Was ist eine DATEV-Datei?
Ihre DATEV-Datei muss ein so genannter Buchungsstapel im DATEV-Format sein. Das ist ein von der DATEV festgelegtes Dateiformat, das auf das sehr einfache CSV-Format aufbaut (sich aber dann doch ein paar Eigenheiten herausnimmt, die zur verbesserten Verarbeitung der Daten in der Datei notwendig sind). Sie können eine solche Datei mit jedem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und lesen. Bitte speichern Sie aber eine DATEV-Datei niemals mit dem Tabellenkalkulationsprogramm ab, wenn Sie nicht genau wissen, was Sie tun! Das kann sehr einfach zu Problemen aller Art führen.
Weiter gibt es zwei verschiedene Arten von DATEV-Dateien: eine die „nur“ Ihre Buchungen enthält und eine die zusätzlich zu den Buchungen auch die dazugehörenden Belege enthält. Bei der zweiten Variante besteht die zip-Datei zum Einen
- aus einer csv-Datei Ihren Buchungen im DATEV-Format und zum Anderen
- einer zip-Datei mit Ihren Belegen – natürlich auch im DATEV-Format.
Die zweite Möglichkeit bringt für Sie den Vorteil, dass nun auch GoBD-konform die Belege zusammen mit Ihren Buchungen in Kontolino! eingelesen und anschließend verbucht bzw. exportiert werden können. D.h. Kontolino! kann in beiden Richtungen sowohl entweder
- nur Buchungen im- bzw. exportieren oder
- Buchungen incl. aller dazugehörenden Belege im- bzw. exportieren.
Wozu ist der DATEV-Export gut?
Damit können Sie zum Beispiel am Jahresende Ihre gesammelten Buchungen an den Steuerberater übergeben, damit er Ihren Jahresabschlss anfertigen kann, wenn Sie dies nicht selbst machen möchten. Ein Export Ihrer Buchungen im DATEV-Format ist auch dazu geeignet, einem Betriebsprüfer Ihre Buchungen bereit zu stellen. Das DATEV-Format erlaubt Ihnen darüber hinaus, Ihre Buchungen in ein anderes Buchführungsprogramm zu übernehmen.
Sie können die DATEV-Exportdateien auch dazu verwenden. Ihre Buchungsdaten in Eigenregie zu archivieren, wenn Sie diese nicht bei Kontolino! aufbewahren möchten (Bitte beachten Sie dabei die Regelungen der GoBD hinsichtlich der Nicht-Änderbarkeit von Aufzeichnungen).
So exportieren Sie Ihre Buchungen als DATEV-Datei
Sie finden den DATEV-Export im Menü „Import/Export“. Mit Klick auf den Menüpunkt DATEV-Export können Sie den Export-Assistenten starten. Dieser benötigt nur einige wenige Angaben:
- Den Zeitraum, den Sie exportieren möchten (in einer Datei kann immer nur maximal ein Geschäftsjahr enthalten sein)
- Die DATEV-Beraternummer Ihres Steuerberaters
- Ihre Mandantennummer bei Ihrem Steuerberater
Die letzten beiden Angaben sind nicht notwendig, wenn der Export nicht für ein DATEV-Programm bei Ihrem Steuerberater gedacht ist.
Hinweis: Die DATEV-Beraternummer sowie die Mandantennummer können Sie unter „Verwalten–>Steuerliche Daten“ hinterlegen, um sie nicht jedes Mal in diesem Assistenten eintragen zu müssen.
Export mit Belegdateien
Das DATEV-Format kennt für Buchungsstapel nur die Auflistung der Buchungen in einem Zeitraum, umfasst aber normaler Weise nicht die Belegdateien, die Sie zu den Buchungen hochgeladen haben. Wenn Sie diese ebenfalls exportieren möchten, setzen Sie das Häkchen bei „ZIP-Archiv mit Belegdateien“. Kontolino! erstellt dann eine recht umfangreiche ZIP-Datei, die neben der DATEV-Buchungsstapel-Datei auch alle an den Buchungen angehängte Belegdateien enthält. In der DATEV-Datei stehen dann bei jedem Buchungssatz in den Spalten „BelegInfo“ die Dateinamen der zugeordneten Datei.
Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Herunterladen“. Kontolino! stellt die Exportdatei zusammen und schickt Sie an Ihren Webbrowser. Dieser bietet Ihnen dann an, die Datei zu öffnen oder abzuspeichern.
Die heruntergeladene Datei können Sie dann an Ihren Steuerberater verschicken. So einfach ist das mit Kontolino!
