Endlich ist es soweit: Sie können Ihre in Kontolino! erstellten Rechnungen nun direkt aus Kontolino! heraus per Mail versenden. Bisher mussten Sie Ihre Rechnung erst herunterladen, zwischenspeichern und konnten erst danach diese per Mail versenden. Nun entfallen für Sie die Zwischenschritte des Herunterladens und Zwischenspeicherns. Zusätzlich wird der Versand der Mail für Sie protokolliert und dargestellt.
Voraussetzungen für den Mail-Versand Ihrer Rechnungen
Damit Sie Ihre Rechnungen per Mail versenden können, müssen Sie einmalig unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Mailvorlage…“ den Aufbau Ihrer Mail festlegen. So haben Sie hier die Möglichkeit Ihr Firmenlogo einzubinden, Ihre E-Mail-Absende-Adresse und Absende-Name und verschiedene Textbausteine für den Inhalt Ihrer Mail festzulegen.
Um zu sehen, wie die fertige Mail aussieht, können Sie den Button „Vorschau aktualisieren“ benutzen. Daraufhin sehen Sie auf der rechten Seite, wie Ihre Mail aussehen wird.
Weiter können Sie – aber müssen nicht – die Mail-Adressen Ihrer Kunden hinterlegen. Dazu können Sie unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Debitoren/Kunden“ pro Firma eine Mail-Adresse hinterlegen und ggf. zusätzlich pro Ansprechpartner. Dabei können Sie nun neu festlegen, ob die Mail-Adresse beim Rechnungsversand standardmäßig als „An“ oder Kopie („CC“) verschickt werden soll.
Hinweis: Bisher ist es vorgesehen, dass es nur einen „An“- Empfänger geben kann. Alle anderen Mail-Adressen, werden als Kopie („CC“) eingetragen. Sollten Sie die Felder „An“ und „CC“ nicht entsprechend hinterlegt haben, wird nur die Firmen-Mail-Adresse später in der Rechnung automatisch als Empfangs-Mail-Adresse angezogen.
Das ist bereits alles, was Sie an Vorbereitungen tun müssen bzw. können.
Rechnung erstellen und per Mail versenden
Nun erstellen Sie wie gewohnt eine neue Rechnung unter dem Menüpunkt „Neue Rechnung…“. Neu sehen Sie neben der Rechnungsanschrift die Felder für den Mailversand, die natürlich optional sind. Diese werden automatisch gefüllt,
- wenn Sie beim Debitor entsprechend die Mail-Adressen hinterlegt und als „An“ bzw. „CC“ markiert haben und
- Sie wie gewohnt für die Rechnung einen Debitor für die Rechnungsanschrift aussuchen.
Natürlich können Sie alternativ hier auch die Mail-Adressen manuell eintippen. Der Rest der Rechnungserstellung verläuft wie gewohnt.
Interessant wird es dann, wenn Sie die Rechnung fertig erstellt haben. Auf diesem Bildschirm steht Ihnen nun neu der Button zum Versand der Mail zur Verfügung. Im Screenshot ist das der zweite Button. Klicken Sie darauf, kommen Sie auf eine neue Ansicht. Dort sehen Sie die Vorschau der fertigen Mail incl. der als Anhang ersichtlichen Rechnung. Hier haben Sie nochmals die Möglichkeit, die Empfänger-Mail-Adressen einzutippen oder zu ändern. Anschließend können Sie die Mail mit Klick auf den Button „Absenden“ verschicken.
Als Bestätigung des E-Mail-Versandes erhalten Sie dann ein grünes Hinweisfenster. Zusätzlich wird der Versand für Sie protokolliert und für Sie ersichtlich dokumentiert.
Wie geht es weiter?
Wir implementieren zur Zeit weitere Variablen für Sie, so dass Sie Ihre Mail besser personalisieren können. So sollen Ihnen z. B. der Name und Vorname sowie die Rechnungsnummer als einzufügende Möglichkeiten in Ihrer Mail bald zur Verfügung stehen.
Mehr Informationen
zum Erstellen von Debitoren, Rechnungen und der Mail-Vorlage finden Sie wie immer in unserem Handbuch auf den Seiten:
- Mailvorlage erstellen
- Debitoren erstellen
- Eine neue Rechnung schreiben
- Fertige Ausgangsrechnung erhalten, versenden und Zahlungseingänge verbuchen
Zusammenfassung
Sie können in Kontolino! eine Mail-Vorlage erstellen und diese als Grundlage zum Verschicken Ihrer Rechnungen per Mail verwenden. Um noch schneller Ihre Rechnungen mailen zu können, bietet es sich zusätzlich für Sie an, für Ihre Stammkunden, die E-Mail-Adressen beim Debitor selbst abzuspeichern und zusätzlich den Haken bei „An“ bzw. „CC“ setzen.