Das Mittelstand-Digital Zentrum Lingen.Münster.Osnabrück hat ein – wie ich meine – tolles Angebot für ExistenzgründerInnen und Menschen, die noch in der Planung ihrer Existenzgründung stecken. Sie können gemeinsam mit anderen Startern verschiedene Buchhaltungsprogramme vergleichen und ausprobieren.
Und zwar geht es darum, die Vorzüge von Cloud-Software im allgemeinen und von einer geeigneten Buchhaltungssoftware im Besonderen für das neue oder junge Gewerbe kennen zu lernen. Und das ganze ist Anbieterneutral und ohne Vertriebsgespräch. Hier können Sie gemeinsam mit anderen ExistenzgründerInnen, Solopreneuren und JungunternehmerInnen einen Blick auf verschiedene Buchhaltungslösungen in der Cloud werfen. Begleitet werden Sie durch einen Coach, der keine der Lösungen verkaufen muss, können Sie anhand vorgefertigter Beispiel-Fälle direkte Vergleiche zwischen den Programmen anstellen und herausfinden, welche der Lösungen zu Ihnen passt.
Es gibt inzwischen viele konkurriende Angebote, die man natürlich fast alle auch kostenlos ausprobieren kann, aber wer hat schon Zeit und Energie, 5 oder mehr Buchhaltungsprogramme auf eigene Faust zu testen?
Wir finden, das ist eine tolle Sache. Sie können ganz unverbindlich Fragen stellen, sich mit Leuten austauschen, die vor der selben Frage stehen und einfach mal völlig unverbindlich probieren. Und das ganze kompakt an einem Nachmittag. Wir freuen uns natürlich sehr, dass Kontolino! dieses Angebot unterstüzen kann.Und natürlich stehen wir Ihnen für Fragen, die Sie nicht vor Ort klären konnten, jederzeit zur Verfügung.
Wann und wo?
Es gab bereits 2 Termine im Februar, die sehr gut angenommen wurden. Aktuell sind im April noch 2 weitere Termine geplant:
(Klicken Sie einfach auf einen der Links für mehr Informationen oder um sich anzumelden)
Die Veranstaltungen finden im IT-Zentrum Lingen (Ems) in der Kaiserstraße statt und sind kostenlos. Es sind keine Vertreter der Softwareanbieter vor Ort. Dadurch bekommen Teilnehmer die Zeit und Ruhe, ohne Berührungsängste mit den Lösungen zu arbeiten. Die Coaches vor Ort haben sich in die Programme eingearbeitet und können Ihnen grundsätzliche Fragen beantworten. Sie sind aber anbieterneutral und haben keinerlei Vorteile aus Ihrer letztendlichen Entscheidung.
Diese Gelegenheit sollten Sie sich nicht entgehen lassen, wenn Sie in der Region um Münster/Osnabrück sind und sich für eine passende Buchhaltungssoftware entscheiden möchten.
Für Nutzer von Billbee und Kontolino! gibt es eine wichtige Neuerung, die leider zu einem gewissen Mehraufwand führt. Sie hängt mit der Pflicht zusammen, Rechnungen bestimmter Plattformen nach gewisser Zeit zu anonymisieren und zu archivieren.
In den letzten Wochen erreichten uns zunehmend Beschwerden von Nutzern, deren Import von Rechnungsdaten aus Billbee nicht funktioniert hatte. Einige Rechnungen wurden zwar importiert, aber keine Belegabbilder (PDF-Dateien) angehängt.
Zunächst gingen wir von einem Fehler in unserer Schnittstelle aus und versuchten, die Ursache zu finden. Letzlich war aber nur klar, dass immer wieder die selben Rechnungen ohne Belegabbilder per API bei uns ankamen.
