Umsatzerklärung (USt) verbuchen

Auf dieser Seite wird geschildert, wie Sie die Zahlungen, die aus der Abgabe Ihrer jährlich abzugebenden Umsatzsteuererklärung entstehen in Kontolino! erfassen. Meist ist es so, dass Sie unterjährig verspätet Eingangsrechnungen z. B. aus Dienstreisen erhalten und erfassen. So wurde in den von Ihnen unter dem Jahr abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen diese Beträge nicht berücksichtigt. Das ist normal – und für die Korrektur dient die jährlich abzugebende Umsatzsteuererklärung. Falls Sie somit durch die Umsatzsteuererklärung zusätzlich Geld an das Finanzamt bezahlen bzw. vom Finanzamt erhalten, dann müssen Sie dazu die auf dieser Seite geschilderten Buchungssätze erfassen.

Mit diesen Buchungssätzen werden auch Ihre Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerkonten bereinigt.

Haben Sie unter dem Jahr alles korrekt erfasst und verbucht, dann stimmt die Differenz des Umsatzsteuerkontos und Vorsteuerkontos mit dem Saldo des zu zahlenden/wiedererstattenden Betrages der Umsatzsteuererklärung (USt) und (und ggfs. Umsatzsteuerbeträge der noch offenen Umsatzsteuervoranmeldungen) überein – von ein paar Rundungsdifferenzen (im Cent-Bereich) abgesehen.

Für die Verbuchung der USt-Schuld/Forderung gibt es wie bei der Buchung der Umsatzsteuervoranmeldungen verschiedene Vorgehensweisen. Wenn Sie bei der Verbuchung der Umsatzsteuervoranmeldungen das Konto Umsatzsteuervorauszahlungen benutzen, dann bietet sich auch beim Jahresabschluss an, über dieses zu buchen (siehe 1. Möglichkeit). Achtung: nur bei dieser Möglichkeit wird die EÜR richtig von Kontolino! bestückt.

Verbuchen Sie hingegen die Umsatzsteuer direkt auf die Konten Umsatzsteuer und Vorsteuer bietet sich am Jahresende die 2. Möglichkeit der Verbuchung an. Anstatt der 2. Möglichkeit, können Sie auch beim Erstellen eines neuen Jahres, die Konten Umsatzsteuer und Vorsteuer auf ein anderes Konto verlinken, so ersparen Sie Sich zwei Buchungssätze (3. Möglichkeit).

1. Möglichkeit: Indirekte Verbuchung

Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt:

Müssen Sie laut Ihrer Umsatzsteuererklärung (USt) Ihrem Finanzamt noch Geld für das ganze Jahr überweisen, buchen Sie diese Zahllast auf das Konto Umsatzsteuer frühere Jahre. Dabei splitten Sie die Zahllast wie gewohnt auf die Konten Vorsteuer und Umsatzsteuer auf. Diese Buchungen führen Sie am Jahresende durch (31.12.):

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuer (Sollseite)	1770 Umsatzsteuer	3800 Umsatzsteuer
Umsatzsteuer-Voranmeldung (Habenseite)	1780 Umsatzsteuer-Voranmeldung	3820 Umsatzsteuer-Voranmeldung
zu keinem Umsatzsteuersatz

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuer-Voranmeldung (Sollseite)	1780 Umsatzsteuer-Voranmeldung	3820 Umsatzsteuer-Voranmeldung
Vorsteuer (Habenseite)	1570 abziehbare Vorsteuer	1400 abziehbare Vorsteuer
zu keinem Umsatzsteuersatz

Zusätzlich buchen Sie danach das Umsatzsteuer-Voranmeldungskonto an das Konto Umsatzsteuer laufendes Jahr:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuer-Voranmeldung (Sollseite)	1780 Umsatzsteuer-Voranmeldung	3820 Umsatzsteuer-Voranmeldung
Umsatzsteuerverbindlichkeit (Habenseite)	1789 Umsatzsteuer laufendes Jahr	3840 Umsatzsteuer laufendes Jahr
zu keinem Umsatzsteuersatz

Beim Anlegen der neuen Buchungsperiode, mappen Sie dann das Konto „Umsatzsteuer laufendes Jahr“ auf das Konto „Umsatzsteuer frühere Jahre“.

