Häufig gestellte Fragen zu Kontolino!

Sprechblase: FAQ?

Welche Vorteile hat eine Online-Buchhaltungssoftware in der Cloud?

Wir halten die Software für Sie stets auf dem neuesten Stand, Sie brauchen keine Updates herunterzuladen und zu installieren. Bei Programmfehlern oder Neuerungen in Sachen Elster-Schnittstelle ist Kontolino! immer auf aktuell, ohne, dass Sie dazu etwas tun müssen. Ihre Buchhaltungsdaten sind auf einem zentralen, sicher geschützten Server abgespeichert und deswegen von jedem internetfähigen Endgerät aus von überall her verfügbar. Ob mit dem Tablet im Café oder in der Lounge am Flughafen vor Ihrem Flug zum Kunden: Sie haben Ihre Buchhaltung stets im Zugriff.
Wir kümmern uns um die Sicherung Ihrer Daten und sorgen vollautomatisch dafür, dass Ihre wertvollen Buchhaltungsinformationen nicht verloren gehen. Mehr Informationen

Welche Systemvoraussetzungen bestehen?

Sie benötigen einen internetfähigen PC oder ein internetfähiges Tablet mit einem Browser. Ein Smartphone ist technisch möglich, aber eher nicht zu empfehlen. Sie benötigen zur Nutzung von Kontolino! weder einen bestimmten Browser noch ein bestimmtes Betriebssystem.

Was für Funktionen stehen mir während der Testphase zur Verfügung?

Sie haben während der Testphase fast alle Funktionen zur Verfügung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung können Sie bei uns erstellen, aber nur als Testfall an das Finanzamt übertragen. Des Weiteren können Sie keine Einnahme-Überschuss-Rechnung bzw. Umsatzsteuermeldung online an Ihr Finanzamt abschicken.

Sie können keine weiteren Nutzer anlegen.

Diese Funktionen stehen Ihnen erst nach dem Kauf des Paketes Kontolino! Standard zur Verfügung.

Kostenlose Testphase

Kann ich meine Testdaten wieder löschen?

Ja, Sie können jederzeit Ihre Buchungen in Kontolino! löschen. Dabei wird von Kontolino! eine komplette Löschhistorie erstellt.

Alternativ können Sie sogar Ihre gesamte Buchungsperiode löschen. Wie das genau geht, können Sie in unserem Handbuch unter Buchungsperioden nachlesen.

Kann ich mit meinen Testdaten weiterarbeiten?

Ja, Ihre während der Testphase eingegebenen Buchungen bleiben erhalten und können weiter mit einem gekauften Paket benutzt werden. So können Sie während der Testphase ruhig schon mit Echtdaten arbeiten ohne das Risiko, dann wieder ganz von vorne anzufangen, wenn Sie Kontolino! wirklich nutzen möchten.

Wenn Sie das nicht tun möchten, können Sie mit einem Klick Ihre Buchungsperiode löschen. Danach können Sie wieder auf der grünen Wiese mit Ihren Buchungen anfangen. Wie das genau geht, können Sie in unserem Handbuch unter Buchungsperioden nachlesen.

Endet die Testphase automatisch oder muss ich kündigen?

Eine Kündigung von Ihnen ist nicht notwendig. Nach der 2-monatigen Testphase erhalten Sie eine E-Mail von uns, in denen wir Sie informieren, dass Ihre Testphase beendet ist und in den nächsten Tagen Ihre Daten von uns gelöscht werden. Wenn Sie nicht darauf reagieren, löschen wir einfach Ihre Daten. Sie gehen somit mit einer Testphase keinerlei Verpflichtungen ein und es entstehen Ihnen keinerlei Kosten.

Datensicherheit

Wo werden meine Daten gespeichert?

Kontolino! wird in Deutschland einem Hochsicherheits-Rechenzentrum mit strengsten branchenüblichen Zugangskontrollen betrieben. Ihre Buchhaltungsdaten verbleiben in Deutschland. Weitere Informationen finden Sie dazu hier.

Wie sicher sind meine Daten?