Dabei war die Fehlermeldung vom API ein wenig irreführend. Einerseits wurde explizit angegeben, dass kein Fehler vorliege, aber gleichzeitig wurde per Fehlertext darauf hingewiesen, dass die Rechnung nicht änderbar sei. Letzlich klärten wir die Situation mit Billbee. Es handelt sich nicht wirklich um einen Fehler bei der Sache, aber eben auch nicht um einen fehlerfreien Abruf der Rechnung … 😉
Hintergrund der Sache ist, dass Billbee aufgrund von Anforderungen, die von große Plattformen her kommen, Rechnungen archivieren und anonymisieren muss. Dabei wird dann auch das Erzeugen einer Rechnungs-PDF unterbunden. Für Archivierte Rechnungen gibt es keine Rechnung mehr. Es gibt auch per API keine Möglichkeit, dies zu beeinflussen. Billbee-Nutzer können mit Hilfe eines manuell anzustoßenden Wiederherstellungsprozess dafür sorgen, dass auch nach der Archivierung wieder Rechnungsdokumente nachgeneriert werden können.
Für Kontolino!-Nutzer hat das nun folgende Auswirkungen: Sie müssen auf jeden Fall sicherstellen, dass die Rechnungen allesamt noch nicht archiviert sind oder sie wieder herstellen, bevor der Import angestoßen wird. Ansonsten kann Kontolino! zwar die Rechnungsdaten herunterladen und verbuchen, aber eben keine PDF-Rechnung an die Buchungen anhängen. Die Rechnungs-PDFs sind dann nicht in unserem GoBD-konformen Belegarchiv gespeichert und Sie müssen selbst dafür sorgen, dass Ihre Archivierug GoBD-konform ist. Leider gibt es zu dieser Maßnahme keine Alternative, da per API keine Wiederherstellung möglich ist.
Um Sie vor dem Import an diese Tatsache zu erinnern, warnen wir künftig vor jedem Import mit diesem Hinweis:
Zusammenfassung
Mit dieser Änderung hoffen wir, dass Sie zukünftig nicht mehr vor dem Problem stehen, dass Sie Ihre Rechnungen ohne Belegdatei von Billbee nach Kontolino! nicht importieren können. Allerdings: Ohne Ihre Aufmerksamkeit und entweder der Wiederherstellung der Rechnungen oder Ihrer eigenen separaten GoBD-konformen Dateispeicherung, geht es in Zukunft leider nicht.
Joachim, der Gründer von Kontolino! spricht im Interview mit Oliver Höß auf dem Blog Innovative Trends über Kontolino! und seinen Stärken für Solopreneure, Freiberufler und kleine Unternehmen und die Bedeutung von Schnittstellen in der Buchhaltung. Daneben geht es vor allem auch um die Region Stuttgart als Gründer-Standort.
Das volle Interview ist auf dem Blog Innovative Trends zu lesen. Dort finden sich übrigens noch sehr viel mehr interessante Artikel zu aktuelllen IT-Themen und die Region.
Wir wollen uns heute mit einem kleinen Punkteraster beschäftigen, das Ihren Kunden die Zahlung einer Rechnung erleichtert und Ihre Liquidität erheblich verbessert. Und das zum Nulltarif. Die Rede ist vom GiroCode.
Wir alle kennen das: es flattert eine Rechnung herein. Nur eine handvoll Euros oder vielleicht auch eine größere Summe. Man könnte sie jetzt gleich zahlen, oder auch einfach mal beiseite legen, und sich mit der Rechnung beschäftigen, wenn am Monatsende sowieso die Buchhaltung dran ist. Ein kurzer Blick auf die Rechnung, alles drauf, Kundennummer, IBAN des Lieferanten etc. Aber eigentlich hat man jetzt gerade gar keine Lust, die Banking-App zu starten und diese langen Zahlenkolonnen abzutippen. Es gibt jetzt einfach wichtigeres oder interessanteres zu tun.
Dann liegt die Rechnung eben da, im Buchhaltungsstapel oder im Posteingang der Mail-App, zwischen Kundenanfragen, Reklamationen, Erinnerungen aus dem Lieblings-Netzwerk und all dem anderen, was eben auch noch auf Erledigung oder Priorisierung wartet.
Als Lieferant muss man dann eben warten, bis alle Katzenvideos geschaut, Kundenbeschwerden bearbeitet und auch sonst alle anderen Erledigungen gemacht sind, bevor man sein Geld vom Kunden erhält.
Wie kann ich für einen schnelleren Geldeingang sorgen?
