Die Kontolino!-Foto-App

ist ab heute für Sie verfügbar. Mit dieser App können Sie unterwegs Ihre Belege mit Ihrer Handy- oder Tablet-Kamera fotografieren und direkt an die Belege-Inbox von Kontolino! schicken. In diesem Artikel wollen wir Ihnen kurz vorstellen, wie die Foto-App funktioniert.

Funktionsweise der Kontolino!-Foto-App

Einmal auf Ihrem Start-Bildschirm installiert, starten Sie die App mit einem Klick auf das Kontolino!-Icon Sie kommen daraufhin auf den Start-Bildschirm der Foto-App. Dort können Sie mit Klick auf den Button „Bitte machen Sie ein Foto“, entweder durch Öffnen der Kamera ein Foto Ihres Beleges machen oder bereits verfügbare Fotos aus Ihrer Fotomediathek auswählen. Mit Klick auf den Button „Weiter“, wird Ihnen für jedes ausgewählte Foto ein kleines Vorschaubild angezeigt. Zudem sehen Sie den Dateinamen, das Datum und ein leeres Feld für den Titel Ihres Beleges. Sie können nun die Einträge bei Bedarf ändern. Oder Sie klicken auf den Button „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Im nächsten Schritt müssen Sie Ihre Kontolino! Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort) eingeben. Nun können Sie Ihre Belege zu Kontolino! absenden. Hat alles geklappt, sehen Sie die Erfolgsmeldung auf Ihrem Handy bzw. .Tablet. Ihr Beleg ist nun in der Kontolino!-Belege-Inbox gespeichert.

Sobald Sie Sich in Kontolino! anmelden, können Sie wie gewohnt auch diesen Beleg in der Belege-Inbox ansehen und von dort aus verbuchen.

Wie Installieren Sie die Kontolino!-Foto-App?

QR-Code mit der Web-Adresse der Kontolino!-Foto-App

Zum Installieren der App scannen Sie einmalig den nebenstehenden QR-Code mit Ihrer Handy- oder Tablet-Kamera – oder geben die Adresse: https://app.kontolino.de/foto-app/ ein. Wenn Sie ein Android-Gerät verwenden, poppt ein Bildschirm auf, auf dem Sie gefragt werden, ob Sie die App auf Ihrem Start-Bildschirm hinzufügen wollen. Bestätigen Sie dies und Sie haben das Kontolino!-Icon auf Ihrem Handy und können von dort aus jederzeit die App öffnen.

Wenn Sie ein Apple-Gerät verwenden, müssen Sie, um die App auf Ihrem Start-Bildschirm hinzuzufügen wie folgt vorgehen: Sie gehen auf das Teilen-Symbol in Ihrem Browser und wischen dann mit Ihrem Finger von unten nach oben. Nun erscheint der Eintrag: „Zum Home-Bildschirm“. Klicken Sie darauf und die App ist nun auf Ihrem Start-Bildschirm per Klick auf das Icon von Kontolino! verfügbar.

Hinweis: Wenn Sie die Kontolino!-Foto-App nutzen, denken Sie daran Ihre Verfahrensdokumentation zu aktualisieren.

Zusammenfassung

Mit der Kontolino!-Foto-App können Sie von unterwegs bequem Ihre Belege für Ihre Buchhaltung abfotografieren und diese mit wenigen Klicks in die Belege-Inbox von Kontolino! absenden. So kann kein Beleg mehr verloren gehen. Alle Ihre so hochgeschickten Belege stehen Ihnen in der Belege-Inbox zur Verbuchung wie gewohnt bereit. – Und die App ist für alle Nutzer verfügbar: denn diese ist bereits ab dem Paket Basis freigeschalten.

Änderungen der Abschreibungsmöglichkeiten für 2024

Im Wachstumschancengesetz wurden die Abschreibungsmöglichkeiten teilweise neu geregelt. So wurde die degressive Abschreibung – unter anderen Konditionen – als Option wieder zeitlich befristet eingeführt. Außerdem wurde die Möglichkeit der Sonderabschreibung nach §7g Abs. 5 EStG geändert. Beide Änderungen wurden inzwischen in Kontolino! umgesetzt, so dass Ihnen in der Anlagenbuchhaltung, die neuen Optionen – wenn Sie die Bedingungen erfüllen – nun zur Verfügung stehen.

Übrigens haben wir nicht nur unsere Programm, sondern auch unsere Dokumentation bereits angepasst. Finden Sie in unserem Kontierungslexikon

ausführlich mit Beispielen und den neuen Regeln erklärt.

Sie kennen unsere Anlagenbuchhaltung noch nicht? Dann können Sie Sich in unserem Handbuch einen ersten Eindruck von der Anlagenbuchhaltung in Kontolino! verschaffen. Diese steht Ihnen ab dem Paket „Classic“ zur Verfügung.

Degressive Abschreibung wird befristet wieder eingeführt

Die degressive Abschreibung wurde wieder befristet eingeführt. Sie beträgt das 2 fache der linearen Abschreibungssatzes maximal jedoch 20 % des Restbuchwertes pro Jahr. Die degressive Abschreibung wurde für bewegliche Wirtschaftsgüter vom 01. Januar 2020 bis zum 31. Dezember 2022 bereits wieder eingeführt. Nun wird diese erneut mit dem Wachstumschancengesetz für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 31. März 2024 bis einschließlich zum 31. Dezember 2024 angeschafft werden, ermöglicht. Allerdings mit den oben genannten Abschreibungswerten.

Wenn Sie in Kontolino! in diesem Zeitraum ein Anschaffungsgut erfassen, können Sie somit wieder die degressiv/lineare Abschreibungsart zusätzlich zur rein linearen auswählen. Die degressiv/lineare Abschreibung berechnet dann die Abschreibungsbeträge auf Basis der neuen Regeln für Sie.

Degressive Abschreibung für Wohngebäude wird neu eingeführt

Gebäude, die zu Wohnzwecken dienen, können in Höhe von 5 % degressiv abgeschrieben werden. Die degressive Abschreibung kann erfolgen, wenn der Bau nach dem 30. September 2023 und vor dem 01. Oktober 2029 begonnen wurde.

Hier wurde in Kontolino! die degressiv/lineare Abschreibungsmethode für Sie neu programmiert. Somit stehen Ihnen nun auch für Gebäude die beiden Arten linear als auch degressiv/linear wahlweise in Kontolino! zur Verfügung.

Sofortabschreibung 7g Abs. 5 EStG wurde geändert

Für Investitionen in das betriebliche Anlagevermögen können Sie eine Sonderabschreibung in Höhe von 40 % vornehmen. Dies gilt für Investitionen, die Sie ab dem 01. Januar 2024 tätigen und Ihr Gewinn für das Vorjahr nicht über 200.000 € lag und Sie das Anlagegut zu mindestens 90 % betrieblich nutzen werden.

mögliche Sonder-Abschreibungen

Die Sonder-AfA können Sie über den Werkzeugkasten beim Anlagegut hinzufügen. Dazu wählen Sie aus dem Werkzeugkasten den Eintrag „Abschreibungsplan“ aus. Dort fügen Sie eine „außerplanmäßige Abschreibung“ hinzu. Wählen Sie dann den Eintrag „Sonderabschreibungen zur Förderung kleiner Betriebe §7g Abs. 5 EStG“ aus. Geben Sie dann maximal den 40%-Wert der Anschaffungskosten ein. Ein höherer Wert wird von Kontolino! nicht akzeptiert.