Kontolino! verschlüsselt Ihre Daten mit dem derzeit sichersten Standard SSL. Dieser wird u. a. bei Banken und online-Shops verwendet. Weitere Informationen finden Sie dazu hier.

Wie werden meine Daten gesichert?

Kontolino! erstellt mehrmals täglich ein Backup aller gespeicherter Daten auf räumlich getrennten Servern. Diese Back-ups werden mindestens 2 Monate lang in mehreren Generationen archiviert. Ausführliche Informationen finden Sie dazu hier.

GoBD, Revisionssicherheit

Kann ich elektronische Belege in Kontolino! bei den Buchungen abspeichern?

Ja, bei jeder Buchung können Sie Dateien zusätzlich abspeichern. Kontolino! erfüllt hier alle Anforderungen, die Sich aus der GoBD ergeben.

Wie geht Kontolino! mit geänderten Buchungen um?

Kontolino! speichert GoBD-konform alle Änderungen in Ihren Buchungen ab und erstellt somit eine Änderungshistorie. Diese ist direkt in den Buchungen immer einsehbar. Mehr Informationen

Wie geht Kontolino! mit gelöschten Buchungen um?

Kontolino! speichert GobD-konform alle gelöschten Buchungen in einem separaten Archiv ab und erstellt somit eine Löschhistorie. Diese ist in Kontolino! immer einsehbar.

Ich höre auf mit Kontolino! zu arbeiten. Wie kann ich die gesetzliche Aufbewahrungsfrist einhalten?

Hierzu bietet Ihnen Kontolino! zwei Wege:

  1. Sie Buchen das Kontolino! Paket „Archiv“. Hiermit garantieren wir Ihnen 10 Jahre lang alle Ihre Buchhaltungsdaten, die Sie bei uns erfasst haben, aufzubewahren oder
  2. Sie nutzen den DATEV-Export, indem Sie alle Buchungen einschließlich aller Belege exportieren können. Dann haben Sie alle Daten bei Sich und sind individuell für Ihre Archivierung und die Einhaltung der GoBD-Regeln zuständig und haftbar.

Mehr Informationen zu Kontolino! und den GoBD finden Sie auf dieser Seite

Kontenplan, Kontenrahmen, Anfangssalden

Gibt es in Kontolino! die Möglichkeit, Anfangsbestände zu erfassen?

Ja, in Kontolino! können Sie Ihre Anfangsbestände einfach im Kontenplan eingeben. Sie müssen diese nicht mit dem Gegenkonto Saldovortrag gegenbuchen und somit keine Buchungssätze erstellen. Sie erfassen einfach die von Ihnen benötigten Bestände direkt im Kontenplan. Insbesondere wenn Sie eine E-Bilanz abgeben müssen, dann müssen die Anfangsbestände aller Aktivkonten mit den Anfangsbeständen aller Passivkonten übereinstimmen.

Das Konto "Saldovorträge Sachkonten" fehlt. Was kann ich tun, um die Anfangsbestände zu erfassen?

In Kontolino! können Sie Ihre Anfangsbestände einfach im Kontenplan eingeben. Sie müssen diese nicht mit dem Gegenkonto Saldovortrag gegenbuchen und somit Buchungssätze erstellen. Sie erfassen einfach die von Ihnen benötigten Bestände direkt im Kontenplan. Sollten Sie eine E-Bilanz abgeben müssen, dann müssen die Anfangsbestände aller Aktivkonten mit den Anfangsbeständen aller Passivkonten übereinstimmen.

Kann ich nachträglich meinen Kontenrahmen wechseln?

Das Wechseln des Kontenrahmens ist am Jahresende bei der Erstellung einer neuen Buchungsperiode problemlos möglich.

Sollten Sie sich während der Testphase sich für einen anderen Kontenrahmen entscheiden, dann können Sie über den Menüpunkt „Verwalten –> Buchungsperioden“ die bestehende Periode im Werkzeugkasten mit Hilfe des Mülleimer-Symbols löschen und eine neue Periode mit Ihrem neuen Kontenrahmen anlegen.

Kann ich eigene Konten anlegen?

