Abschreibungen verbuchen

Grundsätzlich dienen Anlagegüter dem Unternehmen mehrere Jahre. Über diese Zeitspanne verlieren die Anlagegüter aber stetig an Wert, z. B. durch Verschleiß, wirtschaftliche oder technische Überholung oder bei Rechten durch den Zeitablauf. Um dies buchhalterisch abzubilden, benutzt man Abschreibungen, die die Wertminderung der Anlagegüter erfasst und als Aufwand in die Buchhaltung miteingeht.

Da die buchhalterische Behandlung für Anlagegüter aufwendig ist, hat das Bundesministerium für Finanzen für Anlagegüter von geringem Wert (GWGs), vereinfachte Buchhaltungsregeln erlassen. Diese finden Sie unter der Seite Geringwertige Wirtschaftsgüter.

Abschreibungen sind also Aufwendungen und werden somit im Soll gebucht. Der Begriff Absetzung für Abnutzung (AfA) meint genau das Gleiche wie Abschreibungen, wird aber im Steuerrecht verwendet.

In der Literatur gibt es verschiedene Abschreibungsmethoden: die lineare und die degressive Abschreibung. Nachstehend werden wir zuerst die lineare Abschreibung behandeln. Diese stellt die gängigste Form dar und war lange Zeit die alleinig erlaubte. Mit dem Corona-Hilfspaketen wurde auch die Möglichkeit der degressiven Methode wieder erlaubt, die wir im darauffolgenden Abschnitt schildern.

In Kontolino! werden die Abschreibungen für Sie für beide Methoden automatisch errechnet. Sie müssen nur noch einen Klick machen und dann haben Sie die Abschreibungen für alle Ihre Anlagegüter für das ganze Jahr erledigt.

Zusätzlich beschreiben wir untenstehend die zur Zeit rechtlich möglichen Sonder-AfAs. Auch die Sonder-AfAs werden durch eine Menüführung von Kontolino! unterstützt.

Die lineare (konstante) Abschreibung

Hierbei wird vom Anschaffungswert des Anlagegutes jährlich ein gleichbleibend hoher Betrag abgeschrieben. Dieser richtet sich nach der Nutzungsdauer. Die Nutzungsdauer wird im allgemeinem vom Bundesministerium der Finanzen in AfA-Tabellen veröffentlicht. Bei der Abschreibung für Anlagegüter orientiert sich der Gesetzgeber an der so genannten „betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer“. Sofern Sie also keine besonderen Gründe dafür vorbringen können, warum ein bewegliches Wirtschaftsgut in Ihrem Betrieb deutlich schneller abgenutzt wird, sollten Sie sich bei der Abschreibungsdauer an diese offiziellen Vorgaben halten und die in den vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen AfA-Tabellen aufgelisteten Zeiträume halten:

Zu beachten ist dabei, dass monatsgenau im Jahr der Anschaffung abzuschreiben ist, d.h. wurde im November ein neues Anlagegut beschafft, dann dürfen nur zwei Monate im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden.

Ein Beispiel hierzu: Am 20. August werden neue Büromöbel im Wert von 10.000 € (netto) gekauft. Die Nutzungsdauer beträgt 10 Jahre. Im ersten Jahr dürfen nur für 5 Monate abgeschrieben werden, also 10.000 € / 10 Jahre mal 5/12 (anteilig die Monate) = 416,67 €. Für die darauffolgenden Jahre ergeben sich jeweils 1.000 € und für das letzte Jahr 582,33 €. Somit sieht die Abschreibungstabelle wie folgt aus:

JahrAbschreibungsbetragRestwert zum 31.12.
Anschaffungsjahr416,67 €9.583,33 €
2. Nutzungsjahr1.000 €8.583,33 €
3. Nutzungsjahr1.000 €7.583,33 €
4. Nutzungsjahr1.000 €6.583,33 €
5. Nutzungsjahr1.000 €5.583,33 €
6. Nutzungsjahr1.000 €4.583,33 €
7. Nutzungsjahr1.000 €3.583,33 €
8. Nutzungsjahr1.000 €2.583,33 €
9. Nutzungsjahr1.000 €1.583,33 €
10. Nutzungsjahr1.000 €   583,33 €
letztes Nutzungsjahr582,33       1,00 € Erinnerungswert