Vor dem 01. Januar 2024 lag der Wert bei 20% und die Bedingungen waren andere.

Zusammenfassung

Im Wachstumschancengesetz wurde die Möglichkeiten der Abschreibungen für die Unternehmen erhöht. Wir haben in Kontolino! die Änderungen für Sie programmtechnisch umgesetzt. Zusätzlich haben wir für Sie auch unsere Dokumentationsseiten angepasst. So können Sie Sich in die Grundlagen der Anlagenbuchhaltung und der Abschreibungen einlesen und diese in Kontolino! bequem nutzen.

Neue Features beim Schreiben von Rechnungen

Rund um das Thema Schreiben von Rechnungen, haben wir in den vergangenen Tagen weitere Möglichkeiten für Sie in Kontolino! implementiert:

Lange von einigen unserer Nutzer gewünscht, nun in Kontolino! verfügbar: Sie können nun zwischen viel mehr verschiedenen Schriftarten für Ihre Rechnungen auswählen. So können Sie Ihre Rechnung viel individueller gestalten.

Zusätzlich können Sie nun zwischen zwei Varianten der Darstellungsweise der Referenzangaben auswählen. Diese können Sie entweder – wie bisher – als Zeile darstellen oder neu tabellarisch untereinander rechts oben.

Weiter können Sie in Vorbereitung auf die E-Rechnung überprüfen, ob Ihre Briefbögen als Basis für ZUGFeRD-Rechnungen geeignet sind. Falls nicht können Sie die Briefbögen austauschen.

Last but not least haben wir für Sie für all diese neuen Möglichkeiten neue Videos für Sie erstellt: eines zum Erstellen und Hinterlegen neuer Briefbögen und eines für das Erstellen von Rechnungsvorlagen.

Aber nun der Reihe nach. Wir stellen Ihnen die neuen Features eines nach dem anderen vor:

Verfügbare Schriftarten

Die Schriftart für Ihre Rechnung legen Sie bei der Definition Ihrer Rechnungsvorlagen unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Rechnungsvorlagen…“ fest. Bisher war die Auswahl an Schriften sehr eingeschränkt. Nun haben wir diese um etliche erweitert:

Sie können Ihre Schriftart für Ihre Rechnungen jederzeit ändern. Dazu bearbeiten Sie unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Rechnungsvorlagen…“ mit Klick auf den Bleistift, die Rechnungsvorlage, die Sie ändern wollen. Anschließend öffnen Sie die Einstellung „Briefbogen & Drucklayout“. Dort können Sie nun die neue Schriftart festlegen. Sobald Sie diese Änderung gespeichert haben, werden alle neuen Rechnungen mit der neu von Ihnen festgelegten Schriftart erstellt.

Darstellungsweise der Referenzangaben

Unter Referenzangaben zählen Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestellnummer, Kundennummer oder Lieferdatum. Bisher konnte Kontolino! diese nur als waagrechte Zeile drucken, nun können Sie diese Informationen auch tabellarisch rechts oben auf Ihren Rechnungen drucken lassen.

Dieses Layout können Sie auch unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Rechnungsvorlagen…“ auswählen. Sie finden für dieses Layout unter der Einstellung „Briefbogen & Drucklayout“ das neue Feld „Referenzangaben“. Wählen Sie dort den Eintrag „Referenzen tabellarisch oben rechts“ aus und Sie erhalten das neue Layout.

Achtung: bei dem neuen Layout „Referenzen tabellarisch oben rechts“ verändern sich die Maße, die Ihnen im Rahmen der Gestaltung Ihres Briefbogens zur Verfügung stehen. Sie haben dann nur noch 40 mm Höhe auf der gesamten Breite zur freien Gestaltung. Details finden Sie in unserem Video oder auf der Seite „Eigene Briefbögen für Dokumente gestalten“.

Briefbögen als Basis für eRechnung geeignet

Im Zuge der Einführung der eRechnung, ändern wir Kontolino! derzeit so ab, dass Kontolino! beim Schreiben von Ausgangsrechnungen die Anforderungen gemäß ZUGFeRD unterstützt. Eine dieser Anforderungen ist, dass der Briefbogen pdf/A-3b-kompatibel sein muss. Was das bedeutet? Das bedeutet, dass in einer pdf-Datei zusätzlich Informationen zur Rechnung strukturiert und unveränderbar abgelegt sein können. In Kontolino! wurde nun implementiert, dass Sie unter dem Menüpunkt „Faktura“–>“Briefbögen…“ Ihre hinterlegten Briefbögen auf pdf/A-3b-Kompatibilität validieren können. Falls Sie das Ergebnis erhalten, dass diese nicht den pdf/A-3b-Vorgaben entsprechen, dann können Sie mit den blauen sich kreuzenden Pfeilen den Briefbogen austauschen.

Sie erstellen einen pdf/A-3b-kompatibeln Briefbogen, in dem Sie in Ihrem Textverarbeitungs- bzw. Graphikprogramm Ihre Datei als pdf-exportieren. Beim Export, klicken Sie die Option pdf/A an und zusätzlich die Version 3b. Weitere Strukturinformationen müssen Sie nicht erzeugen. Das ist bereits alles.

Diesen fertigen Briefbogen laden Sie dann in Kontolino! hoch. Nun validiert Kontolino! automatisch beim Hochladen, ob der neuen Briefbogen pdf/A-3b-Kompatibel ist. Sie bekommen nach dem Hochladen das Prüfergebnis von Kontolino! angezeigt.

Videos

Sie schauen lieber gerne Videos, als Sich lange Dokumente durchzulesen. Dann laden wir Sie herzlich ein die neuen Videos von uns anzuschauen:

Briefbögen erstellen
Rechnungsvorlagen erstellen

Zusammenfassung

Es hat sich einiges beim Schreiben von Rechnungen in Kontolino! getan. Neben neuen Layoutmöglichkeiten wie vielen neuen Schriftarten wurden auch weitere Anpassungen an die Anforderungen der E-Rechnung umgesetzt. So können Sie nun Ihre hinterlegten Briefbögen auf pdf/A3b-Kompatibilität validieren und ggf. durch eine neue Datei austauschen. Zusätzlich wurden neue Videos für das Erstellen von Briefbögen und Rechnungsvorlagen erstellt.

Neues Layout für Buchungen und Rechnungen

Wir haben uns lange Gedanken zu verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten von Kontolino! gemacht. Vor allem ging es bei diesen Überlegungen, um das Layout von Tabellen, Rechnungen und Buchungen. Wie können wir darstellen, welchen Status der Buchungssatz bzw. die Rechnung gerade hat und welche Bearbeitungsmöglichkeiten es dazu gibt. Das hört sich alles noch ein wenig abstrakt an? Dann folgen Sie uns mit einem Beispiel.

Beispielfall zur Layoutgestaltung

Stellen Sie Sich vor, Sie haben Ihre Umsatzsteuervoranmeldung in Kontolino! erstellt und an das Finanzamt übermittelt. Nun lassen Sie Sich von Kontolino! die Buchungsvorschläge dazu erstellen. Diese sollen für Sie als Vorschläge erkennbar sein und Sie wollen sehen, dass Sie diesen Vorschlag verbuchen oder löschen können.

Nun verbuchen Sie den Vorschlag: danach soll ersichtlich sein, dass der Buchungsvorschlag verbucht wurde und dass Sie diesen bearbeiten oder stornieren können. Bisher haben wir das versucht mit einem Button darzustellen: dem grünen Pfeil oder Pause-Symbol. Dies hat aber verständlicherweise immer zu Verwirrung gesorgt. Heißt nun grüner Pfeil, ich muss darauf klicken, um den Vorschlag zu verbuchen oder ist der Buchungssatz bereits verbucht? Dies hat uns zu folgender Veränderung des Layouts geführt:

Neues Layout für Buchungen und Rechnungen

Wir haben beschlossen, dass wir zwei getrennte Symbole brauchen:

  • einmal ein Symbol, das den Status des Buchungsvorschlages, des Buchungssatzes, des Rechnungsentwurfes bzw. der Rechnung darstellt und
  • ein anderes, um die Bearbeitungsmöglichkeiten für den Buchungsvorschlag, Rechnungsentwurf bzw. die Buchung, der Rechnung darzustellen.

So finden Sie nun als Symbol für den Status entweder einen

  • ein Fragezeichen für nicht verbucht,
  • grünen Haken für verbucht oder
  • einen Schrägstrich für erledigt.

Und für die Bearbeitungsmöglichkeiten, finden Sie nun folgende Symbole:

  • ein Bleistift zum Bearbeiten,
  • einen Pfeil zum Verbuchen von Rechnungen bzw. Buchungsvorschlägen
  • einen Mülleimer zum Löschen von Buchungsvorschlägen bzw. Rechnungsentwürfen oder als Pendant ein rotes Kreuz zum Stornieren von Buchungssätzen bzw. Rechnungen oder
  • beim Verbuchen von Bankauszügen, finden Sie zusätzlich die Möglichkeit einen einzelnen Bankumsatz als erledigt zu markieren (dies ist der Schrägstrich).

Gleichzeitig haben wir diese Umstellung genutzt, und mit den neuen Symbolen auch die Darstellung von Kontolino! ein wenig moderner und augenfälliger gemacht. An den meisten Stellen, ist diese Änderung bereits vollzogen, bei manchen wird diese zur Zeit noch umgesetzt.

Zusammenfassung

Durch die Trennung von Status und den Bearbeitungsmöglichkeiten bei den Buchungen und Rechnungen, ist das Layout von Kontolino! verständlicher und moderner geworden. Das hört sich nach einer sehr kleinen Veränderung an, aber wir denken, dass diese Änderung beim täglichen Arbeiten sehr hilfreich ist. So ist nun immer klar: welcher Status hat gerade die Buchung / Rechnung und welche Bearbeitungsmöglichkeiten stehen mir dazu zur Verfügung.

Buchungsjournal mit neuen Informationen

Das Buchungsjournal stellt die zentrale Übersicht in Kontolino! über Ihre Buchungen und der dort hinterlegten Informationen dar. Grundsätzlich ist das Buchungsjournal eine Liste, all Ihrer erfassten Buchungen. Egal, ob Sie auf Fehlersuche sind oder einfach nur nachschlagen wollen, wie Sie den Geschäftsvorgang vor 3 Wochen verbucht haben: die Antwort auf Ihre Fragen finden Sie im Buchungsjournal. Zeit sich dieses näher anzusehen.

Und nicht nur das: im Buchungsjournal selber, können Sie verschiedene Aktionen für die Buchungen einzeln oder sogar für gleich mehrere durchführen. Ein Beispiel für eine Aktion ist, dass Sie die Buchung duplizieren und so sehr schnell den gleichen Geschäftsfall verbuchen können – oder für häufig vorkommende Buchungen Buchungsmuster erstellen. So kann das Buchungsjournal Sie auch beim Buchen unterstützen.

Das Buchungsjournal in Kontolino!

In Kontolino! finden Sie das Buchungsjournal unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Buchungsjournal„. Einmal dort angelangt, sehen Sie im oberen Bereich des Fensters einen Bereich, in dem Sie verschiedenen Filterkriterien einstellen können:

Buchungsjournal - Filtermöglichkeiten

Mit Hilfe der umfangreichen Filtermöglichkeiten im Buchungsjournal können Sie etwa komplexe Fragen beantworten wie zum Beispiel:

  • Gibt es Buchungssätze, mit dem Vorsteuer-Betrag 7,54 € ?
  • Welche Buchungen wurden zwischen dem 4. April und dem 12. Mai auf dem Konto XY verbucht?
  • Gibt es Buchungssätze zwischen dem 12. Januar und dem 8. April mit dem Brutto-Gesamtbetrag 149,00 € ?
  • Liste alle Buchungen mit dem Begriff „Rechnung“ im Buchungstext.
  • Oder, welche Buchungen, habe ich ohne Mehrwertsteuercode erstellt?

Natürlich können Sie die Filterkriterien kombinieren und so sehr gezielte Suchen durchführen, die also mehrere Filterkriterien erfüllen. Mit diesem Werkzeug wird es sehr viel einfacher, Differenzen bzw. Buchungsfehler zu suchen, oder sich zu bestimmten Fragestellungen zu informieren.

Welche Informationen stehen Ihnen im Buchungsjournal zur Verfügung?

Im Buchungsjournal finden Sie von links nach rechts folgende Informationen:

Buchungsjournal

Das Buchungsdatum. Danach folgt ein kleines Bearbeitungsmenü. Über dieses Menü, können Sie Buchungssätze bearbeiten, stornieren. Weiter können Sie Buchungsmuster, Dauerbuchungen, eine neue Kopie des Buchungssatzes zum Verbuchen erstellen und Sich das Änderungsprotokoll zum Buchungssatz anzeigen lassen.

Nach diesem Menü sehen Sie die Belegnummer und falls vorhanden ein kleines Symbol für den zum Buchungssatz hinterlegten Beleg. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, dann öffnet sich der Beleg. Nun folgt der Buchungstext und die verbuchten Konten. Dabei sind die Konten wie folgt angeordnet:

  • zuerst das Konto, das im Soll gebucht wurde
  • dann das Konto, das im Haben gebucht wurde.

Neu implementiert wurde, dass Sie alles was mit der Mehrwertsteuer zu tun hat, hellgrau hinterlegt wurde. So sehen Sie nun zusätzlich auch auf welchen Konten und auf welcher Seite die Mehrwertsteuer verbucht wurde.

Auch neu ist, dass Sie die Kostenstelle sehen, auf welcher der Buchungssatz verbucht wurde. So können Sie besser nachvollziehen, ob Sie bei manchen Buchungen die Kostenstelle aus versehen vergessen haben, mit zu buchen.

Die Bearbeitung von mehreren Buchungssätzen im Buchungsjournal

Mehrfachselektion Buchungssätze im Buchungsjournal ändern

Sie haben festgestellt, dass nicht nur ein Buchungssatz geändert werden muss, sondern gleich mehrere. Dann nutzen Sie die kleine Checkbox am Anfang der zu ändernden Buchungssätze und klicken auf das Menü am Ende der Liste. Wählen Sie die Aktion aus, die Sie durchführen möchten. Evtl. kommt dann noch ein Zwischenschritt (z. B. wenn Sie das Buchungsdatum ändern möchten, indem Sie das neue Datum eingeben müssen). Danach bestätigen Sie Ihren Änderungswunsch mit dem Klick auf den „durchführen“- Button. So toll es ist viele Buchungssätze auf einmal mit wenigen Klicks ändern zu können: seien Sie bitte vorsichtig damit und überprüfen Sie genau, ob Sie die richtigen Buchungssätze und die korrekte Aktion ausgewählt haben.

