Rückstellungen bilden

Allgemeine Informationen zu Rückstellungen

Rückstellungen, sind nur für Bilanzierer relevant. Im Gegensatz zu Rücklagen, zählen Rückstellungen zum Fremdkapital. Somit werden Sie auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. Rückstellungen werden im aktuellen Jahr gebildet, für Ausgaben, die im neuen Jahr anfallen werden. Dabei müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• die Ursache der kommenden Kosten muss im aktuellen Jahr liegen
• die Höhe und der Zeitpunkt der Kosten ist ungewiss
• es ist wahrscheinlich, dass die Kosten auf Sie zukommen werden

Im Gegensatz zu Verbindlichkeiten, ist somit die Höhe und der Zeitpunkt der zukünftigen Kosten noch nicht genau absehbar. Für den Umfang und der Arten, für die Rückstellungen gebildet werden können, gibt es klare gesetzliche Vorgaben.

An einem Beispiel wird das Griffiger: Sie stellen Produkte her, die Sie verkaufen. Auf Grund Ihrer Erfahrung wissen Sie ungefähr was an Gewährleistungskosten jedes Jahr auf Sie zukommt. Die Ursächlichkeit, dass überhaupt Gewährleistungskosten entstehen können, ist in diesem Jahr. Aber die Kosten kommen erst im nächsten Jahr auf Sie zu – und die exakte Höhe auf den letzten Cent ist noch nicht berechenbar. Hierfür bilden Sie im alten Jahr Rückstellungen für Gewährleistungskosten.

Mit der Bildung von Rückstellungen erhöhen Sie Ihre Aufwände im laufenden Jahr. Somit senken Rückstellungen Ihren Gewinn.

Für welche Aufwendungen dürfen Rückstellungen in der Handelsbilanz gebildet werden?

Dies wird grundsätzlich im Handelsgesetzbuch geregelt. Laut § 266 HGB gibt es drei verschiedene Rückstellungsarten:

1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen (wenn Sie Ihren Arbeitnehmern eine direkte betriebliche Altersvorsorge zusagen)
2. Steuerrückstellungen (für betriebliche Steuern, die im Folgejahr für Ihren Betrieb zu zahlen sind, z. B. Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer)
3. sonstige Rückstellungen (z. B. für Instandhaltungsmaßnahmen oder Prozesskosten vor Gericht oder für Kosten, die für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen entstehen)

Weiter wird im § 249 HGB definiert, wofür Rückstellungen gebildet werden dürfen:

• für ungewisse Verbindlichkeiten z. B.
  • für Pensionen,
  • für noch nicht genommene Urlaubstage der Arbeitnehmer,
  • für Dienstjubiläen
  • betriebliche Steuern (Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer),
  • Prozesskosten vor Gericht,
  • für Abschluss- und Prüfungskosten,
  • zukünftige Kosten, die für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen entstehen,
  • Gewährleistungskosten, die aus vertraglichen oder gesetzlichen Vorgaben entstehen
• für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften. Darunter fällt z. B., wenn Sie Sich für einen Auftrag verkalkuliert haben und nun mit einem Verlust aus diesem Auftrag rechnen (fällt unter die Rubrik „sonstige Rückstellungen“)
• für Instandhaltungen oder Abraumbeseitigungen, die im laufenden Jahr hätten durchgeführt werden müssen. Diese Aufgaben müssen innerhalb der ersten 3 Monate des Folgejahres nachgeholt werden und (fällt unter die Rubrik „sonstige Rückstellungen“)
• für Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtungen erbracht werden (sprich aus Kulanz) – (fällt unter die Rubrik „sonstige Rückstellungen“)

Und wie sieht es in der Steuerbilanz aus?

Grundsätzlich gilt das Maßgeblichkeitsprinzip. Sprich, was in der Handelsbilanz an Rückstellungen gebildet werden muss, muss auch in der Steuerbilanz gebildet werden. Aber keine Regel ohne Ausnahme. Das Einkommenssteuergesetz regelt diese Ausnahmen im § 5 EStG.

So dürfen laut EStG keine Rückstellungen gebildet werden für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften. Dieser Fall trifft ein, wenn Sie Sich verkalkuliert haben und an einem Auftrag somit im nächsten Jahr Verluste machen werden.

Rückstellungen für Dienstjubiläen dürfen erst gebildet werden, wenn das Beschäftigungsverhältnis schon über 10 Jahre besteht und das Jubiläum selbst erst nach 15 oder mehr Jahren stattfindet.

Weiter dürfen Rückstellungen für Aufwendungen nicht gebildet werden, wenn diese die Anschaffungs- und Herstellungskosten der Wirtschaftsgüter erhöhen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie in Ihren Büroräumen, die Heizung sanieren. Diese ist fest mit dem Gebäude verbunden und muss somit abgeschrieben werden.

Auch die Möglichkeit Rückstellungen für die Verletzung von Patent- und Urheberrechten wird eingeschränkt. Und auch beim Umgang mit radioaktiven Stoffen gibt es hier eigene Regeln.

Rückstellenbildung in Kontolino!

In Kontolino! erstellen Sie grundsätzlich Ihre Handelsbilanz. Das heißt Sie müssen in Kontolino! nach den Regeln der Handelsbilanz buchen.

Die Unterschiede zur Steuerbilanz müssen Sie in einer sogenannten Überleitungsrechnung erfassen. Dies machen Sie außerhalb von Kontolino!, z. B. über Ihren Steuerberater oder über andere Online-Tools wie eBilanz+ oder eBilanzOnline. Diese bieten Ihnen die Möglichkeit einer Überleitungsrechnung an.

Für die Buchung Ihrer Rückstellungen stehen Ihnen folgende Konten in Kontolino! zur Verfügung:

Um Rückstellungen zu bilden, buchen Sie wie folgt:

Müssen Sie zu viel gebildete Rückstellungen wieder auflösen, buchen Sie wie folgt: