Bevor Sie beginnen können, eine eigene Rechnung zu schreiben, laden Sie Ihre Briefbögen hoch. Das machen Sie unter dem Menüpunkt „Faktura –> Briefbögen“.
Je nach Ihrem Kontolino!-Paket können Sie eine oder mehrere Briefpapier-Vorlagen anlegen und für Ihre Rechnungen verwenden. Ein solcher Briefbogen kann von Ihnen (z.B. mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm) ganz individuell gestaltet werden und dann als PDF-Datei zu Kontolino hochgeladen werden. Ihre Rechnungen werden dann auf diese Vorlage „aufgedruckt“, in etwa so, als wenn Sie vorgedrucktes Briefpapier in Ihren Drucker einlegen würden und Ihre Rechnung auf dieses Papier drucken.
In einem Briefbogen haben Sie bestimmte Bereiche auf einem DIN A4-Boden zur freien Verfügung, auf die Kontolino! keine Informationen generiert. Diese können Sie mit Ihren Kontaktdaten, Firmenlogo, Bankverbindung, Öffnungszeiten, Kartenausschnitt oder einem Werbeslogan belegen. Welche Vorgaben dabei eingehalten werden müssen, beschreiben wir auf dieser Seite.
Textbausteine auf dem Briefbogen: Wenn Sie kein Briefpapier hochladen wollen oder bestimmte Bereiche des Briefpapiers mit Informationen aus Kontolino! heraus mehr oder weniger individuell auf Ihre Rechnung drucken möchten, können Sie mit diesen Textbausteinen entsprechende Texte anlegen und in der Vorlage für spätere Wiederverwendung speichern. Dabei stehen Ihnen zur Verfügung:
- der Kopfbereich der ersten Seite. Das ist im Grunde die volle Breite des Blattes vom oberen Rand bis etwa 4 cm darunter
- der Fußbereich – etwa die unteren 4 cm des Blattes, aufgeteilt in eine linke, mittlere und rechte Spalte
Auf Grund Ihres Briefbogens können Sie anschließend das weitere Rechnungslayout gestalten, sprich wie die Rechnungsinhalte gestaltet werden sollen.
Maßangaben für Ihre individuellen Bereiche auf dem Briefbogen
In der nebenstehenden Grafik sehen Sie die Bereiche einer DIN A4 – Seite, die für Ihre eigene Gestaltung zur Verfügung stehen, rot hinterlegt. Hier können Sie platzieren, was immer Sie möchten. Der weiße Bereich in diesem Bild ist die Region, in der Kontolino! seine Ausgaben platziert. Hier sollten Sie keine Elemente in Ihrem PDF platzieren, da sich ansonsten höchst unschöne Überlappungen ergeben.
Natürlich könnten Sie auch hier z.B. das Adressfeld, das nachher im Fenster des Umschlages zu sehen sein wird, mit einer Farbe hinterlegen und ähnliches (auch die Geschäftszeile mit Angaben wir Bestellnummer, Kunden-Nr. ist immer an der selben Stelle auf dem Blatt, also könnten Sie auch hier eine farbliche Hinterlegung ausprobieren). Solange sich Ihre Elemente mit dem Text, den Kontolino! druckt, nicht in die Quere gerät, ist also auch hier Ihrer Fantasie keine Grenze gesetzt.
Kontolino! hält sich beim Drucken von Dokumenten streng an die DIN. Das bedeutet zum Einen, dass Kontolino! grundsätzlich Rechnungen im Format DIN A4 ausdruckt, also auf dem gängigen Papier im deutschsprachigen Raum. Andere Formate sind aktuell nicht vorgesehen.
Zum anderen heißt das, es gibt Bereiche auf einem Briefbogen, die für Ihre individuellen Gestaltungsideen frei sind, und Bereiche, auf die Kontolino! die Dokument-Inhalte druckt.
Damit also Ihr Logo oder Ihre Adressangaben, Bankverbindung etc. nicht von Kontolino! überlappend bedruckt werden, sollten Sie sich bei der Gestaltung Ihres Briefbogens an die hier vorgestellten Vorgaben halten.
So haben Sie die Möglichkeit, Ihre individuellen Elemente im Kopf- und im Fußbereich einer Seite zu verteilen.
Maximaler Gestaltungsbereich im Kopfbereich
Im Kopfbereich haben Sie vom oberen Rand des Blattes maximal 48mm Platz über die ganze Seitenbreite hinweg, einen Briefkopf mit Logo etc. auszugeben. Der Bereich rechts neben der Empfängeradresse kann ebenfalls für Ihre Gestaltungselemente genutzt werden, dabei sollten Sie nicht weiter links als 85mm vom rechten Blattrand anfangen und nicht weiter nach unten als bis 95mm unter dem oberen Blattrand gehen.
Maximaler Gestaltungsbereich für die Fußzeile
Der Fußbereich wird gerne für Adressangaben, Telefon, Fax, Webadressen, Bankverbindung und evtl. Öffnungszeiten oder Angaben zur Anfahrt genutzt. Dabei sind Ihrer Fantasie natürlich auch hier keine Grenzen gesetzt. Für Ihren individuellen Fußbereich steht Ihnen die komplette Seitenbreite auf den unteren max. 40mm zur Verfügung.
Was es noch zu beachten gibt
Druckbarer Bereich von Druckern
Die meisten Bürodrucker können nicht komplett bis an den Seitenrand drucken. Sie haben oft einen Randbereich der Seite, meist irgendwo um die 5mm, die nicht bedruckt werden können. Wenn Sie also den Kopf- und oder Fußbereich auf der ganzen Breite der Seite mit einer Hintergrundfarbe hinterlegen möchten, wird das nicht funktionieren. Das ist keine Beschränkung von Kontolino!, sondern Ihres Druckers. Sie sollten also stets davon ausgehen, dass der Kopf- und Fußbereich einen weißen (bzw. papierfarbenen) Hintergrund hat.
Wenn Sie den kompletten Fuß- oder Kopfbereich mit einer Farbe hinterlegen möchten, führt kein Weg daran vorbei, sich Ihr Briefpapier von einer Druckerei produzieren zu lassen und in Kontolino! einfach einen leeren Briefbogen zu hinterlegen. Oder aber, Sie haben einen Drucker, der tatsächlich bis zum Seitenrand drucken kann.
Keine Vorlage für Folgeseiten
Kontolino! kennt im Moment nur eine Vorlage für die erste Seite eines Dokuments. Folgeseiten werden stets ohne Kopf- oder Fußbereich gedruckt. Ihr Briefbogen wird nur für die erste Seite verwendet.