Es gibt im Grunde 2 Möglichkeiten, solche Probleme zu umgehen: Entweder, man bietet nur Zahlungsmethoden an, die einer Vorauskasse gleich kommen. Es gibt da inzwischen viele Optionen, von PayPal über GiroPay bis hin zur klassischen SEPA-Lastschrift. Allen gemeinsam ist, dass Kunden hier teilweise noch Wochen nach einer Zahlung ihr Geld einfach wieder zurückholen können. Gut für den Kunden und eine vertrauensbildende Maßnahme, aber eben auch riskant für Verkäufer.
In Deutschland ist aber trotz dieser Sicherheitsmechanismen der Kauf auf Rechnung noch immer eine der beliebtesten Zahlungsmethoden. Für viele Kunden ist es einfach ein sicheres Gefühl, selbst bestimmen zu können, wann und ob sie eine Rechnung bezahlen. Vor allem bei Anbietern, die man noch nicht kennt, ist der Kauf auf Rechnung die beliebteste Variante. Im B2B-Umfeld ist der Kauf auf Rechnung – teilweise auch mit langen Zahlungszielen – nach wie vor Standard. Jeder Unternehmer möchte den Überblick über Geldabflüsse behalten und steuern, wann welche Zahlung das Geschäftsgirokonto verlässt.
Wenn Sie als Anbieter also Ihren Kunden ein sicheres Gefühl geben möchten und dennoch eine möglichst rasche Zahlung erhalten wollen, müssen Sie es Ihren Kunden so einfach und schnell wie möglich machen, eine Rechnung zu bezahlen.
Tippfehler und fehlende Zahlungsinformationen kosten Zeit, Energie und womöglich Kunden
Ein anderes Problem für den Anbieter können bei der Zahlung von Rechnungen fehlende oder falsche Informationen sein, die der Kunde bei der Erfassung einer Überweisung eingibt. So vergisst man schnell mal die Rechnungs- oder Kundennummer oder vertippt sich dabei. Für Sie als Empfänger der Zahlung kann das bedeuten, dass Geldeingänge nicht zu Rechnungen zuordenbar sind. Im schlimmsten Fall überweist ein Kunde nicht selbst, sondern die Lebensgefährtin oder Schwiegermama, oder eben ein GbR-Geschäftsführer, dessen Name Ihnen nicht bekannt ist. So lässt sich im Zweifel eine eingehende Zahlung nur sehr mühsam einer Ausgangsrechnung zuordnen. Im schlimmsten Fall haben Sie mehrere Geldeingänge auf dem Konto, die den gleichen Betrag umfassen und von unbekannten Kontoinhabern kommen. Sie haben zwar Geld bekommen, aber wissen nicht, welche Rechnung da bezahlt wurde. Ärger und Aufwand sind vorprogrammiert: ein Kunde wird angemahnt, der seine Rechnung längst bezahlt hat – nur eben „anonym“. Aus meiner Praxis als Selbstständiger weiß ich: solche Dinge passieren, egal wie fett und farbig auf einer Rechnung um die Nennung von Kunden- und Rechnungnsnummer bei der Zahlung gebeten wird. Es wird einen Prozentsatz an Zahlungseingängen geben, auf denen diese Angaben fehlen oder falsch sind. Das kostet Zeit und Nerven und kann im schlimmsten Fall Kunden so verärgern, dass sie in ihrem Umfeld über ihre schlechten Erfahrungen mit Ihnen berichten.
Ein Punkteraster als Lösung
Hier kommt ein digitaler Nachfolger eines alten Prinzips ins Spiel:
Die älteren Semester unter den Lesern dieser Zeilen können sich vielleicht erinnern: früher lag einer Rechnung des Stromanbieters oder von Quelle, Neckermann oder Schöpflin meist ein vorausgefüllter gelber Überweisungsbogen bei, auf dem der Kunde einfach nur noch seine Kontonummer eintragen und unterschreiben musste. So konnte man sicherstellen, dass alle wichtigen Referenzinformationen zur Rechnung im Buchungstext drin stehen, ohne Übertragungsfehler. Beleghafte Zahlungen sind allerdings längst die Ausnahme. Wir erledigen unsere Bankgeschäfte inzwischen digital, die gelben Formulare sieht man eigentlich nicht mehr.