Der Export des Buchungsjournals

CSV-Export Button in Kontolino!

Sie können sogar Ihr Buchungsjournal exportieren. Dafür finden Sie den ButtonCSV“ am Ende des Buchungsjournals. Klicken Sie darauf, wird eine Datei zum Downloaden angeboten. Diese Datei können Sie im Anschluss in jedem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel und Co. öffnen. So können Sie beliebig Summen bilden, Differenzen berechnen und alle Möglichkeiten einer Tabellenkalkulation nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen (z. B. Buchungsunstimmigkeiten auf den Grund gehen).

In dieser Datei befindet sich in separaten Spalten folgende Informationen:

  • Datum, Beleg, Text, Nummer des Sollkontos, Bezeichnung des Sollkontos, Nummer des Habenkontos, Bezeichnung des Habenkontos, Betrag, MwSt-Code, bebuchtes MwSt-Konto im Soll, bebuchtes MwSt-Konto im Haben, der MwSt-Betrag, die Kostenstellennummer und die Bezeichnung der Kostenstelle.

Dabei neu für Sie in den CSV-Export aufgenommen, haben wir die Trennung der Nummer der Konten von dessen Bezeichnung sowie die MwSt-Konten und die Informationen zu den Kostenstellen.

Zusammenfassung

Mit dem Buchungsjournal können Sie sehen, welche Buchungen Sie wie erfasst haben. Zusätzlich zu diesen Informationen, können Sie gezielt Buchungssätze nach verschiedenen Kriterien filtern. Neben der Anzeigefunktion, können Sie das Buchungsjournal nutzen, um Ihre Buchungen zu ändern – oder daraus für die Zukunft Buchungsmuster und ähnliches zu erstellen. Und mit der CSV-Export-Funktion können Sie Ihre Buchungssätze sogar in Tabellenkalkulationsprogrammen weiter untersuchen. Übrigens bietet Ihnen Kontolino! noch mehr Auswertungen an. Alles Wissenwerte dazu finden Sie im Handbuch unter der Kategorie „Auswerten„. Schauen Sie doch einfach mal rein.

Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellen und verstehen: die Ausgabenseite

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA) stellt eine Statistik Ihrer Buchhaltung dar und kann Ihnen wichtige Informationen über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens bieten. Deshalb wird diese auch gerne von den Banken von Ihnen verlangt, wenn es um die Frage einer Kreditvergabe geht. In dem vorhergehenden Artikel haben wir uns damit befasst, wie der grundsätzliche Aufbau der BWA aussieht, wie Sie die BWA in Kontolino! erstellen können und welche Positionen die Einnahmenseite im Detail umfasst. In diesem Beitrag geht es nun um die Ausgabenseite.

Dabei gilt für die BWA wie für alle anderen Auswertungen: die Aussagekraft hängt stark von einer aktuellen Buchhaltung ab. Nur wenn Sie alle Ihre Geschäftsfälle korrekt und möglichst immer gleich verbuchen, können Sie die richtigen Schlüsse daraus ziehen.

Die BWA im Detail erklärt – die Ausgabenseite

Nachfolgend gehen wir nun Schritt für Schritt durch die einzelnen Positionen der Ausgabenseite durch und erläutern diese für Sie:

1. Summe der Kosten

Nun folgt der Kostenblock, sprich alles was Sie im betrieblichen Rahmen ausgeben. Dabei werden die Kosten (die immer als Netto-Werte gelistet werden) in folgende Unterpositionen unterteilt:

Material / Wareneinkauf: hierunter fallen all Ihre Kosten, die Sie für den Einkauf von Materialien zur Produktion Ihrer Fertigartikel wie auch für Ihre Handelswaren im gewählten Zeitraum hatten. Sprich alle Ihre Eingangsrechnungen, die Sich auf Waren oder Materialien bezogen, werden Ihnen hier angezeigt. Diesen Werteverlauf müssen Sie relativ zu Ihren betrieblichen Erlösen sehen. Steigen Ihre betrieblichen Erlöse und im gleichen Verhältnis – oder sogar ein wenig weniger – auch Ihre Material/Wareneinkaufkosten, ist alles in Ordnung. Steigen allerdings die Materialkosten an, ohne dass Ihre betrieblichen Erlöse ansteigen, ist dies ein Indiz, dass mehr Ausschuss produziert wird, oder Sie mehr Ware auf Lager liegen haben, die nicht verkauft werden kann. So wäre dies ein schlechtes Zeichen, es sei denn, Sie legen z.B. Vorräte für das Weihnachtsgeschäft oder den Black Friday oder ähnliche Aktionen an.

Fremdleistungen: diese Position beinhaltet alle Fremdarbeiten, die Sie nach außen geben: seien es beauftragte Handwerker oder aber auch Experten, die Ihnen bei der Gestaltung Ihrer Webseite zur Hand gehen. Hier sollten Sie versuchen, dass diese Fremdleistungen über die Zeitreihen ungefähr gleich hoch bleiben – oder ansteigen, falls Sie Arbeitslastspitzen haben. Diese Arbeitslastspitzen sollten dann auch zu mehr betrieblichen Erlösen führen.

Personalkosten: da sagt der Name schon ziemlich gut aus, was darunter fällt: all Ihre Ausgaben für eigenes Personal. Seien es Löhne, Gehälter, aber auch Ihre Beiträge zur Berufsgenossenschaft oder zur Sozialversicherung. Auch diese Kostenentwicklung ist relativ zu Ihren betrieblichen Erlösen zu sehen. Steigen Ihre Erlöse, haben Sie im Normalfall viel Arbeit und damit müssen Sie evtl. in neues Personal oder zumindest in Mehrarbeit investieren. Stimmt die Relation, ist das auf jeden Fall positiv zu bewerten.

Steuern/Versicherungen/Beiträge: Hierunter fallen im Normalfall die Kfz-Versicherung und Kfz-Steuer Ihrer betrieblichen Fahrzeuge, sowie die geschäftlichen Versicherungen wie auch Ihre Pflichtbeiträge für z.B. die IHK, Handwerkskammer, Knappschaft etc. Diese sollten Sich im Laufe der Zeit nicht allzusehr ändern. Aber Obacht: meist werden diese nur einmal im Jahr fällig. Werten Sie einen Monat aus, in dem eine größere Position fällig wurde und vergleichen diese mit dem Vormonat, wo keine Zahlung fällig wurde, führt dieser Vergleich in die Irre!

Fahrzeugkosten: denken Sie dabei nicht nur an die betrieblichen Fahrzeuge, auch Mietwagenbeträge finden Sie unter dieser Position wieder – oder auch Taxifahrten.

