Arbeitsablauf beim Buchen

Sie sind ein Neuling in Sachen Buchhaltung und fragen Sich, wie Sie am Besten vorgehen sollten, um Ihre regelmäßigen Geschäftsfälle zu verbuchen?

Wir haben für Sie ein Beispielablauf für die Buchungsarbeiten zusammengestellt. Dieser hilft Ihnen bestimmt am Anfang. Nach einigen Malen, merken Sie sicherlich, dass Sie den Ablauf gar nicht mehr brauchen und Sie souverän Ihre Buchhaltung meistern.

 Arbeitsablauf beim Buchen

• Ausgangsrechnungen in Kontolino! schreiben und als Soll-Versteuerer die Forderung verbuchen.
• Eingangsbelege (sowohl rein elektronische Belege als auch Papierbelege) sammeln und elektronische Belege bereits in die Inbox von Kontolino! hochladen. Eingangsrechnungen sind typischerweise Rechnungen für Ihre Wareneinkäufe, Telefonrechnungen, Bewirtungsrechnungen, Stromrechnungen. Eben alles, was Sie Einkaufen, um Ihren Betrieb am Laufen zu halten.
• Bankumsätze in Kontolino! über die finAPI-Schnittstelle aktualisieren. Wenn Sie möchten, dann drucken Sie Ihre importierten Bankumsätze aus und vergeben für den Ausdruck eine eigene Belegnummer und notieren diese auf dem Ausdruck.
• In Kontolino! Bankauszüge verbuchen und dabei den richtigen Beleg zuordnen. Keine Sorge, in Kontolino! sind hunderte Geschäftsfälle bereits vorformuliert. Tippen Sie einfach 3-4 Buchstaben in das Textfeld und Sie bekommen bereits passende Geschäftsfälle und damit das richtige Buchungskonto von Kontolino! vorgeschlagen. Und falls je doch kein Vorschlag dabei ist, gibt es ja noch unser Kontierungslexikon. Den dazugehörigen Beleg können Sie entweder direkt zum Buchungssatz einzeln hochladen oder bequem aus der Inbox anhängen. Bei in Kontolino! erstellten Ausgangsrechnungen werden Ihnen die in Frage kommenden Rechnungen für den jeweiligen Umsatz angezeigt. Sie müssen nur noch die passende Rechnung markieren und den fertigen Buchungssatz kontrollieren und verbuchen.
• Wenn Sie alle Umsätze des Bankauszuges verbucht haben, überprüfen Sie kurz, ob die von Kontolino“ ermittelte Differenz zwischen Saldo des Bankkontos und des Buchungskontos 0 € ist. Wenn nicht müssen Sie am Besten sofort auf Fehlersuche gehen und die Fehler bereinigen!
• Falls es sich um einen analogen Beleg handelt, notieren Sie die Belegnummer auf dem analogen Beleg.
• Falls Sie den Bankauszug ausdrucken, notieren Sie dort die Belegnummer pro Umsatz.
• Bankauszüge und andere Papierbelege nach Belegnummer sortiert abheften. Dabei bietet sich die umgekehrte Reihenfolge an. D.h. die neueste Belegnummer kommt immer nach oben.
• Evtl. Kreditkartenabrechnungen nach Kontolino! importieren und deren jeweiligen Umsätze verbuchen. Auch hier immer den passenden Beleg an die Buchung hängen und Belegnummern vergeben.
• Restliche Belege verbuchen. Hier kontrollieren Sie am Besten zum Einen Ihre Sammlung aller analoger Belege als auch die Inbox in Kontolino!. Liegen hier noch Belege ab, dann verbuchen Sie diese unter dem Menüpunkt „Buchen“ –> „Belege buchen“ bzw. „Buchen“ –> „Belege-Inbox“. Auch hier empfiehlt sich auf analogen Belegen, die Belegnummer notieren und abheften.
• Wenn eine Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist, diese erstellen und prüfen. Ggf. über das Buchungsjournal oder einen Kontoauszug die fehlerhaften Buchungen korrigieren.
• Umsatzsteuervoranmeldung mit Kontolino! abschicken und ggf. fälligen Betrag ans Finanzamt überweisen. Die Buchungssätze für die Umsatzsteuervoranmeldungen von Kontolino! erstellen lassen und nach Überprüfung verbuchen.
• Fehlen Belege? Dann können Sie hierfür auch Eigenbelege erstellen.

Checkliste für Ihren Buchungsablauf

Wir haben für Sie diesen Buchungsablauf eigens in eine Checkliste gepackt. Diese können Sie bequem ausdrucken und bei jedem Buchungsablauf abhaken. Dabei haben wir Ihnen zur besseren Einarbeitung die Menüpunkte von Kontolino! mit Symbolen eingefügt. So finden Sie sehr schnell die passenden Funktionen in Kontolino! und Ihre Schritte bis hin zur Abgabe Ihrer UStVAs werden immer leichter. Sie werden sehen, nach ein paar Monaten sind Sie hier sehr routiniert und Sie brauchen diese Checkliste gar nicht mehr.

Mit einem Klick auf diese Schrift, können Sie die Checkliste öffnen.