Ein unverzichtbares Mittel in der digitalen Welt: ein Ort in dem Sie Ihre elektronischen Belege, die Sie für Ihre Buchhaltung benötigen ablegen können. Und natürlich möglichst nach Belegen suchen und kein Beleg mehr verloren geht – weil ohje Sie ausversehen die Mail, in der sich die Rechnung befand, schon gelöscht haben. Dies bietet Ihnen die Belege-Inbox von Kontolino!.
In anderen Worten ausgedrückt ist die Belege-Inbox ein Aufbewahrungsort für Sie für alle Belege, die Sie in Ihrer Buchhaltung noch brauchen werden. Ihre Belege warten dort, bis Sie wieder für Ihre Buchhaltung Zeit haben und gehen nicht verloren.
Belege in der Inbox ablegen
Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihre Belege in die Belege-Inbox zu legen. Sei es einfach per Weiterleitung Ihrer Mail an Ihre Mailadresse für die Belege-Inbox. Oder Sie nutzen Ihre Scan- und Sende-Funktion des Druckers. Oder Sie fotografieren Ihren Kassenzettel mit Ihrem Handy und nutzen die „Teilen“-Funktion und schicken das Bild so an Ihre Mailadresse für die Belege-Inbox.
Das hat den Vorteil für Sie, dass Sie sofort, wenn Sie einen Beleg erhalten, diese in Ihrer Buchhaltung ablegen können – und dieser eben nicht verloren gehen kann.
Aber natürlich können Sie auch den Beleg aus Ihrem Ordner-System Ihres PCs in die Inbox legen. Dazu steht Ihnen ein Upload-Button zur Verfügung.
Was Sie dabei beachten müssen, ist dass der Beleg nicht größer als 2 MB sein – und pro Upload-Vorgang können maximal 10 Belege hochgeladen werden.
Funktionen in der Belege-Inbox
Ihre Buchhaltung steht wieder an, und Sie wollen Ihre Belege aus der Inbox erst einmal sichten, um sich einen Überblick zu verschaffen? Dann gehen Sie direkt aus dem Anmeldebildschirm in Ihre Belege-Inbox und lassen Sich alle Belege anzeigen. Natürlich können Sie dort auch gezielt nach verschiedenen Belegen mit der Zuhilfenahme der Suchmaske suchen.
Nun können Sie Sich alle Belege einzeln anzeigen lassen, um nochmal zu schauen, um was es eigentlich ging. Klicken Sie dazu einfach auf den Beleg und dieser erscheint auf Ihrem Bildschirm. Alles klar, dann vergeben Sie dem Beleg doch einen sprechenden Titel. Dieser Titel wird dann automatisch als Buchungstext übernommen, wenn Sie später den Beleg verbuchen wollen. Übrigens: der Titel, dessen Bearbeitung und Übernahme in den Buchungstext ist ein neues Feature, das wir entwickelt haben.
Belege der Belege-Inbox verbuchen
Nun können Sie entweder direkt aus der Belege-Inbox Ihre Belege nach und nach verbuchen. Dazu nutzen Sie den blauen Pfeil hinter jedem Beleg. Oder aber Sie verbuchen zum Beispiel Ihren Bankauszug und ziehen Sich dazu die passenden Belege aus der Inbox heraus heran. Dies ist einzeln bei jedem Buchungssatz möglich. Pro Buchungssatz können Sie übrigens bis zu 5 Belegen abspeichern.
Zusammenfassung
Die Belege-Inbox ist sehr praktisch, um Belege für Ihre Buchhaltung schnell und einfach abzulegen. Am Besten gleich wenn Sie neue Rechnungen erhalten. So geht nichts verloren. Einmal in der Inbox abgelegt, können Sie Ihre Belege von dort aus sichten, Titel vergeben und verbuchen. Dabei haben wir das Feature, dass Sie Ihren Belege Titel vergeben können und dieser als Buchungstext übernommen wird, neu entwickelt.
Alles Wissenswerte und weitere Details zur Belege-Inbox finden Sie in unserem Handbuch.