Auf der Seite „Kontenrahmen und Kontenplan“ erfahren Sie:
Was ist ein Kontenrahmen?
Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis von Konten für die Buchführung. Dabei stellt ein Kontenrahmen eine Empfehlung dar, welche Konten z.B. in einer bestimmten Branche für die Verbuchung von Geschäftsfällen typischer Weise erforderlich sein können.
Solche Kontenrahmen werden von Branchenverbänden wie dem BDI oder von z.B. der DATEV ausgearbeitet. Dem Kontenrahmen liegt eine bestimmte Systematik zugrunde, welche Konten in Gruppen zusammengefasst werden. Eines dieser Ordnungsprinzipien ist das so genannte Abschlussgliederungsprinzip, das ausgehend von der Bilanz immer weiter verfeinert. Andere Gliederungsprinzipien legen etwa den „typischen Geschäftsablauf“ einer Branche zugrunde.
Mehr zu den Kontenrahmen, die Ihnen in Kontolino! zur Verfügung stehen, finden Sie auf unserer Seite Verfügbare Kontenrahmen in Kontolino!.
Der Kontenrahmen wird in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! nur einmal ausgewählt, und zwar bei Ihrer Registrierung. Den Kontenrahmen können Sie als Benutzer nicht bearbeiten.
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Was ist ein Kontenplan?
In der Praxis werden bei weitem nicht alle Konten eines Kontenrahmens für die eigene Buchhaltung benötigt.
Daher kann sich ein Unternehmen an einem Kontenrahmen orientieren und sich auf diejenigen Konten beschränken, die für die eigene Geschäftstätigkeit relevant sind. Es ist aber auch möglich, eigene Konten in einem Kontenplan anzulegen.
Der Kontenplan ist also die Liste aller für die Buchführung eines Unternehmens verfügbaren Konten.
Der Kontenplan hat jedoch noch eine weitere wichtige Funktion: in ihm ist für jedes Konto einer Buchungsperiode der Anfangssaldo des Kontos abgelegt. Wenn Sie also am Anfang eines Geschäftsjahres einen Girokonto-Saldo in Höhe von 1.423,56 € haben, müssen Sie diesen Wert im Kontenplan hinterlegen. Allerdings nur für das erste Jahr Ihrer Arbeit mit Kontolino! Für Folgejahre werden die Anfangssalden jeweils durch die Anwendung ermittelt bzw. aus dem Abschlusssaldo des Vorjahres übernommen.
In Kontolino! hat jedes Buchungsjahr seinen eigenen Kontenplan. Wenn ein neues Buchungsjahr angelegt wird, wird der Kontenplan des Vorjahres kopiert. So kann in jedem Jahr der Kontenplan angepasst werden, also z.B. zusätzliche Konten aufgenommen oder der Kontenplan eingeschränkt werden, wenn ein Konto nicht benötigt wird, ohne damit irgendwelche Auswirkungen auf andere Buchungsjahre zu haben.
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Aufruf der Kontenplan-Bearbeitung
Um den Kontenplan einer Buchungsperiode in Kontolino! zu bearbeiten, klicken Sie im Menü „Verwalten“ auf den Eintrag „Kontenplan“. Um den Kontenplan einer Buchungsperiode in Kontolino! zu bearbeiten, klicken Sie im Menü „Verwalten“ auf den Eintrag „Kontenplan“.
In dieser Übersicht sehen Sie alle Konten des Kontenrahmens, die theoretisch für Ihre Buchhaltung verfügbar sind. Sie erkennen die für Ihre Buchhaltung aktiven Konten an der gesetzten Markierung in der Spalte „Verfügbar“. Konten, die hier keinen Haken haben, sind inaktiv, können also nicht bebucht werden.
Der Übersichtlichkeit halber haben wie die Aufstellung des Kontenplans mit dem blauen Button „Kontenklassen“ am oberen Rand erweitert, mit der Sie die Darstellung der Konten nach Bilanzgruppen einschränken können. So können Sie sich zum Beispiel bei der Arbeit auf die Ertragskonten konzentrieren und müssen wesentlich weniger in der Kontenliste auf und ab blättern.
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Änderungen am Kontenplan durchführen
Bezeichnung, Nummer und Anfangssalden bearbeiten
In diesem Dialog können Sie Kontengruppen und Konten in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! umbenennen (z. B. aus dem Standardtext „Bank 1“ machen Sie „Girokonto Kreissparkasse Knr. 12345)“. Dabei müssen Sie beachten, dass Sie die Konten nicht Zweckentfremden sollten, denn sollten Sie z. B. ein bei uns vorgesehendes Konto für den Aufwand für Bewirtung für den Zweck für Repräsentationskosten benutzen, dann wird die Einkommens-Überschuss-Rechnung oder die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung falsch ausgeführt werden!