Die Verbuchung der Abschreibungen erfolgt auf den entsprechenden Abschreibungskonten, die alle Aufwandskonten darstellen auf der Soll-Seite. Auf der Haben-Seite steht immer das entsprechende Sachkonto, auf das das Anlagegut aktiviert wurde. Dabei wird nie Vorsteuer bzw. Umsatzsteuer fällig. Dies wird nun nachstehend am obigen Beispiel dargestellt:

Verbuchung der Abschreibung der Büromöbel in Kontolino!:

IKRSKR03SKR04
Abschreibung (Sollseite)6220 Abschreibungen auf Sachanlagen4830 Abschreibungen auf Sachanlagen6220 Abschreibungen auf Sachanlagen
Büromöbel (Habenseite)087 Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung0420 Büroeinrichtung0650 Büroeinrichtung
zu keinem Vorsteuercode

Lineare Abschreibung für PCs, Laptops, Software

Aber wie so oft gilt auch hier keine Regel ohne Ausnahme: Für PCs, Laptops, Drucker, Tablets, Software und so weiter wurde ab dem 01.01.2021 die Nutzungsdauer auf ein Jahr festgelegt. Was genau darunter fällt, können Sie dem dazugehörigen Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF) entnehmen. Allerdings wird hier nicht mehr monatsweise abgeschrieben, sondern noch im gleichen Jahr.

Das bedeutet: Wenn Sie z. B. im November 2021 einen neuen PC über sagen wir 2.000 € netto kaufen, dann können Sie diesen bis zum 31.12.2021 komplett abschreiben. Sprich Ihr Abschreibungsbetrag beträgt 1.999 € und Sie haben den Erinnerungswert noch im Anlagespiegel stehen.

Zusätzlich gilt: wenn Sie im Januar 2020 einen neuen Laptop für 999 € netto gekauft haben und im Jahr 2020 linear anteilig abgeschrieben haben (sprich 333 €, da hier die Laufzeit noch auf 3 Jahre festgelegt war), dann dürfen Sie den Restwert in Höhe von 665 € im Jahr 2021 komplett abschreiben.

Die degressive Abschreibung

Die degressive Abschreibung ist für die Jahre 2020 und 2021 wieder eingeführt worden. Davor war diese nicht mehr erlaubt. Nun wurde diese Abschreibungsmöglichkeit für das Jahr 2022 weiter erlaubt.

Bei der degressiven Abschreibung, wird nicht jedes Jahr der gleiche Betrag abgeschrieben, sondern der gleiche Prozentsatz. Dabei wird die Zahl 100 durch die Nutzungsdauer geteilt und mit dem Faktor 2, 5 multipliziert. Das Ergebnis ist dann der Prozentsatz, der jährlich abgeschrieben wird. Allerdings ist dieser Prozentsatz bei maximal 25 % gedeckelt.

Bleiben wir bei dem Beispiel der Büromöbel. Hier beträgt die Nutzungsdauer 10 Jahre. Also lautet die Rechnung 100 / 10 * 2,5 = 25 %. Somit darf jedes Jahr 25 % der Anschaffungskosten abgeschrieben werden. Im 1. Jahr findet die Anschaffung ja im August statt. Somit dürfen auch hier nur 5 Monate abgeschrieben werden. Somit also 10.000 € Anschaffungskosten (netto) mal 25 % mal 5 / 12 = 1.041.67 €.

