Reisekosten verbuchen

Zu Ihren Reisekosten zählen folgende Kosten, die im Rahmen einer dienstlich notwendigen Reise angefallen sind:

  • Fahrtkosten,
  • Übernachtungskosten und
  • Verpflegungspauschalen.

Zu den Fahrtkosten zählen z. B. Bahn-, Flugtickets, Taxifahrten usw. Hier erhalten Sie Rechnungen, die Sie verbuchen können. Anders sieht es bei Ihrem privaten Pkw aus, den Sie zur Dienstfahrt nutzen. Hier müssen Sie die gefahrenen Kilometer aufschreiben und diese mit den km-Pauschalen multiplizieren.

Übernachten Sie im Hotel, in Pensionen oder anderen Unterkünften erhalten Sie eine Rechnung, die Sie problemlos verbuchen können. Beachten Sie dabei aber, ob die Rechnung das Frühstück enthält. Wenn ja, hat das zweierlei Auswirkungen:

  1. das Frühstück unterliegt dem allgemeinen Umsatzsteuersatz. Weiter zählt das Frühstück selbst zu den Verpflegungsmehraufwendungen und muss dort ausgewiesen werden. Beide Tatsachen führen zu einem getrennten Buchungssatz zur Übernachtung. Die Übernachtung unterliegt in Deutschland dem reduzierten Umsatzsteuersatz und
  2. die Verpflegungspauschalen sind um das Frühstück zu kürzen. Dieses wurde ja von der Firma bezahlt und nicht aus der privaten Tasche bestritten.

Das Finanzamt erkennt die Tatsache an, dass man unterwegs höhere Kosten für den Lebensunterhalt hat. Schließlich hat man keine Küche unterwegs dabei und kann sich somit nicht selbst bekochen. Deshalb gibt es Verpflegungsmehraufwendungen, die bei jeder Reise dem Reisenden zustehen.

Am Besten ist es, wenn Sie für Ihre Reisen einen eigenen Beleg anfertigen, indem Sie alle notwendigen Angaben zusammenfassen:

  • Reisende Person
  • Reisedauer (am besten mit genauer Abfahrts- und Ankunftszeit)
  • Reiseziel
  • Reiseanlass
  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungspauschale

Fahrtkosten verbuchen

Wenn Sie Fahrtkosten in Form von Zugfahrten, Flügen, Taxifahrten hatten, die betrieblich bedingt waren, dann haben Sie eine Rechnung vorliegen. Haben Sie zusätzlich z. B. bei einer Taxifahrt Trinkgeld in einem normalen Rahmen gegeben, lasse Sie Sich das Trinkgeld quittieren. Sie können diese Kosten auch gewinnmindernd verbuchen. Bitte beachten Sie dabei, dass auf das Trinkgeld keine Vorsteuer abziehbar ist (sprich, Sie buchen das Trinkgeld ohne Vorsteuercode in Kontolino!).

Kniffliger wird es, wenn Sie mit Ihrem privaten PKW geschäftlich unterwegs waren. Hier müssen Sie Ihr erstattungsfähiges km-Geld berechnen. Dazu gelten seit 01. 01.2021 folgende Werte für die Entfernungspauschale bei Reisen:

  • Bis zum 20. Kilometer, die gefahrenen Kilometer mal 0,30 € und
  • ab dem 21. Kilometer diese mal 0,35 €.

Auf folgende Konten verbuchen Sie in Kontolino! Ihre Fahrtkosten

IKRSKR03SKR04
Fahrtkosten Arbeitnehmer6851 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten4663 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten6663 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten
Pauschale Erstattung der Fahrtkosten an Arbeitnehmer68514 Kilometergelderstattung Arbeitnehmer4668 Kilometergelderstattung Arbeitnehmer6668 Kilometergelderstattung Arbeitnehmer
Fahrtkosten Unternehmer 68522 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 4673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten6673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten
Pauschale Erstattung der Fahrtkosten an Unternehmer6886 Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge4590 Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge6590 Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge

Hinweis: dabei können Sie die innerdeutsche Vorsteuer, wie auf der Rechnung angegeben abziehen. Für ausländische Rechnungen und der Fahrtkostenpauschalen können Sie i.d.R. keine Vorsteuer geltend machen.

Buchungsassistent

Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Fahrtkosten bzw. Erstattung für Nutzung des privaten PKW“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Übernachtungskosten verbuchen

Unter Übernachtungskosten fallen die reinen Kosten, die für die Übernachtung anfallen. D.h. sollte ein Frühstück oder Halbpension dazugebucht worden sein, dann fallen diese Kosten unter die Verpflegungskosten und unterliegen in Deutschland auch einem anderen Mehrwertsteuersatz. Somit ist es wichtig, die reinen Übernachtungskosten auszurechnen und diese zu verbuchen. In der Regel liegt hier eine Rechnung vor. Hinweis: die Übernachtungskosten sollten verhältnismäßig sein, wenn Sie als Unternehmer unterwegs sind. Sonst kann es sein, dass das Finanzamt die Kosten nur zu einem Anteil als abzugsfähig beachtet.

Auf folgende Konten verbuchen Sie in Kontolino! Ihre Übernachtungskosten

IKRSKR03SKR04
Übernachtungskosten Arbeitnehmer68511 Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand4666 Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand6660 Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand
Übernachtungskosten Unternehmer 68524 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten 4676 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten6680 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten

Buchungsassistent

Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Hotelkosten“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Verpflegungspauschalen verbuchen

Das Finanzamt erkennt die Tatsache an, dass man unterwegs höhere Kosten für den Lebensunterhalt hat. Schließlich hat man keine Küche unterwegs dabei und kann sich somit nicht selbst bekochen. Deshalb gibt es Verpflegungsmehraufwendungen, die bei jeder Reise dem Reisenden zustehen. Die Höhe der Aufwendungen hängt zum Einen davon ab, wie lange Sie verreist sind, welche Mahlzeiten Ihre Firma bezahlt und wo Sie unterwegs sind. Im Inland gelten seit 01. Januar 2020 bei einer Abwesenheit von mindestens

  • 12 Stunden 28 Euro und zwischen
  • 8 und 12 Stunden 14 Euro.

Hinweis: sobald ein Essen betrieblich bezahlt wird (z. B. das Frühstück steht mit auf der Hotelrechnung und wird vom Arbeitgeber übernommen) müssen von diesen Pauschalen Werte abgezogen werden. Dabei gilt: für das Frühstück 20 % der Verpflegungspauschale pro Tag und für die restlichen beiden Mahlzeiten (Mittags- und Abendessen) jeweils 40 %. Das Frühstück das auf der Hotelrechnung steht wird dann mit diesem Betrag als Verpflegungsmehraufwand verbucht und die Vorsteuer kann geltend gemacht werden.

Für das Ausland gelten andere Tagessätze. So veröffentlicht das BMF (Bundesministerium für Finanzen) jedes Jahr eine aktuelle Übersicht der erstattungsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen.

Auf folgende Konten verbuchen Sie in Kontolino! Ihre Verpflegungspauschale

IKRSKR03SKR04
Verpflegungspauschale Arbeitnehmer68513 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand4664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand6664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand
Verpflegungspauschale Unternehmer 68523 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand 4674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand6674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand

Buchungsassistent

Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Verpflegungsmehraufwand“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

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