In manchen Branchen geht der Gesetzgeber davon aus, dass Sie Privatentnahmen in Form von Sachentnahmen regelmäßig vornehmen. An einem Beispiel wird das Griffiger: Stellen wir uns vor, Sie sind Bäcker und haben eine Bäckerei. So werden Sie kaum zu einem anderen Bäcker gehen, um Ihr tägliches Brot zu kaufen. Sie werden auch das Brot nicht bezahlen. Somit geht das Finanzamt davon aus, dass Sie in einer bestimmten Höhe jährlich Privatentnahmen tätigen.
Für diese Privatentnahmen möchte der Gesetzgeber seinen gerechten Anteil haben: Sprich diese Privatentnahmen wirken sich auf der einen Seite gewinnerhöhend aus und auf der anderen Seite unterliegen Sie der normalen Umsatzsteuer. So wenn Sie Ihre Produkte normal verkauft hätten.
Nun können Sie entweder genau aufzeichnen, wann Sie wieviel entnehmen und das entsprechend verbuchen oder Sie machen es sich einfacher: Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht jedes Jahr ein Schreiben, in dem für bestimmte Berufsgruppen Pauschalbeträge genannt werden, die Sie als Unternehmer als Privatentnahme verbuchen können. Diese werden ohne weitere Belege vom Finanzamt anerkannt.
Somit buchen Sie Ihre Sachentnahmen in Kontolino! wie folgt:
| Kontenrahmen | IKR | SKR03 | SKR04 |
| Privatentnahme (Sollseite) |
3021 Privat Gesellschafter 1 | 1800 Privatkonto allgemein Vollhafter 1 | 2101 Privat Vollhafter 1 |
| Entnahme von Gegenständen (Habenseite) |
5421 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens | 8920 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens | 4605 Entnahme durch Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens |
| zum Umsatzsteuersatz wie sonst im Verkauf üblich |