Ja, Sie können eigene Konten anlegen. Dabei gehen Sie in den Kontenplan und duplizieren das Konto, von dem Sie weitere benötigen (z. B. Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten…)

Warum gibt es keine Unterteilung der Konten Umsatzsteuer / Vorsteuer usw. in die einzelnen Prozentsätze?

Kontolino! wendet sich an kleine Unternehmen, Freiberufler usw. Deshalb versuchen wir mit so wenig Konten wie möglich auszukommen. Somit gibt es mehr oder weniger nur ein Umsatzerlöskonto und ein Konto Umsatzsteuer sowie Vorsteuer.

Wir füllen die Steuererklärungen korrekt aus, indem wir den Mehrwertsteuercode auswerten. Somit sparen wir unseren Nutzern einige hundert verschiedene Konten zu kennen und richtig zu nutzen.

Auch der DATEV-Export zu Ihrem Steuerberater wird richtig ausgefüllt, da hier auch mit einem Mehrwertsteuercode gearbeitet wird. Dieser sorgt beim Import zu DATEV in die richtige Aufsplittung der Mehrwertsteuerbuchungen auf die richtigen DATEV-Konten.

Buchungsjahre

Kann ich nachträglich vergangene Geschäftsjahre buchen?

Ja, in Kontolino! ist es möglich, frühere Geschäftsjahre zu erfassen. Unser Tipp, fangen Sie immer mit dem ältesten zu buchenden Geschäftsjahr an.

Wie kann ich neue Buchungsjahre anlegen?

Für jedes neue Buchungsjahr können Sie eigene Buchungsperioden anlegen. Dazu gehen Sie unter „Verwalten –> Buchungsperioden„. Hier steht Ihnen ein Werkzeugkasten zur Verfügung. Im Werkzeugkasten finden Sie dann den Eintrag „Folgeperiode anlegen“. Sobald Sie diesen auswählen, werden Sie mit einem Assistent bei Ihrer Neuanlage des Buchungsjahres unterstützt.

Wie kann ich alte bereits gebuchte Buchungsjahre einsehen?

Direkt in Ihrer Übersicht sehen Sie Ihr aktives Geschäftsjahr. Dahinter sehen Sie Pfeile. Mit Klick auf die Pfeile können Sie das Buchungsjahr zwischen bereits angelegten Buchungsjahren beliebig wechseln.

Steuernummer, Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)

Meine Steuernummer kann in Kontolino! nicht abgespeichert werden, da Sie laut Kontolino! ungültig ist. Was kann ich tun?

Bei der Steuernummer in Kontolino!, tragen Sie die Steuernummer für Ihr Gewerbe ein. Falls Sie noch keine Steuernummer besitzen, erhalten Sie diese vom Finanzamt, wenn Sie den Gewerbeschein bei der Stadt beantragt haben. Die Steuernummer ist in den verschiedenen Bundesländern anders aufgebaut. Außerdem muss bei der Eingabe der Steuernummer das richtige Finanzamt ausgewählt sein, denn eine Plausibilisierung ist immer nur für ein konkretes Finanzamt möglich. Bitte überprüfen Sie, deshalb auch, ob Sie das richtige Finanzamt für Sich ausgewählt haben. Eine Steuernummer muss immer zum Finanzamt passen, sonst kann diese in Kontolino! nicht abgespeichert werden.

Wie kann ich z. B. meinen Steuerberater einen Zugang einrichten?

Ab dem Paket Kontolino! Standard können Sie bis zu 3 Benutzer anlegen. Dazu gehen Sie auf den Menüpunkt „Verwalten“ und dann auf „Benutzer“. Hier können Sie nun jederzeit neue Benutzer einrichten und somit Ihrem Steuerberater direkt Zugang zu Ihren Buchungen geben. Dazu steht Ihnen speziell die Rolle des „Prüfers“ zur Verfügung, wenn Sie nicht wollen, dass Ihr Steuerberater selbst Buchungsdaten eingibt bzw. verändert.

Kann ich meinem Steuerberater meine Buchungen exportieren?

