Textbausteine

Sie können auf Grundlage Ihres Briefbogens das weitere Rechnungslayout gestalten. Das können Sie unter dem Menüpunkt: Faktura –> Rechnungsvorlagen tun. Auch diese Festlegungen treffen Sie im Normalfall einmalig und wählen später bei der einzelnen Rechnungserstellung Ihre festgelegte Vorlage aus.

Im Menüpunkt „Rechnungsvorlagen“ sehen Sie einen Überblick über bereits abgespeicherte Vorlagen. Fügen Sie hier einfach eine neue Vorlage hinzu und gelangen auf einen neuen Bildschirm. Dort wählen Sie zuerst den Briefbogen aus, den Sie verwenden wollen.

Weiter können Sie Ihre Schriftart definieren.

Danach können Sie Textbausteine auswählen oder neue anlegen. Es stehen Ihnen insgesamt 6 Textbausteine zur Verfügung, die entweder leer gelassen oder mit einem individuellen Text belegt werden können:

  • Betreffzeile. Kontolino! druckt die Rechnungsnummer bereits in die Geschäftszeile oberhalb des Textes, sodass es für eine Rechnung nicht unbedingt einen Betreff wie „Rechnung 2015“ braucht. Sie können aber eine andere Betreffzeile einstellen, z.B. einen flotten Spruch wie „Sie haben sicher schon darauf gewartet: hier kommt unserer Rechnung“. Oder Sie drucken einfach ein langweiliges „Rechnung 2015“
  • Anrede: Manch einer mag keine Anreden in Rechnungen, der nächste will hier einen frechen Spruch unterbringen und manche bleiben beim bewährten „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Das können Sie für Ihre Zwecke ganz nach Geschmack einrichten und ggf. auch mal für eine einzelne Rechnung in ein vertrautes „Liebe Emma,“ ändern.
  • Einleitung: Auch hier gilt, dass eine Rechnung eigentlich kein Geschnatter braucht, aber manch einer möchte doch vor den harten Fakten erst mal für einen Auftrag, das Vertrauen des Kunden oder eine einmalige Chance danken. Das wäre der Textbaustein, in dem Sie das tun können, bevor Kontolino! die langweilige Tabelle mit den Rechnungspositionen einfügt
  • Unter der Tabelle kommt stets der Text aus der Zahlungskondition. Dieser Text ist kein Textbaustein, sondern wird bei den Zahlungskonditionen hinterlegt
  • Wer jetzt, nachdem klar ist, was der Kunde schuldet und wann er es zu bezahlen hat, noch einen Absacker in der Rechnung unterbringen möchte, zum Beispiel: „Wir wünschen viel Freude mit Ihrem neuen Auto und sind stets für Sie da, wenn es Probleme gibt.“, der kann das im Fußtext festlegen.
  • Schließlich gibt es eine Grußformel, die in langweilig meist „Mit freundlichen Grüßen“ lautet (übrigens laut Duden ohne Komma am Ende), aber vielleicht auch mal „Bis zu Ihrem nächsten Besuch“ heißen könnte
  • Und letztendlich gibt es die Signatur. Wir haben für Sie schon einen Textbaustein voreingestellt, der einfach Ihren Vor- und Nachnamen ins Dokument generiert. Aber vielleicht möchten Sie lieber „Ihr freundliches Werkstatt-Team aus Rechlinghausen“ da hin geschrieben haben…

Nun können Sie Ihre Tabelle gestalten:

  • Möchten Sie Ihre Tabelle mit grauen Streifen gestalten? Dabei wird jeder zweite Linieneintrag grau hinterlegt. Dann klicken Sie den Button „Zebrastreifen“ an. Zusätzlich können Sie die Stärke des Grautons per Prozentangabe bestimmen.
  • Weiter können Sie einen Text angeben, der dann angedruckt wird, wenn die Tabelle über eine Seite reicht. Hier bietet sich z. B. „Fortsetzung auf der nächsten Seite an“.

Nun haben Sie alle Grundlagen zur Erstellung einer Rechnung gelegt und können nun Ihre erste Rechnung schreiben.

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