Beim Schreiben Ihrer Rechnung unter dem Menüpunkt „Faktura—>Neue Rechnung…“ können Sie nun optional Ihre Ansprechpartner im Haus angeben. Dies können Sie bei den Grunddaten Ihrer Rechnung im ersten Schritt beim Schreiben einer neuen Rechnung tun. Davor müssen Sie einmalig Ihre Ansprechpartner unter dem Menüpunkt „Verwalten –>Firma/Anschrift“ angeben. Für Ihre Rechnung sind dabei neben dem Namen des Ansprechpartners die Telefonnummer und E-Mail-Adresse wichtig.
Einmal eingegeben können Sie dann beim Schreiben einer neuen Rechnung über den Personen-Button hinter dem Namen Ihren Ansprechpartner bequem auswählen und die restlichen Kontaktdaten werden automatisch von Kontolino! in die Rechnung übernommen.
Sie haben noch nie Rechnungen in Kontolino! geschrieben? Dann lesen Sie nachstehend, welche Vorteile diese Funktion von Kontolino! für Sie bereithält:
Was dafür spricht, Ihre Rechnungen in Kontolino! zu schreiben
Die Vorteile für Sie sind:
- Sie können Ihren Briefbogen als Hintergrund in Kontolino! verwenden – oder aber in Kontolino! schnell selber einen erstellen.
- Sie können Sich eigene Rechnungsvorlagen anlegen, so dass Ihre Rechnungen Ihrem Stil entsprechen und immer die gleichen Textbausteine enthalten. Da Sie das nur einmalig für Ihre Rechnungen festlegen, flutscht danach die Rechnungserstellung um so schneller. Ein weiterer Pluspunkt dieser Vorgehensweise: Ihre Rechnungen entsprechen dann immer dem gleichen Aufbau und Ihr Kunde erkennt diese schnell als Ihre und findet sich schnell auf der Rechnung zurecht.
- Sie können alle Ihre Kunden mit Ansprechpartner und weiteren nützlichen Informationen in Kontolino! anlegen und pflegen. Sogar ein Import Ihrer Kundendaten von anderen Systemen ist möglich. Übrigens können Sie auch Ihre Lieferanten in Kontolino! genauso eingeben. So können Sie Kontolino! auch als Adress- bzw. Telefonbuch Ihrer Kunden und Lieferanten nutzen. Da Kontolino! nicht auf Ihrem Rechner installiert ist, sondern Sie Sich im Internet anmelden – haben Sie so Ihre Kunden- / Lieferantendaten auch von unterwegs immer dabei.
- Weiter können Sie auch Ihre Produkte incl. Preise sowie Ihre Zahlungskonditionen einmalig anlegen. Das schafft Ihnen einen Überblick und Preisänderungen können zentral an einer Stelle erledigt werden.
- Da Sie Ihre Grunddaten nur einmalig festlegen, können Sie darauf aufbauend sehr schnell Rechnungen schreiben. Und wenn Sie nur einmalig eine Rechnung an diesen Kunden schreiben bzw. dieses Produkt verkaufen, dann können Sie auch dies ohne die Eingabe der Stammdaten tun. So sind Sie in Kontolino! maximal flexibel.
- Und wenn Ihre Rechnungsvorlage mal bei einer Rechnung doch nicht passen sollte, dann können Sie sogar jede einzelne Rechnung noch individuell anpassen. So können Sie z. B. Ihre einleitenden Worte zur Rechnung schnell ändern.
- Sie können sicher sein, dass Ihre Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Denn Kontolino! warnt Sie, wenn Sie Pflichtfelder nicht ausgefüllt haben und Sie können keine Rechnung erstellen, so lange nicht alle Pflichtfelder gefüllt sind.
- Sie können Ihre Rechnungen direkt aus Kontolino! heraus an Ihre Kunden mailen. Aber natürlich ist auch ein Ausdruck oder ein Herunterladen der Rechnung als Datei jederzeit möglich. Und Sie haben – sobald Sie Internet haben – Ihre Rechnungen immer dabei. So können Sie auch vor Ort beim Kunden oder unterwegs schnell noch eine Rechnung schreiben oder etwas nachschauen.
- Ein großer Pluspunkt: Ihre Rechnung ist gleich in der Buchhaltung und kann mit wenigen Klicks verbucht werden. Sei es gleich die Forderung nach der Rechnungserstellung oder der Zahlungseingang. Gerade beim Verbuchen des Zahlungseinganges zeigt Kontolino! seine Stärke: denn kommt das Geld über Ihre Bank, schlägt Kontolino! beim Verbuchen Ihres Bankkontos direkt die passenden Rechnungen vor. Sie klicken auf die vorgeschlagene Rechnung und der komplette Buchungssatz incl. der Rechnungsdatei ist bereits ausgefüllt. Sie müssen nur noch prüfen und auf „Buchen“ klicken und schon ist der Zahlungseingang verbucht und die Rechnung als bezahlt markiert.
- Sie können in Kontolino! somit auch jederzeit einsehen, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind und entsprechend reagieren.
- Last but not least: Ihre Rechnung sind wie alle anderen Buchhaltungsdaten auch in Kontolino! GoBD-konform gespeichert. Sie müssen Sich um eine Datensicherung keine Gedanken machen.
Sie sind überzeugt und wollen Ihre erste Rechnung mit Kontolino! schreiben?
Na, dann nichts wie los. Damit dies einfach gelingt, können Sie gerne in unserem Handbuch unter der Rubrik „Faktura“ nachlesen, wie dies funktioniert – oder aber Sie sehen Sich unsere Videos zur Rechnungserstellung an.
Übrigens: gerade sind wir dabei in Kontolino! die Erstellung von E-Rechnungen umzusetzen. Mehr dazu finden Sie in unserem letzten Blog-Beitrag „BMF-Schreiben zur E-Rechnung“ zum Thema. Wobei im Laufe des Jahres bestimmt noch der ein oder andere Beitrag dazu erscheinen wird.