Buchung im neuen Jahr, wenn Sie das Geld dem Finanzamt bezahlen

Wenn Sie dann Ihre USt im neuen Jahr abgegeben haben und Sie das Geld an Ihr Finanzamt bezahlen, buchen Sie diesen Betrag im neuen Jahr wie folgt:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerverbindlichkeit(Sollseite)	1791 Umsatzsteuer frühere Jahre	3845 Umsatzsteuer frühere Jahre
Umsatzsteuerzahlung	1200 Bank 1	1810 Bank 1
zu keinem Umsatzsteuersatz

Umsatzsteuererstattung vom Finanzamt:

Die Aufteilung der Beträge in Umsatzsteuer und Vorsteuer erfolgt genau gleich, wie wenn Sie dem Finanzamt Geld schulden. Auch diese buchen Sie im alten Jahr Jahr gegen das Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlung.

Zusätzlich buchen Sie danach das Umsatzsteuer-Voranmeldungskonto an das Konto Umsatzsteuerforderungen laufendes Jahr:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerforderung (Sollseite)	1545 Umsatzsteuerforderungen laufendes Jahr	1421 Umsatzsteuerforderungen laufendes Jahr
Umsatzsteuer-Voranmeldung (Habenseite)	1780 Umsatzsteuer-Voranmeldung	3820 Umsatzsteuer-Voranmeldung
zu keinem Umsatzsteuersatz

Beim Anlegen der neuen Buchungsperiode, mappen Sie dann das Konto „Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr“ auf das Konto „Umsatzsteuerforderungen frühere Jahre“.

Zahlungseingang vom Finanzamt im neuen Jahr

Erhalten Sie nach Abgabe Ihrer USt Ihren Betrag vom Finanzamt auf Ihr Bankkonto erstattet, buchen Sie zu dem Zeitpunkt wie folgt:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Zahlungseingang (Sollseite)	1200 Bank 1	1810 Bank 1
Umsatzsteuerford.gen   (Habenseite)	1546 Umsatzsteuerford.gen frühere Jahre	1425 Umsatzsteuerford.gen frühere Jahre
zu keinem Umsatzsteuersatz

2. Möglichkeit: Direkte Verbuchung

Hinweis: Diese Möglichkeit ist für EÜR-Rechner nicht geeignet. Die EÜR kann von Kontolino! nicht korrekt bestückt werden!

Am Jahresende schließen Sie mit dieser Methode, zuerst die beiden Mehrwertsteuerkonten gegeneinander ab:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuer (Sollseite)	1770 Umsatzsteuer	3800 Umsatzsteuer
Vorsteuer (Habenseite)	1570 abziehbare Vorsteuer	1400 abziehbare Vorsteuer
zu keinem Umsatzsteuersatz

Müssen Sie laut Ihrer Umsatzsteuererklärung (USt), dem Finanzamt gegenüber noch Geld überweisen, dann Buchen Sie danach den Saldo des Kontos Umsatzsteuer an das Konto „Umsatzsteuer laufendes Jahr“.

Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt:

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
Umsatzsteuerzahlung (Sollseite)	1770 Umsatzsteuer	3800 Umsatzsteuer
Verblkten aus Steuern und Abgaben (Habenseite)	1789 Umsatzsteuer laufendes Jahr	3840 Umsatzsteuer laufendes Jahr
zu keinem Umsatzsteuersatz

Beim Anlegen der neuen Buchungsperiode, mappen Sie dann das Konto „Umsatzsteuer laufendes Jahr“ auf das Konto „Umsatzsteuer frühere Jahre“.

Im neuen Jahr buchen Sie dann Ihre Bezahlung der Umsatzsteuer / bzw. Wiedererstattung der Vorsteuer nicht auf das Umsatzsteuer bzw. Vorsteuerkonto wie gewohnt, sondern auf das Konto Umsatzsteuer frühere Jahre.

Umsatzsteuererstattung vom Finanzamt:

Tritt der umgekehrte Fall ein, und Sie werden noch Geld vom Finanzamt erhalten, dann buchen Sie hingegen auf das Konto Umsatzsteuerforderungen.

Kontenrahmen	SKR03	SKR04
USt frühere Jahre (Sollseite)	1545 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr	1421 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr
Umsatzsteuer(Habenseite) bzw. Vorsteuer	1770 Umsatzsteuer	3800 Umsatzsteuer
zu keinem Umsatzsteuersatz

Beim Anlegen der neuen Buchungsperiode, mappen Sie dann das Konto „Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr“ auf das Konto „Umsatzsteuerforderungen frühere Jahre“.

Im neuen Jahr buchen Sie dann Ihre Bezahlung der Umsatzsteuer / bzw. Wiedererstattung der Vorsteuer nicht auf das Umsatzsteuer bzw. Vorsteuerkonto wie gewohnt, sondern auf das Konto „Umsatzsteuerforderungen frühere Jahre“.

