Mit Hilfe einer Kostenstelle lassen sich Ihre Buchungssätze gezielt kategorisieren und zum Beispiel die Kosten für einzelne Produkte oder Projekte genau verfolgen und auswerten. Auch können Sie Kostenblöcke wie KFZ-Kosten bei mehreren Fahrzeugen voneinander trennen, ohne dafür separate Konten in der Buchhaltung führen zu müssen.
Auch wenn die Bezeichnung „Kostenstelle“ impliziert, man könne damit nur Transparenz in die Ausgaben der Firma bringen, ist das natürlich auch für Einkünfte möglich. So können Sie eine Kostenstelle auch dazu nutzen, Ihre Einnahmen zu kategorisieren und nach bestimmten Kriterien auszuwerten. So können Sie etwa mit Hilfe einer Kostenstelle für einen wichtigen Kunden gezielt auswerten, wie hoch die Einnahmen und Kosten für diesen Kunden sind.
Kontolino! gibt Ihnen alles an die Hand, um Ihre Buchungen in Kostenstellen einzuordnen und diese gezielt auszuwerten. Wie das geht, beschreiben wir in diesem Kapitel des Online-Handbuchs zur Buchhaltungssoftware Kontolino!.
Ein allgemeingültiges Rezept für die Gliederung Ihres Unternehmens in Kostenstellen kann nicht gegeben werden, vielmehr können lediglich mögliche Gliederungsgesichtspunkte zu bedenken gegeben werden:
- Gliederung der Kostenstellen nach Objekten (Projekte, Kunden, Verkaufsgebieten)
- Gliederung der Kostenstellen nach Verantwortungsbereichen (Abteilungsleiter, Meister…)
- Gliederung nach rechentechnischen Gesichtspunkten (d.h. die Kosten und Leistungen sind möglichst oft zuordenbar: z. B. nach Projekten, Trennung der Kosten für verschiedene Leasingautos)
Dabei gehen die verschiedenen Gliederungspunkte in der Praxis dazu, dass diese gemischt werden und nicht in Reinform in Unternehmen Verwendung finden.
Das heißt Sie sind völlig frei in der Wahl Ihrer Kostenstellen. Sie sollten Sich einfach nur überlegen:
- welche Zuordnungsmöglichkeiten für Leistungen und Kosten hat mein Unternehmen
- mit welchen Auswertungen, kann ich mein Unternehmen besser steuern (z. B., ab wann sind meine direkten Kosten für einen Auftrag / ein Projekt / ein Produkt abgedeckt, so dass in Zukunft ein passender Preis gefunden werden kann)
In der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! können Sie ab dem Paket „Classic“ Ihren Buchungen Kostenstellen zuordnen und am Schluss die Kostenstellen auswerten, um für die Zukunft, die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Dabei sehen Sie bei unserer Übersicht zuerst für Ihren frei wählbaren Zeitraum alle Kosten und Erträge (Profit), die Sie auf die Kostenstelle gebucht haben. Daraus dann der Gewinn oder Verlust pro Kostenstelle. Wollen Sie nun in die Tiefe gehen reicht ein Doppelklick auf die Kostenstelle und Sie bekommen alle Buchungen gelistet, die der Kostenstelle zugeordnet wurden. So können Sie vom Groben ins Feine analysieren, wo Ihre Firma gut läuft und wo noch Verbesserungspotential vorhanden ist.
- Möchten Sie verschiedene Projekte miteinander vergleichen?
- Wollen Sie verschiedene Maschinenkosten miteinander vergleichen?
- Wollen Sie verschiedene Leasing-Fahrzeugkosten miteinander vergleichen?
- Möchten Sie die Kosten für verschiedene Fahrzeuge gesondert aufschlüsseln?
Je nachdem können Sie nun nach der Struktur, die am Besten zu Ihrem Unternehmen passt, in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! Kostenstellen anlegen. Dazu gehen Sie unter dem Menüpunkt „Verwalten“ → „Kostenstellen“ und sehen folgenden Dialog:
Sie gehen nun auf den Button „Neue Kostenstelle“ und legen diese an. In unserem Beispiel wollen wir die Kosten von 2 Autos vergleichen, somit legen wir zwei Kostenstellen an, indem wir zum Einen die Nr. für die Kostenstelle und die Bezeichnung (in diesem Fall die Kfz-Kennzeichen) eintragen. Somit haben wir die beiden Kostenstellen angelegt:
Als nächstes können Sie für jedes Anlagegut die richtige Kostenstelle hinterlegen. Dadurch werden Abschreibungen und Erträge oder Verluste aus dem Verkauf des Anlageguts auf der zugeordneten Kostenstelle gesammelt.
Zusätzlich können Sie bei jedem Buchungssatz, den Sie in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! eingeben, eine Kostenstelle (z. B. für die Tankbelege, Inspektionen, Reparaturen, TÜV-Gebühren, Maut) zuordnen.
Wie Sie die Kostenstellen auswerten, können Sie auf der Seite nachlesen.
Im oberen Bereich können Sie die Kostenstellen auswählen, die Sie angezeigt haben wollen und zusätzlich frei wählbar den Zeitraum auswählen. Dann gehen Sie auf den Button „Anzeigen“ und sehen daraufhin die Kostenstellen aufgelistet mit ihren aufsummierten Kosten / Erträgen und dem Gesamtergebnis. Wollen Sie nun im Detail sehen, wie die Summen zustande kommen, dann können Sie mit einem Klick auf die Kostenstelle alle Buchungen sehen, die zu dieser Kostenstelle gebucht wurde. So können Sie vom Groben bis ins Kleine alle Kosten / Erträge nachvollziehen und sich einen zusätzlichen Überblick über die Kosten- Ertragssituation Ihres Unternehmens machen.
Um weiter ins Detail zu gehen, reicht ein Klick auf die Kostenstelle, die Sie näher interessiert und Sie sehen dann alle Buchungen, die für diese Kostenstelle erfasst wurden:
So bleibt mit der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! keine Frage mehr offen!