In unserem Video können Sie anschauen, wie Sie Briefbögen gestalten können und worauf Sie achten müssen:
Bevor Sie beginnen können, eine eigene Rechnung zu schreiben, laden Sie Ihre Briefbögen hoch. Das machen Sie unter dem Menüpunkt „Faktura –> Briefbögen“.
Je nach Ihrem Kontolino!-Paket können Sie eine oder mehrere Briefpapier-Vorlagen anlegen und für Ihre Rechnungen verwenden.
Ein solcher Briefbogen kann von Ihnen (z.B. mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm) ganz individuell gestaltet werden und dann als PDF-Datei zu Kontolino hochgeladen werden. Ihre Rechnungen werden dann auf diese Vorlage „aufgedruckt“, in etwa so, als wenn Sie vorgedrucktes Briefpapier in Ihren Drucker einlegen würden und Ihre Rechnung auf dieses Papier drucken.
Kontolino! hält sich beim Drucken von Dokumenten streng an die DIN. Das bedeutet zum Einen, dass Kontolino! grundsätzlich Rechnungen im Format DIN A4 ausdruckt, also auf dem gängigen Papier im deutschsprachigen Raum. Andere Formate sind aktuell nicht vorgesehen.
Zum anderen heißt das, es gibt Bereiche auf einem Briefbogen, die für Ihre individuellen Gestaltungsideen frei sind, und Bereiche, auf die Kontolino! die Dokument-Inhalte druckt.
Damit also Ihr Logo oder Ihre Adressangaben, Bankverbindung etc. nicht von Kontolino! überlappend bedruckt werden, sollten Sie sich bei der Gestaltung Ihres Briefbogens an die hier vorgestellten Vorgaben halten.
Natürlich könnten Sie z.B. das Adressfeld, das nachher im Fenster des Umschlages zu sehen sein wird, mit einer Farbe hinterlegen und ähnliches (auch die Geschäftszeile mit Angaben wir Bestellnummer, Kunden-Nr. ist immer an der selben Stelle auf dem Blatt, also könnten Sie auch hier eine farbliche Hinterlegung ausprobieren). Solange sich Ihre Elemente mit dem Text, den Kontolino! druckt, nicht in die Quere gerät, ist also auch hier Ihrer Fantasie keine Grenze gesetzt.
Auf Grund Ihres Briefbogens können Sie anschließend das weitere Rechnungslayout gestalten, sprich wie die Rechnungsinhalte gestaltet werden sollen. Für das Rechnungslayout stehen Ihnen zwei grundsätzlich verschiedene Layouts zur Verfügung. Entweder Sie lassen Sich Ihre Referenzangaben als Zeile drucken, oder tabellarisch oben rechts. Je nachdem für welche Variante Sie Sich entscheiden, stehen Ihnen verschiedene frei gestaltbare Flächen zur Verfügung:
Maßangaben für Ihre individuellen Bereiche auf dem Briefbogen für das Layout „Referenzangaben als Zeile“
In der nebenstehenden Grafik sehen Sie die Bereiche einer DIN A4 – Seite, die für Ihre eigene Gestaltung zur Verfügung stehen, rot hinterlegt. Hier können Sie platzieren, was immer Sie möchten. Der weiße Bereich in diesem Bild ist die Region, in der Kontolino! seine Ausgaben platziert. Hier sollten Sie keine Elemente in Ihrem PDF platzieren, da sich ansonsten höchst unschöne Überlappungen ergeben.
Maximaler Gestaltungsbereich im Kopfbereich
Im Kopfbereich haben Sie vom oberen Rand des Blattes maximal 48 mm Platz über die ganze Seitenbreite hinweg, einen Briefkopf mit Logo etc. auszugeben. Der Bereich rechts neben der Empfängeradresse kann ebenfalls für Ihre Gestaltungselemente genutzt werden, dabei sollten Sie nicht weiter links als 85 mm vom rechten Blattrand anfangen und nicht weiter nach unten als bis 95 mm unter dem oberen Blattrand gehen.
