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um 08:00:38

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Kontolino! Archiv ist unser neues Paket für die GoBD-konforme Archivierung der Buchhaltung

Nicht erst seitdem die neuen GoBD gelten, haben Unternehmer die Pflicht, ihre Buchführungsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren und für eine Betriebsprüfung zur Verfügung bereit zu halten. Allerdings haben sich durch die Änderungen der GoBD ein paar neue Aspekte der Archivierung ergeben, vor allem eben für elektronische Belege oder Belege, die im Zuge eines ersetzenden Scannens nur noch als Dateien aufbewahrt werden, während die Papierbelege bereits ein neues Leben als Serviette oder Schulheft fristen.

Konkret müssen alle Belege und Aufzeichnungen, die zur Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsfvorfalls notwendig sind (das können neben Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheinen auch E-Mails etc. sein) nach Ablauf eines Geschäftsjahres für 10 Jahre aufbewahrt werden. Während dieser Zeit gelten natürlich weiterhin alle Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit von Änderungen soqie die Möglichkeit, auch die ursprüngliche Form geänderter Unterlagen sichtbar machen zu können.

Für Nutzer eine Cloud-basierten Buchhaltungslösung stellt sich daher die Frage, wie man ein solches Langzeitarchiv realisieren soll. Insbesondere dann, wenn man die Geschäftstätigkeit aufgibt oder seinen Buchhaltungsanbieter wechselt.

Ein Weg kann sein, die Dateien vom Cloud-Anbieter herunter zu laden und auf eigene Faust zu archivieren. Dabei stellt sich natürlich stets die Frage, in wie weit das heimische NAS-Gerät oder ein USB-Stick im Tresor die Anforderungen der GoBD erfüllen kann. Auch das Übertragen von Buchungen und Belegabbildern von einem Buchhaltungsdienst zum Anderen kann problematisch sein, wenn man die GoBD wörtlich nimmt, müsste man auch auf dem Übertragungsweg eine Manipulation der Dateien ausschliessen. Das ist nicht wirklich einfach…

Eine andere Lösung kann unser neues Paket Kontolino! Archiv sein, mit dem Sie Ihre Buchungen und Belege, die Sie in Kontolino! erfasst haben, für 10 Jahre bei uns archivieren. Im Grunde ist unser Archivpaket eine vollwertige Kontolino!-Lizenz, nur eben ohne die Möglichkeit, neue Belege hochzuladen oder Buchungssäztze zu verändern. Ein Nur-Lesen-Kontolino!, um es in einem Begriff zu beschreiben.

Mit diesem Paket können Sie preiswert und ohne jeden Aufwand Ihre Daten in unserem GoBD-konformen Archiv belassen und das Thema abhaken. Wir kümmern uns dann um den Rest. Für volle 10 Jahre.

Da Sie mit diesem Paket keine neuen Buchungen mehr erfassen oder Änderungen an den Daten vornehmen können, ist diese Paket natürlich deutlich preisgünstiger, als ein normales Kontolino!-Paket. Für nur 1 € pro Monat sind Sie dabei. Und da dieses Paket nur für volle 10 Jahre Sinn macht, lösen Sie das Paket einfach für 120 Monate im Voraus. Das bedeutet, für einen einmaligen Betrag von 120 € zzgl. MwSt haben Sie Ihre Daten in einem sicheren, GoBD-konformen Archiv. Und das ganz ohne Daten zu bewegen oder sich um irgend etwas zu kümmern oder gar eine neue Software kennen lernen zu müssen.

Wer braucht das Paket Kontolino! Archiv?

Das Paket Kontolino! – Archiv lösen Sie nur dann, wenn Sie wirklich nicht mehr mit Kontolino! arbeiten möchten. Es umfasst alle Ihre erfassten Daten, auch wenn Sie Kontolino! schon 5 Jahre oder länger genutzt haben. Kunden, die jährlich ihr Kontolino!-Paket verlängern oder upgraden, benötigen kein Archivpaket, ihre Daten werden ohnehin bei uns archiviert.

Kontolino! Archiv ist also nur für sie interessant, wenn Sie:

  • Ihre Selbständigkeit beenden
  • sich entscheiden, Ihre Buchhaltung künftig nicht mehr mit Kontolino! zu führen (Wechsel zu einem anderen Buchhaltungsprogramm oder zu einem Steuerberater)

Beides sind natürlich Ereignisse, die wir Ihnen und uns nicht wünschen. Aber sie kommen vor und es bedarf einer Lösung dafür.

Wir stehen Ihnen wie immer gerne für Fragen, Probleme und Verbesserungsvorschläge zur Verfügung.

Eine wichtige Frage in diesem Zusammenhang ist die folgende:

Was passiert, wenn ich nicht mehr mit Kontolino! arbeiten will und auch kein Archivpaket kaufen möchte?

Wir halten einen ganz ansehnlichen Maschinenpark vor, der groß genug sein ist, alle unsere Kunden mit genügend Rechenkraft und Speicherplatz zu versorgen – auch an hektischen Tagen kurz vor z.B. einem UStVA-Termin. Diese Infrastruktur kostet Geld. Und dieses müssen wir zunächst einmal verdienen, um die Infrastruktur zuverlässig finanzieren und betreiben zu können. Deshalb müssen wir Daten ehemaliger Kunden von unseren Servern entfernen, um den Platz für zahlende Kunden frei zu haben.

Wir räumen unseren Kunden mit Ablauf eines Paketes noch eine gewisse Zeit ein, während der sie sich entscheiden können, ob sie ihre Daten von unseren Servern exportieren und in Eigenregie archivieren möchten (Dazu dient z.B. unser DATEV-Export mit Belegdateien) oder aber unser Archivpaket lösen möchten. Dazu erhalten Sie von uns eine Mail zur Erinnerung. Nach einer gewissen Frist löschen wir Ihre Daten unwiderruflich von unseren Servern.

2 Antworten zu “Kontolino! Archiv ist unser neues Paket für die GoBD-konforme Archivierung der Buchhaltung”

  1. 08.01.2019
    Das finde ich eine sehr wertvolle und auch faire Sache. 3 Daumen hoch. 😉
    Aber… ich bleibe lieber bei Kontolino! 🙂
    LG Ute Schlosser

    • Wenn Sie uns treu bleiben, ist uns das allemal lieber 😉
      Aber es gibt eben andere Nutzer, die aus den verschiedensten Gründen nicht mehr mit Kontolino! arbeiten möchten/müssen. Zum Beispiel, weil sie ihr Geschäft aufgegeben haben, weil sie festgestellt haben, das Selbstbuchen ist einfach nichts für sie, oder eben auch, weil sie ein für sie noch besser passendes Programm gefunden haben (wo auch immer das sein soll.. 😉 )

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