Kreditoren erstellen

Unter Kreditoren versteht man in der Buchhaltung im Normalfall die Lieferanten. Sie Schulden Ihren Lieferanten Geld für bereits an Sie gelieferte Ware bzw. an Sie erbrachte Dienstleistungen.

In Kontolino! können Sie für jeden Kreditor die Adresse, die üblichen Zahlungskonditionen und wenn notwendig die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID). So können Sie Sich eine Übersicht über Ihre wichtigsten Lieferanten oder über alle Lieferanten erstellen.

Besonders interessant ist die Zuordnung eines Kreditors als Soll-Versteuerers zu einem Kreditorenkonto. So können Sie für jeden Lieferanten einzeln sehr schnell überwachen, ob Sie noch offene Rechnungen zu begleichen haben. Dabei können Sie individuell entweder wirklich jedem einzelnen Kreditor jeweils ein eigenes Kreditorenkonto zuordnen. Sie können aber auch für mehrere Kreditoren das gleiche Kreditorenkonto zuordnen oder Sie ordnen allen Ihren Kreditoren nur ein Kreditorenkonto zu. Das hängt ganz von der Größe Ihres Unternehmens und Ihren Vorlieben ab.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen was sich unter dem Menüpunkt „Kreditoren“ versteckt:

Der Menüpunkt „Kreditoren“

Dieser Menüpunkt dient Ihnen dazu

• eine Übersicht über all Ihre Kreditoren zu sehen
• Ihre bestehenden Kreditoren zu bearbeiten oder zu löschen und
• neue Kreditoren entweder zu importieren oder anzulegen.

Wie geht das?

Wenn Sie im Menü die Einträge „Faktura“ und „Kreditoren“ aufrufen, kommen Sie als erstes auf ein Suchfenster. Hier können Sie, wenn Sie auf „Suchen“ klicken, alle Ihre Kreditoren einsehen, die Sie bereits angelegt haben.

Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag oder gehen hinten auf das Bleistiftsymbol können Sie dein Eintrag bearbeiten (z. B. weil sich die Adresse geändert hat). Sie können auch in der Ansicht einen Kreditor löschen (das Mülleimer-Icon), falls Sie diesen Kunden nicht mehr benötigen.

Einen neuen Kreditor anlegen

Mit dem Button „Neuer Kreditor“ können Sie einen neuen Kreditor (Lieferant) anlegen. Dazu kommen Sie auf einen neuen Bildschirm:

Nun können Sie zunächst eine neue Nummer für den Kreditor eingeben und seinen Namen.

Wenn Sie Soll-Versteuerer sind, dann können Sie den Kreditor mit einem eigenen Kreditorenkonto verknüpfen oder aber ein Sammelkreditorenkonto hinterlegen.

Haben Sie im Kontenplan noch kein Kreditorentonto für diesen neuen Kreditor erstellt, dann können Sie dies auch direkt von hier aus mit dem „Neu+“-Button tun.

Als IST-Versteuerer hat das Kreditorenkonto keine Relevanz für Sie. Treffen Sie einfach keine Auswahl und alles passt.

Weiter können Sie Ihre Standard-Zahlungskondition für Ihren Kreditor hier auswählen, bzw. aus dem Dialog mit dem „Neu“-Button erstellen.

Ab dem Paket Kontolino! Classic, können Sie für jeden Kreditor eine Kostenstelle hinterlegen.

Kennen Sie die Umsatzsteuer-ID Ihres Lieferanten? Dann können Sie diese hier hinterlegen. Hinweis: die Umsatzsteuer-ID ist nur notwendig, wenn Ihr Kreditor im EU-Ausland ansässig ist.

Auf der rechten Seite können Sie, wenn Sie wollen noch weitere Kontaktdaten zur Firma eintragen, wie z. B. Telefonnr., E-Mail-Adresse.

Weiter geben Sie im unteren Bereich die Adresse des Kreditors ein.

