Nicht immer, wenn Ihnen ein Beleg in die Hände fällt, ist der richtige Zeitpunkt, ihn auch gleich zu bearbeiten und in die Buchhaltung einzutragen. Vielleicht sind Sie gerade an einem ganz anderen Thema dran oder sind gerade unterwegs. Und doch sollte der Beleg nicht vergessen werden. Den Tankbeleg einfach ins Handschuhfach legen oder die Mail mit der Rechnung für den Laptop einfach mal im Posteingangskorb liegen lassen, sind keine gute Option. Schließlich muss man sich dann, wenn man sich in Ruhe an die Buchhaltung setzt, auf die Suche machen. Wo war noch gleich der Kassenzettel für den Bürokaffee, wann ungefähr kam die Mail mit der Kaufrechnung für den neuen Office-Drucker? Oder war das eine Papierrechnung?
Hier kommt unsere Belege-Inbox ins Spiel. Sie ist Ihr virtueller Schuhkarton für Belege, Kassenzettel, Rechnungen und alle möglichen elektronischen Schnipsel, die für Buchungen relevant sind und in der Buchhaltung archiviert werden müssen. Aber eben nicht jetzt, sondern, wenn Sie das nächste Mal an Kontolino! sitzen und zum Beispiel Ihren Bankauszug des letzten Monats abarbeiten. Oder vielleicht auch gar nicht von Ihnen, sondern von Ihrem Kollegen, der die Buchhaltung dann später erledigen wird.
In der Inbox können Sie Ihre Belege auf Vorrat schon mal in Kontolino! abspeichern und dann später bearbeiten. Durch die Ablage in der Inbox wird der Beleg sofort in unsere Datensicherung einbezogen. Damit erfüllen Sie bereits die erste GoBD-Anfoderungen, dass Sie einen Buchungsbeleg zeitnah in ein „geordnetes System“ überführen müssen.
Wie Sie Belege in die Inbox legen können
Es gibt viele verschiedene Wege, Belege in die Inbox zu legen:
- Auf der Übersichtsseite von Kontolino! sehen Sie ein Widget mit dem Titel „Belege-Inbox“, in dem Sie auf einen Blick sehen, wie viele Belege aktuell in Ihrer Inbox liegen. Sie können hier aber auch einfach Dateien per Drag&Drop auf die Wolke in die Inbox hochladen. Wenn Sie auf die Wolke klicken, öffnet sich Ihr Dateimanager (z.B. Windows Explorer, Finder auf MacOS) und bietet Ihnen an, Dateien von Ihrem Dateisystem fürs Hochladen auszuwählen. Sie können hier mehrere Dateien auf einmal hochladen.
- Es gibt einen eigenen Bereich zur Verwaltung der Inbox. Diesen Dialog erreichen Sie über die Schalftfläche „zur Inbox“ im Übersichtswidget . Auch hier finden Sie eine Wolke zum Hochladen von Dateien in die Inbox:
Die Schaltfläche mit der Wolke dient hier dem Hochladen neuer Eingangsbelege. - Per E-Mail: Jeder Kontolino!-Nutzer erhält automatisch eine Mailadresse, an die er oder sie ihre Belegdateien senden kann. Diese werden regelmäßig automatisch in die Inbox des Benutzers gelegt. Diese Mailbox können Sie sehr effektiv etwa für folgende Szenarien nutzen:
- Sie erhalten eine Mail von einem Lieferanten mit wichtigen Dateien, die Sie in der Buchhaltung archivieren möchten, z.B. eine Vorkasse-Rechnung für ein Kabel oder ähnliches. Sie können sich diese Mail einfach an Ihre Inbox-Adresse weiterleiten. Kontolino! nimmt dann die angehängten Dateien in Ihre Inbox auf
- Sie scannen mit Ihrem mulitfunktionalen Drucker oder einem Scanner oder einer Scanner-App auf Ihrem Handy eine Rechnung ein und versenden sich diese direkt per Mail in die Inbox
- Sie fotografieren einen Kassenzettel im Supermarkt oder den Bewirtungsbon nach einem gemeinsamen Kaffee mit einem Kunden mit Ihrem Handy ab und senden sich dieses Bild per „Teilen“-Funktion direkt per Mail in die Belege-Inbox
Wo finde ich die Mailadresse, an die ich meine Belege senden kann?
Jeder Kontolino-Nutzer hat seine eigene individuelle Mailbox, an die die Belege gesandt werden können. Diese steht im Übersichts-Widget oder auf der Inbox-Verwaltungsseite. Bitte nutzen Sie genau diese Adresse für den Versand, da ansonsten nicht zugeordnet werden kann, an wen dieser Beleg gehen soll. Er wird dann ignoriert bzw. vom System an den Absender der Mail zurück gesandt.
Anhängen der Belege an einen Buchungssatz
In jedem Dialog zur Erfassung von Buchungen finden Sie immer ein Icon zum Upload von Belegen und alternativ zur Suche von Belegen in der Inbox.
Klicken Sie einfach auf das Inbox-Symbol, um eine Liste aller Belege in Ihrer Mailbox zu sehen und sich einen davon auszusuchen. Hier werden nicht nur die Belege angezeigt, die Sie selbst in die Inbox gelegt haben, sondern auch alle, die andere Nutzer in Ihrer Firma in die Inbox gelegt haben.
Es ist also problemlos möglich, dass Sie Belege in die Inbox schicken, die dann ein anderer Nutzer verbucht. Beim Beleg ist immer auch festgehalten, wer ihn hochgeladen oder eingesandt hat, damit man Rückfragen zu einem Beleg klären kann. Sie können bis zu 5 Belege pro Buchung aus einer der beiden Quellen an einen Beleg hängen und dabei auch Dateien aus beiden Quellen mischen.
Voraussetzungen für Dateien, die in die Inbox geladen werden sollen
- Die Dateien dürfen jeweils nicht größer als 2 MB sein. Wenn Sie größere Dateien haben, etwas sehr umfangreiche PDFs, nutzen Sie entsprechende Werkzeuge, die etwa die Bilder in einem solchen PDf verkleinern können.
- Es können maximal 10 Dateien in einem Vorgang hochgeladen werden
- Sie sollten darauf achten, dass die Dateinamen der Dateien in UTF-8 oder ISO-8859 codiert sind. Codierungen wie UTF-16 oder UTF-32 können zu Problemen bei z.B, Umlauten etc. führen, die dann in Kontolino! nicht korrekt dargestellt werden
- Wenn Sie sich die Belege per Mail in die Inbox senden, sollten Sie darauf achten, dass in der Mail keine unnötigen Bilder eingebunden sind, etwa Ihr eigenes Firmenlogo oder ein Werbebanner Ihrer Scanner-App oder ähnliches. Kontolino! kann nicht erkennen, dass dieses angehängte Bild eigentlich nicht in die Buchhaltung gehört. Es wird also auch diese Datei in die Inbox legen. Im schlimmsten Fall jedes einzelne Mal, wenn Sie sich Dateien zusenden.