Hier kommt der GiroCode ins Spiel: ein kleiner QR-Code auf Ihrer Rechnung kann von praktisch jeder Banking-App oder auch der Foto-Überweisung eingelesen werden. Hier geben Sie wie bei der vorausgefüllten Überweisung Ihrem Kunden schon alles mit, was er zum Ausfüllen einer Überweisung an Sie braucht: kompletter Buchungstext (z.B. mit Rechnungs- oder Kundennummer), Ihre Kontonummer als Empfängerkonto und allem drum und dran.
Je einfacher der Zahlvorgang, desto schneller wird er erledigt
Mit diesem kleinen GiroCode auf Ihrer Rechnung kann das mit dem Empfang Ihrer Rechnung bei der Kundschaft auch so aussehen:
Die Kundin öffnen den Umschlag mit Ihrer Rechnung oder nimmt sie aus dem Karton, entdeckt den GiroCode auf der Rechnung und denkt sich: „ach komm, dann mach ich das doch gleich schnell, der Pulli sieht ja echt toll aus und passt“. Sie zückt ihr Handy, klickt auf „Überweisen“, klickt auf das Icon für das Abfotografieren der Rechnung bzw. das GiroCode-Icon in der App, hält das Handy auf die Rechnung und bekommt die fertig ausgefüllte Überweisung zur Korrektur bzw. Freigabe präsentiert. Noch schnell den Fingerabdruck einlesen und das Geld ist unterwegs zum Anbieter. So kann Ihre Kunden das Thema sofort und ganz fix erledigen und Sie bekommen Ihr Geld noch am selben, spätestens aber nächsten Tag.
Durch die vorausgefüllten Informationen im Girocode erhalten Sie genau die Informationen auf dem Bankauszug, die Sie zur Bearbeitung der Zahlung benötigen, im Idealfall ordnet Ihre Buchhaltungssoftware das bereits direkt der korrekten Ausgangsrechnung zu. Fertig.
Der GiroCode oder die Fotoüberweisung – was funktioniert besser?
Der Girocode ist sogar einer Fotoüberweisung überlegen: der Nutzer muss bei einer Fotoüberweisung ein paar Sekunden warten, bis der OCR-Dienst im Web die Informationen aus der abfotografierten Rechnung ausgelesen hat, die Rechnung wandert durchs Internet zu einem Drittanbieter (die Banken kaufen diese Dienstleistung bei Drittanbietern ein) und bei manchen Rechnungen kann die Fotoüberweisung Informationen auf dem Blatt nicht finden. Manchmal passt das Licht nicht und sie kann das Blatt gar nicht einlesen. Bei mehrseitigen Rechnungen, die erst auf dem letzten Blatt die Summe und Mehrwertsteuer enthält, muss man mehrere Seiten abfotografieren und ist dann doch schnell mal wieder 1-2 Minuten beschäftigt. Ein Problem kann auch sein, eine online als PDF eingegangene Rechnung per Handykamera für eine Fotoüberweisung zu knipsen. Hier braucht es je nach Kamera und Monitorauflösung oft mehrere Anläufe…
Das Ergebnis: Ihre Rechnung landet doch wieder erst mal im Stapel bzw. bleibt in der Mail-Inbox, weil das jetzt dann doch erst mal wieder dauert…
GiroCode Superstar
Der Girocode enthält komprimiert alle Informationen für die Zahlung, ohne Details der Rechnung. Er muss nicht weiter interpretiert werden, das Handy kann die darin enthaltenen Daten direkt auslesen und in die Überweisungsmaske eintragen. Es ist kein externes Rechenzentrum involviert, alles bleibt lokal im Gerät, bis (nur) die Überweisung an die Bank übermittelt wird. Der Inhalt der Rechnung bleibt vertraulich. Ein PDF kann man am Bildschirm so weit vergrößern, dass man den Girocode auf jeden Fall abknipsen kann. Man muss nicht herum provbieren, bis das ganze Blatt auf dem Bildschirm zu sehen ist (natürlich um 90 Grad nach links gedreht) und die Kamera alles erfasst.
Notfalls kann man das PDF auch per Fotoüberweisung auslesen, die dann den im Optimalfall den Girocode nutzt, anstatt sich alles aus dem Dokument zusammen zu fieseln.
Das bedeutet, dass der Überweisungsvorgang wirklich blitzartig erledigt ist. Manche Handykameras erkennen sogar direkt, dass ein QR-Code ein Girocode ist und bietet direkt an, eine Banking-App damit zu starten.
