Unter dem Menüpunkt „Buchen -> Belege buchen“ bzw. „Buchen -> Bankauszüge“, können Sie Ihre Buchungen erfassen. Dabei können Sie beliebige Konten buchen und elektronische Belege an die Buchung heften. Dabei ist der Buchungsdialog so aufgebaut, dass Sie auf der linken Seite alle Angaben, die die Buchung betreffen sehen und auf der rechten Seite, alle Angaben, die den Beleg betreffen. Welche Eingabefelder es in Kontolino! gibt, erläutern wir Ihnen von oben nach unten nachstehend. Zuerst fangen wir mit den Informationen zur Buchung an:
Informationen zur Buchung
Buchungsvorlage suchen
Hier können Sie durch Tippen eines kurzen Stichwortes, das den Geschäftsvorfall erkennbar beschreibt nach einer passenden Buchung zu suchen. Beispiele für solche Texte sind: „Einkauf von Druckerpapier“, „Handy-Rechnung“, „Hotelrechnung“. Sobald Sie ein paar Zeichen eingegeben haben, durchsucht Kontolino! Ihre bestehenden Buchungssätze nach Buchungstexten, die ähnlich zum eingegebenen Text sind. Außerdem werden in dieser Auswahlliste alle Buchungsmuster und Vorschläge aus dem Buchungsassistenten angezeigt, deren Buchungstext oder eines der ihm zugeordneten Schlagwörter zum eingegebenen Suchbegriff passen. Sobald Sie einen passenden Eintrag ausgewählt haben, werden die Felder Soll- / Habenkonto und Mehrwertsteuercode entsprechend vorbelegt.
Datum
Hier geben Sie in der Regel das Datum des Belegs an. Mit dem Kalender-Icon können Sie einen Kalender aufrufen, um das Datum mit der Maus auszusuchen.
Leistungsdatum
Dieses Feld ist optional. Das Feld wird benutzt, um den Zeitraum der Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerfälligkeit zu definieren. Bleibt das Leistungsdatum leer, wird der Buchungsbetrag dieser Buchung zum Buchungsdatum in die Umsatzsteuervoranmeldung übernommen. Wird es ausgefüllt, dann wird der Buchungsbetrag dieser Buchung zum Leistungsdatum in die Umsatzsteuervoranmeldung genommen. D.h. Sie müssen das Leistungsdatum immer dann ausfüllen, wenn der Buchungsbetrag zu einem anderen Zeitpunkt als dem Buchungsdatum in die Umsatzsteuervoranmeldung genommen werden muss.
Zusätzlich macht es eventuell Sinn das Leistungsdatum auszufüllen, wenn Sie mit Ihrem Steuerberater die Daten über unsere DATEV-Schnittstelle austauschen. Denn dieses Feld wird in DATEV verwendet. Klären Sie dies doch am Besten mit Ihrem Steuerberater ab.
Buchungstext
Hier können Sie einen treffenden Text für Ihre Buchung eingeben: z. B.“ „Zahlungseingang zur Rechnung Nr. 123“. Manchmal ist der Text durch Kontolino! bereits automatisch vorausgefüllt. Diesen können Sie, falls er passt, stehen lassen aber natürlich auch beliebig verändern
Sollkonto
Hier erfassen Sie das Sollkonto der Buchung. Dieses Feld zeigt Ihnen zu Ihrer Eingabe passende Konten aus dem Kontenplan an, sobald Sie ein paar Zeichen eingegeben haben. Dabei können Sie entweder die Kontonummer oder den Namen des Kontos oder einer Kontengruppe eingeben, um nach geeigneten Konten zu suchen. Weitere Informationen über das Sollkonto finden Sie unter Grundlagen der Buchführung.
Habenkonto
Hier erfassen Sie das Habenkonto der Buchung. Dieses Feld zeigt Ihnen zu Ihrer Eingabe passende Konten aus dem Kontenplan an, sobald Sie ein paar Zeichen eingegeben haben. Dabei können Sie entweder die Kontonummer oder den Namen des Kontos oder einer Kontengruppe eingeben, um nach geeigneten Konten zu suchen. Weitere Informationen über das Habenkonto finden Sie unter Grundlagen der Buchführung.
Bruttobetrag
Hier geben Sie den Betrag der Buchung (Brutto) ein. Wenn es sich um einen Geschäftsvorfall mit Mehrwertsteuer handelt, geben Sie hier bitte den Bruttobetrag incl. Mehrwertsteuer ein. Mehr zu den verschiedenen Umsatzsteuertatbeständen, die Sie in Kontolino! buchen können, finden Sie auf unserer Seite Umsatzsteuertatbestände.
Mehrwertsteuer-Satz
Wenn es sich bei dem Geschäftsvorfall um eine Rechnung mit Mehrwertsteuer handelt, wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuer-Satz aus. Dabei unterstützt Sie Kontolino!: Ihnen werden aus allen vorhandenen Mehrwertsteuercodes nur die möglichen Codes zur Auswahl angeboten. So können Sie z. B. einen Einkauf (Buchung auf ein Aufwandskonto im Soll) nur mit einem Vorsteuercode buchen. Andersherum können Sie auch nur einen Verkauf (Umsatzerlöskonto auf der Habenseite) Ihrerseits nur mit einem Umsatzsteuercode buchen. Sobald sich aus dem Bruttobetrag und dem gewählten Mehrwertsteuer-Code ergibt, wird dieser Betrag hinter dieser Auswahlliste angezeigt. Kontolino! verbucht die Mehrwertsteuer zudem automatisch auf den richtigen Konten und sammelt die entsprechenden Informationen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt.
