Eingangsrechnungen erfassen

Sie können neu in Kontolino! Ihre Eingangsrechnungen erfassen. Und zwar unabhängig davon, ob Ihnen die Rechnung als E-Rechnung oder in Papierformat vorliegt. Bisher konnten Sie Belege nach Kontolino! hochladen. Falls der Beleg eine E-Rechnung war, konnten Sie diesen als Eingangsrechnung anlegen und verbuchen. Nun können Sie Belege, die keine E-Rechnung sind, zusätzlich als Eingangsrechnung erfassen.

Vorteile durch das Erfassen von Eingangsrechnungen

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen als solche in Kontolino! erfassen, hat dies folgende Vorteile für Sie:

  • Sobald Sie das Zahlungsziel eingeben, erscheinen die Eingangsrechnungen in der Offenen-Posten-Liste. Somit haben Sie einen vollen Überblick über alle anstehenden Zahlungsströme.
  • Sie werden bei den notwendigen Buchungen zu der Eingangsrechnung von Kontolino! durch Buchungsvorschläge unterstützt.
  • Sie erhalten – wenn Sie die Zahlungen per Banküberweisung tätigen – bei der Verbuchung Ihrer Bankauszüge, die passenden Eingangsrechnungen von Kontolino! angezeigt und können diese übernehmen. Damit ist der Buchungsdialog schon komplett für Sie ausgefüllt. Sie müssen nur noch prüfen und die Buchung bestätigen.

Vorgehensweise

Unter dem Menüpunkt „Faktura –> Neu –> Eingangsrechnungen“ finden Sie den Einstieg in die Erfassung von Eingangsrechnungen. Nun können Sie bei Bedarf einen elektronischen Beleg wie gewohnt mit Hilfe des Wolke-Buttons direkt hochladen oder mit Hilfe des Schubladen-Buttons aus der Inbox holen.

Anschließend können Sie die Daten für die Eingangsrechnung erfassen. Angefangen von Ihrem Lieferanten, den Sie mit dem Tippen der Anfangsbuchstaben in das Anschrift-Feld aus Ihrer bestehenden Lieferantenliste, auslesen können, bis hin zu den restlichen Rechnungsangaben.

Die Erfassung der einzelnen Daten ist zur Zeit leider noch viel Handarbeit. Hier sind weitere Unterstützungen in Kontolino! in Planung, damit dies Ihnen in Zukunft schneller und automatisierter von der Hand geht.

Sobald Sie alle Angaben erfasst haben, können Sie die Eingangsrechnung über den Menüpunkt „Faktura –> Rechnungen“ oder „Faktura –> Offene Posten (OPL)“ finden. Von dort aus können Sie – unterstützt von Kontolino! – die nötigen Buchungssätze für Ihre Eingangsrechnung erzeugen lassen und mit einem Klick verbuchen.

Fazit

Die Erfassung der Eingangsrechnungen erweitert das Faktura-Modul so, dass Sie dort nun alle Ihre Rechnungen (ob Eingang, Ausgang, Gutschrift, Storno etc.) vorfinden. So erhalten Sie den kompletten Überblick über Ihre noch offenen Zahlungen und werden beim Buchen von Kontolino! unterstützt. Ausführlich finden Sie die Vorgehensweise in unserem Handbuch auf der Seite „Neue Eingangsrechnung“ und deren Unterseiten beschrieben.

Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2024 sind bald fällig

Wenn Sie noch keine Einkommenssteuer- oder Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2024 abgegeben haben, dann wird es nun Zeit. Die Abgabefrist für beide Erklärungen ist der 31. Juli 2025. Haben Sie einen Steuerberater, der für Sie die Erklärungen erstellt und abgibt, dann verlängert sich die Frist bis zum 28. Februar 2026.

Hinweis: Als Kleinunternehmer müssen Sie ab für das Jahr 2024 erstmalig keine Umsatzsteuererklärung mehr abgeben außer Ihr Finanzamt fordert Sie dazu explizit auf oder Sie müssen Umsätze mit dem Ausland erklären.

Was ist für Sie zu tun, wenn Sie die Erklärungen selbst abgeben?

Fangen wir mit dem einfacheren Fall an: die Umsatzsteuererklärung. Diese können Sie direkt in Kontolino! erstellen und per Elster-Schnittstelle an Ihr Finanzamt übertragen. Bevor Sie dies tun, sollten Sie aber überprüfen, ob Sie alle Umsatzsteuerbuchungen in dem Jahr 2024 korrekt erledigt haben. Rufen Sie als erstes also unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Buchungsperiode“ das Jahr 2024 auf.

