Wir freuen uns, unseren Kunden eine Schnittstelle zu Spesenfuchs anbieten zu können.
Was ist Spesenfuchs?
Spesenfuchs ist eine Reisekostenlösung für kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbständige und Freiberufler. Mit Spesenfuchs können Sie Ihre Reisekosten incl. Tagespauschalen, Kilometergeld etc. schnell und einfach erfassen. Natürlich können Sie auch Ihre Reisebelege und -bilder abspeichern. Damit nimmt Ihnen Spesenfuchs die Erstellung von selbst erstellten Reisebelegen ab. Sie müssen nie wieder nachschlagen, wie hoch gerade die Tagespauschale in Deutschland oder im Ausland ist.
Weiter bietet Ihnen Spesenfuchs mit Hilfe eines Dashboards einen schnellen Überblick, umfangreiche Auswertungen und übersichtliche Berichte.
Dafür müssen Sie keine Software auf Ihrem Rechner installieren. Spesenfuchs ist eine Online-Lösung. Erstellen Sie Sich ein Spesenfuchs Konto – und schon können Sie mit einem 30 tägigen kostenlosen Test loslegen.
Wie funktioniert die Schnittstelle zu Kontolino!?
Spesenfuchs erzeugt für Ihre erfassten Reisen alle notwendigen Buchungen. Diese Buchungen incl. Ihrer Reisebelege können Sie nach Kontolino! übertragen.
Für die Übertragung haben wir für jeden unserer Kunden einen persönlichen Token in Kontolino! erstellt. Ein Token ist ein automatisch generierter, einmaliger, technischer Schlüssel. Mit diesem wird die sichere Übermittlung von Daten zwischen Spesenfuchs und Kontolino! ermöglicht.
Zusätzlich haben wir für Kontolino! eine sogenannte API-Schnittstelle programmiert. Mit dieser Schnittstelle definieren wir genau, welche Daten in welchem Format übergeben werden sollen.
Unsere Kollegen von Spesenfuchs haben programmiert, dass die in Spesenfuchs erzeugten Daten im passenden Übergabeformat zur Verfügung stehen. Die Daten werden daraufhin korrekt und sicher automatisch übermittelt.
Ihre Vorgehensweise
- Erstellen Sie für Sich ein Konto bei Spesenfuchs .
- Kopieren Sie Ihren persönlichen Token in Kontolino!. Den Token finden Sie unter dem neuen Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“ –> Eintrag: „Ihr Benutzer-Token“.
- Gehen Sie zu Spesenfuchs : In den Einstellungen (Zahnradsymbol) finden Sie zwei interessante Einträge:
- Buchhaltung: dort können Sie Ihren Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) auswählen. Zusätzlich können Sie gezielt für Ihre Zahlungsarten, die passenden Konten hinterlegen (z. B. für Ihr Bankkonto).
- Exporteinstellungen: für Sie gibt es hier die Kachel „Kontolino!“. Klicken Sie darauf und fügen Sie unter „Kontolino Token“ Ihren zuvor in Kontolino! kopierten Token ein. Weiter können Sie auswählen, ob Sie Ihre Daten „automatisch synchronisieren“ wollen. Aktivieren Sie hier das Häkchen, dann werden von nun an jede Nacht Ihre neuen Reisebuchungen incl. Belege nach Kontolino! übertragen. Sie müssen nicht mehr tätig werden. Zusätzlich können Sie Sich bei jedem erfolgtem Export eine Mail zu Ihrer Information schicken lassen.
- Nach dem Speichern der Einstellungen wird die Verbindung zwischen Spesenfuchs und Kontolino! automatisch aufgebaut und geprüft. Von nun an können Sie Ihre Reisedaten jederzeit nach Kontolino! übertragen lassen.
- Geben Sie Ihre Reisedaten bei Spesenfuchs ein. Zusätzlich können Sie dort Reisebelege hochladen.
- Passen Ihre Eingaben, können Sie den Reisestatus auf „Freigegeben“ setzen. Alternativ können Sie sogar einen Workflow einrichten, und die Reise kann von Ihrem Vorgesetzten „Freigegeben“ werden.
- Nun werden die erzeugten Reisebuchungen in der kommenden Nacht automatisch an Kontolino! übertragen (vorausgesetzt Sie haben den Haken bei „Automatisch synchronisieren“ gesetzt). Wenn Sie nicht so lange warten wollen, können Sie die Übertragung jederzeit manuell über den Menüpunkt „Export“ anstoßen.
Welche Daten werden genau übertragen?
Es werden alle Buchungssätze auf Grund Ihrer eingegebenen Reisedaten von Spesenfuchs erzeugt. Sie müssen Sich über die Konten keine Gedanken mehr machen. Übertragen werden nach Kontolino! somit:
- alle Ihre von Spesenfuchs erzeugten Buchungssätze Ihrer Reisen
- alle von Ihnen hochgeladenen Reisebelege wie z. B. Hotelrechnungen, Tankbelege, Restaurantbelege
- Ihre von Spesenfuchs erzeugte Reisekostenabrechnung Ihrer Reisen.
Natürlich werden die Belege dabei auch korrekt den erzeugen Buchungssätzen zugeordnet.
Sie wollen Sich Ihre Reisebuchungen in Kontolino! anschauen?
Dann können Sie das wie gewohnt bequem unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Buchungsjournal“ jederzeit tun. Dort können Sie alle Buchungsnummern beginnend mit „SF“ (für Spesenfuchs ) suchen und so Ihre Reisebuchungen anschauen.
Neugierig geworden?
Erstellen Sie gleich Ihr neues Konto bei Spesenfuchs, geben Ihre erste Reise ein, kopieren Ihren persönlichen Token und probieren Sie unsere neue Schnittstelle aus. Wir freuen uns über jeden unserer Kunden, der unsere neue Schnittstelle für sich nutzen kann.