Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) verbuchen

In der Buchhaltungssoftware Kontolino! haben Sie durch die Buchung jedes einzelnen Buchungssatzes mit der Benutzung des Mehrwertsteuercodes

• zum Einen Ihre Umsatzsteuerschuld
• und zum Anderen Ihre Vorsteuerforderung gebucht.

Nun müssen Sie monatlich / quartalsweise an Ihr Finanzamt die Umsatzsteuer-Voranmeldung abschicken und Umsatzsteuervorauszahlungen an das Finanzamt leisten oder Sie erhalten vom Finanzamt eine Umsatzsteuerrückerstattung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung können Sie direkt aus der Buchhaltungssoftware Kontolino! heraus online per integrierter Elster-Schnittstelle erledigen. Die damit zusammenhängenden Zahlungen müssen Sie nun auch in Kontolino! verbuchen. Dazu gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.

ACHTUNG: Sie müssen die erste Möglichkeit nehmen, wenn Sie nicht alle Umsatzsteuervoranmeldungen über Kontolino! abgeschickt haben oder Einnahmen-Überschuss-Rechner sind.

1. Möglichkeit (empfohlen): Verwendung des Zwischenkontos Umsatzsteuervorauszahlungen

Sie buchen auf ein Zwischenkonto (Umsatzsteuervorauszahlungen) den Betrag, den Sie überwiesen haben / erstattet bekommen haben. Und danach buchen Sie von diesem Konto wieder auf das Konto für die Umsatzsteuer und das Konto der Vorsteuer jeweils die Summe der jeweiligen Steuerbeträge. Daraus ergeben sich folgende 3 Buchungen:

Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt

Verbuchung des Anteils der Umsatzsteuer:

Verbuchung des Anteils der Vorsteuer:

Sollten Sie Geld vom Finanzamt erhalten haben auf grund der Umsatzsteuerpflicht (d.h. Ihr Vorsteuerbetrag war höher als der Umsatzsteuerbetrag) ändert sich nur die 1. Buchung wie folgt:

Umsatzsteuererstattung vom Finanzamt:

2. Möglichkeit: Direkte Verbuchung

Sie buchen direkt auf die entsprechenden Umsatzsteuer- / Vorsteuerkonten gegen. Somit müssen Sie zwei Buchungen erfassen: einmal die Zahlung der Umsatzsteuer über die Summe des Umsatzsteuerbetrages und einmal die Widererstattung der Vorsteuer in Höhe der Summe aller Vorsteuerbeträge:

Buchungen am Jahresende für Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR-Rechner)

Am Jahresende gibt es für EÜR-Rechner eine Besonderheit zu beachten. Hier gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel. Diese besagt, dass sich wiederholende Zahlungen bis zum 10. Tag des Folgejahres in das alte Jahr gebucht werden dürfen. Dabei gilt aber eine Bedingung: Fälligkeit und Zahlung müssen vor dem bzw. am 10.1. liegen! Das gilt grundsätzlich auch für die Umsatzsteuervoranmeldungen.

Eine kleine Besonderheit gibt es aber auch hier: Wenn Sie z.B. Ihre UStVA zwar am 10.1.2021 fristgerecht abgeben, aber das Finanzamt die Rückerstattung erst am 13.1. an Sie überweist (oder eben, wenn Sie nicht fristgerecht zahlen und erst am 13.1. überweisen), gilt die Zahlung erst im neuen Jahr als Betriebseinnahme bzw. Betriebsausgabe.

Die 10-Tages-Regelung ist anzuwenden

Sollten Sie aber vor dem 10. Januar des nächsten Jahres Ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und die Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt überweisen, müssen Sie noch im alten Jahr (spätestete Datum ist der 31.12.) die Buchungssätze wie folgt abändern und verbuchen:

Bekommen Sie Geld von Ihrem Finanzamt erstattet und die 10-Tages-Regel trifft somit zu, dann sehen die Buchungssätze im alten Jahr wie folgt aus:

Zusätzlich buchen Sie wie gewohnt die Buchungen: Umsatzsteuer an Umsatzsteuer-Vorauszahlungen  bzw. Umsatzsteuer-Vorauszahlungen an Vorsteuer (siehe oben).

Im neuen Jahr, wenn tatsächlich das Geld fließt buchen Sie dann, wenn Sie an das Finanzamt bezahlt haben einfach:

Bekommen Sie Geld vom Finanzamt zurück, dann buchen Sie zu diesem Datum:

So erreichen Sie, dass Kontolino! in der EÜR und in der Umsatzsteuererklärung die Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerzahlen in das alte Jahr aufaddiert, obwohl der Geldfluss erst im Januar war.

Die 10-Tages-Regelung ist nicht anzuwenden

Fällt Ihre UST-VA-Zahlung nicht mehr unter die 10-Tages-Regel, z. B. weil Sie eine Dauerfristverlängerung beantragt haben für die USt-VA vom Dezember, dann hat das zur Folge, dass dieser Betrag nicht in der EÜR des Vorjahres sondern erst in der EÜR des Folgejahres zu erfassen ist. Somit buchen Sie hier in Kontolino! wie folgt, dass der Ausweis richtig erfolgen kann:

Zum 31.12. falls Sie an das Finanzamt für die Umsatzsteuer im Dezember Geld überweisen müssen:

Mit dieser Buchung erreichen Sie, dass das Vorauszahlungssoll in der Umsatzsteuererklärung richtig im aktuellen Jahr ausgewiesen wird.

Beim Erstellen des neuen Buchungsjahres, wählen Sie für den Saldenübertrag als neues Konto für das Konto „Umsatzsteuer laufendes Jahr“ das Konto „Umsatzsteuer Vorjahr“ aus. So wird der Saldo von einem Konto auf das andere umgebucht, ohne dass Sie noch eine manuelle Buchung eingeben müssen.

Im neuen Jahr bei Zahlung der Umsatzsteuer buchen Sie dann:

Mit dieser Buchung erreichen Sie, dass in der EÜR des neuen Jahres die Umsatzsteuer als Einnahme ausgewiesen wird. Gleichzeitig „nullt“ sich das Konto Umsatzsteuer frühere Jahre aus.

Erhalten Sie vom Finanzamt für die Umsatzsteuer im Dezember Geld zurückerstattet drehen sich die oben aufgeführten Buchungssätze um und verwenden das Konto Umsatzsteuerforderungen früherer Jahre. Das restliche Vorgehen bleibt gleich.

Informationen auf unserem Blog