sie noch kein Kontolino!-Kunde sind, und sich selbst ein Bild davon machen möchten, wie sich das Arbeiten mit uns anfühlt, holen Sie sich gleich heute unseren kostenlosen, unverbindlichen Testzugang für 2 Monate und probieren es einfach aus.

 

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um 11:13:46

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Zermanschte Umlaute in Bankauszügen gehören der Vergangenheit an

Eines der bieliebtesten Features von Kontolino! ist die Möglichkeit, Bankauszüge und Auszüge von Zahlungsdienstleistern wie Kreditkartenfirmen, Online-Zahlungsplattformen oder iZettle oder SumUp zu importieren und ganz einfach zu verbuchen. Dabei bieten wir ja neben einer Reihe vorgefertigter Importfilter auch die Möglichkeit, eigene CSV-Filter zu erstellen.

Einen etwas unschönen Haken hatte die Sache bisher: während klassische Banken hier problemlos funktionierten, häuften sich die Anfragen, warum denn die Umlaute in den Importierten Auszügen zerhackstückelt werden.

Der Grund ist eigentlich ganz einfach: in der Bankenwelt bisher ist es Standard, Auszugsdaten in der ISO-8559-1-Kodierung auszutauschen, die lange Zeit der Garant dafür war, dass man auch nationale Sonderzeichen wie ß, Ä, à etc. in den Textdateien unterbringt.

Durch das Internet ist die Welt aber größer geworden und es hat sich eine neue Zeichenkodierung durchgesetzt, die auch deutlich exotischere (aus europäischer oder amerikanischer Sicht) Zeichen zulässt. In dieser werden zwar unsere 26 Basisbuchstaben (A-Z) genau gleich kodiert, wie in der „alten“ Norm, aber Da wesentlich mehr internationale Zeichen untergebracht wurden, hat sich die Kodierung unserer Umlaute geändert.

Langer Rede kurzer Sinn: bis vor kurzem war Kontolino! machtlos gegen verkrüppelte Umlaute in CSV-Bankauszügen. Das gehört jetzt der Vergangenheit an: Sie können  in Ihrem indivisuellen Filter nun angeben, ob Ihre Bank oder Ihr Zahlungsdienstleister die Auszugsdaten in ISO-8859-1 oder UTF-8 ausgibt. Und wenn das für Sie böhmische Dörfer sind, ist das auch kein Problem, denn Sie können in unserem Dialog zur Festlegung der CSV-Importfilter einfach zwischen den beiden hin und herschalten und schauen, ob Umlaute mit der einen oder anderen Einstellung besser ankommen. Ganz easy.

 

Neue Funktion: eigene Buchungskonten anlegen

Oft wurden wir von unseren Kunden gefragt, ob es möglich ist eigene Konten in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! anzulegen. Das haben wir zum Anlass genommen, um dieses Feature zu entwickeln. Von nun an, können Sie jedes beliebige Konto kopieren. Daraufhin können Sie diesem neuen Konto eine neue Nummer, eine neue Bezeichung und einen Anfangssaldo geben. Dieses neu angelegte Konto wird wie das ursprünglich kopierte Konto behandelt: d.h. es erscheint z. B. in der gleichen Einnahme-Überschuss-Position.

Somit können Sie nun Ihren Kontenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen, und z. B. weitere Unterteilungen vornehmen:

  • Sie haben zwei Autos und wollen deren Kosten getrennt erfassen…
  • Ihr Steuerberater verwendet ein anderes Unterkonto als in Kontolino! vorgesehen…
  • Sie haben Umsatzerlöse, die Sie nach Kunden trennen möchten…
  • Sie haben Verbindlichkeiten, die Sie nach Lieferanten trennen möchten…
  • Sie brauchen ein weiteres Bankkonto bzw. Kassenkonto…

Sie sehen es gibt hier eine breite Spielwiese, die Sie nun in Kontolino! problemlos abdecken können. Details können Sie wie immer auf unseren Dokumentationsseiten nachlesen.

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