Ja, Kontolino! bietet eine DATEV-Schnittstelle. Mit dieser können Sie jederzeit alle Ihre Buchungen exportieren und Ihrem Steuerberater zusenden. Dieser kann die Buchungen dann bei sich einspielen. Alternativ kann dies natürlich auch Ihr Steuerberater direkt tun, wenn sie ihm einen Benutzer für Ihr Kontolino!-Account anlegen.

Kann ich meine Daten herunterladen?

Ja, Kontolino! bietet Ihnen eine DATEV-Schnittstelle, die Sie auch zum Export aller Ihrer Buchungen einschließlich aller Belege z.B. für Ihr eigenes Archiv nutzen können. Zusätzlich können die Zusammenfassenden Meldungen als Elster-kompatible CSV-Datei heruntergeladen werden, die Sie auch direkt beim BzSt hochladen können. (Kontolino! bietet allerdings auch eine direkte Elster-Schnittstelle für die zus. Meldung)

Kann ich das Buchungsjournal oder einen Kontoauszug ausdrucken?

Ja, Sie haben immer in der Kopfleiste das Drucker-Icon. Mit diesem können Sie das Buchungsjournal, den Kontoauszug, die UStVA und viele weitere Listen ausdrucken. Natürlich können Sie auch jederzeit Ihre gespeicherten elektronischen Belege auch für Ihren Buchhaltungsordner ausdrucken, wenn Sie möchten. Das geht sogar direkt aus dem Buchungsjournal heraus, ohne dass Sie einzeln in jede Buchung klicken müssen.

Kann ich in Kontolino! meine Kontoauszüge von der Bank automatisch einlesen und verbuchen?

Kontolino! bietet eine Import-Schnittstelle für Ihre Bankumsätze in die Buchhaltung an. Sie können Ihre Umsätze einlesen und verbuchen. Dabei erstellt Kontolino bereits „halbfertige“ Buchungsvorschläge und erleichtert es Ihnen, Ihre Bankkonten zu buchen und abzustimmen. Aktuell unterstützt Kontolino! den Import von Bankumsätzen in der Formaten CSV und SWIFT/MT940. Weitere Formate und Schnittstellen folgen. Diese Importfunktionalität steht ab dem Paket Kontolino! Standard zur Verfügung.

Gibt es in Kontolino! eine Kreditoren- Debitorenbuchhaltung?

Jein. Sie können in Kontolino! ab dem Paket Standard eigene Konten anlegen, und somit auch Debitoren- und Kreditorenkonten anlegen, die dann z.B. in der BWA als Forderungen auftauchen. Allerdings gibt es aktuell noch keine Offene-Posten-Liste oder die Möglichkeit zur Verwaltung von Stammdaten zu einem Debitor oder Kreditor.

Kann ich als UG, GmbH, GbR, KG, GmbH & Co.KG oder sonstige Kapitalgesellschaft Kontolino! nutzen?

Ja, Sie können Kontolino! auch für die Buchhaltung von Kapitalgesellschaften oder anderen bilanzierungspflichtigen Unternehmen nutzen. Alle Funktionalitäten, um eine Bilanz zu erstellen und korrekt zu buchen sind in Kontolino! gegeben. Auch alle benötigten Konten sind dafür angelegt und vorhanden. Genauso kann der Jahresabschluss unkompliziert in Kontolino! abgewickelt werden. Allerdings gibt es noch keine elektronische Schnittstelle von Kontolino!, um die E-Bilanz beim Finanzamt abzugeben. Hier müssen die Salden von Kontolino! manuell heruntergeladen werden (dies ist möglich ab dem Paket Classic) und dann mit einer anderen Software übertragen werden. Wir empfehlen Ihnen hierzu den Service des Bundesanzeiger Verlags, den einige unserer Kunden erfolgreich benutzen.

Unterstützt Kontolino! die Differenzbesteuerung (z.B für Gebrauchtwaren)?

Nein.

Kann ich als land- bzw. forstwirtschaftlicher Betrieb Kontolino! nutzen?

Nein, hier bestehen sehr viele steuerliche Sonderregeln, die Kontolino! nicht abdeckt.

Rechnungen

Kann ich mit Kontolino! Rechnungen schreiben?

