Zum Erfassen von Zahlungseingängen Ihrer in Kontolino! erstellten oder importierten Rechnungen gibt es mehrere Wege:
Der Weg über das Buchen von Belegen: Sie verbuchen Ihre Zahlungseingänge zu Rechnungen als normale Belege verbuchen. Dort können Sie dann die Rechnungsnummer eintippen und so den Zahlungseingang erfassen.
Der Weg über die Rechnung: Sie suchen Ihre Rechnung in der Rechnungsübersicht über die diversen Filteroptionen aus. Von dort aus können Sie dann den Zahlungseingang mit Hilfe des Aktionsmenüs bequem erfassen.
Der Weg über den Bankauszug: Oder aber Sie importieren Ihre Bankauszüge und verbuchen die dort aufgeführten Umsätze. Ist darunter ein Zahlungseingang einer Ihrer Rechnungen, ordnen Sie diesem Umsatz die passende Rechnung zu und erfassen somit automatisch den Zahlungseingang Ihrer Rechnung.
Diese drei Wege wollen wir Ihnen in diesem Blogartikel nun im Detail vorstellen.
Der Weg über das Buchen von Belegen
Dazu rufen Sie den Menüpunkt „Buchen“ –>“Belege buchen“ auf. Füllen Sie daraufhin die erscheinende Buchungsmaske auf. Sobald Sie als Beleg Nr. Ihre Rechnungsnummer eingeben, erscheint die dazugehörige Rechnung als Anhang. Diese können Sie mit einem Klick auf den Text öffnen und sich anzeigen lassen. So können Sie bequem die Daten wie Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuercode etc. ablesen und in Ihre Buchungsmaske eintragen. Klicken Sie nachdem Sie alle Einträge gemacht haben auf „Verbuchen“ und Ihre Rechnung wird als bezahlt markiert.
Wie Sie einen Buchungssatz in Kontolino! erfassen, können Sie im Handbuch auf der Seite „Erfassen eines Buchungssatzes“ in Ruhe nachlesen.
Der Weg über die Rechnung
Um einen Zahlungseingang zu Ihrer Rechnung zu erfassen, rufen Sie den Menüpunkt „Buchen“ –> „Rechnungen“ auf. In der daraufhin erscheinenden Suchmaske, können Sie nun z. B. nach der Rechnungsnummer suchen. Oder aber – wenn Sie z. B. mehrere Zahlungseingänge erfassen möchten – Sie lassen Sich alle noch nicht bezahlten Rechnungen anzeigen (das ist der Eintrag „Bezahlt“ und dort die Auswahl „offen“). Ihre gesuchte Rechnung ist dabei? Dann klicken Sie einfach doppelt auf die Zeile oder auf das Bleistiftsymbol.
Daraufhin kommen Sie auf eine neue Ansichtsseite. Dort sehen Sie auf der einen Seite Ihre erstellte Rechnung und auf der anderen die Überschrift „Zahlungen, Skonto, Berichtigungen, Differenzen“. Klicken Sie, um eine Zahlung zu erfassen, unterhalb dieser Überschrift auf das „Aktionen-„Menü und wählen Sie den Eintrag „Neue Zahlung“ aus. Daraufhin erscheint eine vorausgefüllte Buchungsmaske. Hier können Sie die Einträge prüfen, ggf. ändern und die Zahlstelle (z. B. Bank, Kasse) angeben. Anschließend können Sie mit einem Klick einen Buchungsvorschlag erstellen lassen. Prüfen Sie die vorgeschlagene Buchung und verbuchen diese mit einem Klick.
Nach dieser Verbuchung, ist Ihre Rechnung als bezahlt markiert. Und Sie können genauso mit allen weiteren Zahlungseingängen vorgehen.
Übrigens: Wie Sie im Screenshot erkennen können, unterstützt Kontolino! Sie auch beim Erfassen von Skonto-Buchungen oder wenn Forderungsausfälle zu verbuchen sind. Haben Sie einen Teilbetrag einer Rechnung bereits erhalten und verbucht, erhalten Sie einen zusätzlichen Eintrag: „Differenz verbuchen“.