In den Folgejahren wird nun immer vom Restwert der Abschreibungsbetrag berechnet. Sprich im ersten Jahr 8958,33 * 25 % = 2.239,58 €. Und so weiter. Diese Berechnung führt dazu, dass am Anfang die Abschreibungsbeträge sehr hoch sind und am Schluss sehr niedrig. Ab dem Zeitpunkt, ab dem der Betrag der linearen Abschreibung höher wäre als der der degressiven, wechselt man im Normalfall zur linearen Berechnung (in unserem Beispiel ab dem 9. Nutzungsjahr). Um diesen Zeitpunkt herauszufinden dividiert man den Restwert immer durch die Restnutzungsdauer. Ist dann dieser Betrag höher als der mit der degressiven Methode ermittelten Weise (Restwert * 25 %), wechselt man im Normalfall auf die lineare Abschreibungsmethode über.

JahrAbschreibungsbetragRestwert zum 31.12.
Anschaffungsjahr1.041,67 €8.958,33 €
2. Nutzungsjahr2.239,58 €6.718,75 €
3. Nutzungsjahr1.679,69 €5.039,06 €
4. Nutzungsjahr1.259,77 €3.779,29 €
5. Nutzungsjahr944,82 €2.834,47 €
6. Nutzungsjahr708,62 €2.125,85 €
7. Nutzungsjahr531,46 €1.594,39 €
8. Nutzungsjahr398,60 €1.195,79 €
9. Nutzungsjahr398,60 €797,19 €
10. Nutzungsjahr398,60 €398,59 €
letztes Nutzungsjahr397,59 €       1,00 € Erinnerungswert

An der Verbuchung der Abschreibung ändert sich nichts. Die Buchungssätze entsprechen denen der linearen Abschreibung.

Die Sonder-AfA nach § 7g Abs. 5 und 6 EStG

Sonder-Abschreibungen erlaubt der Gesetzgeber nur in einem sehr engen Rahmen. Allerdings sind Sie für den Unternehmer sehr attraktiv, da so sehr schnell die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auch gewinnmindernd in der Buchhaltung erfasst werden können.
Die Voraussetzungen, um einen Sonder-AfA ansetzen zu dürfen sind

1. dass der Betrieb am Ende des Geschäftsjahres die folgende Größe nicht überschreitet:

  • bei Betrieben der Land- und Forstwirtschaft einen Wirtschaftswert oder einen Ersatzwirtschaftswert von 125 000 Euro
  • bei Betrieben, die Ihre Gewinnermittlung mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln darf der Gewinn 100 000 Euro (vor Abzug des Investitionsabzugsbetrages) nicht überschreiten
  • bei bilanzierenden Betrieben, darf das Betriebsvermögen höchstens € 235.000 betragender Investitionsabzugsbetrag darf je Betrieb 200 000 € nicht überschreiten.

2. gilt eine Regel für die Nutzung des Wirtschaftsgutes, das gekauft werden soll:

  • das Wirtschaftsgut wird in einer inländischen Betriebstätte ausschließlich (zumindest zu 90 %) betrieblich genutzt. – Diese Voraussetzung kann unter Umständen für einen Firmen-Pkw sehr schnell nicht mehr zutreffen.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können für neue und gebrauchte bewegliche Wirtschaftsgüter in den ersten fünf Jahren nach Anschaffung eine zusätzliche Sonder-AfA zur normalen planmäßigen AfA in Höhe von insgesamt 20 Prozent in Anspruch genommen werden. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Jahr die 20 % Sonder-AfA geltend gemacht werden. so können die gesamten 20 % auch schon im Jahr der Anschaffung angesetzt werden. Damit kann im Jahr der Anschaffung die Steuerbelastung spürbar gesenkt werden.

Verbuchung der Sonder-Abschreibung (Sonder-AfA) der Büromöbel in Kontolino!:

IKRSKR03 SKR04
Abschreibung (Sollseite)6561 Sonderabschreibungen nach § 7g Abs. 5 EStG (ohne Kfz)4851 Sonderabschreibungen nach § 7g Abs. 5 EStG (ohne Kfz) 6241 Sonderabschreibungen nach § 7g Abs. 5 EStG (ohne Kfz)
Büromöbel (Habenseite)087 Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung0420 Büroeinrichtung 0650 Büroeinrichtung
zu keinem Vorsteuercode

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