Ja, Sie können in Kontolino! selbst Rechnungen schreiben. Dabei können Sie eigene Briefbögen gestalten bzw. als pdf hochladen. Weiter können Sie das Layout der Rechnung vordefinieren.

Alle Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie in unserem Handbuch unter dem Punkt „Faktura„.

Kann ich mit Kontolino! Rechnungen von anderen Plattformen importieren?

Sie können als Billbee-Kunde Rechnungen in Kontolino! importieren und verbuchen.

Kann ich mit Kontolino! Artikelstämme importieren?

Ja, Sie können von Ihren jetzigen Systemen Ihre Produkte / Dienstleistungen importieren.

Kann ich mit Kontolino! Kreditoren- bzw. Debitorendaten importieren?

Ja, Sie können von Ihren jetzigen Systemen Ihre Kreditoren bzw. Debitoren importieren. Dabei werden zusätzlich zu den reinen Kunden-, bzw. Lieferantendaten (wie z. B. Anschrift, Ansprechpartner, Bankverbindungen) die entsprechenden Konten in Ihrem Kontenplan angelegt.

Weitere Import-/Exportmöglichkeiten

Kann Kontolino! meine Kontoauszüge importieren und verbuchen?

Mit Kontolino! können Sie Ihre Zahlungsdaten bzw. Kontoauszüge in den Formaten CSV oder MT940 einlesen. Das Programm erstellt dann aus allen Transaktionen (Geldein- und Ausgänge) automatisch Buchungsvorschläge für Ihre Buchhaltung. Neben einer großen Zahl von vorbereiteten CSV-Importfiltern für die gängigsten deutschen Banken können Sie sich auch individuelle CSV-Importfilter erstellen.
Sie können dann an jede Buchung noch einen Beleg (Kassenzettel etc.) anhängen und müssen nur noch das Datum sowie das Gegenkonto (Wareneinkauf, Reisekosten etc.) angeben. Alles andere ist schon vorbereitet.
So ist der Monatsauszug in wenigen Minuten verbucht.

Gibt es die Möglichkeit, Buchungen von Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Kreditkarten oder auch die Umsätze als Amazon-Verkäufer zu importieren?

Kontolino! bietet einen Importfilter für Umsätze auf Ihren Zahlungskonten (etwa der Kreditkarte, Paypal, Kartenterminals wie iZettle oder SumUp) auf der Basis von CSV-Dateien, die Sie bei Ihrem Anbieter herunterladen und dann nach Kontolino! importieren können.

Außerdem bietet Kontolino! vorgefertigte Importfilter für Paypal-Auszüge und Ihre Zahlungsberichte als Amazon-Verkäufer.

Kontolino! erstellt automatisch aus den eingelesenen Transaktionen Vorschläge für Buchungen, die Sie schnell und einfach verbuchen können.

Gibt es die Möglichkeit, DATEV-Dateien zu importieren bzw. zu exportieren?

Kontolino! bietet Ihnen die Möglichkeit sowohl DATEV-Dateien zu importieren als auch zu exportieren. Dabei haben Sie jeweils die Wahl, nur die Buchungen zu im- bzw. zu exportieren oder zusätzlich auch die dazugehörenden Belegdateien.

Elster-Schnittstelle

Kann ich direkt aus Kontolino! heraus meine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) abschicken?

Ja, Sie können die komplette Umsatzsteuervoranmeldung (incl. Reverse Charge) in Kontolino! erstellen und direkt aus Kontolino! heraus an das Finanzamt abschicken. Als Bestätigung, dass Sie Ihre Umsatzsteuervorameldung abgeschickt haben, erhalten Sie in Kontolino! das offizielle Sendeprotokoll des Finanzamts. Dieses Sendeprotokoll wird in Kontolino! gespeichert und kann jederzeit von Ihnen ausgedruckt werden.

Bitte beachten Sie: unsere Testkunden können ab Februar 2018 nur noch so genannte Testfälle ans Finanzamt schicken. Das bedeutet, Sie können zwar eine UStVA generieren und ans Finanzamt schicken, aber die Daten sind dann als Testfall markiert und werden vom Finanzamt nicht bearbeitet. Eine vollwertige UStVA kann nur mit einem unserer kostenpflichtigen Pakete abgeschickt werden.

