Die Buchhaltungssoftware Kontolino! und die GoBD

Auf dieser Seite fassen wir Ihnen die wesentlichen Funktionalitäten zusammen, die unseren Nutzern die Einhaltung der GoBD ermöglichen bzw. erleichtern.

Was steckt hinter dem Begriff GoBD?

Seit dem 1.1.2015 sind in Deutschland die GoBD in Kraft. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ wurden am 14.11.2014 per so genannten BMF-Schreiben bekannt gegeben.

In diesen GoBD legt die Finanzverwaltung Kriterien fest, nach denen eine Buchhaltung dahingehend beurteilt werden soll, ob ein steuerpflichtiger bzw. ein Unternehmen seine Geschäftsaufzeichnung korrekt, nachvollziehbar und vollständig führt und aufbewahrt.

Die GoBD sind quasi eine Sammlung von Kriterien, nach denen ein Betriebsprüfer die ihm zu Verfügung gestellten Unterlagen prüfen soll. Zwar sind die GoBD kein Gesetz und sind somit eigentlich nicht bindend für den Steuerzahler, aber wer keine ordentliche Buchhaltung vorzuweisen hat, muss mit Steuerschätzungen rechnen, die in der Regel nicht zu seinem Vorteil sind.

Neben der Festlegung von Kriterien dazu, wie eine ordentliche Buchführung auszusehen hat, umfassen die GoBD auch eine genaue Festlegung, welche Unterlagen ein Unternehmer dem Betriebsprfüfer zur Verfügung stellen muss, und wie diese auszusehen haben. Die GoBD enthalten hier keine wirklichen Überraschungen, gab es doch zuvor bereist verschiedene Sammlungen von Kriterien in Form der GoB und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) . Es wurden diese Sammlungen aktualisiert und an den zunehmend DV-gestützten Unternehmensalltag angepasst.

Einen interessanten Artikel zu den GoBD haben wir auf unserem Blog unter dem Titel „Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD“ veröffentlicht.

Wie unterstützt Sie Kontolino! bei der Erfüllung der GoBD?

Kontolino! ist auf die Erfüllung der GoBD ausgelegt, in dem es die Voraussetzungen dafür bietet, dass ein Unternehmer eine ordentliche Buchführung unterhalten kann. Die GoBD schließen ausdrücklich eine Zertifizierung von Software-Programmen aus, da die GoBD nur einzuhalten sind, wenn der Unternehmer sorgfältig dokumentiert, aufzeichnet und archiviert. Eine Software kann die dazu notwendigen Einzelschritte abdecken, aber nicht dafür sorgen, dass der Anwender das auch richtig macht. Zwar gibt es leider schwarze Schafe auf dem Markt der Buchführungsprogramme, die mit Testaten und Zertifikaten der GoBD-Konformität ihrer Programme werben, aber wenn Sie sich diese Schriftstücke einmal genau durchlesen, finden Sie jede Menge Wenns und Fußnoten, die letztendlich nur besagen, dass, wenn Sie alles richtig machen, die Software kein Hindernis darstellt, dass das auch richtig ist (Mehr dazu können Sie in unserem Blog Beitrag „Warum Kontolino! kein GoBD-Zertifikat hat“ lesen) . Wir sparen uns die Kosten für ein solches Testat und liefern Ihnen hier lieber einige wichtige Informationen dazu, wie Sie Ihre Buchhaltung mit Kontolino! GoBD-konform machen können.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen von jedem Unternehmer, dass er seine Vorgehensweisen zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen dokumentiert, damit auch im Nachhinein festgestellt werden kann, wie Sie bei der Buchhaltung arbeiten, in welchen Programmen Sie Daten dazu ablegen, wie Sie sicherstellen, dass Daten nicht manipuliert werden können oder zumindest Manipulationen erkannt werden können.

Wir haben für unsere Kunden eine Muster-Verfahrensdokumentation bereit gestellt, in der die relevanten Informationen zu Kontolino! bereits enthalten sind. Sie müssen dieses Dokument nur herunterladen und ergänzen.

Ablage elektronischer Belege

Eine zentrale Regelung der GoBD ist der Umgang mit Belegen. Dabei sind hier drei ganz wichtige Kernpunkte enthalten:

• Papierbelege können abgescannt und weggeworfen werden, wenn die elektronischen Abbilder entsprechend gute Qualität haben und wie bisher die Papierbelege mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei müssen sie manipulationssicher sein.
• Elektronische Belege, wie Sie zunehmend verwendet werden, müssen elektronisch archiviert werden. Ein Papierausdruck einer elektronischen Rechnung kann vom Betriebsprüfer jederzeit verworfen werden.
• Elektronisch archivierte Belege müssen so abgelegt werden, dass sie einem Buchungssatz eindeutig zuordenbar sind

Kontolino hat dazu ein elektronisches Belegarchiv, bei dem Sie an jeden Buchungssatz Belegdateien anheften können. Diese Funktionalität ist auf unseren Seiten „Belege buchen“ genauer beschrieben.

Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Buchungssätzen

In Randziffer 58 ff. der GoBD ist festgelegt, dass Aufzeichnungen über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nicht in einer Weise veränderbar sein dürfen, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Hiervon sind zum Einen Belege wie Rechnungen, Kontoauszüge etc. und zum anderen natürlich auch die Buchungssätze selbst betroffen.
Kontolino! erfüllt diese Anforderung folgendermaßen:

• Eine einmal ins Belegarchiv eingestellte Datei kann nicht mehr verändert werden. Es gibt keinerlei Möglichkeit, die Datei durch eine neue Version zu ersetzen. Es ist möglich, einem Buchungssatz eine neue Belegdatei zuzuordnen (also eine neue Datei hochzuladen), aber die alte Belegdatei ist in der Änderungshistorie des Buchungssatzes nach wie vor abrufbar.
• Kontolino! protokolliert sämtliche Änderungen an einem Buchungssatz inklusive Änderungszeitpunkt und dem Benutzer, der eine neue Version eines Buchungssatzes abgespeichert hat. Die komplette Änderungshistorie eines Buchungssatzes kann nahtlois nachverfolgt werden. Das gilt auch für Buchungssätze, die storniert werden. Diese sind ebenfalls mit ihrer vollständigen Änderungshistorie in Kontolino! nachlesbar.

Mehr Informationen zur Protokollierung von Änderungen finden Sie weiter unten.

Die GoBD fordern, dass ein Buchhaltungsprogramm Veränderungen an Buchungssätzen und sonstigen Aufzeichnungen nur zulassen darf, wenn sicher gestellt ist, daß der ursprüngliche Zustand des Dokuments bzw. des Buchungssatzes jederzeit noch erkennbar ist. Im BMF-Schreiben liest sich das dann etwas sperriger (Zitat der Randziffer 58 aus dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014):

Kontolino! löst diese Aufgabe für Buchungssätze in der Form, dass sämtliche Änderungen und Löschungen von Buchungssätzen mitprotokolliert werden. Diese Protokollierung umfasst neben dem alten Stand eines Buchungssatzes vor einer Änderung auch den genauen Zeitpunkt der Änderung sowie den Benutzer, der eine Änderung durchgeführt hat.

Protokollierung aller Änderungen und Löschung von Buchungssätzen

Kontolino! behält auch die komplette Historie von Buchungssätzen in diesem Protokoll, die storniert bzw. gelöscht werden. So kann auch gezielt nach Buchungssätzen recherchiert werden, die gelöscht wurden.

Diese Protokollierung passiert für Kontolino!-Nutzer völlig transparent und voll automatisch im Hintergrund. Als Nutzer haben Sie lediglich lesenden Zugriff auf diese Protokolldaten, Manipulationen sind hier ausgeschlossen.

So können Sie bzw. ein Betriebsprüfer auch nach Jahren noch herausfinden, welche Änderungen an einem Buchungssatz durchgeführt wurden, wenn es einmal Anlass zur Diskussion gibt.

Wie kann ich die Historie eines Buchungssatzes in Kontolino! einsehen?

Im Buchungsjournal können Sie bei jedem Buchungssatz, der mindestens einmal geändert wurde, mit dem Menüpunkt „Änderungsprotokoll“ die Historie eines Buchungssatzes aufrufen:

Die Übersicht der Änderungen zeigt nun alle Bearbeitungsschritte des Buchungssatzes in absteigender zeitlicher Reihenfolge an. Die ältesten Änderungen des Buchungssatzes stehen also unten, die neuesten oben in der Liste:

Jeder Eintrag der Liste repräsentiert eine Änderung des Buchungssatzes. In der ersten Änderung wurde der Betrag der Buchung von 107,77 € zu 112,36 € geändert. Die zweite Änderung wurde durchgeführt, um die Mehrwertsteuer für einen innergemeinschaftlichen Erwerb festzulegen.

Wie kann ich die gelöschten Buchungssätzen in einer Buchungsperiode einsehen?

Um zu sehen, welche Buchungssätze in einer Buchungsperiode gelöscht wurden, finden Sie im Menü „Auswerten“ der Eintrag „Gelöschte Buchungen“. Dieser Eintrag erscheint nur, wenn auch wirklich gelöschte Buchungssätze zu einer Buchhaltung existieren.