Es mag zu schön klingen, um wahr zu sein, aber der Girocode ist sicher, super bequem und macht das Bezahlen einer Rechnung zu einem Vorgang, der in wenigen Sekunden erledigt ist. Viel Angenehmer kann man es einem Kunden nicht mehr machen.
Unsere Erfahrung: Der Girocode beschleunigt den Zahlungseingang
Wir nutzen schon seit über einem Jahr Girocodes auf unseren Rechnungen für unser Buchhaltungsprogramm. Und es zeigt sich, dass Kunden, die per Girocode bezahlen, meist am selben Tag zahlen, an dem sie ein Paket bei uns buchen. Im Schnitt hat sich die Frist, binnen der wir unser Geld bekommen, um fast zwei Tage verkürzt. Dabei sind unsere Lastschriften mit berücksichtigt, die ja immer 5-6 Tage voraus terminiert sind.
Verkanntes Genie – warum eigentlich?
Angesichts der vielen Vorteile überrascht es sehr, dass der Girocode ein Schattendasein fristet. Er scheint vielen Leuten schlichtweg unbekannt zu sein. Das ist völlig unberechtigt und sehr schade, denn er macht praktisch keinen technischen Aufwand, birgt keinerlei Sicherheitsrisiken und funktioniert bombensicher.
Lustiger Weise fallen die Leute reihenweise vor Begeisterung in Ohnmacht, wenn sie sehen, dass eine Fotoüberweisung so tolle Vorschläge machen kann, wenn man eine Rechnung abfotografiert. Das begeistert so sehr, dass man in Kauf nimmt, dass es bei einem gewissen Prozentsatz der Rechnungen eben nicht oder nur unzureichend klappt. Dabei geht es schneller, sicherer und mit wesentlich weniger Aufwand, wenn man einfach nur den GiroCode einliest.
Wie Sie mit Kontolino! einen Girocode auf Ihre Rechnung zaubern
Ein gutes Faktura-Programm sollte natürlich die Option bieten, einen GiroCode auf die Rechnung zu drucken. Und da wir selbst gute Erfahrungen mit dem Girocode gemacht haben – ich selbst kann gar nicht verstehen, dass er so selten auf unseren Eingangsrechnungen zu finden ist – steht diese Option natürlich auch in Kontolino! zur Verfügung, damit Sie Ihren Kunden das Zahlen Ihrer Rechnung so schnell und einfach machen können, wie nur irgend möglich.
Kontolino! beherrscht ab sofort den Abruf von Kontenbewegungen auf Ihren Bankkonten direkt online. Das Herunter- und Hochladen von CSV- oder MT940-Dateien entfällt damit. Buchhaltung mit Kontolino! wird dadurch noch komfortabler und geht noch schneller von der Hand.
Mit der Online-Kontenabfrage erfüllen wir einen lang gehegten Wunsch unserer Nutzer: Das Abrufen der Bankbewegungen mit einem Mausklick, direkt in die Buchhaltung, wird endlich wahr. Bisher hat Kontolino! nur den Upload von Bankauszügen in den Formaten CSV oder MT940 unterstützt. Das war nicht nur manchmal eine hakelige Angelegenheit, weil Banken oft ohne jede Ankündigung den Aufbau ihrer CSV-Bankauszüge geändert und meist auch keinerlei Dokumentation dazu veröffentlicht haben. Mit dem vermehrten Aufkommen neuer Banken, die gar keine Dateien zum Download anbieten und veraltete Schnittstellen wie HBCI bzw. FinTS gar nicht erst implementiert haben, macht Kontolino! den Umgang mit Bankbuchungen gleich mehrfach einfacher:
Die Daten müssen nicht erst bei der Bank herunter- und bei Kontolino! wieder hochgeladen werden, sondern werden direkt online bei der Bank abgefragt und in Kontolino! abgelegt
Keine Fummeleien mehr mit dem Aufbau von CSV-Dateien, die sich womöglich einfach mal so ändern
Die Buchhaltung geht noch schneller von der Hand
Erfahrener Partner in Sachen Bankzugriff: finAPI
Um auf Bankdaten unserer Kunden zugreifen zu können, müssen wir ziemlich hohe Anforderungen an Sicherheit und Schutz der Daten unserer Kunden erfüllen. Deswegen haben wir uns für einen Anbieter entschieden, der am Markt schon eine Weile genau diese Dienstleistungen anbietet und auf den auch einige unserer Mitbewerber erfolgreich setzen: finAPI.
