Für Nutzer von Billbee und Kontolino! gibt es eine wichtige Neuerung, die leider zu einem gewissen Mehraufwand führt. Sie hängt mit der Pflicht zusammen, Rechnungen bestimmter Plattformen nach gewisser Zeit zu anonymisieren und zu archivieren.
In den letzten Wochen erreichten uns zunehmend Beschwerden von Nutzern, deren Import von Rechnungsdaten aus Billbee nicht funktioniert hatte. Einige Rechnungen wurden zwar importiert, aber keine Belegabbilder (PDF-Dateien) angehängt.
Zunächst gingen wir von einem Fehler in unserer Schnittstelle aus und versuchten, die Ursache zu finden. Letzlich war aber nur klar, dass immer wieder die selben Rechnungen ohne Belegabbilder per API bei uns ankamen.
Dabei war die Fehlermeldung vom API ein wenig irreführend. Einerseits wurde explizit angegeben, dass kein Fehler vorliege, aber gleichzeitig wurde per Fehlertext darauf hingewiesen, dass die Rechnung nicht änderbar sei. Letzlich klärten wir die Situation mit Billbee. Es handelt sich nicht wirklich um einen Fehler bei der Sache, aber eben auch nicht um einen fehlerfreien Abruf der Rechnung … 😉
Hintergrund der Sache ist, dass Billbee aufgrund von Anforderungen, die von große Plattformen her kommen, Rechnungen archivieren und anonymisieren muss. Dabei wird dann auch das Erzeugen einer Rechnungs-PDF unterbunden. Für Archivierte Rechnungen gibt es keine Rechnung mehr. Es gibt auch per API keine Möglichkeit, dies zu beeinflussen. Billbee-Nutzer können mit Hilfe eines manuell anzustoßenden Wiederherstellungsprozess dafür sorgen, dass auch nach der Archivierung wieder Rechnungsdokumente nachgeneriert werden können.
Es gibt einen Weg, diese Rechnungen wiederherzustellen, aber ausschließlich über die Billbee-Oberfläche. Mehr dazu finden Sie auf den Hilfeseiten von Billbee.
Für Kontolino!-Nutzer hat das nun folgende Auswirkungen: Sie müssen auf jeden Fall sicherstellen, dass die Rechnungen allesamt noch nicht archiviert sind oder sie wieder herstellen, bevor der Import angestoßen wird. Ansonsten kann Kontolino! zwar die Rechnungsdaten herunterladen und verbuchen, aber eben keine PDF-Rechnung an die Buchungen anhängen. Die Rechnungs-PDFs sind dann nicht in unserem GoBD-konformen Belegarchiv gespeichert und Sie müssen selbst dafür sorgen, dass Ihre Archivierug GoBD-konform ist.
Leider gibt es zu dieser Maßnahme keine Alternative, da per API keine Wiederherstellung möglich ist.
Um Sie vor dem Import an diese Tatsache zu erinnern, warnen wir künftig vor jedem Import mit diesem Hinweis:
Zusammenfassung
Mit dieser Änderung hoffen wir, dass Sie zukünftig nicht mehr vor dem Problem stehen, dass Sie Ihre Rechnungen ohne Belegdatei von Billbee nach Kontolino! nicht importieren können. Allerdings: Ohne Ihre Aufmerksamkeit und entweder der Wiederherstellung der Rechnungen oder Ihrer eigenen separaten GoBD-konformen Dateispeicherung, geht es in Zukunft leider nicht.