Im Bereich „Buchungsmuster anlegen“ des Handbuches erfahren Sie, was Buchungsmuster sind. Weiter erfahren Sie, wie Sie Buchungsmuster anlegen, verwalten und bearbeiten können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe des Buchungsmusters sehr schnell immer gleiche Buchungen erfassen können.
Buchungsmuster
Viele Geschäftsfälle wiederholen sich immer wieder. So kommt jeden Monat eine Telefonrechnung, die Kfz-Versicherung wird jedes Jahr aufs neue abgebucht und vielleicht haben Sie auch Kunden, denen Sie regelmäßig ähnliche Rechnungen ausstellen.
Dazu sind Buchungsmuster sehr praktisch. Mit Ihnen können wiederkehrende Geschäftsfälle sehr einfach abgelegt und immer wieder benutzt werden, ohne jedes Mal über die korrekte Verbuchung auf Konten nachdenken zu müssen. Dabei kann ein Buchungsmuster auch einen Betrag abspeichern, der für jede neue Buchung wiederverwendet, aber eben auch immer wieder manuell angepasst werden kann.
Was genau wird in einem Buchungsmuster abgelegt?
Ein Buchungsmuster kann folgende Informationen abspeichern:
- Buchungstext
- Soll- und Habenkontonummer
- Betrag
- Mehrwertsteuer-Code
- Kostenstelle
Wenn Sie zur Erfassung eines Buchungssatzes ein Buchungsmuster anwenden, werden diese Informationen in die Eingabefelder des Buchungssatz-Erfassungsdialogs kopiert. Jedes Feld kann jedoch noch geändert werden, z.B., wenn die aktuelle Telefonrechnung einen anderen Betrag hat, als im Buchungsmuster abgelegt wurde, oder wenn eine Tankrechnung diesmal in Bar und nicht per Kreditkarte bezahlt wurde.
Was unterscheidet die Dauerbuchung vom Buchungsmuster?
Ein Buchungsmuster bietet sich immer dann an, wenn Sie wissen, dass Sie gleiche Geschäftsvorfälle haben werden, sich aber der Zeitpunkt und der Betrag ändern wird. Z. B. für das Tanken, die Telefonrechnung, der Verkauf Ihrer Produkte / Dienstleistungen. Hier ändert sich immer der Buchungstag und auch oft der Betrag. Dazu eignen sich Buchungsmuster.
Dauerbuchungen bieten sich hingegen an, wenn der Abbuchungstag z. B. immer der 10. eines Monates ist und auch der Betrag immer gleich hoch ist. Hierfür bieten sich z. B. Stromabschläge, Gasabschläge, Wasserabschläge, Abfallgebühren, Jahreskarten, die in Monatsraten abgebucht werden an.
Wie Sie ein Dauerbuchung anlegen können, können Sie auf unserer Seite Dauerbuchungen nachlesen.
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Buchungsmuster verwalten und bearbeiten
Sie können über den Punkt „Buchungsmuster“ im Menü „Verwalten“ die Liste aller verfügbaren Buchungsmuster anzeigen lassen.
Hier können Sie einzelne Buchungsmuster zur Bearbeitung auswählen, nicht mehr benötigte Buchungsmuster löschen, duplizieren oder neue Buchungsmuster eingeben.
Bitte beachten Sie, dass es meist deutlich einfacher ist, ein Buchungsmuster aus einer bereits bestehenden Buchung zu erzeugen, als ein Buchungsmuster mühsam einzugeben. Wie das geht erfahren Sie unter „Erstellen eines Buchungsmusters aus einer bestehenden Buchung„.
Wenn Sie ein neues Buchungsmuster anlegen oder ein bestehendes bearbeiten, erscheint die Seite „Buchungsmuster erfassen“. Hier können Sie neben dem Buchungstext, den Konten sowie dem Mehrwertsteuer-Code auch einen Betrag erfassen, wenn der Geschäftsfall immer denselben Betrag hat.
Zudem können Sie dem Buchungsmuster Schlagworte zuordnen oder Schlagworte entfernen.
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Erstellen eines Buchungsmusters aus einer bestehenden Buchung
Um aus einer Buchung ein Buchungsmuster zu erstellen, rufen Sie das Buchungsjournal auf und wählen die Buchung an. Mit der Schaltfläche „In Buchungsmuster umwandeln“ erstellt Kontolino! ein Buchungsmuster auf Basis des Buchungssatzes und kopiert in dieses Muster alle relevanten Informationen aus der Buchung.
Sie können in der nachfolgend erscheinenden Maske „Buchungsmuster erfassen“ sämtliche Daten nochmals ändern oder entfernen. So kann es sinnvoll sein, eines der beiden Konten offen zu lassen, wenn der entsprechende wiederkehrende Geschäftsfall jedes mal anders sein kann (so wird vielleicht manchmal per Rechnung, andere Male jedoch per Kreditkarte bezahlt: hier kann man also das Haben-Konto im Buchungsmuster leer lassen). Auch ist es bei wiederkehrenden Rechnungen manchmal sinnvoll, keinen Betrag im Buchungsmuster abzuspeichern, da dieser jedes Mal anders ist (z.B. Tankbelege oder Telefonrechnung).
Sie können einem Buchungsmuster auch Schlagwörter zuordnen, um später schneller nach passenden Buchungsmustern suchen zu können. Schlagwörter haben keinerlei buchhalterische Funktion, sondern sind nur für Sie als eine Erleichterung zur Kategorisierung von Buchungsmustern gedacht.
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Erstellen eines Buchungssatzes mit Hilfe eines Buchungsmusters
Bei der Erfassung eines Buchungssatzes kann die Verwendung eines Buchungsmusters extrem hilfreich sein, um Buchungen schnell und einfach zu erfassen, ohne sich die korrekte Kontierung eines Geschäftsfalls merken zu müssen.
Im Erfassungsdialog für Buchungssätze gibt es mehrere Möglichkeiten, ein Buchungsmuster in den Buchungssatz zu übernehmen.
Auswahl eines Buchungsmusters per Suchdialog
Zum Einen können Sie auf die Schaltfläche „Buchungsmuster…“ klicken, um einen Auswahldialog mit allen verfügbaren Buchungsmustern zu erhalten. In diesem können Sie nach Schlagwörtern selektieren, um die Liste einzugrenzen. Mit Klick auf „Übernehmen“ wählen Sie ein Buchungsmuster aus.
Was wird aus einem Buchungsmuster in den Buchungssatz übernommen?
Ganz gleich, wie Sie das Buchungsmuster ausgewählt haben, werden alle Werte, die im Buchungsmuster hinterlegt sind, in die entsprechenden Eingabefelder übernommen. Dabei wird ein eventuell bereits eingegebenes Konto, Buchungstext oder Betrag im Dialog einfach ersetzt. Felder, die im Buchungsmuster nicht belegt sind, werden nicht in den aktuellen Buchungssatz übernommen.
Der Buchungssatz kann anschließend nachbearbeitet werden
Wenn Sie ein Buchungsmuster aussuchen und auf einen Buchungssatz anwenden, werden die Werte aus dem Buchungsmuster in die Eingabefelder des Bearbeiten-Dialogs übernommen. Bevor Sie den Buchungssatz speichern, können Sie sämtliche Felder natürlich wieder ändern. Also können Sie, wenn ein Buchungsmuster nicht vollständig auf den aktuell zu verbuchenden Fall passt, einfach ein anderes Soll- oder Habenkonto auswählen, oder den Mehrwertsteuer-Code ändern.
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