Bereits jetzt ist die elektronische Rechnungsstellung Pflicht, wenn diese an den Bund gestellt werden -außer diese überschreitet nicht den Betrag von 1.000 Euro (siehe dazu auch „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes)“. Was ist überhaupt eine sogenannte elektronische Rechnung oder kurz eRechnung? Eine eRechnung ist jede Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und deren Inhalte elektronisch und automatisch verarbeitet werden kann.
Neue Begrifflichkeiten im Detail
Bisher hat man von Rechnung und elektronischer Rechnung gesprochen. Wobei man bei letzterem auch erzeugte pdf-Rechnungen meinte, die per Mail versandt wurden. Dies ist ab dem 01. Januar 2025 nicht mehr der Fall. Ab dem Jahr 2025 spricht man von eRechnungen nur noch dann, wenn diese in einem strukturieren Format ausgestellt wurde und somit beim Empfänger automatisiert verarbeitet werden kann.
Alle Papierrechnungen oder auch pdf-Rechnungen ohne strukturierte Daten werden in Zukunft als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet.
Welche strukturierten Formate sind möglich?
Grundsätzlich lässt das der Gesetzgeber offen. So können auch zwei Unternehmen untereinander ein Format vereinbaren, in dem Sie Ihre Rechnungen austauschen möchten. Allerdings gibt es zwei Standards, die explizit erwähnt werden und die sich wohl durchsetzen werden. Der eine Standard nennt sich XRechnung, der andere ZUGFeRD. Diese beiden werden explizit auch in einem BMF-Schreiben vom 02.10.2023 erwähnt. Die XRechnung kommt bereits im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (siehe Einleitung) zum Einsatz. Das ZUGFeRD-Format ist eine pdf-Datei, die zusätzlich Daten in einer sogenannten XML-Struktur beinhaltet. Somit ist dieses Format für Menschen und Maschinen lesbar.
Wer muss in Zukunft eine eRechnung ausstellen?
Sie müssen dann eine eRechnung ausstellen, wenn Ihre Kunden Unternehmer sind und Sie und Ihr Kunde im Inland ansässig sind. Ausgenommen sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen über steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 – 29 UStG.
Wie ist gerade die Planung zur Einführung der eRechnung?
Die zeitliche Planung ist im Wachstumschancengesetz verankert, das inzwischen verabschiedet wurde (siehe hierzu auch unseren Blogbeitrag zum Wachstumschancengesetz). Eine grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung von eRechnungen ist zum 01.01.2025 geplant. Da dies aber an Rechnungssysteme erhebliche Aufwendungen bedeutet, sind großzügige Übergangsfristen verabschiedet worden:
Bis Ende 2026 können weiterhin alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch pdf-Rechnungen oder Papierrechnungen. Bis zum Ende 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt Ihr Kunde stimmt zu und Sie als Rechnungsaussteller haben einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen eRechnungsvorgaben eingehalten werden.
Als Empfänger einer eRechnung
müssen Sie ab dem 01. Januar 2025 in der Lage sein eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Sollte Ihr Lieferant von der im Abschnitt davor genannten Übergangsregelung, Gebrauch machen, müssen Sie natürlich keine eRechnung von ihm in Empfang nehmen und verarbeiten können.
Was plant Kontolino!?
Für Kontolino! ist geplant, dass das ZUGFeRD-Format für die Erstellung von Rechnungen ermöglicht wird. Derzeit sind wir in den ersten Schritten, um die Daten zusätzlich in der pdf-Datei in der vorgegebenen Struktur abzubilden. So haben wir bereits die Adressdaten und die Mengeneinheiten in das vorgegebene Format überführt. Das bedeutet für Sie, dass Ihre neuen Rechnungen bereits was die Adressdaten und Mengeneinheiten angeht ZUGFeRD-kompatibel sind.
Allerdings müssen Sie überprüfen, ob Sie eigene Mengeneinheiten angelegt haben. Wenn ja, müssen Sie einen zusätzlichen Code eingeben. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite „Einheiten„.
Auch kann es passieren, dass wenn Sie alte Rechnungen kopieren, die Adressdaten einmalig neu ausfüllen müssen. Dies ist notwendig, da die Struktur der Adressdaten in Kontolino! an die offizielle Datenstruktur angepasst wurde.
Sprich, wir planen zuerst die Erstellung von Rechnungen als eRechnung umzusetzen und direkt danach wird in Kontolino! auch der Empfang von eRechnungen im ZUGFeRD-Format und XRechnungsformat für Sie umgesetzt werden.
Inzwischen wurde implementiert, dass die Briefbögen auf pdfA/3-b-Kompatibilität in Kontolino! geprüft werden können. Zusätzlich können Sie nicht valide-Briefbögen in Kontolino! austauschen. Mehr dazu finden Sie in unserem Blog-Artikel: „Neue Features beim Schreiben von Rechnungen„.
Zusammenfassung
Auch wenn es im ersten Schritt eine starke Umstellung und erhöhten Arbeitsaufwand bedeutet: Auf lange Sicht wird es eine große Zeitersparnis bedeuten, wenn alle relevanten Rechnungsdaten elektronisch auslesbar und verarbeitbar sein werden. Kontolino! macht sich mit auf die Reise und setzt nach und nach das ZUGFeRD-Format um. Im Anschluss daran, wir der Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat umgesetzt. Wir halten Sie auf jeden Fall auf dem Laufenden.