Werbe-/Reisekosten: diese Position ist wieder selbstredend. Hierunter fallen alle Ihre Kosten, die im Rahmen von Werbung und Reisen entstehen. An dieser Position wird gerne als erstes gespart, wenn es gerade mit den Umsätzen nicht so klappt: denn eine Geschäftsreise kann schnell abgesagt oder gar nicht geplant werden. Oder ein Werbeetat kann leicht gekürzt werden.

Kosten Warenabgabe: darunter fallen Kosten für Verpackungsmaterial aber auch sonstige Versandkosten. Das heißt auch diese Position, wird sich im Idealfall entsprechend mit den betrieblichen Erlösen verändern.

Instandhaltung/Werkzeuge: Kleinanschaffungen und Reparaturen werden unter diesem Kostenblock ausgewiesen. Steigen die Reparaturkosten im Laufe der Jahre zu stark an, kann das darauf hinweisen, dass eine oder mehrere Maschinen durch neuere ersetzt werden müssen.

Abschreibungen: diese Position weist alle Ihre Abschreibungen auf die Anlagegüter aus. Allerdings müssen Sie auch hier beachten, nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Denn meist wird jährlich zum 31.12. abgeschrieben: Vergleichen Sie hier einen beliebigen Monat mit dem Dezember, werden Sie mit dieser Zahl nichts anfangen können. Ansonsten: sind die Abschreibungen sehr niedrig, wurde schon lange nichts mehr in Ihr Unternehmen investiert – ist diese Zahl sehr hoch, dann stecken evtl. sehr hohe Finanzierungskosten (Zinsen für Darlehen für die vielen Anschaffungen und Kreditraten) dahinter.

Verschiedene Kosten: das ist die „Rudis-Reste-Rampe“. Sprich hier finden Sie so Kosten wie Bürobedarf, Internet-, Telefonkosten, Bankgebühren. Alles was eben auch so an Kosten existiert – aber eher Kleinbeträge sind und nicht den Ausschlag geben sollte. Das heißt, wenn Sie hier keine gravierenden Sprünge entdecken, können Sie diese Position vernachlässigen.

Und damit ist die Summe aller Kosten auch komplett. Im Normalfall werden diese sich wie die betrieblichen Erlöse entwickeln. Steigen die betrieblichen Erlöse, steigen im Normalfall auch Ihre betrieblichen Kosten und andersherum. Sollten Ihre Kosten steigen und Ihre Erlöse sinken, sollten Sie hellhörig werden.

2. Betriebsausgaben

Weiter geht es wie bei der Einnahmenseite nun ebenfalls mit Positionen, die zusätzlich zu den betrieblichen Kosten entstehen können. Zum Beispiel:

Buchwert Anlagenabgang: hierunter verbergen Sich Ihre Anlagenabgänge, die zu keinem Erlös führen: sprich wenn Sie zum Beispiel eine Maschine verschrotten und somit den Restbuchwert abschreiben.

Sonstige Aufwendungen: das können Spenden sein oder andere Aufwendungen, die nichts mit Ihrem normalen Geschäftsbetrieb zu tun haben.

Vorsteuer: unter dieser Position werden Ihre Vorsteuerbeträge gelistet, die Sie an Ihre Lieferanten zu zahlen haben. Diese sind nicht in den oberen Kosten enthalten, da hier immer die Netto-Werte ausgewiesen wurden. Aber da Sie diese Zahlen müssen, erhöhen diese Ihre betrieblichen Ausgaben.

Umsatzsteuerzahlung: ebenfalls Ihre Ausgaben erhöhen Ihre Überweisungen an das Finanzamt, mit denen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld bezahlen. Da Sie aber die Beträge von Ihren Kunden erhalten und nur an das Finanzamt weiterreichen, müssen Sie auf diese Zahl nur achten, wenn Sie ungewöhnlich hohe Rechnungen schreiben und das Zahlungsziel lange läuft: denn dann müssen Sie als Soll-Versteuerer in Vorleistung gehen und den Betrag an das Finanzamt überweisen, bevor Sie diesen selbst von Ihrem Kunden erhalten haben. Dann sollten Sie auf jeden Fall entsprechend Ihre Liquidität im Auge behalten.

Die Umsatzsteuerzahlung kann nur korrekt ausgewiesen werden, wenn Sie das Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen für Ihre Buchhaltung verwenden. Sie werden bei der Abgabe der Umsatzsteuer-Vorauszahlung bei den Buchungen durch passende Buchungsvorschläge von Kontolino! unterstützt.

Zugang Verbindlichkeiten: von all diesen Positionen, werden nun die Zugänge Ihrer Verbindlichkeiten abgezogen: denn dieses Geld floss ja noch nicht und befindet sich noch auf Ihrem Konto. Diese Zahl sollten Sie allerdings im Blick haben: denn dieses Geld wird in naher Zukunft zur Zahlung fällig. Vergleichen Sie diese mit Ihren neuen Forderungen auf der Einnahmeseite. Sind die Forderungen höher als Ihre Verbindlichkeiten ist alles im grünen Bereich. Denn dann werden mehr Gelder bei Ihnen eingehen als Sie verpflichtet sind zu bezahlen.

Damit sind nun auch alle Betriebsausgaben erfasst.

3. Betriebseinnahmen abzüglich der Betriebsausgaben

Die letzte Zahl subtrahiert nun einfach alle Betriebseinnahmen und -ausgaben voneinander. Hier sind Sie immer dann gut unterwegs, wenn die Betriebseinnahmen höher als die -ausgaben sind. Aber natürlich kann es – gerade bei saisonalen Geschäften – hier auch einzelne Monate oder gar Quartale geben, die mit einem Minus-Zeichen abschließen. Gerade da ist es dann gut, einen Blick auf die gleichen Vorjahreszeiträume zu werfen. War es hier auch so und am Ende des Geschäftsjahres war wieder ein deutliches Plus übrig, dann ist das für Ihren Betrieb wohl normal und kein Grund zur Sorge. Wenn nicht, dann müssen Sie reagieren.

Fazit

Sie sehen: die BWA kann Ihnen einen Blick in Ihre Erlöse, Einnahmen, Kosten und Ausgaben ermöglichen. So können Sie diese Werte für Sich und den betrachteten Zeitraum analysieren und bei Bedarf die Vorgängerperioden als Vergleich heranziehen. Mit Kontolino! können Sie sich nicht nur jederzeit die BWA auf Knopfdruck erzeugen, Sie können sich zusätzlich sogar die jeweiligen bebuchten Konten zur Position anzeigen lassen. So können Sie noch weiter in die Tiefe gehen – und wer weiß: vielleicht steckt ja hinter der Aufregung „nur“ ein Buchungsfehler?

Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellen und verstehen: die Einnahmenseite

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA) stellt eine Statistik Ihrer Buchhaltung dar und kann Ihnen wichtige Informationen über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens bieten. Deshalb wird diese auch gerne von den Banken von Ihnen verlangt, wenn es um die Frage einer Kreditvergabe geht. In diesem und dem folgenden Artikel wollen wir Ihnen erläutern, wie die BWA grundsätzlich aufgebaut ist, wie Sie die BWA in Kontolino! erzeugen können und welche Aussagen Sie aus den Zahlen ziehen können.

Dabei gilt für die BWA wie für alle anderen Auswertungen: die Aussagekraft hängt stark von einer aktuellen Buchhaltung ab. Nur wenn Sie alle Ihre Geschäftsfälle korrekt und möglichst immer gleich verbuchen, können Sie die richtigen Schlüsse daraus ziehen.

