Diese Frage taucht immer wieder auf: welche Buchungskonten werden alle bei einer Position berücksichtigt. Sei es in der Zusammenstellung der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Bilanz. Denn nur so können Sie Ihre EÜR bzw. Bilanz inhaltlich prüfen, bevor Sie diese Ihrem Finanzamt übermitteln.
Wie geht Kontolino! vor?
Kontolino! richtet sich bei der Zuordnung der Buchungskonten für die EÜR bzw. Bilanz nach den offiziellen Mappings der DATEV. In den von der DATEV veröffentlichten Kontenrahmen wird zu den Konten angezeigt, in welche EÜR-Position bzw. Bilanz diese zählen. Dieses Mapping ist in Kontolino! für die beiden Kontenrahmen SKR03 und SKR04 hinterlegt. Das heißt jedes Konto, das Sie zu Beginn in Kontolino! in Ihrem Kontenplan unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Kontenplan“ einsehen können, weiß in welcher EÜR- bzw. Bilanzposition seine Bewegungen bzw. Salden ausgewiesen werden.
Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie, wenn Sie neue Konten – über die Möglichkeit des Duplizierens eines vorhanden Kontos – anlegen, beachten, dass Sie das richtige Konto duplizieren. Sie müssen immer ein Konto als Basis für Ihr neues Konto auswählen, das den gleichen inhaltlichen Sinn hat. Sollte Ihr Steuerberater z. B. für Ihre verschiedenen Wareneinkäufe (Wareneingang – Aufwendungen für Handelswaren) mehrere Kontonummern buchen. Dann duplizieren Sie das Konto „Wareneingang (Aufwendungen für Handelswaren)“ so oft wie Sie dieses benötigen. Würden Sie ein anderes Konto auswählen (z. B. „Bestandsveränderungen Waren“), würde das zu falschen Ergebnissen in der EÜR und Bilanz führen.
Kontenzuordnung für EÜR-Rechner
Wenn Sie EÜR-Rechner sind, dann können Sie unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Anlage EÜR“ jederzeit eine neue EÜR erstellen und prüfen. Dies können Sie auch unterm Jahr machen, wenn Sie einfach ein Gefühl dafür haben wollen, wie viel Einkommen Sie unterm Strich erzielt haben.
Sobald Sie Ihre EÜR vor sich haben, finden Sie folgenden Hinweis:
Wenn Sie auf den blauen Eintrag klicken, erhalten Sie eine pdf-Datei, in der aufgeschlüsselt ist welche EÜR-Position wie ermittelt wird und welche Konten darin einfließen. Diese Datei ändert sich – je nach Änderungen der EÜR – über die Jahre. D.h. für Sie ist für jedes Jahr die passende Datei über diesen Link erreichbar.
Kontenzuordnung für Bilanzierer
Und wie ist dies für Bilanzierer? In Kontolino! können Sie Sich jederzeit unter dem Menüpunkt „Jahresabschluss“ –> „Formatierte Bilanz“ eine Handelsbilanz entsprechend des § 266 HGB anzeigen lassen. Auch dies können Sie jederzeit tun, um Ihre Buchungen zu überprüfen oder einfach auch nur, um ein Gefühl dafür zu haben, wie die Geschäfte bisher liefen.
Um nachzuvollziehen, aus welchen Konten sich die Werte zusammensetzen, können Sie nun neu im Kontenplan nachschauen. Dort finden Sie unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Kontenplan“ neu implementiert hinter dem Konto die Bilanzposition gelistet.
Manchmal sind bei einem Konto zwei Positionen mit einem „ODER“ dazwischen aufgeführt. Die erste Position ist die Position, in der normalerweise das Konto in die Bilanz einfließt. Sobald das Konto allerdings einen negativen Anfangs- und/oder Abschlusssaldo aufweist, wechselt es laut HGB die Bilanzseite – denn in der Handelsbilanz gibt es (außer dem Verlust) keine negativen Werte. Dies wird durch den Wechsel der Bilanzseite und damit der Bilanzposition dargestellt. Allerdings sollten negative Kontosalden die Ausnahme in Ihrer Buchhaltung darstellen. Denn wer hat schon Schulden bei seinen Lieferanten oder Guthaben bei seinen Kunden?
Und wie entsteht die E-Bilanz?
Für die E-Bilanz-Erstellung gibt es sogenannte Taxonomien, die vom Gesetzgeber veröffentlicht werden. Über diese Taxonomien werden die einzelnen Konten einer oder mehrerer E-Bilanzpositionen zugeordnet. Dort ist auch definiert, wie fein die Gliederung sein muss. Grundsätzlich sind die Konten in Kontolino! entsprechend der vorgegebenen Taxonomie dem entsprechenden tag-Namen zugeordnet. Wenn Sie sich nicht durch die ewig-lange Taxonomie-Datei suchen wollen, kann Ihnen auch der Taxonomiebrowser des Landes Hessen gute Hilfe leisten.
Weiter werden in der E-Bilanz zusätzliche Werte verlangt, wie z. B. der Anlagenspiegel oder den steuerlichen Betriebsvermögensvergleich. Um diese Werte zu ermitteln, ist teilweise zusätzlicher Rechenaufwand notwendig (z. B. wird nur der Habenumsatz mancher Konten für die Bestückung eines Wertes benötigt). Dies ist entsprechend in Kontolino! im Programmcode umgesetzt.
Wo entstehen Abweichungen zwischen Handels- und E-Bilanz?
Manchmal stimmen die Werte zwischen der Handelsbilanz in Kontolino! nicht mit den importierten Werten bei z. B. eBilanz+ überein. Dies kann verschiedene Ursachen haben:
Ein Unterschied zwischen E-Bilanz und Handelsbilanz ist, dass in der E-Bilanz die Konten bei Negativ-Salden nicht die Bilanzposition wechseln. Dies kann zur Verwirrung führen, wenn Sie Ihre Handelsbilanz mit der importierten E-Bilanz vergleichen. Grundsätzlich sollte dies aber die Ausnahme sein: Sie sollten vermeiden Konten mit negativen Abschlusssalden zu führen.
Oder aber Sie haben als GmbH oder UG, Privatentnahmen auf den entsprechenden Konten verbucht. Dies führt zu Importfehlern, denn eine GmbH oder UG hat nur Angestellte – aber keine privathaftenden Gesellschafter. D.h. die Privatkonten dürfen nicht gebucht werden. Hier sollten Sie Ihre Buchungen korrigieren.
Was auch öfter zu Verwirrungen sorgt: in der Handelsbilanz von Kontolino! werden die Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten nicht verrechnet und getrennt ausgewiesen. eBilanz+ verrechnet diese Salden beim Import und weißt – je nach Umsatzsteuerschuld oder -forderung – nur eine Position aus.
Zusammenfassung
Die Kontenzuordnung zur EÜR bzw. Bilanz ist sehr wichtig. Beachten Sie deshalb genau welche Konten Sie duplizieren und bebuchen. Alle notwendigen Informationen, wofür die Konten verwendet werden, finden Sie entweder beim Erstellen der EÜR in einer jährlich upgedateten Excel. Bilanzierer finden nun neu die Zuordnung der Konten zur Bilanzposition im Kontenplan, den Sie über den Menüpunkt „Verwalten“ –> „Kontenplan“ erreichen.
Die Zuordnung der Konten zur Handelsbilanz ist unter Umständen eine andere als in der E-Bilanz – vor allem bei negativen Kontensalden. Dies kann leider zu Verwirrungen führen. Hier kann Ihnen der Taxonomiebrowser des Landes Hessens evtl. weiterhelfen.