Des Weiteren können Sie hier den Anfangssaldo für einzelne Konten festlegen.
Um ein Konto zu verändern, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol. Bitte beachten, Sie dass es Anfangsbestände nur bei den Aktiv- und Passivkonten gibt. Somit wird Ihnen die Möglichkeit einen Anfangssaldo anzulegen auch nur bei diesen Konten in Kontolino! angeboten.
Sie können im Bearbeiten-Dialog dann Ihre Änderungen durchführen.
Neue Konten anlegen
Ab dem Paket Kontolino! Standard können Sie eigene Konten durch duplizieren eines bestehenden Kontos erzeugen.
Dazu klicken Sie bei einem Konto auf das das Symbol der doppelten Blätter. Dieses neu angelegte Konto erhält dann genau die Eigenschaften, die das Originalkonto hat. D.h. dieses wird in der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und der Einnahmen-Überschuss-Rechnung genau so behandelt wie das Originalkonto. Deshalb ist es wichtig nicht irgendein Konto zu duplizieren, sondern eines das artverwandt ist.
Meistens werden Sie diese Funktion benutzen, um für einzelne Kunden (Debitoren) bzw. Lieferanten (Kreditoren) neue Kunden anzulegen. Hierzu finden Sie ganz am Ende Ihres Kontenplans die beiden Konten „Debitoren allgemein“ bzw. „Kreditoren allgemein“. Benutzen Sie diese, um für einzelne Kunden bzw. Lieferanten neue Konten anzulegen. Sie können diese Konten unter dem Menüpunkt Faktura dann mit dort angelegten Kunden bzw. Lieferanten verknüpfen. Dies ermöglicht Ihnen eine einfach Rechnungsstellung und korrekte Verbuchung auf den neu angelegten Konten.
Wenn Sie auf das Symbol der doppelten Blätter geklickt haben, können Sie im folgenden Dialog die Details festlegen.
Sie vergeben eine neue Kontonummer: Unsere Tipps dabei:
- vergeben Sie nie eine Kontonummer doppelt,
- halten Sie Sich an die Nummerierung in Ihrem Kontenplan,
- nehmen Sie ggfs. die Kontennummern Ihres Steuerberaters.
Danach können Sie das Konto umbennen und einen Anfangs-Saldo dazu erfassen. Ab nun können Sie dieses Konto wie alle anderen auch bebuchen.
Aktivieren und Deaktivieren von Konten in der Buchhaltungssoftware Kontolino!
Eine wichtige Funktionalität ist die Aktivierung/Deaktivierung von Konten für Ihren Kontenplan. Dazu setzen Sie einfach den Haken in der Spalte „Verfügbar“, um ein Konto zu aktiveren. Wenn Sie ein Konto nicht bebuchen möchten, entfernen Sie den Haken in der Spalte „Verfügbar“.
Wenn Sie eine Kontengruppe einblenden, werden automatisch alle darin enthaltenen Konten und Kontengruppen aktiviert.
Voraussetzungen für das Aktivieren und Deaktivieren von Konten
Manche Konten und Gruppen können in der Buchhaltungssoftware Kontolino! nicht ausgeblendet werden.
Konten können nur ausgeblendet werden, wenn
- sie einen Anfangssaldo von 0,00 € aufweisen
- keine Buchungssätze in der aktuellen Buchungsperiode Umsätze auf diesem Konto tätigen, oder anders ausgedrückt: keine Bewegungen auf dem Konto gebucht wurden und demnach auch der aktuelle Saldo 0,00 € beträgt
Kontengruppen können nur ausgeblendet werden, wenn alle darin enthaltenen Konten und/oder Kontengruppen ausgeblendet werden können.
Aktivieren kann man ein Konto oder eine Kontengruppe nur, wenn die übergeordnete Kontengruppe bereits aktiviert ist.
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Anfangssalden bearbeiten
Sollten Sie Ihr Gewerbe gerade frisch beginnen und damit auch Ihre Buchführung im wahrsten Sinne des Wortes „von Null an“ beginnen, so haben Ihre Konten allesamt einen Saldo von 0 Euro, wenn Sie mit der Buchführung beginnen.
Wenn Sie aber neu auf unserer Online-Buchführungssoftware Kontolino! umsteigen, und bisher bereits Ihre Buchführung mit einem anderen Programm geführt haben, müssen Sie die Salden Ihrer Konten zum Auftakt der ersten Buchungsperiode in Kontolino! eingeben. Dabei ist der Anfangssaldo einer neuen Buchungsperiode immer identisch mit dem Abschlusssaldo des Kontos am Ende der vorherigen Buchungsperiode.