Für finAPI spricht, dass das Produkt schon mehrere Jahre läuft und seine Vorzüge auch für wesentlich größere Anbieter als Kontolino! bewiesen hat. Ein weiterer Grund ist, dass finAPI sich stets auf den neuesten Stand bringt, um Banken in das System zu integrieren, die neu am Markt sind, oder auch welche, die noch nicht nach dem XS2A-Standard erreichbar sind, notfalls sogar durch raffiniertes Einlesen der Online-Seiten der Bank. So erreichen wir den Zugriff auf so ziemlich alle Banken, die in Deutschland am Markt vertreten sind. Natürlich ist auch der Zugriff auf z.B. Ihre Kreditkartenabrechnungen etc. möglich.
Wie sicher ist der Online-Kontenabruf?
Wir setzen auch auf finAPI anstatt der veralteten HBCI/FinTS-Schnittstelle, weil hinter diesem Zugriffsweg die XS2A-Spezifikation steht, in der die europäische Finanzwirtschaft das Thema Datensicherheit in den Vordergrund gestellt hat. So steht diese Schnittstelle nicht jedermann offen, sondern nur zertifizierten Anbietern, die sich zur Einhaltung hoher Standards verpflichten und dies auch regelmäßig nachweisn müssen.
Eine wichtige Eigenschaft hier ist, dass Ihre Zugangsdaten für Ihr Bankkonto ausschließlich bei finAPI eingegeben und ggf. gespeichert werden. Wir gelangen niemals in den Besitz dieser Daten, denn wenn Sie diese eingeben müssen, werden Sie stets auf die Seiten von finAPI weiter geleitet.
Aber keine Sorge: das ist alles sehr viel einfacher, als es auf den ersten Blick klingt.
Kann man künftig nur noch Online auf Bankkonten zugreifen?
Keine Sorge: unsere Importfilter für MT940-Dateien und CSV-Auszüge bleiben weiter erhalten. Egal, ob Sie aufgrund von Sicherheitsbedenken nicht auf einen Drittanbieter zurück greifen möchten, oder ob es einmal technische Probleme beim online-Zugang gibt, Sie haben jederzeit die Möglichkeit, auch weiterhin mit Dateien zu arbeiten.
Wie funktioniert der Online-Abruf meiner Kontoauszüge von meiner Bank in Kontolino! ?
Natürlich haben wir unsere Dokumentation erweitert und diese spannende neue Funktion ausführlich beschrieben. Sie finden die Details auf unserer Webseite im Bereich Handbuch.
Keine Suppe ohne Haar: wir müssen die Preise für Kontolino! anheben
Die Nutzung von finAPI ist nicht kostenlos. Der Anbieter muss seine Softwareplattform betreiben und aktuell halten und zudem großen Aufwand betreiben, um die Auflagen des Bundesamts für Finanzaufsicht zu erfüllen und entsprechende Zertifizierungen („kleine Banklizenz“) aufrecht zu erhalten.
So zwingt uns nicht nur die allgemeine Situation der steigenden Preise für so ziemlich alles dazu, unsere Preise für Kontolino! etwas anzuheben, sondern auch die für uns neu hinzu gekommenen Kosten für die Dienstleistung von finAPI.
Mit Einführung des neuen Bankzugriffs gelten also auch neue Preise für unsere Pakete. Wenn Sie aktuell noch ein 12-Monats-Paket von Kontolino! nutzen, zahlen Sie für die Restlaufzeit Ihres Pakets keinen Aufpreis. Erst bei Ihrer nächsten Verlängerung zahlen Sie den neuen Preis.
Gerade Kleinunternehmer, die vom Finanzamt keine hohen Auflagen im Hinblick auf Ihre Steuererklärungen haben, neigen häufig dazu, ihre Buchhaltung sträflich lange liegen zu lassen. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen ein paar gute Gründe nennen, warum Sie das auf keinen Fall tun sollten.
