Eine wichtige Quelle und ein wichtiger Beleg für Ihre digitale Buchhaltung stellen die Bankauszüge Ihres Unternehmens dar. Denn immer mehr Zahlungen werden bargeldlos abgewickelt und somit spielen Ihre Kontobewegungen eine immer größere Rolle – auch in Ihrer Buchhaltung. Wie gehen Sie richtig mit Ihren Bankauszügen um? Welche Möglichkeiten bietet Ihnen Kontolino!, um Ihre Bankbewegungen zu archivieren und zu buchen? Auf diese Fragen wollen wir in diesem Blogartikel eingehen.
Wie gehen Sie richtig mit Ihren Bankauszügen um?
Auch in der Bankenwelt ist die Digitalisierung spürbar geworden. Wurden früher Papier-Kontoauszüge noch per Post zugestellt, kam der Zwischenschritt, dass man seine Kontoauszüge selbst in den Bankfilialen bei Bedarf ausgedruckt hat. Inzwischen werden einem diese in einem Postfach bei der Bank digital hinterlegt. Bei Bedarf können Sie diese dort einsehen, prüfen und für Sich herunterladen und speichern. Dies sollten Sie als Unternehmer auch unbedingt tun. Auch über das so genannte XS2A (access to all) -Verfahren können Bankdaten online abgerufen werden.
Mehr Informationen zum digitalen Speichern Ihrer Kontoauszüge
Ein Grund für das digitale Speichern Ihres Kontoauszuges ist, dass auch hier die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung und des digitalen Zugriffs“ (kurz die „GoBD“) greifen. D.h. es reicht nicht aus, die digitalen Kontoauszüge auszudrucken. Denn digitale Dateien müssen auch digital aufbewahrt werden. Ein Ausdruck würde eine Kopie der Daten darstellen – und entspricht eben aus Sicht der Finanzbehörde nicht dem Original. Weiter müssen Sie darauf achten, dass Ihre gespeicherten Dateien gegen Verlust gesichert sind, maschinell auswertbar sind und für den Fall von Außenprüfungen zur Verfügung stehen. Und wie lange ist die Aufbewahrungspflicht? Im Normalfall 10 Jahre.
Mehr Informationen zum Prüfen Ihrer Kontoauszüge
Und vergessen Sie nicht die Überprüfung Ihres Kontoauszuges. Auch hierzu sind Sie laut bayrischen Landesamt für Steuern bereits beim Eingang des Kontoauszuges verpflichtet. Sie müssen dabei prüfen, ob die Dokumente echt und unversehrt sind – sprich sich öffnen lassen und lesbar sind. Außerdem ist es in Ihrem eigenen Interesse, die Kontobewegungen zu überprüfen. Es kann immer wieder zu Fehlbewegungen kommen: denn die Banken prüfen z. B. unter bestimmten Beträgen nicht, ob derjenige der eine Zahlung vorgenommen hat auch verfügungsberechtigt ist, von dem Konto Geld abzuheben.
Hierzu eine lustige Anekdote am Rande: wir hatten einmal eine Kontobewegung auf unserem Kontoauszug über einen seltsamen Vorgang, den wir nicht zuordnen konnten. Nach einiger Nachforschung konnten wir herausfinden, dass ein Kunde noch unsere Bankkontonummer offen hatte und Aus Versehen damit seinen Strafzettel in Höhe von 40 € bezahlt hat. Da dies für die Bank ein marginaler Betrag war, wurde hier nicht geprüft, dass der Kunde ja überhaupt nicht berechtigt war, von dem Konto Geld zu überweisen. Dem Kunden war die falsche Abbuchung gar nicht aufgefallen und bewusst. Nach unserer Kontaktaufnahme wurde das natürlich umgehend richtig gestellt und wir konnten darüber lachen….
Welche Möglichkeiten bietet Ihnen Kontolino! um Ihre Bankbewegungen zu archivieren und zu buchen?
In Kontolino! können Sie entweder Ihre Bankkonten online oder offline oder natürlich gar nicht einrichten. Die höchste Unterstützung bietet Ihnen Kontolino! bei der online-Einbindung Ihrer Bankkonten. Wie Sie Ihre Bankkonten in Kontolino! einbinden können, können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Bank-, Amazon-, Paypal-, Stripeverbindungen erstellen“ nachlesen.
Online-Einbindung Ihrer Bankkonten in Kontolino!