Beispiel:
Bis Jahresende 20xx haben Sie Ihre Buchführung in einem lokalen Programm auf Ihrem PC durchgeführt und möchten das neue Geschäftsjahr 2014 in Kontolino! bearbeiten. Sie hatten am 31.12.20xx einen Girokonto-Saldo von 3.639,27 Euro, was sich sowohl auf dem letzten Kontoauszug Ihrer Bank als auch auf dem Konto „Bankguthaben“ in Ihrer alten Buchhaltungssoftware überprüfen lässt. Demnach ist der Anfangssaldo Ihres Kontos „Bankguthaben“ in Kontolino! mit 3.639,27 Euro zu hinterlegen. Damit kann die Buchungsarbeit ab Januar 20xy lückenlos in Kontolino! weitergehen.
Diese Anfangssalden müssen für alle Konten in den Bilanzklassen Aktiva und Passiva übernommen werden, sofern diese im Vorjahr einen Abschlusssaldo aufweisen.
Konten in den Bilanzklassen „Aufwände“ und „Erträge“ beginnen in einem neuen Jahr stets mit einem Saldo von 0 Euro.
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So passen Sie den Anfangssaldo eines Kontos an
Zunächst starten Sie im Bereich „Verwalten“ mit dem Menüpunkt „Kontenplan“.
Der folgende Dialog öffnet den Kontenplan der aktuellen Buchungsperiode. Im Kontenplan haben Sie nun zwei Möglichkeiten, den Anfangssaldo eines Kontos zu bearbeiten
- Wenn Sie nur den Anfangssaldo bearbeiten möchten und keine weiteren Änderungen an einem Konto durchführen möchten, klicken Sie in der Kontenplan-Übersicht auf den Anfangssaldo des Kontos und geben den neuen Saldo direkt ein. Mit einem Klick auf den blauen Haken, wird Ihr Wert übernommen.
- Wenn Sie neben dem Anfangssaldo weitere Daten des Kontos ändern möchten (Bezeichnung des Kontos), rufen Sie durch Klick auf den Bleistift den Dialog „Konto bearbeiten“ auf und erfassen Ihre Änderungen dort.
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Umgang mit Anfangssalden in späteren Buchungsperioden
Wie schon eingangs erwähnt, ist die hier beschriebene Vorgehensweise normaler Weise nur für das erste Jahr notwendig, in dem Sie mit unserer Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! arbeiten. Manuelle Anpassungen an Anfangssalden sollten in Folgejahren nicht mehr notwendig sein. Nicht nur -aber auch- aus steuerlicher Sicht kann es eigentlich nicht sein, dass der Anfangssaldo eines neuen Geschäftsjahres vom Abschlusssaldo des Vorjahres abweicht. (Sie erinnern sich: eine Änderung an Konten kann und darf nur durch Buchungssätze stattfinden!).
Auf der Seite „Buchungsperioden, neues Jahr anlegen“ können Sie sich darüber informieren, wie Sie in nachfolgenden Jahren mit dem Abschluss eines Buchungsjahres umgehen und wie ein Folgejahr in Kontolino! erzeugt wird. Dort finden Sie auch nähere Informationen zum Übernehmen des Anfangssalden aus einer Vorperiode, wenn sich nach der Neuanlage eines Buchungsjahres noch Änderungen im Vorgängerjahr ergeben sollten.
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Weitere Informationen zum Thema in unserem Blog
Warum Sie DATEV-Buchungsstapel besser nicht mit Excel & Co. bearbeiten sollten
Seit ein paar Monaten kann Kontolino! auch DATEV-Buchungsstapel einlesen. Dieses Feature wird super gut angenommen, schliesslich kann man so ein in einem anderen Buchhaltungsprogramm begonnenes Buchungsjahr mal eben nach Kontolino! übernehmen und vergleichen. Oder man kann Buchungen von einem Faktura-, Reisekosten-, Projektverwaltungsprogramm oder Onlineshop übernehmen…
Neue Funktion: eigene Buchungskonten anlegen
Oft wurden wir von unseren Kunden gefragt, ob es möglich ist eigene Konten in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! anzulegen. Das haben wir zum Anlass genommen, um dieses Feature zu entwickeln. Von nun an, können Sie jedes beliebige Konto kopieren. Daraufhin können Sie diesem neuen Konto eine neue Nummer, eine neue Bezeichung und einen Anfangssaldo geben. Dieses neu angelegte Konto wird wie das ursprünglich kopierte Konto behandelt: d.h. es erscheint z. B. in der gleichen Einnahme-Überschuss-Position…