Kann ich nachträglich meine Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren?

Ja, Sie können die Umsatzsteuervoranmeldung einfach nochmals an Ihr Finanzamt aus Kontolino! heraus abschicken. Kontolino! weiß dann automatisch, dass es sich um eine berichtigte Meldung handelt und sendet diese mit dem entsprechenden Vermerk an Ihr Finanzamt ab. Sie erhalten wieder das Sendeprotokoll des Finanzamtes als Bestätigung in Kontolino!. Dieses können Sie jederzeit ausdrucken.

Kann ich direkt aus Kontolino! heraus meine Zusammenfassende Meldung (ZM) abschicken?

Ja, Sie können die Zusammenfassende Meldung für Ihre europäischen Auslandsgeschäfte in Kontolino! erstellen und direkt aus Kontolino! heraus an das Finanzamt abschicken. Als Bestätigung, dass Sie Ihre ZM abgeschickt haben, erhalten Sie in Kontolino! das offizielle Sendeprotokoll des Finanzamts. Dieses Sendeprotokoll wird in Kontolino! gespeichert und kann jederzeit von Ihnen ausgedruckt werden.

Kann ich meine Umsatzsteuererklärung am Jahresende mit Kontolino! erstellen und per Elster ans Finanzamt schicken?

Ja, Sie können für das komplette Kalenderjahr die Umsatzsteuererklärung in Kontolino! erstellen und online an Ihr Finanzamt versenden. Dazu ist die Voraussetzung, dass Sie die Erstattungen bzw. Vorauszahlungen (inklusive einer eventuellen Vorauszahlung für eine Dauerfristverlängerung) korrekt in Kontolino! verbuchen. Wie Sie die Buchungen für die USt-Zahlungen erfassen, lesen Sie hier.

Kann ich meine Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) am Jahresende mit Kontolino! erstellen?

Ja, Kontolino! erstellt für Sie die EÜR aus Ihren Buchungen heraus. Diese EÜR können Sie (ab dem Paket Kontolino! Standard sogar incl. der Anlage Anlagevermögen (AVEÜR)) direkt online an Ihr Finanzamt versenden.

Kann ich meine E-Bilanz am Jahresende mit Kontolino! erstellen?

Nein. Das hat mehrere Gründe. Einer davon ist der, dass wir nicht zur Aufstellung von Jahresabschlüssen befugt sind. Das ist den angehörigen steuerberatender Berufe vorbehalten – oder eben dem steuerpflichtigen selbst. Der andere Grund ist, dass ein großer Teil der Informationen in der Steuerbilanz nicht direkt aus der Buchhaltung entnommen werden können.

Kontolino! bietet Ihnen die Handelsbilanz und GuV nach HGB zur Ansicht. Zusätzlich bieten wir Ihnen eine Möglichkeit die Zahlen zu exportieren. Diese können Sie dann bei anderen Dienstleistern (z. B. eBilanz+) importieren.

Wenn Sie Ihre Steuerberaterin mit der Erstellung des Jahresabschlusses beauftragen möchten (unsere ausdrückliche Empfehlung für Kapitalgesellschaften mit wenig Erfahrung im Bereich der Bilanzierung), können Sie Kontolino! dennoch zur vorbereitenden Buchhaltung nutzen und Ihre Buchungen per Datev-Buchungsstapel an die Kanzlei übergeben.

Sie haben eine andere offene Frage zu Kontolino!?

Sie können gerne jederzeit Kontakt per e-Mail (hilfe@kontolino.de) aufnehmen. Wir beantworten Ihre Fragen gerne und zeitnah. Bitte beachten Sie dabei, dass wir keine Steuerberater sind und nur zur Anwendung und Funktionen von Kontolino! verbindliche Auskunft geben dürfen.

Außerdem weißen wir darauf hin, dass alle unsere Informationen in unserem Benutzerhandbuch und unseren Leitfaden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt wurden. Wir lehnen aber jeden Haftungsanspruch daraus ab.

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