IST- oder SOLL-Besteuerung

Unter der Ist-Besteuerung versteht man, dass zu dem Datum die Umsatzsteuer fällig wird, an dem auch die Zahlung fließt. D.h. Sie erhalten einen Zahlungseingang zu einer Ausgangsrechnung vom 30.09.20xx über 100 € am 15.10.20xx. Dann wird die Umsatzsteuer bei der Ist-Besteuerung zum Datum 15.10.20xx fällig und muss somit in der Umsatzsteuer-Voranmeldung des Monates Oktober ausgewiesen werden.

Bei der Soll-Besteuerung dagegen, wir die Umsatzsteuer immer zum Ausstellungsdatum der Rechnung fällig. Bleiben wir beim obigen Beispiel. Sie müssen bei der Soll-Besteuerung diese Rechnung bereits in der Umsatzsteuer-Voranmeldung des Monates September erklären.

Die Auswirkung der verschiedenen Besteuerungsarten ist, dass Sie in der IST-Besteuerung erst die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, wenn Sie auch bereits Ihr Geld erhalten haben. D.h. Sie treten nicht in Vorleistung zum Finanzamt.

Leider ist aber die Soll-Besteuerung in Deutschland laut Gesetz der grundsätzlich vorgegeben. Nur unter folgenden Voraussetzungen dürfen Sie die Ist-Besteuerung anwenden:

• Wenn der gesamte Umsatz des Vorjahres weniger als 800.000 EUR (vor dem 01.01.2024 waren es 600.000 €) betragen hat
• Für alle Freiberufler, die Ihren Gewinn mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bestimmen.
  Diese können auch unabhängig von den Umsätzen des Vorjahres immer zur Ist-Versteuerung wechseln.

Dazu müssen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt einen Antrag stellen.

Welches Buchungsdatum ist das Richtige?

Beim Buchen frägt man sich zuerst, welches Buchungsdatum das richtige ist: Entweder das Ausstellungsdatum des Beleges (also z. B. das Datum der Rechnung) oder das Datum, wenn das Geld fließt (also das Datum auf dem Kontoauszug). Diese Frage ist nicht unerheblich, da das Buchungsdatum zusammen mit dem Mehrwertsteuercode ausschlaggebend für den Zeitpunkt ist, wann die Umsatzsteuer ans Finanzamt fällig wird.

Um die korrekten Buchungen zu ermitteln, ist es weiter notwendig zu wissen, ob Sie EÜR-Rechner oder Bilanzierer sind. Als EÜR-Rechner sind Ihre Einnahmen und Ausgaben zum Zeitpunkt des Zahlflusses maßgebend – und somit zum gleichen Zeitpunkt, wie auch die Umsatzsteuer bei der Ist-Besteuerung. Als Bilanzierer ist für die Ermittlung des Gewinnes der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung maßgeblich – und somit gleich wie bei der Soll-Besteuerung. Somit ergeben Sich folgende Regeln:

Falls Sie der Soll-Besteuerung unterliegen und Bilanzierer sind, buchen Sie immer den Brutto-Betrag als Forderungen bzw. Verbindlichkeiten mit dem Mehrwertsteuercode laut Rechnung zum Rechnungsdatum / Belegdatum. Zum Zahldatum, buchen Sie dann den Brutto-Betrag ohne Verwendung eines Mehrwertsteuercodes.

Wenn Sie der Ist-Besteuerung folgen und EÜR-Rechner sind, buchen Sie immer direkt den Brutto-Betrag der Rechnung mit dem Mehrwertsteuercode laut Rechnung zum Datum des Zahlungseinganges bzw. Zahlungsausganges (Kontoauszug).

Sollten Sie der Ist-Besteuerung folgen und Bilanzierer sein, so buchen Sie immer den Netto-Betrag Ihrer Forderungen bzw. Verbindlichkeiten ohne Mehrwertsteuercode zum Rechnungsdatum / Belegdatum. Zum Zahldatum, erfassen Sie dann den Brutto-Betrag mit Verwendung des Mehrwertsteuercode.

Da das ganze so vielleicht ein wenig verwirrend ist, folgen nun einige Beispiele:

Beispiel für Ist-Versteuerer und EÜR-Rechner

Als Ist-Versteuerer und EÜR-Rechner buchen Sie immer dann wenn Geld fließt und benutzen somit als Gegenkonten immer Bank, Kasse oder Privat. An einem Beispiel ist so etwas immer einfacher erklärt: Nehmen wir an Sie erhalten am 12.02.20xx eine Gutschrift auf Ihrer Bank über 500 € für eine Rechnung die Sie am 20.01.20xx gestellt haben. Die Rechnung haben Sie mit dem ganz normalen Umsatzsteuersatz gestellt. Dann buchen Sie mit dem Buchungsdatum 12.02.20xx wie folgt:
Sollkonto: Bank
Habenkonto: Umsatzerlöse
Brutto-Betrag: 500 €
zum allgemeinen Umsatzsteuersatz

Somit wird sowohl die Umsatzsteuer als auch der Gewinn für das Finanzamt erst im Februar relevant. Und das ist auch richtig so. Denn als Ist-Versteuerer müssen Sie dem Finanzamt gegenüber erst die Umsatzsteuer überweisen, wenn Sie diese auch bereits von Ihrem Kunden erhalten haben.