Der Vorteil für Sie ist, dass Sie Sich bei all den oben geschilderten Geschäftsfällen keine Gedanken über die richtigen Konten machen müssen: Sie geben nur die Zahlstelle (z. B. Bank, Kasse) ein, evtl. korrigieren Sie das vorgeschlagene Datum und den Betrag. Der Rest übernimmt Kontolino! für Sie.
Wie gewohnt finden Sie dazu auch Informationen in unserem Handbuch auf der Seite „Fertige Ausgangsrechnung erhalten und Zahlungseingänge verbuchen„.
Der Weg über den Bankauszug
Eine andere Möglichkeit einen Zahlungseingang zu erfassen, geht über das Verbuchen eines Bankauszuges. Dieser bietet Sich immer dann an, wenn Sie die meisten oder gar alle Zahlungen per Bankgutschrift erhalten. Dazu gehen Sie auf den Menüpunkt „Verbuchen“ –> „Bankauszüge“. „Aktualisieren…“ Sie dann Ihren Bankauszug und suchen dabei den Zeitraum aus.
Hinweis: Bevor Sie dort Ihre Bankauszüge per Datei oder Online-Abfrage aktualisieren können, müssen Sie einmalig Ihre Bankverbindung hinterlegen. Wie das geht können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Bank-, Amazon-, Paypal-, Stripeverbindungen erstellen“ nachlesen.
Kontolino! erkennt nun von alleine, wenn es Sich bei Ihrem Bankumsatz um einen Zahlungseingang handelt und bietet Ihnen auf Grund eines Algorithmus eine Liste passender Rechnungen an. Suchen Sie einfach die bezahlten Rechnung aus und übernehmen diese mit Klick auf den blauen Pfeil in die Buchungsmaske. Diese ist dann komplett für Sie vorausgefüllt: Datum, Rechnungsdokument als angehängter Beleg, Buchungstext, Konten, Betrag und evtl. der MwSt.-Code. Sie müssen nur noch die Einträge prüfen und mit einem Klick auf „Verbuchen“ den passenden Buchungssatz erstellen.
Wenn Sie zum Überprüfen des Buchungssatzes nochmals die Rechnung ansehen möchten, ist dies auch möglich. Klicken Sie einfach auf den angehängten Beleg und dieser wird Ihnen auf der Seite angezeigt.
Neue Features
Da die Verbuchung der Zahlungseingänge über den Bankauszug immer beliebter wird, haben wir für Sie weitere Unterstützungen in letzter Zeit in Kontolino! für Sie eingeführt. Diese stellen wir Ihnen im Nachgang vor:
Weicht der Rechnungsbetrag vom Betrag des Zahlungseinganges ab, bekommen Sie neu ein Warnfenster angezeigt. So können Sie darauf entsprechend reagieren. Sei es, dass Sie den Restbetrag bei Ihrem Kunden anfordern, die Zahlungsdifferenz ausbuchen – oder schlichtweg die Bankumsätze durchschauen, ob der Restbetrag bereits an einem anderen Tag überwiesen wurde.
Eine andere Erweiterung: Sie können nun bequemer mehrere Rechnungen für einen Zahlungseingang auswählen. Dazu finden Sie nun in der Liste aller Rechnungen ein Häkchen. Klicken Sie alle Rechnungen an, die zu Ihrem Zahlungseingang gehören und übernehmen diese mit klick auf den entsprechenden Button in Ihre Buchungsmaske. Sollte der Bankumsatz höher oder niedriger als die Summe aller Rechnungsbeträge sein, erscheint das gleiche Hinweisfenster wie im vorherigen Absatz geschildert. Außerdem wird bei der letzten ausgewählten Rechnung entsprechend der verminderte / überbezahlte Betrag verbucht.
Diese Vorgehensweise finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Zahlungseingang einer Rechnung über das Verbuchen von Bankauszügen erfassen„.
Zusammenfassung
Sie sehen Kontolino! bietet Ihnen verschiedene Wege, um Zahlungseingänge für Ihre Rechnungen zu erfassen. Wählen Sie den Weg, der am Besten zu Ihnen und Ihrer Vorgehensweise passt. Am Meisten werden Sie beim Verbuchen über den Bankauszug von Kontolino! unterstützt – und da diese Weise am Beliebtesten ist, haben wir die Vorgehensweise für Sie, um neue Features erweitert.