Auch die Abschlusszahlung / Wiedererstattung der Umsatzsteuer / Vorsteuer für das alte Jahr wird gegen das Konto Umsatzsteuer frühere Jahre gebucht. Somit ist diese nach dieser Zahlung komplett ausgebucht, d.h. hat den Saldo „0 €“.

Nachstehend ein Beispiel:

Kurz zur Erklärung: Zuerst wird der Bestand auf dem Konto „260 abziehbare Vorsteuer“ auf das Umsatzsteuerkonto umgebucht.

Weiter geht es mit den Buchungen auf das Konto „4826 Umsatzsteuer frühere Jahre“: Hier wurde mit der ersten Buchung der Bestand des Kontos „480 Umsatzsteuer“ umgebucht.

Daraufhin folgte im Januar die normale Umsatzsteuervorauszahlung. Diese wurde nun nicht wie gewohnt auf das Konto „480 Umsatzsteuer“ bzw. „260 Vorsteuer“ gebucht, sondern auf das Konto „4826 Umsatzsteuer frühere Jahre“.

Am 09.01. erfolgte bereits die Restzahlung an das Finanzamt über die fällige Umsatzsteuer für das gesamte Jahr 2016. Diese wurde nun auch auf das Konto „4826 Umsatzsteuer frühere Jahre“ gebucht und somit hat dieses Konto den Abschluss-Saldo von 0,00 €.

3. Möglichkeit: Umbuchung der Umsatzsteuerkonten beim Erstellen einer neuen Buchungsperiode

Hinweis: Diese Möglichkeit ist für EÜR-Rechner nicht geeignet. Die EÜR kann von Kontolino! nicht korrekt bestückt werden! Für Bilanzierer ist dieser Weg erlaubt und führt zu korrekten Ergebnissen.

Sie können es noch einfacher machen und auf Buchungssätze verzichten. Wenn Sie eine neue Buchungsperiode erstellen, können Sie immer Ihre Konten neue zuordnen. Wenn Sie feststellen, dass Sie noch Geld vom Finanzamt bekommen werden für das alte Jahr, dann wählen Sie für die Umsatzsteuer-, Vorsteuerkonten ggf. das Konto Umsatzsteuervorauszahlung als Gegenkonto das Konto „Umsatzsteuerforderungen frühere Jahre“ aus (siehe unten im Bild das Beispiel).

Sollten Sie selbst Geld an das Finanzamt nachzahlen müssen, dann lautet das auszuwählende Gegenkonto „Umsatzsteuer frühere Jahre„. Und schon sind Sie fertig.

Verbuchung von Differenzen zwischen Ihrer Umsatzsteuererklärung und anderer von Ihrem Finanzamt ermittelten Betrag

Kommt das Finanzamt auf andere Ergebnisse als Sie, dann erhalten Sie von Ihrem Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung. Weicht der Betrag nur geringfügig ab, können Sie die Differenzen wie folgt buchen. Wenn es größere Beträge sind, dann sollten Sie dringend Ihre Buchhaltung überprüfen.

Kleine Differenzen können entweder

• einen zusätzlichen Ertrag (wenn der Betrag in der Umsatzsteuererklärung kleiner ist, als der unter dem Jahr erfasste Betrag in der Buchhaltung) oder
• einen zusätzlichen Aufwand (wenn der Betrag in der Umsatzsteuererklärung größer ist, als der unter dem Jahr erfasste Betrag in der Buchhaltung) darstellen.
  

Buchhalterisch können Sie diese kleinen Differenzen wie folgt verbuchen. Dabei nun zu erst der Fall, dass die Differenz einen zusätzlichen Ertrag für Sie darstellt:

	SKR03	SKR04
Umsatzsteuer (Sollkonto)	1789 Umsatzsteuer laufendes Jahr bzw. 1545 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr	3840 Umsatzsteuer laufendes Jahr bzw. 1421 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr
Ertrag (Habenkonto)	8600 Sonstige Erlöse betrieblich und regelmäßig	4835 Sonstige Erträge betrieblich und regelmäßig
ohne Mehrwertsteuercode

Den zusätzlich entstandenen Aufwand buchen Sie wie folgt:

	SKR03	SKR04
Aufwand (Sollkonto)	4900 Sonstige betriebliche Aufwendungen	6304 Sonstige Aufwendungen betrieblich und regelmäßig
Umsatzsteuer (Habenkonto)	1789 Umsatzsteuer laufendes Jahr bzw. 1545 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr	3840 Umsatzsteuer laufendes Jahr bzw. 1421 Umsatzsteuerforderung laufendes Jahr
ohne Mehrwertsteuercode