Sie können einmalig Ihre Bankkonten in Kontolino! online einbinden. Um die Schnittstelle sicher zu gestalten, nutzen wir hier den Dienstleister finAPI. Dieser lässt regelmäßig seine Schnittstelle von offiziellen Stellen zertifizieren. Einmal eingebunden, können Sie auf Knopfdruck Ihre Kontobewegungen nach Kontolino! importieren. Dabei werden die Daten in einem Format übermittelt, das laut GoBD die höchste maschinelle Auswertbarkeit erfüllt. Sehen können Sie diese Daten wie folgt einsehen: in der Übersicht aller Ihrer Bankauszüge unter dem Menüpunkt „Buchen“ –> „Bankauszüge“. Dort jeweils, wenn Sie auf das kleine Datei-Icon klicken. Oder aber in der jeweiligen Buchung selber.
Mit dieser Art der Übermittlung entfällt für Sie laut GoBD zusätzliche Speichern und Sichern vor Verlust des Kontoauszuges der Bank. Was für Sie nicht entfällt: das Überprüfen der Korrektheit der Buchungen. Und Achtung: löschen Sie Ihre Buchungsjahre erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren in Kontolino!. Sonst sind Ihre Daten für immer verloren und für eine Betriebsprüfung nicht mehr verfügbar.
Offline-Einbindung Ihrer Bankkonten in Kontolino!
Sie können Ihre Bankbewegungen auch manuell nach Kontolino! importieren. Hierzu können Sie bei Ihrer Bank Ihre Bankdaten in einer Datei, die verschiedenen Formaten entsprechen kann, manuell herunterladen, bei sich lokal zwischenspeichern und dann diese Datei nach Kontolino! wieder importieren. Voraussetzung dazu ist, dass Ihre Bank ein Format zum Download Ihrer Bankbewegungen zur Verfügung stellt, das maschinenlesbar ist (z. B. MT940 oder CSV). In Kontolino! stehen Ihnen Vorlagen für das einmalige Einrichten Ihres Bankuploads zur Verfügung.
In diesem Fall ist ein Zwischenspeichern der Daten in einer Datei notwendig. Eindeutig ist hier die Vorgehensweise laut GoBD unserer Meinung nach nicht geregelt. Deswegen empfehlen wir Ihnen in diesem Fall die zwischengespeicherte Datei selbst zu archivieren und aufzubewahren.
Allerdings können Sie auch in diesem Fall, den hochgeladenen Datensatz jederzeit wie bei der Online-Einbindung beschrieben an folgender Stellen sehen: Direkt in der Übersicht aller Ihrer Bankauszüge unter dem Menüpunkt „Buchen“ –> „Bankauszüge“. Dort, wenn Sie auf das kleine Datei-Icon klicken.
Keine Einbindung Ihrer Bankauszüge in Kontolino!
Natürlich können Sie auch ganz klassisch Ihre Auszüge am Kontoauszugsdrucker abholen oder per Post zuschicken lassen und in Papierform abheften. Vermutlich wenig überraschend: hier kann Kontolino! Sie leider nicht unterstützen. Sie sind dann selbst verantwortlich dafür Ihre Kontoauszüge wie oben beschrieben GoBD-konform zu behandeln. Sie geben dann eben Ihre Buchungen der Bankbewegungen von Hand ein. Das ist vielleicht nicht die modernste und komfortabelste Art, Bankbewegungen zu buchen, aber eben eine bewährte und für viele Nutzer noch immer die gefühlt sicherste, weil keine Bankdaten im Netz übertragen werden.
Unser Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre Verfahrensdokumentation noch zu Ihrer Vorgehensweise passt. Evtl. haben Sie Ihre Bankauszüge früher selbst nach Kontolino! importiert und nutzen nun die finApi-Schnittstelle? Wir haben übrigens die Vorlagen für die Verfahrensdokumentationen erst kürzlich für Sie aktualisiert. Mehr Informationen finden Sie auf der Seite „Verfahrensdokumentationen„.
Zusammenfassung
Die Digitalisierung ändert auch den Umgang mit Ihren Daten, die Sie zu Ihrer Buchhaltung benötigen. Zum Einen werden die Anforderungen an die Daten angepasst, zum anderen wird die Erfüllung der Anforderung durch das Vernetzen von verschiedenen Systemen immer einfacher. Nutzen Sie die Online-Anbindung Ihrer Kontoauszugsdaten an Kontolino!, müssen Sie nur noch darauf achten, dass alle Umsätze korrekt sind und Sie Ihre Buchungsjahre in Kontolino! mindestens 10 Jahre lang nicht aktiv löschen. Bankauszüge und Belege sind dann archiviert und jederzeit für eine Betriebsprüfung verfügbar. Im besten Fall online und papierlos.