Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) verbuchen

Wenn Sie kein Kleinunternehmer sind, stellen Sie Ihren Kunden Mehrwertsteuer in Rechnung und ziehen für Ihre Einkäufe von Handelswaren, Dienstleistungen oder Rohstoffen die Mehrwertsteuer als Vorsteuer von Ihrer Umsatzsteuerpflicht ab. Mehr zu den Grundlagen der Umsatzsteuer (z.B. auch im Kontext von grenzüberschreitenden Gecshäften) finden Sie auf unseren Seiten „Wissenswertes zur Umsatzsteuer“.
Auf dieser Seite finden Sie alles wichtige dazu, wie Sie diese beiden Sachverhalte im Einzelnen verbuchen.

In Kontolino! werden die verschiedenen Steuerformulare, wie Umsatzsteuervoranmeldungen (USt-VAs) und Umsatzsteuererklärungen (USt) aus den ausgewählten Mehrwertsteuercodes in den Buchungssätzen bestückt. Eine direkte Buchung auf die Konten Vorsteuer bzw. Umsatzsteuer wird in den Meldungen nicht berücksichtigt. Sie benötigen immer eine Buchung mit Mehrwertsteuercode, um den Sachverhalt in den Steuermeldungen richtig erklären zu können.

Die einzigen Ausnahmen, um auf die Konten Vorsteuer und Umsatzsteuer zu buchen bestehen dann, wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldungszahlungen verbuchen bzw. evtl. am Jahresende (vor allem als EÜR-Rechner).

Wenn Sie zum Abzug von Vorsteuer berechtigt sind, können Sie bei allen Anschaffungen, die Sie für Ihr Gewerbe tätigen, den Mehrwertsteuerbetrag zum Abzug bringen bzw. mit den Mehrwertsteuerbeträgen verrechnen, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Kurz gesagt: Sie bezahlen de facto nur den Nettobetrag für Ihre Anschaffungen. Die Mehrwertsteuer bekommen Sie vom Fiskus wieder.

Wenn Sie also von einem Lieferanten eine Rechnung erhalten, auf der Mehrwertsteuer ausgewiesen ist, müssen Sie diesen Geschäftsvorfall entsprechend verbuchen. Mit der Buchhaltungssoftware Kontolino! ist das besonders einfach.

Sie erfassen die Rechnung mit ihrem Bruttobetrag (also der Summe mit Mehrwertsteuer) und wählen aus der Liste der Mehrwertsteuer-Code den passenden aus. Da Sie diese Steuer an einen Lieferanten bezahlen, handelt es sich immer um einen Vorsteuer-Code.

Beispiel:

Sie haben in einem Online-Shop Druckerpapier zum Preis von 47,- € bestellt und bezahlen per Rechnung. Büromaterial wird mit dem Standardsatz von derzeit 19% besteuert, das heißt, sie wählen den Mehrwertsteuercode „Vorsteuer, normaler Satz“ aus.

Die Buchhaltungssoftware Kontolino! berechnet automatisch den Steuerbetrag und verbucht im Hintergrund den Nettobetrag auf das Konto für Büromaterial und die Mehrwertsteuer auf dem entsprechenden MwSt-Konto. Sie brauchen sich nicht weiter mit der Mehrwertsteuer zu beschäftigen. Einfacher geht es nicht.

Wenn Ihr Gewerbe zum Abzug von Vorsteuer berechtigt ist, stellen Sie auch Ihren Kunden die Umsatzsteuer in Rechnung. Das gilt sowohl für private Kunden, als auch für gewerbliche Kunden im Inland. Für Kunden im Ausland (sowohl innerhalb aus auch ausserhalb der EU) lesen Sie bitte im Abschnitt „Mehrwertsteuer im Auslandsgeschäft“ nach.

Wichtig ist, dass Ihre Rechnung diese Mehrwertsteuer separat ausweist. Zudem sollten Sie auf Ihren Rechnungen stets Ihre Steuernummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT-ID) angeben, sofern Sie eine besitzen.

Die Buchhaltungssoftware Kontolino! unterstützt Sie bei der Verbuchung von Mehrwertsteuer-Umsätzen durch so genannte Mehrwertsteuer-Codes. Diese Codes behandeln die Verbuchung von Netto- und Mehrwertsteuerbeträgen im Hintergrund vollautomatisch für Sie. Sie müssen bei der Verbuchung einer Ausgangsrechnung lediglich angeben, welcher Mehrwertsteuersatz zur Anwendung kommt.

Dazu geben Sie zunächst das Ertragskonto an, auf dem der Umsatz zu verbuchen ist, sowie das Gegenkonto, also z.B. das Forderungskonto bei einem Verkauf mit Zahlungsziel, oder das Kassenkonto bei einem Barverkauf. Den Betrag der Buchung erfassen Sie bitte brutto, das heisst inklusive Mehrwertsteuer. Zudem wählen Sie den passenden Mehrwertsteuer-Code aus.

Die Buchhaltungssoftware Kontolino! berechnet den Mehrwertsteuerbetrag automatisch und verbucht die Mehrwertsteuer auf dem entsprechenden MwSt-Konto.

Beispiel:

Sie verkaufen eine Schlagbohrmaschine zum Preis von 289 Euro inklusive Mehrwertsteuer an einen Kunden, der per Rechnung bezahlen wird. Das heisst, Sie haben ab sofort eine Forderung gegen diesen Kunden und gleichzeitig einen Erlös aus dem Verkauf eigener Waren erzielt.

Also buchen Sie den Zuwachs an Forderungen im Soll auf Ihrem Forderungskonto (Im Industriekontenrahmen  ist das das Konto2400) und auf dem Erlöskonto im Haben.

Als Buchungsbetrag geben Sie den Bruttobetrag (also die 289,- €) ein und wählen den passenden Mehrwertsteuer-Code aus. Da eine Schlagbohrmaschine nicht unter die Ausnahmen fallen, die zum reduzierten Satz besteuert werden, ist dies der normale Satz.

Die Buchhaltungssoftware Kontolino! rechnet für Sie den Steuerbetrag aus (46,14 €) und verbucht entsprechend den Nettobetrag auf dem Erlöskonto sowie die Steuer auf dem Umsatzsteuer-Konto. Sie müssen sich nicht weiter damit beschäftigen.

Wir gingen bei der Erklärung auf dieser Seite der einfachhalbhalber von den normalen Umsatzsteuer- / Vorsteuercode für innerdeutsche Geschäfte aus. Kontolin! deckt darüber auch die Mehrwertsteuersätze innerhalt der EU und auch mit anderen Ländern ab. Wenn Sie mehr über die in Kontolino! verfügbaren Umsatzsteuercodes erfahren möchten – und welcher für Sie zutrifft, dann können Sie mehr in unserer Rubrik „Wissenswertes“ nachlesen.