Noch ein Beispiel für die Buchung als Ist-Versteuerer und EÜR-Rechner. Nun zahlen Sie eine Rechnung: Sie erhalten eine Telefonrechnung am 15.01.20xx über 20 € brutto zum allgemeinen Vorsteuersatz. Abgebucht wird der Betrag bei Ihnen von der Bank am 01.02.20xx. Somit ergibt sich für Sie folgender Buchungssatz mit dem Buchungsdatum vom 01.02.20xx:
Sollkonto: Telefon
Habenkonto: Bank
Brutto-Betrag: 20 €
zum allgemeinen Vorsteuersatz

Auch hier gilt: Sie können erst die Vorsteuer vom Finanzamt erklären, wenn Sie selbst auch die Rechnung bezahlt haben. Und auch die Kosten wirken sich erst zum Zahlungszeitpunkt gewinnmindernd aus.

Hinweis: Am Jahresende greifen hier evtl. Sonderregeln (z. B. die 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner)

Beispiel für Soll-Versteuerer und Bilanzierer

Als Soll-Versteuerer müssen Sie immer 2 Buchungen vornehmen:

• einmal eine Buchung mit dem Rechnungsdatum. Hier entsteht zum Einen die Umsatzsteuerschuld und die Gewinnauswirkung, zum Anderen eine „Forderung aus Lieferungen und Leistungen“ bzw. eine „Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen“. Das heißt mit dieser Buchung müssen Sie bereits Ihre Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt begleichen, obwohl Sie ggfs. von Ihrem Kunden noch kein Geld erhalten haben bzw. selbst Ihre Rechnung noch nicht an Ihren Lieferanten beglichen haben.
• Und dann nochmals einen Buchung, wenn die Zahlungen fließen. Hier buchen Sie dann die „Forderung aus Lieferungen und Leistungen“ bzw. die „Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen“ gegenüber meist dem Bankkonto aus. Im Fachjargon nennt man das einen Aktivtausch. Hierbei findet keine Auswirkung auf Ihren Gewinn statt.

Bleiben wir beim obigen Beispiel unserer Ausgangsrechnung. Somit ergeben sich hierbei als Soll-Versteuerer folgende beiden Buchungssätze:

Buchungssatz eins mit dem Buchungsdatum der Rechnungsstellung: 20.01.20xx
Sollkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Habenkonto: Umsatzerlöse
Brutto-Betrag: 500 €
zum allgemeinen Umsatzsteuersatz

Buchungssatz zwei mit dem Buchungsdatum des Zahlungseinganges 12.02.20xx:
Sollkonto: Bank
Habenkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Brutto-Betrag: 500 €
mit keinem Umsatzsteuercode

Wenn Sie selbst Rechnungen begleichen, dann benötigen Sie als Soll-Versteuerer ebenfalls zwei Buchungssätze. Nehmen wir hierfür auch das obige Beispiel mit der Telefonrechnung:

Buchungssatz eins mit dem Buchungsdatum der Rechnungsstellung: 15.01.20xx
Sollkonto: Telefon
Habenkonto: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Brutto-Betrag: 20 €
zum allgemeinen Vorsteuersatz

Buchungssatz zwei mit dem Buchungsdatum der Zahlung: 01.02.20xx
Sollkonto: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Habenkonto: Bank
Brutto-Betrag: 20 €
mit keinem Vorsteuercode

Beispiel für Ist-Versteuerer und Bilanzierer

Als Ist-Versteuerer und Bilanzierer müssen Sie immer 2 Buchungen vornehmen:

• einmal eine Buchung mit dem Rechnungsdatum. Hier entsteht die Gewinnauswirkung, zum Anderen eine „Forderung aus Lieferungen und Leistungen“ bzw. eine „Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen“. Das heißt mit dieser Buchung entsteht bereits Ihre Einkommensschuld gegenüber Ihrem Finanzamt, obwohl Sie ggfs. von Ihrem Kunden noch kein Geld erhalten haben bzw. selbst Ihre Rechnung noch nicht an Ihren Lieferanten beglichen haben.
• Und dann nochmals einen Buchung, wenn die Zahlungen fließen. Hier buchen Sie dann die „Forderung aus Lieferungen und Leistungen“ bzw. die „Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen“ gegenüber meist dem Bankkonto aus. Im Fachjargon nennt man das einen Aktivtausch. Hierbei findet keine Auswirkung auf Ihren Gewinn statt. Allerdings entsteht zu diesem Zeitpunkt – da Sie Ist-Versteuerer sind, die Umsatzsteuerschuld. Deshalb müssen Sie diese Buchung mit dem Mehrwersteuercode laut Rechnung erfassen.

Bleiben wir beim obigen Beispiel unserer Ausgangsrechnung. Somit ergeben sich hierbei als Ist-Versteuerer und Bilanzierer folgende beiden Buchungssätze:

Buchungssatz eins mit dem Buchungsdatum der Rechnungsstellung: 20.01.20xx
Sollkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Habenkonto: Umsatzerlöse
Netto-Betrag: 420,17 €
mit keinem Umsatzsteuercode

Buchungssatz zwei mit dem Buchungsdatum des Zahlungseinganges 12.02.20xx:
Sollkonto: Bank
Habenkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Brutto-Betrag: 500 €
zum allgemeinen Umsatzsteuersatz

Wenn Sie selbst Rechnungen begleichen, dann benötigen Sie als Ist-Versteuerer und Bilanzierer ebenfalls zwei Buchungssätze. Nehmen wir hierfür auch das obige Beispiel mit der Telefonrechnung:

Buchungssatz eins mit dem Buchungsdatum der Rechnungsstellung: 15.01.20xx
Sollkonto: Telefon
Habenkonto: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Netto-Betrag: 16,81 €
mit keinem Vorsteuersatz

Buchungssatz zwei mit dem Buchungsdatum der Zahlung: 01.02.20xx
Sollkonto: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Habenkonto: Bank
Brutto-Betrag: 20 €
zum allgemeinen Vorsteuercode