Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung

Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)?

Wenn Sie ein Unternehmen haben, das nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen will oder kann, sind Sie zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) verpflichtet.

Grundsätzlich müssen Sie in einer UStVA Angaben zu all Ihren Umsätzen in dem betreffenden Zeitraum machen. D.h. Sie müssen Ihre Umsätze und deren Umsatzsteuertatbestände laut Umsatzsteuergesetz darin eintragen. Weiter dürfen Sie alle bezahlten Vorsteuerbeträge in der UStVA eintragen. Diese Vorsteuerbeträge werden von Ihrer Umsatzsteuerschuld abgezogen.

Beispiel für das grundsätzliche Ausfüllen einer UStVA

Sie schreiben im Januar Rechnungen mit dem normalen inländischen Mehrwertsteuersatz von brutto 1.190 €. Dann müssen Sie diesen Wert in der UStVA eintragen. Daraus errechnet sich das Finanzamt die Umsatzsteuer in Höhe von 190 €. Nun haben Sie aber auch Rechnungen im Januar erhalten, die Sie auch bezahlt haben. Sagen wir in Höhe von 595 € (brutto) und alle enthalten den normalen inländischen Mehrwertsteuersatz. Sprich in diesem Wert sind 95 € Vorsteuer enthalten. Somit müssen Sie diesen Wert auch in die UStVA angeben.

Die Rechnung ist wie folgt:

geschuldete Umsatzsteuer in Höhe von 190 €
– abziehbare Vorsteuer in Höhe von 95 €
ergibt eine Steuerschuld in Höhe von 95 €, die Sie an das Finanzamt erstatten müssen.

Welches Datum ist entscheidend über den Zeitpunkt der Umsatzsteuerfälligkeit?

Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie wissen, ob Sie ein Ist- oder ein Soll-Versteuerer sind. Sobald Sie eine E-Bilanz abgeben müssen, sind Sie im Normalfall ein Soll-Versteuerer. Als EÜR-Rechner sind Sie i.d.R. ein Ist-Versteuerer.

Als Ist-Versteuerer ist der Zeitpunkt des tatsächlichen Zahlflusses (Geldflusses) entscheidend. D.h. immer zu dem Datum, wo Sie Geld erhalten oder bezahlen, ist der Tag an dem die Umsatzsteuerschuld entsteht. Achtung: am Jahresende gibt es hier Ausnahmen, die es zu beachten gilt.

Anders sieht es als Soll-Versteuerer aus. Hier ist immer das Rechnungsdatum maßgeblich. Zu dem Tag der Rechnung entsteht die Umsatzsteuerschuld. Sie gehen somit in Vorleistung. Denn obwohl Sie unter Umständen noch kein Geld erhalten haben, müssen Sie den Betrag bereits an das Finanzamt überweisen.

Wann muss die UStVA abgegeben werden?

Grundsätzlich ist die UStVA immer zum 10. des Folgemonats fällig. Fällt der 10. auf einen Samstag oder Sonntag, verschiebt sich der Fälligkeitstag immer auf den darauffolgenden Montag. Dies ist im Umsatzsteuergesetz §18 geregelt.

Zusätzlich bekommen Sie vom Finanzamt mitgeteilt, ob Sie die UStVA monatlich oder für ein Quartal abgeben müssen. Eine monatliche Abgabe erfolgt i.d.R. bei einer jährlichen Umsatzsteuerschuld von über 7.500 € (ab dem 01. Januar 2025 erhöht sich der Wert auf 9.000 €).

Beträgt Ihre Umsatzsteuerschuld im Jahr weniger als 1.000 Euro (ab dem 01. Januar 2025 erhöht sich die Grenze auf 2.000 Euro), müssen Sie i.d.R. keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Zwischen diesen beiden Grenzen, erfolgt die Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung 1mal im Quartal.

Im Gründungsjahr erfolgt die Berechnung der jährlichen Umsatzsteuerschuld für die Jahre 2021 bis 2026 so, dass die voraussichtlich anfallenende Steuer abgeschätzt wird. Für das Folgejahr wird die im Gründungsjahr anfallende Steuer auf das Gesamtjahr hochgerechnet und ist somit die Basis für die Umsatzsteuerschuld und damit, ob die Abgabe monatlich oder quartalsweise erfolgen muss.

Machen wir ein Beispiel für eine monatliche Abgabepflicht: Die UStVA für den Januar, müssen Sie spätestens bis zum 10. Februar beim Finanzamt abgegeben haben und auch die evtl. entstandene Umsatzsteuerschuld dem Finanzamt überwiesen haben.