1. Ihre Liquidität ist nicht am Bankkonto abzulesen
Die Buchhaltung ist ein wichtiges Management-Instrument, nicht nur für große Unternehmen. Der bloße Blick aufs Bankkonto kann sehr trügerisch sein, denn möglicherweise haben Sie zwar aktuell einen schönen Saldo auf dem Bankkonto, aber es stehen vielleicht einige Rechnungen zur Zahlung an, oder der nächste Vorauszahlungstermin für die Umsatz-, Gewerbe- oder Einkommensteuer steht an.
Wenn in Ihrem Geschäft sehr wenig los ist, haben Sie diese Dinge vielleicht noch im Blick, ohne Buch zu führen. Sobald Sie jedoch mehr als eine Hand voll Rechnungen im Monat bekommen, wird es sehr schnell unübersichtlich.
Anstehende Zahlungen an Lieferanten oder das Finanzamt sind einer aktuell geführten Buchhaltung mit einem einzigen Blick zu entnehmen. So können Sie ganz genau sagen, wieviel Liquidität in den nächsten Wochen bleibt.
2. Mit der Zeit wächst das Chaos
Jeder vergisst einmal einen Beleg in den sprichwörtlichen Schuhkarton zu legen. Oder aber man schreibt mal nicht gleich auf, mit wem man in dem netten Café am Projektstandort einen Snack eingenommen hat. Die Chance, dass man einen Bewirtungsbeleg nach 2 oder drei Wochen noch korrekt ausfüllen kann, sind wesentlich höher, als nach ein paar Monaten oder gar nach mehr als einem Jahr. So kurz vor dem nun endgültig letzten Abgabetermin für die Steuerunterlagen beheben sich solche Dinge besonders schlecht.
Im Geschäftsleben ist es leider nötig, den Eingang von Zahlungen zu überprüfen und säumige Kunden müssen immer wieder an ihre noch offenen Rechnungen erinnert werden. Ob offene Forderungen bestehen, kann man sicher auch mit irgendeiner Liste verwalten, aber letztendlich ist der Aufwand dazu kaum geringer, als die Forderungen gleich in der Buchhaltung zu erfassen. Zumal Ihnen Ihre Buchhaltung mit dem Werkzeug der Offenen-Posten-Liste, eine solche Übersicht mit einem Klick erstellt.
Zurück zum Schuhkarton. Schließen Sie einmal Ihre Augen und stellen sich Ihren Belegkarton vor, der wild durcheinander die Belege aus diesem und dem vergangenen Jahr enthält. Natürlich mussten Sie ab und an mal einen davon heraussuchen und nochmal etwas nachsehen, also sind die Belege nicht etwa in zeitlicher Abfolge dort drin zu finden, sondern bilden einen lustigen Zettelsalat mit allerlei bunten Zutaten darin. Und jetzt stellen Sie sich vor, wie Sie den Karton an einem Herbstnachmittag kurz vor dem Steuertermin hervorkramen und dieses Chaos lüften müssen. Wie fühlt sich der Gedanke an?
3. Routine macht das Leben leichter
Wenn wir uns an Tätigkeiten gewöhnen, sie also immer und wieder durchführen, werden sie einfacher und gehen leichter von der Hand. Durch die regelmäßige Beschäftigung mit der Buchhaltung sorgen Sie also nicht nur dafür, dass der unerledigte Papierkram immer mehr und beängstigender wird, sondern Sie sorgen auch dafür, dass die Buchhaltung als solche ihren Schrecken verliert. Im eben angeführten Buch findet sich auch die These, dass jede Gewohnheit eine Verknüpfung mit einer Belohnung darstellt. Man tut etwas, um ein positives Resultat zu erzielen (besonders hängen geblieben ist bei mir die Febreze-Anekdote). Das positive Resultat beim regelmäßigen Erledigen Ihrer Buchhaltung ist mannigfaltig, und beginnt bei der angenehmen Gewissheit, auf dem Laufenden zu sein. Aber damit nicht genug: Sie werden innerhalb kurzer Zeit feststellen, dass die regelmäßige Beschäftigung mit ihrer Buchhaltung Ihnen einen sehr viel besseren und klareren Blick auf Ihre aktuelle Geschäftssituation gibt.
Sie werden schnell merken, dass die Buchhaltung ein Management-Instrument ist.