Grundsätzlicher Aufbau der BWA

Die BWA ist in folgende große Blöcke gegliedert:

  • Summe der Erlöse (alle Ihre betrieblichen Netto-Umsätze)
  • Summe der Betriebseinnahmen (hier sehen Sie, wie es um Ihre Liquidität gestellt ist: d.h. wie viel Geld Sie eingenommen haben)
  • Summe der Kosten (alle Ihre betrieblichen Netto-Kosten wie Material-/Wareneinkauf, Löhne usw.)
  • Summe der Betriebsausgaben (diese Position gibt an, wie viel Geld Sie ausgegeben haben)
  • Differenz: Einnahmen-Ausgaben (Differenz all Ihrer Einnahmen und Ausgaben)

Diese Blöcke befinden sich in den Zeilen und werden weiter durch Zwischenpositionen verfeinert. Zusätzlich können Sie in den Spalten die Werte für den gewählten Zeitraum und einen Vergleichszeitraum sehen. Ergänzt werden diese beiden Spalten durch Veränderungsangaben vom gewählten Zeitraum zum Vergleichszeitraum in Euro und in Prozent. So können Sie nicht nur sehen, wie das laufende Geschäftsjahr, Quartal oder Monat so läuft, sondern auch den Vergleich zu Vorjahren (-quartalen etc.) ziehen. Bevor wir Ihnen erläutern, wie die BWA im Detail zu verstehen ist, wollen wir Ihnen kurz erläutern, wie Sie die BWA in Kontolino! erzeugen können. So können Sie Ihre BWA verwenden, um die einzelnen Ausführungen gleich für Sich nachzuvollziehen.

BWA in Kontolino! erzeugen

In Kontolino! können Sie jederzeit auf Knopfdruck unter dem Menüpunkt „Auswerten –> BWA“ Ihre BWA erzeugen. Dabei können Sie wählen, welche Zeiträume Sie auswerten möchten:

  • einzelne Monate,
  • Quartale oder
  • das ganze Geschäftsjahr.

Zusätzlich können Sie wählen, mit welchem Zeitraum Sie einen Vergleich anstellen wollen:

  • mit dem Vorgänger-Zeitraum (hiermit ist der bei der Monatsauswahl z. B. der Vormonat gemeint) oder
  • mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres (sprich, wenn Sie für den Zeitraum das 3. Quartal ausgewählt haben, dann sehen Sie hier als Vergleich das 3. Quartal des Vorjahres) oder
  • mit dem vorangegangenen Geschäftsjahr (hier wird immer das letzte Geschäftsjahr als Vergleich angezogen).

Ganz neu für Sie implementiert: lassen Sie Sich zusätzlich zu den BWA-Positionen, Ihre bebuchten Konten anzeigen. So können Sie noch mehr Informationen aus Ihrer BWA herausziehen.

Damit Sie sehen können, aus welchen Werten sich die einzelnen BWA-Positionen zusammensetzen, können Sie Sich optional die Buchungskonten anzeigen lassen. Dies ist für Detailanalysen sinnvoll, für den schnellen Überblick, ist diese Option nicht notwendig. Um ein umfassendes Verständnis für die Zahlen der BWA zu erhalten, empfehlen wir Ihnen, Ihre Konten anzeigen zu lassen. Anderen Empfängern wie z.B. Ihrem Kreditsachbearbeiter bei der Bank ist diese Auswertung allerdings eventuell zu ausführlich.

Die BWA im Detail erklärt

Nachfolgend gehen wir nun Schritt für Schritt durch die einzelnen Positionen durch und erläutern diese für Sie. Dabei nehmen wir uns in diesem Artikel die Einnahmenseite in den Blick. Im folgenden Artikel geht es um die Ausgabenseite.

Die Einnahmenseite

1. Summe der Erlöse

Erlöse aus betrieblicher Tätigkeit: unter dieser Position werden alle Ihre Netto-Umsätze gelistet, die zu Ihrem Kerngeschäft gehören. Z. B. durch den Verkauf von Ihren hergestellten Waren oder Ihrer Dienstleistungen. Steigt dieser im Laufe der Zeit, dann läuft Ihr Geschäft gut. Sinkt dieser dauerhaft, dann sind das keine gute Zeichen.

Sonstige Erlöse: hier werden alle Netto-Umsätze gelistet, die Sie nicht mit Ihrem Kerngeschäft gemacht haben: z. B. wenn Sie Zinsen erhalten oder Ihren Firmenwagen verkaufen. Diese erhöhen zwar Ihre Einnahmen, ber haben wenig Aussagekraft darüber, wie Ihre Firma insgesamt läuft, da sie oft einmalig und nicht wiederholbar oder zumindest nicht nachhaltig sind.

Zusammen stellen diese ersten beiden Erlösblöcke die „Summe der Erlöse“ dar. Sprich alle Netto-Umsätze, die Sie im gewählten Zeitraum mit Ihrem Betrieb erwirtschaftet haben. Steigen diese, ist dies grundsätzlich gut für Ihr Unternehmen.

2. Betriebseinnahmen

Umsatzsteuer: auch die Umsatzsteuer haben Sie von Ihren Kunden erhalten und eingenommen. Diese müssen Sie zwar später an das Finanzamt überweisen, aber erst einmal stellen diese eine Mehrung Ihres Barvermögens dar. Deshalb wird diese Position mit bei den Einnahmen aufgeführt.

Umsatzsteuer-Erstattung: erhalten Sie vom Finanzamt Geld zurück, da Sie mehr Vorsteuer als Umsatzsteuer in einem Zeitraum hatten, dann stellt auch diese Position für Sie eine Einnahme und damit die Mehrung Ihres Barvermögens dar. Sollte hier dauerhaft eine hohe Zahl stehen, so ist dies negativ zu bewerten, denn dann sind Ihre Ausgaben meist höher als Ihre Einnahmen. Zu dieser Aussage kann es Ausnahmen geben, wenn Sie viele Geschäfte mit dem Ausland tätigen, bei denen andere Umsatzsteuertatbestände greifen.

Die Umsatzsteuer-Erstattung kann nur korrekt ausgewiesen werden, wenn Sie das Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen für Ihre Buchhaltung verwenden. Sie werden bei der Abgabe der Umsatzsteuer-Vorauszahlung bei den Buchungen durch passende Buchungsvorschläge von Kontolino! unterstützt.

Minus Zugang Forderungen: Von den Erlösen, werden die Zugänge an Forderungen abgezogen: warum? Nun, wenn Ihre Forderungen zunehmen, dann steht Ihnen das Geld noch nicht zur Verfügung. Dieses wird erst später eingehen. Somit zählt es für den ausgewählten Zeitraum nicht zu den Betriebseinnahmen und wird von den Erlösen abgezogen. Einen gewissen Stand an Forderungen ist in jedem Unternehmen normal: schließlich gibt es Zahlungsziele auf Rechnungen. Steigt dieser aber über ein Normalmaß an, ist Vorsicht geboten. Denn Ihre Liquidität sinkt und es kann zu vermehrten Zahlungsausfällen Ihrer Kunden kommen. Somit wäre es gut, wenn es hier wenig Abweichungen zwischen den Zeiträumen für Sie gibt.

