Anwendungsfälle für einen DATEV-Import
Kontolino! unterstützt den Import von Buchungen im DATEV-Buchungsstapel-Format. Diese Import-Schnittstelle kann in vielen verschiedenen Szenarien wertvoll sein:
- Sie möchten Ihre Buchhaltung fortan in Kontolino! führen und möchten Ihre bisherigen Buchungen aus einem anderen Programm nach Kontolino! übernehmen
- Sie nutzen ein Programm, das DATEV-Ausgabedateien erstellen kann, zum Beispiel
- ein Programm zur Erstellung und Verwaltung von Ausgangs- und oder Eingangsrechnungen (z.B. Billbee.io – das wir allerdings auch mit einer direkten API-Schnittstelle anbinden)
- ein Programm zur Erfassung und Verwaltung von Reisekosten (wobei wir hier sogar mit unseren guten Freunden beim Spesenfuchs sogar eine noch bessere Lösung haben: nämlich den Import Ihrer Buchungen und Belegen per Online-API-Schnittstelle)
- ein Lohnabrechnungsprogramm (z. B. Quick-Lohn), das seine Ergebnisse in Form von fertigen Buchungssätzen exportieren kann (auszubezahlende Nettolöhne, Beitragszahlungen an Sozialversicherer etc., Steuerverbindlichkeiten etc.)
- Online-Shops und Plattformen wie Etsy, eBay, JTL
- Kassensysteme, Kartenakzeptanz-Anbieter, Zahlterminals
- es gibt noch viele weitere Systeme, die DATEV-Exportdateien erzeugen können
Was wird dabei von Kontolino! alles importiert bzw. exportiert? Zum Einen natürlich die Buchungen aber zum Anderen auch die damit verbundenen Belegdateien.
Was ist eine DATEV-Datei?
Ihre DATEV-Datei muss ein so genannter Buchungsstapel im DATEV-Format sein. Das ist ein von der DATEV festgelegtes Dateiformat, das auf das sehr einfache CSV-Format aufbaut (sich aber dann doch ein paar Eigenheiten herausnimmt, die zur verbesserten Verarbeitung der Daten in der Datei notwendig sind). Sie können eine solche Datei mit jedem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und lesen. Bitte speichern Sie aber eine DATEV-Datei niemals mit dem Tabellenkalkulationsprogramm ab, wenn Sie nicht genau wissen, was Sie tun! Das kann sehr einfach zu Problemen aller Art führen.
Weiter gibt es zwei verschiedene Arten von DATEV-Dateien: eine die „nur“ Ihre Buchungen enthält und eine die zusätzlich zu den Buchungen auch die dazugehörenden Belege enthält. Bei der zweiten Variante besteht die zip-Datei zum Einen
- aus einer csv-Datei Ihren Buchungen im DATEV-Format und zum Anderen
- einer zip-Datei mit Ihren Belegen – natürlich auch im DATEV-Format.
Die zweite Möglichkeit bringt für Sie den Vorteil, dass nun auch GoBD-konform die Belege zusammen mit Ihren Buchungen in Kontolino! eingelesen und anschließend verbucht bzw. exportiert werden können. D.h. Kontolino! kann in beiden Richtungen sowohl entweder
- nur Buchungen im- bzw. exportieren oder
- Buchungen incl. aller dazugehörenden Belege im- bzw. exportieren.
Importieren einer DATEV-Datei in Kontolino!
Um eine DATEV-Datei nach Kontolino! einzulesen, klicken Sie im Menü unter „Import/Export“ auf den Menüpunkt „DATEV-Import“.
Hier können Sie die Datei durch einfaches Ziehen und Fallenlassen (Drag&Drop) oder durch Klick auf die Wolke zu Kontolino! hochladen.
Kontolino führt nun einige Prüfungen durch, um sicher zu gehen, dass die Datei importiert werden kann:
- Hat die Datei den richtigen Aufbau laut DATEV-Spezifikation?
- Gibt es für jede zu importierende Buchung (bzw. zu deren Buchungs-/Belegdatum) eine Buchungsperiode in Kontolino?
Wenn nicht, dann legen Sie unter dem Menüpunkt „Verwalten“ -> „Buchungsperioden“ die fehlende Buchungsperiode vor einem erneuten Import-Versuch an. - Sind alle Konten vorhanden, die in den zu importierenden Buchungssätzen benutzt werden?
Wenn nicht, dann legen Sie die fehlenden Konten unter dem Menüpunkt „Verwalten“ -> „Kontenplan“ an. Danach können Sie den Import erneut anstoßen.
Wenn die Sätze nicht importiert werden können, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass die entsprechenden Voraussetzungen in Kontolino! herrschen. Das kann z.B sein:
- Legen Sie eine Buchungsperiode zum Buchungsdatum an (mehr dazu unter „Buchungsperioden, neues Jahr anlegen„)
- Legen Sie die nicht vorhandenen Konten in Ihrem Kontenplan an (mehr dazu unter „Kontenplan mit Kontolino bearbeiten„)
Vermeidung von doppelten Belegnummern
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, prüft Kontolino! für jeden einzelnen Buchungssatz, ob die Belegnummer in Kontolino! bereits vorhanden ist. Bei Duplikaten können Sie entweder:
- Auf den Import der Belegnummern verzichten
- Bestehende Belege in Kontolino! an die neu zu importierenden Buchungen anhängen
Import abschließen
Anschließend werden die Sätze endgültig importiert und Kontolino! zeigt Ihnen eine Liste aller Buchungen an, die nun verbucht werden sollen. Wenn Sie hier Buchungen sehen, die nicht korrekt wären, können Sie den Import hier noch abbrechen. Klicken Sie auf „Jetzt verbuchen“, werden die Sätze endgültig in Kontolino! verbucht.