Umsatzsteuer-ID des Abnehmers
Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn es sich bei dem zu erfassenden Geschäftsfall um eine innergemeinschaftliche Lieferung an einen Kunden im EU-Ausland handelt. Dann allerdings ist es ein Pflichtfeld, da Sie diese Nummer auch in der zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern melden müssen. Für alle anderen Fälle ist dieses Feld nicht bearbeitbar.
Kostenstelle
Ab dem Paket Kontolino! Classic, können Sie eine Kostenstelle für Ihren Buchungssatz auswählen. Somit können Sie später Ihre Buchhaltung anhand der Kostenstellen auswerten.
Informationen zum Beleg
Nachfolgend erläutern wir Ihnen, wie Sie Ihre Belege an einen Buchungssatz einfügen können.
Belegnummer
Bis auf wenige Ausnahmen gibt es zu jedem Buchungssatz einen Beleg, auf dem die Details zu einem Geschäftsvorfall nachvollzogen werden können. Das kann z.B. eine Telefonrechnung oder ein Tankbeleg sein. Sie klicken auf „Neu+“, wenn Sie einen neuen Beleg erfassen wollen. Danach können Sie entweder die Belegnummer durch einen automatischen Belegnummernkreis, den Sie auswählen, von Kontolino! erzeugen lassen – oder Sie stellen die Nummer auf manuell um. Sobald Sie „manuell“ ausgewählt haben, können Sie die Belegnummer eingeben.
Die Option „Vorhandener…“ benötigen Sie, wenn Sie mehrere Buchungen (Splittbuchungen) für einen Beleg z. B. auf Grund von verschiedenen Mehrwertsteuercodes, erfassen müssen. Dann erfassen Sie zuerst den Beleg und einen Buchungssatz dazu und lassen eine neue Nummer vergeben (z. B. die Nummer 3). Danach tippen Sie für die nächste Buchung zu diesem Beleg die eben vergebene Belegnummer (in unserem Beispiel die 3) im Feld hinter „Vorhandener…“ ein. Somit erscheint der Beleg von eben wieder und Sie können einen weiteren Buchungssatz zu dem Beleg erfassen ohne diesen Beleg erneut hochladen zu müssen. Diese Vorgehensweise können Sie beliebig oft wiederholen.
Vergessen Sie bitte bei einem Papierbeleg nie, die Belegnummer auf den Beleg zu schreiben, um auch später noch nachvollziehen zu können, was genau hinter einer Buchung steckt. Im Falle einer Betriebsprüfung ist auch sehr wichtig, dass Ihr Prüfer sich in den Belegen zurechtfindet und die passenden Buchungssätze dazu findet (und umgekehrt).
Elektronische Belege
Sobald Sie beim Beleg auf die Option „Neu+“ geklickt haben, erscheinen zwei Symbole, zum Upload von elektronischen Belegen (alle Formate sind erlaubt, allerdings darf die Anzahl von 5 Belegen und das Volumen von 2 MB pro Beleg nicht überschritten werden):
- Entweder Sie nutzen die den ersten Button (die „Wolke“): Sie ziehen aus Ihrem Explorer heraus die entsprechende Datei auf den „Wolke“-Button oder Sie klicken auf den „Wolke“-Button und der Explorer öffnet sich. Nun können Sie die Datei im Pfad entsprechend auswählen. Sobald Sie eine Datei hinterlegt haben, können Sie diese anklicken und sie wird im unteren Bereich dargestellt. Des weiteren können Sie diese von hier aus jederzeit wieder drucken oder erneut herunterladen und wo anders abspeichern.
- Oder Sie nutzen den zweiten Button (die „Belegschublade“ oder auch die „Belege-Inbox„): Sie haben die Möglichkeit einfach in diese Belegschublade jederzeit Dateien zu legen ohne diese gleich zu verbuchen. Nun können Sie diese von hier aus auswählen und an den Buchungssatz anhängen.
Mit Klick auf den Beleg, können Sie Sich jederzeit den Beleg anzeigen lassen. So können Sie bequem den Betrag und andere Informationen direkt übernehmen.
Entfernen
Sollten Sie aus Versehen einen falschen Beleg an die Buchung gehängt haben, dann können Sie den Beleg von der Buchung mit dem „Entfernen“- Button trennen. Bitte beachten Sie dabei, dass der bereits verbuchte Beleg immer seine Nummer behält. Denn alle Änderungen müssen laut GoBD nachvollziehbar sein und so darf Kontolino! keinen bereits verbuchten Beleg löschen und dieser bleibt somit immer mit seiner Belegnummer erhalten. Sie können dem Beleg nur einer anderen Buchung zuordnen.