Nun sind wir mit dem ersten großen Block der Betriebseinnahmen fertig: dieser beinhaltet alle Ihre Erlöse und die Zahlflüsse, die daraus entstanden sind. So erhalten Sie mit dieser Kennzahl eine Aussage über Ihre aktuelle Einnahmesituation und aktuelle und kurzfristige Liquidität. Auch hier gilt: steigt diese Zahl im Lauf der Zeit an, dann geht es Ihrem Betrieb prinzipiell besser – sofern nicht auf der Ausgabenseite ebenfalls größere Posten zu finden sind.

Weiter geht es im nächsten Artikel mit den Kosten und Betriebsausgaben.

Fazit

Sie sehen, die BWA kann Ihnen einen Blick in Ihre Erlöse, Einnahmen, Kosten und Ausgaben ermöglichen. So können Sie diese Werte für Sich und den betrachteten Zeitraum analysieren und bei Bedarf die Vorgängerperioden als Vergleich heranziehen. Mit Kontolino! können Sie sich nicht nur jederzeit die BWA auf Knopfdruck erzeugen, Sie können sich zusätzlich sogar die jeweiligen bebuchten Konten zur Position anzeigen lassen. Mit dem ersten Teil des Beitrages haben wir Ihnen die einzelnen Positionen zu den Erlösen und Einnahmen im Detail erläutert. Im zweiten Teil des Beitrages geht es dann um die Kosten und Ausgabenseite.

Rechnungen per Mail versenden

Endlich ist es soweit: Sie können Ihre in Kontolino! erstellten Rechnungen nun direkt aus Kontolino! heraus per Mail versenden. Bisher mussten Sie Ihre Rechnung erst herunterladen, zwischenspeichern und konnten erst danach diese per Mail versenden. Nun entfallen für Sie die Zwischenschritte des Herunterladens und Zwischenspeicherns. Zusätzlich wird der Versand der Mail für Sie protokolliert und dargestellt.

Voraussetzungen für den Mail-Versand Ihrer Rechnungen

Damit Sie Ihre Rechnungen per Mail versenden können, müssen Sie einmalig unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Mailvorlage…“ den Aufbau Ihrer Mail festlegen. So haben Sie hier die Möglichkeit Ihr Firmenlogo einzubinden, Ihre E-Mail-Absende-Adresse und Absende-Name und verschiedene Textbausteine für den Inhalt Ihrer Mail festzulegen.

Um zu sehen, wie die fertige Mail aussieht, können Sie den Button „Vorschau aktualisieren“ benutzen. Daraufhin sehen Sie auf der rechten Seite, wie Ihre Mail aussehen wird.

Weiter können Sie – aber müssen nicht – die Mail-Adressen Ihrer Kunden hinterlegen. Dazu können Sie unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Debitoren/Kunden“ pro Firma eine Mail-Adresse hinterlegen und ggf. zusätzlich pro Ansprechpartner. Dabei können Sie nun neu festlegen, ob die Mail-Adresse beim Rechnungsversand standardmäßig als „An“ oder Kopie („CC“) verschickt werden soll.

Hinweis: Bisher ist es vorgesehen, dass es nur einen „An“- Empfänger geben kann. Alle anderen Mail-Adressen, werden als Kopie („CC“) eingetragen. Sollten Sie die Felder „An“ und „CC“ nicht entsprechend hinterlegt haben, wird nur die Firmen-Mail-Adresse später in der Rechnung automatisch als Empfangs-Mail-Adresse angezogen.

Das ist bereits alles, was Sie an Vorbereitungen tun müssen bzw. können.

Rechnung erstellen und per Mail versenden

Nun erstellen Sie wie gewohnt eine neue Rechnung unter dem Menüpunkt „Neue Rechnung…“. Neu sehen Sie neben der Rechnungsanschrift die Felder für den Mailversand, die natürlich optional sind. Diese werden automatisch gefüllt,

Rechnungsempfänger auswählen
  • wenn Sie beim Debitor entsprechend die Mail-Adressen hinterlegt und als „An“ bzw. „CC“ markiert haben und
  • Sie wie gewohnt für die Rechnung einen Debitor für die Rechnungsanschrift aussuchen.

Natürlich können Sie alternativ hier auch die Mail-Adressen manuell eintippen. Der Rest der Rechnungserstellung verläuft wie gewohnt.

Interessant wird es dann, wenn Sie die Rechnung fertig erstellt haben. Auf diesem Bildschirm steht Ihnen nun neu der Button zum Versand der Mail zur Verfügung. Im Screenshot ist das der zweite Button. Klicken Sie darauf, kommen Sie auf eine neue Ansicht. Dort sehen Sie die Vorschau der fertigen Mail incl. der als Anhang ersichtlichen Rechnung. Hier haben Sie nochmals die Möglichkeit, die Empfänger-Mail-Adressen einzutippen oder zu ändern. Anschließend können Sie die Mail mit Klick auf den Button „Absenden“ verschicken.

Als Bestätigung des E-Mail-Versandes erhalten Sie dann ein grünes Hinweisfenster. Zusätzlich wird der Versand für Sie protokolliert und für Sie ersichtlich dokumentiert.

Wie geht es weiter?

Wir implementieren zur Zeit weitere Variablen für Sie, so dass Sie Ihre Mail besser personalisieren können. So sollen Ihnen z. B. der Name und Vorname sowie die Rechnungsnummer als einzufügende Möglichkeiten in Ihrer Mail bald zur Verfügung stehen.

Mehr Informationen

zum Erstellen von Debitoren, Rechnungen und der Mail-Vorlage finden Sie wie immer in unserem Handbuch auf den Seiten:

Zusammenfassung

Sie können in Kontolino! eine Mail-Vorlage erstellen und diese als Grundlage zum Verschicken Ihrer Rechnungen per Mail verwenden. Um noch schneller Ihre Rechnungen mailen zu können, bietet es sich zusätzlich für Sie an, für Ihre Stammkunden, die E-Mail-Adressen beim Debitor selbst abzuspeichern und zusätzlich den Haken bei „An“ bzw. „CC“ setzen.

Änderungen in Kontolino! anzeigen

Sie erstellen Ihren Jahresabschluss und sind auf der Suche nach Ungereimtheiten? Dann kann Ihnen die neu geschaffene Auswertung in Kontolino! gute Dienste bieten. Seit kurzem steht Ihnen in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Änderungsjournal“ eine Ansicht zur Verfügung, die alle vorgenommenen Änderungen und Löschungen an den Buchungssätzen listet.

Welche Möglichkeiten gab es bisher schon in Kontolino! sich Änderungen anzeigen zu lassen?

Bereits seit langer Zeit können Sie Sich direkt im Buchungsjournal Änderungen an einzelnen Buchungssätzen anzeigen lassen. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn Sie Sich nicht mehr sicher sind, wann und wie ein Buchungssatz von Ihnen geändert wurde – und Sie direkt schon den Buchungssatz kennen, bei dem Sie Ungereimtheiten vermuten.

Weiter können Sie Sich alle gelöschten Buchungen in einer Buchungsperiode anzeigen lassen. Dies können Sie auf zwei verschiedene Wege tun: entweder unter dem Menüpunkt „Verwalten –> Buchungsperiode“ oder aber unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Gelöschte Buchungen“.

Welche Möglichkeiten kamen in Kontolino! nun hinzu?