Ganz unten können Sie einzelne Ansprechpartner für Ihren Lieferanten und deren Kontaktmöglichkeiten sowie Notizen abspeichern.

Zusätzlich können Sie die Bankverbindung Ihres Lieferanten eingeben.

Schon haben Sie einen neuen Kreditor angelegt.

Kreditoren importieren

Mit dem Wolke-Symbol auf der rechten Seite hinter dem Text „Kreditoren importieren“ können Sie wie gewohnt eine Datei hochladen, in der Ihre Lieferantendaten enthalten sind. So können Sie Ihren Lieferantenstamm bequem aus Vorgängersystemen übernehmen. Sie gelangen danach auf einen neuen Bildschirm. Wählen Sie hier das vorhandene Dateiformat und klicken Sie auf „Einlesen“. Sie sehen nun eine Vorschau Ihrer Daten. Passt alles, dann können Sie Ihre Daten importieren und diese stehen Ihnen im Lieferantenstamm von Kontolino! zur Verfügung.

Beim Import legt Kontolino! automatisch für jeden Kreditor ein eigenes Konto im Kontenplan an und verknüpft dieses zum Kreditor.

Kreditoren exportieren

Mit Hilfe des Buttons „Kreditoren exportieren“ auf der linken Seite können Sie Ihre Kreditoren exportieren. Dabei ist zu beachten, dass so lange Sie keine Kreditoren anzeigen lassen, alle Ihre Kreditoren exportiert werden – genauso wie wenn Sie Sich alle Ihre Kreditoren anzeigen lassen. Sobald Sie Ihre Kreditoren durch die Suchmaske filtern, werden nur noch die Kreditoren exportiert, die dieser Suche entsprechen.

Aufbau des Dateiformates für den Import/Export

Sie können derzeit eine sogenannte CSV-Datei einlesen bzw. exportieren. Standardmäßig kann Kontolino! das LexOffice – CSV-Format und das von WISO einlesen. Bei LexOffice ist es wichtig, die Datei separat nur für Debitoren zu erstellen (keine gemeinsame Datei zusammen mit Kreditoren). Zusätzlich können Sie auch selber so eine Liste erstellen. So eine CSV-Datei können Sie mit Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen auch selbst erzeugen. Dabei ist wichtig, dass jeder Eintrag mit einem Semikolon (;) getrennt ist und die Texteinträge in doppelten Anführungsstrichen übergeben werden. Folgende Spalten müssen dabei vorhanden sein. Wenn Sie Daten nicht übergeben wollen, müssen Sie einen leeren Semikolon übergeben.

Bitte beachten Sie, dass die erste Zeile der Datei die Spaltenüberschriften enthalten sollte. Dabei ist der Inhalt der Werte in der ersten Zeile nicht wichtig, aber beim Einlesen wird die erste Zeile der Datei nicht verarbeitet, da Kontolino! davon ausgeht, dass hier die Spaltenüberschriften stehen.

Beispieldatei für den Import/Export

So kann eine ganz einfache Beispieldatei aussehen:

„DBIndex“;“Art“;“Lieferantennummer“;“Anrede“;“Titel“;“NachnameFirma“;“Vorname“;“Zusatz“;“Strasse“;“Land“;“PLZ“;“ort“;“Tel“;“Tel2″;“Fax“;“Mobil“;“Email“;“Webseite“;“Kreditorennummer“;“Rabatt“;“Anmerkungen“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Bankverbindung“;“Kontoinhaber“;“Bankname“;“Kontonummer“;“Bankleitzahl“;“IBAN“;“BIC“;“Ansprechpartner Anrede“;“Ansprechpartner Titel“;“Ansprechpartner Nachname“;“Ansprechpartner Vorname“;“Ansprechpartner Position“;“Ansprechpartner Telefon 1″;“Ansprechpartner Telefon 2″;“Ansprechpartner FAX“;“Ansprechpartner Mobiltelefon“;“Ansprechpartner E-Mail“

;;;;;“Beispielkreditor“;;;;;;;;;;;;“15000″;“DE 199 184 006″;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;