Arbeitsablauf beim Buchen

Sie sind ein Neuling in Sachen Buchhaltung und fragen Sich, wie Sie am Besten vorgehen sollten, um Ihre regelmäßigen Geschäftsfälle zu verbuchen?

Wir haben für Sie ein Beispielablauf für die Buchungsarbeiten zusammengestellt. Dieser hilft Ihnen bestimmt am Anfang. Nach einigen Malen, merken Sie sicherlich, dass Sie den Ablauf gar nicht mehr brauchen und Sie souverän Ihre Buchhaltung meistern.

 Arbeitsablauf beim Buchen

  • Belege (sowohl rein elektronische Belege als auch Papierbelege) sammeln und evtl. bereits in die Inbox von Kontolino! hochladen. Welche Belege Sie brauchen: Am Besten Ihre
    • Ausgangsrechnungen (das können entweder richtige Rechnungen oder auch Quittungen bzw. Kassenaufzeichnungen von Ihren Verkäufen sein) und
    • alle Eingangsrechnungen (das können Rechnungen für Ihre Wareneinkäufe sein, Telefonrechnungen, Bewirtungsrechnungen, Stromrechnungen. Eben alles, was Sie Einkaufen, um Ihren Betrieb am Laufen zu halten)
    • evtl. Kreditkartenabrechnungen
  • Kontoauszüge von der Bank herunterladen, ausdrucken und in Kontolino! hochladen
  • für den gesamten Kontoauszug eigene Belegnummer vergeben und dort notieren
  • in Kontolino! Kontoauszüge verbuchen und dabei den richtigen Beleg zuordnen. Keine Sorge, in Kontolino! sind hunderte Geschäftsfälle bereits vorformuliert. Tippen Sie einfach 3-4 Buchstaben in das Textfeld und Sie bekommen bereits passende Geschäftsfälle und damit das richtige Buchungskonto von Kontolino! vorgeschlagen. Und falls je doch kein Vorschlag dabei ist, gibt es ja noch unser Kontierungslexikon. Den dazugehörigen Beleg können Sie entweder direkt zum Buchungssatz einzeln hochladen oder bequem aus der Inbox anhängen.
  • Belegnummer auf dem Originalbeleg oder auf dem Kontoauszug notieren.
  • Kontoauszüge und andere Papierbelege nach Belegnummer sortiert abheften. Dabei bietet sich die umgekehrte Reihenfolge an. D.h. die neueste Belegnummer kommt immer nach oben.
  • Restliche Belege verbuchen. Hier kontrollieren Sie am Besten auch die Inbox, ob hier alle Belege verbucht sind. Auch hier gilt: Papierbelegnummern notieren und abheften.
  • Stand des Kontoauszuges der Bank mit Stand des Kontolino!-Bankkontos (Kontoauszug) vergleichen – ggfs. Abweichungen bereinigen!
  • Umsatzsteuervoranmeldung anschauen, ob alles passt. Ggfs. über das Buchungsjournal oder einen Kontoauszug die fehlerhaften Buchungen korrigieren.
  • Umsatzsteuervoranmeldung mit Kontolino! abschicken und ggfs. fälliger Betrag ans Finanzamt überweisen

Fehlen Belege? Dann können Sie hierfür auch Eigenbelege erstellen.

Checkliste für Ihren Buchungsablauf

Wir haben für Sie diesen Buchungsablauf eigens in eine Checkliste gepackt. Diese können Sie bequem ausdrucken und bei jedem Buchungsablauf abhaken. Dabei haben wir Ihnen zur besseren Einarbeitung die Menüpunkte von Kontolino! mit Symbolen eingefügt. So finden Sie sehr schnell die passenden Funktionen in Kontolino! und Ihre Schritte bis hin zur Abgabe Ihrer UStVAs werden immer leichter. Sie werden sehen, nach ein paar Monaten sind Sie hier sehr routiniert und Sie brauchen diese Checkliste gar nicht mehr.

Mit einem Klick auf diese Schrift, können Sie die Checkliste öffnen.

Weitere Informationen zum Thema in unserem Blog

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