Wir haben für Sie den Menüpunkt „Auswerten“ –> „Gelöschte Buchungen“ erweitert und in diesem Zuge auch unbenannt. Der Menüpunkt heißt nun „Auswerten“ –> „Änderungsjournal“. Dabei können Sie nun nicht mehr nur Ihre gelöschten Buchungen einsehen sondern alle Änderungen, die Sie an Buchungssätzen gemacht haben.

Weiter können Sie nun die Anzeige der Änderungen bzw. Löschungen gezielt filtern. So können Sie bestimmte Zeiträume einstellen, die Sie angezeigt bekommen wollen – oder nach Buchungssätzen mit bestimmten Mehrwertsachverhalten suchen.

Was hat die GobD mit diesen Anzeigemöglichkeiten zu tun?

Diese Ansichten sind nicht nur nützlich, wenn Sie Ungereimtheiten nachvollziehen möchten. Sondern sie sind auch erforderlich um die GobD einzuhalten. Die GobD stellen Regeln zur Buchführung mit digitalen Belegen auf. Grundsätzlich müssen digitale Belege auch digital und unveränderlich abgespeichert zusammen mit deren Buchungen abgespeichert werden. Zusätzlich müssen alle Änderungen an den Buchungssätzen jederzeit nachvollzogen werden können. Genau diese Anforderung deckt Kontolino! mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Anzeigemöglichkeiten ab.

Aber Vorsicht: Sie müssen auch Ihren Teil dazu beitragen, dass Ihre Buchhaltung GobD-konform ist. Mehr dazu, können Sie auf unserer Seite „Die Buchhaltungssoftware Kontolino! und die GobD“ nachlesen.

Zusammenfassung

Mit der Erweiterung des Menüpunktes „Auswerten“ –> „Änderungsjournal“ können Sie Sich nun nicht mehr nur alle gelöschten sondern auch alle geänderten Buchungssätze anzeigen lassen. Zudem stehen Ihnen nun Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Verfügung. Somit können Sie schneller Ungereimtheiten klären und nebenher die GobD-Konformität Ihrer Buchhaltung einfacher nachweisen.

Kontolino! unterstützt nun Finanzanlagenverkäufe und -abschreibungen

Der Funktionsumfang der Anlagenbuchhaltung in Kontolino! ist weiter gewachsen. So können Sie nicht nur wie bisher Ihren Kauf von Finanzanlagen erfassen und verbuchen. Neu können Sie nun zusätzlich den Verkauf (auch den Teilverkauf) und ggfs. Teilwertabschreibungen Ihrer Finanzanlagen erfassen und verbuchen. Dabei werden Sie wie gewohnt umfassend von Kontolino! unterstützt. Wie? Das erklären wir Ihnen nachstehend.

Grundsätzlich erledigen Sie alle diese Geschäftsvorfälle in der Anlagenbuchhaltung von Kontolino! unter dem Menüpunkt „Anlagenbuch.“ –> „Anlagenverzeichnis“.

Kauf von Finanzanlagen in Kontolino! erfassen

Um einen Kauf Ihrer Finanzanlagen zu erfassen, klicken Sie auf den Button „Neu…“ und dann auf den Eintrag „Finanzanlage“. Im darauf erscheinenden Dialog füllen Sie die Felder wie Inventarnummer, Bezeichnung, Anschaffungsdatum aus. Daraufhin folgen Informationen, die zur Verbuchung notwendig sind. Das Schöne daran für Sie: Kontolino! filtert für Sie die zur Auswahl kommenden Kategorien und Konten bereits stark ein bzw. belegt diese vor. So müssen Sie nicht lange nachschlagen, welche Kategorien und Konten in Frage kommen – und durch die hinterlegt Logik in Kontolino! führt die Befüllung dieser Konten zur richtigen automatischen Bestückung Ihrer EÜR und AVEÜR bzw. Bilanz.

Nun fehlt noch die Erfassung der Anschaffungskosten. Hier können Sie nun entweder einen neuen Buchungssatz dafür erfassen (wobei die Buchungsmaske bereits von Kontolino! vorbestückt wurde und Sie nur noch wenige Daten ergänzen müssen). Oder aber Sie haben evtl. bereits den Kauf Ihrer Finanzanlage anderweitig verbucht – z. B. beim Verbuchen Ihres Bankkontoauszuges. Dann können Sie einfach Ihren bestehenden Buchungssatz zum Anlagegut verknüpfen.

Damit ist bereits Ihr Kauf des neuen Finanzanlagengutes in Kontolino! erfolgt.

Teilwertabschreibungen von Finanzanlagen in Kontolino! erfassen

Ihre Finanzanlagen haben dauerhaft an Wert verloren? Es hilft somit nichts und Sie müssen Ihren Buchwert dem tatsächlichen Wert anpassen und eine Teilwertabschreibung vornehmen? Dazu nutzen Sie das Werkzeugsymbol hinter der Finanzanlage die betroffen ist. Wählen Sie dort den Eintrag „Abschreibungsplan“ aus. Dort angelangt fügen Sie einen neue außerplanmäßige Abschreibung hinzu. Sie müssen nur noch das Datum, den Betrag und eine Begründung eingeben. Kontolino! erstellt dann einen Buchungsvorschlag, den Sie mit einem Klick verbuchen können. Sie müssen keine Konten mehr nachschlagen, keinen neuen Buchwert mehr ausrechnen: all das erledigt Kontolino! für Sie.

Verkauf bzw. Teilverkäufe von Finanzanlagen in Kontolino! erfassen

Sie haben Ihre Finanzanlage oder einen Teil davon verkauft? Dann erfassen Sie Ihren Verkauf in Kontolino! mit Klick auf den Werkzeugkasten hinter Ihrem Anlagegut. Da es mehrere Verkäufe geben kann, wird ein Verkauf in Kontolino! über den Abschreibungsplan abgebildet. Wählen Sie also den Eintrag „Abschreibungsplan“ aus. Fügen Sie nun einen „(Teil-) Verkauf“ hinzu. Geben Sie nun in der erscheinenden Maske die Höhe ein – wenn Sie wollen auch die Kapitalertragssteuer und den Solidaritätszuschlag ein. Klicken Sie dann auf den Button „Buchungsvorschlag erstellen“. Kontolino! ermittelt daraufhin, ob es sich um einen Buchgewinn oder -verlust handelt und wie hoch dieser ist. Darauf aufbauend werden dann die passenden Buchungen incl. aller Buchungskonten automatisch erstellt. Sie müssen diese nur noch prüfen und verbuchen. Fertig!

So müssen Sie keine Beträge mehr ausrechnen oder nach Buchungskonten suchen. Dies übernimmt Kontolino! für Sie.

Zusammenfassung

Die Anlagenbuchhaltung von Kontolino! unterstützt Sie nun auch umfassend bei Ihren Geschäften mit Finanzanlagen. Zusätzlich können Sie nun auch (Teil-)Verkäufe und Teilwertabschreibungen erfassen. Dabei werden Sie beim Berechnen der Beträge und Erstellung der Buchungssätze von Kontolino! unterstützte – und natürlich kommen alle Werte korrekt in Ihrer Bilanz bzw. EÜR und AVEÜR an.

Mehr Informationen finden Sie in unserem Handbuch unter „Finanzanlagen„.