Maximaler Gestaltungsbereich für die Fußzeile
Der Fußbereich wird gerne für Adressangaben, Telefon, Fax, Webadressen, Bankverbindung und evtl. Öffnungszeiten oder Angaben zur Anfahrt genutzt. Dabei sind Ihrer Fantasie natürlich auch hier keine Grenzen gesetzt. Für Ihren individuellen Fußbereich steht Ihnen die komplette Seitenbreite auf den unteren max. 40mm zur Verfügung.
Maßangaben für Ihre individuellen Bereiche auf dem Briefbogen für das Layout „Referenzen tabellarisch oben rechts“
In der nebenstehenden Grafik sehen Sie die Bereiche einer DIN A4 – Seite, die für Ihre eigene Gestaltung zur Verfügung stehen, rot hinterlegt. Hier können Sie platzieren, was immer Sie möchten. Der weiße Bereich in diesem Bild ist die Region, in der Kontolino! seine Ausgaben platziert. Hier sollten Sie keine Elemente in Ihrem PDF platzieren, da sich ansonsten höchst unschöne Überlappungen ergeben.
Maximaler Gestaltungsbereich im Kopfbereich
Im Kopfbereich haben Sie vom oberen Rand des Blattes maximal 40 mm Platz über die ganze Seitenbreite hinweg, einen Briefkopf mit Logo etc. auszugeben.
Maximaler Gestaltungsbereich für die Fußzeile
Der Fußbereich wird gerne für Adressangaben, Telefon, Fax, Webadressen, Bankverbindung und evtl. Öffnungszeiten oder Angaben zur Anfahrt genutzt. Dabei sind Ihrer Fantasie natürlich auch hier keine Grenzen gesetzt. Für Ihren individuellen Fußbereich steht Ihnen die komplette Seitenbreite auf den unteren max. 40 mm zur Verfügung.
Anforderungen an den Briefbogen für die E-Rechnung
Eine Anforderungen auf Grundlage der E-Rechnung ist es – wenn Sie das ZugFERD-Format – wählen, dass der Briefbogen pdf/A-3b-kompatibel sein muss. Was das bedeutet? Das bedeutet, dass in einer pdf-Datei zusätzlich Information strukturiert und unveränderbar abgelegt sein können. In Kontolino! können Sie unter dem Menüpunkt „Faktura“–>“Briefbögen…“ sehen, ob Ihre hinterlegten Briefbögen pdf/A-3b-kompatibel sind. Wenn diese das nicht sind, können Sie die Briefbögen austauschen.
Sie erstellen einen pdf/A-3b-kompatibeln Briefbogen, in dem Sie in Ihrem Textverarbeitungs- bzw. Graphikprogramm Ihre Datei als pdf-exportieren. Beim Export, klicken Sie die Option pdf/A an und zusätzlich die Version 3b. Weitere Strukturinformationen müssen Sie nicht erzeugen. Das ist bereits alles. Diesen fertigen Briefbogen laden Sie dann in Kontolino! hoch. Sie bekommen nach dem Hochladen das Prüfergebnis von Kontolino! angezeigt
Was es noch zu beachten gibt
Druckbarer Bereich von Druckern
Die meisten Bürodrucker können nicht komplett bis an den Seitenrand drucken. Sie haben oft einen Randbereich der Seite, meist irgendwo um die 5mm, die nicht bedruckt werden können. Wenn Sie also den Kopf- und oder Fußbereich auf der ganzen Breite der Seite mit einer Hintergrundfarbe hinterlegen möchten, wird das nicht funktionieren. Das ist keine Beschränkung von Kontolino!, sondern Ihres Druckers. Sie sollten also stets davon ausgehen, dass der Kopf- und Fußbereich einen weißen (bzw. papierfarbenen) Hintergrund hat.
Wenn Sie den kompletten Fuß- oder Kopfbereich mit einer Farbe hinterlegen möchten, führt kein Weg daran vorbei, sich Ihr Briefpapier von einer Druckerei produzieren zu lassen und in Kontolino! einfach einen leeren Briefbogen zu hinterlegen. Oder aber, Sie haben einen Drucker, der tatsächlich bis zum Seitenrand drucken kann.
Keine Vorlage für Folgeseiten
Kontolino! kennt im Moment nur eine Vorlage für die erste Seite eines Dokuments. Folgeseiten werden stets ohne Kopf- oder Fußbereich gedruckt. Ihr Briefbogen wird nur für die erste Seite verwendet.