Bei monatlicher Abgabepflicht der UStVA haben Sie die Möglichkeit, eine Dauerfristverlängerung einzureichen. Diese müssen Sie jährlich beim Finanzamt beantragen und 1/11tel Ihrer Vorjahresumsatzsteuerschuld im Januar überweisen. Dafür dürfen Sie dann alle UStVAs einen Monat später beim Finanzamt einreichen. Sprich die UStVA für den Januar muss dann erst am 10. März beim Finanzamt eingereicht werden. Details zur Dauerfristverlängerung finden Sie auf unserer Handbuchseite: „Dauerfristverlängerung verbuchen„.

Was ist, wenn ich danach noch Belege für den Vormonat finde und verbuchen muss?

Sie haben Ihre UStVA bereits dem Finanzamt übermittelt und finden im Nachhinein noch Belege, die in den betreffenden Zeitraum gehören? Das ist nicht schlimm und sogar eher der Normalfall. Entweder Sie geben dann einfach nochmals eine berichtigte Meldung ab, oder es wird mit der Umsatzsteuererklärung für das komplette Jahr verrechnet. Denn die UStVA ist nur eine Voranmeldung, keine komplett verbindliche Erklärung. Erst die Umsatzsteuererklärung muss alle umsatzsteuerrelevanten Vorgaben für das betreffende Jahr enthalten.

Was ist eine Umsatzsteuererklärung (USt)?

Eine Umsatzsteuererklärung (USt) geben Sie für ein ganzes Kalenderjahr ab. Hier müssen alle Umsatzsteuertatbestände für das ganze Jahr verbindlich erklärt werden. Die Logik der Inhalte folgt hier den UStVAs: also Umsatzsteuer – Vorsteuer ergibt erst mal die Umsatzsteuerschuld bzw. den Erstattungsanspruch. Weiter kommt aber ein neuer Betrag hinzu: Ihre unter dem Jahr bereits geleisteten Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt. Diese werden natürlich mit Ihrer Umsatzsteuerschuld gegengerechnet.

Wann muss die USt spätestens abgegeben werden?

Die Umsatzsteuererklärung muss wie alle anderen Steuererklärungen spätestens zum 31.07. des Folgejahres erfolgen. Wenn für Sie ein Steuerberater die Erklärung abgeben, verlängert sich die Frist bis zum 28. / 29.02. des nächsten Jahres.

Wenn Ihnen ein Steuerberater bei der Erstellung der Jahreserklärungen hilft, verlängert sich die Frist:

• für den Besteuerungszeitraum 2023 auf den 02.06.2025.

Für Land- und Forstwirte, die andere Wirtschaftsjahre definiert haben, gelten andere Abgabetermine.

Bei begründeten Ausnahmen kann ein Unternehmen eine Fristverlängerung beim Finanzamt beantragen.

Kann mit Kontolino! eine UStVA bzw. USt erstellt werden?

Ja, beide Erklärungen können mit Kontolino! erstellt und mit der integrierten Elster-Schnittstelle an Ihr Finanzamt abgeschickt werden. Diese Zahlen werden auf Grundlage Ihrer Buchungen und Ihrer ausgewählten Mehrwertsteuercodes generiert. Bitte prüfen Sie die ermittelten Zahlen genau, bevor Sie diese übermitteln, denn Sie sind für Ihre Steuererklärungen verantwortlich.

Wie Sie Umsatzsteuer- und Vorsteuerbuchungen in Kontolino! erfassen können Sie in unserer Seite im Kontierunglexikon „Umsatzsteuer verbuchen“ nachlesen.

Auf unseren Seiten zur Erstellung einer UStVA und einer USt mit Kontolino! können Sie Details nachlesen. So finden Sie dort u. a. welche steuerlichen Daten notwendig sind und wie Sie die ermittelten Zahlen kontrollieren können.

Welche Umsatzsteuertatbestände gibt es und deckt Kontolino! ab?

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Umsatzsteuertatbestände. Zum Einen kommen verschiedene Umsatzsteuercodes zum Einsatz, wenn verschiedene Produkte betroffen sind (z. B. haben Lebensmittel oder Bücher einen anderen Steuersatz wie Kleider oder Büromaterial). Weiter kommt es darauf an, ob Sie einen innerdeutschen Verkauf bzw. Einkauf tätigen, einen innereuropäischen (innergemeinschaftlich) oder einen mit Drittstaaten (sprich Nicht-EU-Land).

Deshalb haben wir für Sie eine separate Seite erstellt, in der Sie eine Übersicht über die gängigsten Umsatzsteuertatbestände finden, die Kontolino! abdeckt. Von hier aus können Sie – für Laien erklärt – mit Klick auf den Umsatzsteuercode weitere Informationen zu dem einzelnen Code nachlesen. Bitte beachten Sie: dies ersetzt im Zweifel keine Steuerberatung. Wenn Sie unsicher sind, gehen Sie bitte im Einzelfall auf Ihr Finanzamt oder Ihren Steuerberater zu.