4. Entscheidungen fallen leichter
Eigentlich liegt es klar auf der Hand: eine Entscheidung zu treffen, ist wesentlich einfacher, wenn die Fakten und Auswirkungen einer Alternative bekannt und abschätzbar sind. Nur wenn Sie wirklich wissen, mit welchen Aufträgen Sie unterm Strich Gewinn machen, wissen Sie ob sich ein Folgeangebot für Sie lohnt – und vor allem, welchen Preis Sie dafür anbieten müssen. Und das können Sie nur wissen, wenn Sie entweder nebenher Excel-Listen führen oder Ihre Buchhaltung dazu nutzen. Ordnen Sie Ihre Buchungssätze über die Nutzung von Kostenstellen Ihren Aufträgen zu. So können Sie sowohl Ihre Einnahmen einem Auftrag zuordnen – aber natürlich auch Ihre Ausgaben, die Sie für diesen Auftrag hatten. Das sind beim Verbuchen wenige Klicks mehr. Daraufhin erhalten Sie eine Aufstellung, aus der Sie genau entnehmen können, wieviel Gewinn oder auch Verlust Ihnen bei Ihren Aufträgen entstanden sind.
5. Zeitaufwand für die Buchhaltung ist geringer
Wenn Sie die Buchhaltung immer gleich erledigen, dann brauchen Sie insgesamt weniger Zeit dafür. Denn Sie wissen immer genau, welche Rechnungen Sie vor 1 – 2 Wochen für was erhalten oder geschrieben haben. So haben Sie alle notwendigen Informationen zur Verbuchung im Kopf. Aber nach ein paar Monaten? Worüber war diese Rechnung jetzt nochmal: die kryptische Bezeichnung des Produktes sagt Ihnen nichts mehr. Und auf welches Konto muss jetzt das Ganze? Also Internetrecherche anschmeißen und dort nach dem Produkt suchen. Und erst nach erfolgreicher Recherche, können Sie die Rechnung korrekt verbuchen. Sie sehen, die ganze Buchhaltung dauert so viel länger.
6. Lästige Fehlersuche reduziert sich
Wer kennt das nicht: warum stimmt der verbuchte Bankumsatz nicht mit dem tatsächlichen Bankauszug überein? Oder: so viel Umsatzerlös, das kann doch gar nicht sein? Und dann fängt die große Sucherei nach dem Buchungsfehler an. Machen Sie die Buchhaltung regelmäßig, so dass Ihre Anzahl Buchungen überschaubar bleiben. Dann fehlt die Fehlersuche relativ einfach: Sie gehen einfach die paar Buchungen durch und finden vermutlich schnell Ihren Buchungsfehler. Sei es ein Tippfehler im Betrag oder die falsche Auswahl eines Kontos. Aber diese Suche bei ab über ca. 50 Buchungen – und gar hunderten? Und dann noch mit Zeitdruck, weil der Steuertermin nun doch vor der Haustüre steht. Puh, da hat keiner Lust dazu.
7. Ein gutes Gefühl
Und last but not least: es fühlt sich einfach viel besser an auf dem Laufenden zu sein. Denn im Hinterkopf ist doch immer das schlechte Gefühl da, wenn man die Buchhaltung vor sich herschiebt. Und man fühlt sich auch sicherer. Sie haben die laufenden Rechnungen im Blick. und Sie wissen immer, wie der Betrieb gerade finanziell dasteht. Schon allein deswegen ist es wert, die Buchhaltung nicht vor sich herzuschieben.
Wir sind auf neue Server umgestiegen, haben ein paar Soft- und Hardwarekomponenten erneuert und haben einen spannenden Abend verlebt – mit Höhen und Tiefen, wie es sich für eine Systemumstellung gehört.
Nun sind wir fertig und die ganze Maschinerie läuft jetzt wieder. Zeit für einen netten Ausklang des Tages…
Kontolino! wird in der Nacht vom 22.02. auf den 23.02.2023 auf neue Server umgezogen. Diese Umstellung wird leider nicht ganz ohne kurzfristige Ausfallzeiten ablaufen. Wir planen mit einer Umstellungszeit von ca. 45 Minuten, wenn alles glatt geht. Wir haben den Umstieg schon mehrfach geübt und sollten mit dieser Zeit auskommen.