Prüfungen vor Abgabe der Umsatzsteuererklärung

Hier können Ihnen verschiedene Auswertungen in Kontolino! weiterhelfen. So können Sie z. B. unter „Auswerten“ –> „Buchungsjournal“ alle Buchungen filtern, die z. B. ohne Mehrwertsteuercode gebucht wurden. Schauen Sie nach, ob diese so stimmen. Wenn nicht, korrigieren Sie die falschen Buchungssätze direkt mit Doppelklick aus dem Buchungsjournal heraus.

Auf jeden Fall, sollten Sie Sich Ihre Buchungen auf den Umsatzsteuerkonten anschauen. D.h. die Konten Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuervorauszahlungen und ggfs. Dauerfristverlängerung und die EÜR-spezifischen Konten. Rufen Sie dazu am Einfachsten den Menüpunkt „Auswerten“ –> „Kontoauszug erstellen“. Wählen Sie die o.g. Konten aus und lassen Sie Sich die ganze Buchungsperiode anzeigen. Stimmen die verbuchten Werte mit den abgegebenen Umsatzsteuervorauszahlungen überein? Wenn nicht, dann heißt es auch hier die falschen Buchungen direkt mit Doppelklick auf die Buchung zu öffnen und zu korrigieren. Fehlen Buchungen, dann können Sie diese neu erfassen.

Und dann ist noch die 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner wichtig. Prüfen Sie alle Umsätze, um den Jahreswechsel und ob Sie die letzte abgegebene Umsatzsteuervorauszahlung gemäß dieser Regel gebucht haben.

Alle Prüfungen sind abgeschlossen und es passt nun alles? Dann können Sie unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Umsatzsteuererklärung JJJJ“ diese an Ihr Finanzamt übertragen. Falls Sie laut Umsatzsteuererklärung Ihrem Finanzamt noch Geld schulden, dann vergessen Sie nicht, dieses nun zu überweisen. Passt Ihre abgegebene Erklärung zu den Zahlen, die dem Finanzamt vorliegen, bekommen Sie keinen Umsatzsteuerbescheid vom Finanzamt zugeschickt. Sondern alles ist erledigt. Sie müssen nur noch die Buchungen zur Umsatzsteuererklärung in Kontolino! erledigen.

WICHTIG: Kontolino! haftet nicht für Ihre abgegebenen Steuererklärungen. Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob die ermittelten Zahlen in den Erklärungen stimmen, bevor Sie diese an Ihr Finanzamt übermitteln.

Einkommenssteuererklärung abgeben

Bei der Einkommenssteuererklärung müssen Sie Ihre Angaben in Elster Portal der Finanzämter erledigen. Dort müssen Sie den Mangelbogen der Einkommenssteuererklärung ausfüllen und dazu je nach Einkunftsart zusätzlich die verschiedenen Anlagen einfügen. Für Einkünfte aus Gewerbebetrieb ist das die Anlage „G“ für Einkünfte als Selbstständige ist dies die Anlage „S“. In diesen Anlagen tragen Sie u. a. Ihren erzielten Gewinn ein.

EÜR-Rechner

Diesen Gewinn können Sie in Kontolino! zumindest als EÜR-Rechner ermitteln. Als EÜR-Rechner schicken Sie auch zusätzlich zur Einkommenssteuererklärung die sogenannte Anlage EÜR ab. Dies können Sie nach eingehender Überprüfung Ihrer Buchungen direkt in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Anlage EÜR“ machen.

Bilanzierer

Als Bilanzierer müssen Sie eine sogenannte EBilanz abgeben. Hierzu können Sie in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Jahresabschluss“ –> „Handelsbilanz“ Ihre Handelsbilanz erstellen . Unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Ebilanz exportieren“, können Sie diese Handelsbilanz exportieren und über Drittanbieter (z. B. ebilanz+) abgeben. Achtung: für das Finanzamt ist die Steuerbilanz maßgeblich. Manchmal müssen Sachverhalte anders in der Handels- als in der Steuerbilanz gebucht werden. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, müssen Sie zusätzlich eine sogenannte Überleitungsrechnung bei den Drittanbietern machen. Wenn nicht, dann können Sie die sogenannte Einheitsbilanz abgeben.

Prüfungen vor Abgabe der EÜR bzw. EBilanz

Bevor Sie die Anlage EÜR abschicken bzw. die EBilanz abgeben, prüfen Sie bitte auch hier Ihre Buchungen für das Jahr 2022 eingehend: Ein paar Stichworte als Anhaltspunkte, was Sie überprüfen können:

  • Haben Sie Ihre Privantanteile gebucht (z. B. private Telefonnutzung)?
  • Haben Sie alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter gebucht?
  • Haben Sie Ihre Geringwertigen Wirtschaftsgüter gebucht und abgeschrieben?
  • Und haben Sie die 10-Tages-Regel als EÜR-Rechner am Jahresende beachtet?
  • Stimmt Ihr Saldo der Bankauszüge mit dem verbuchten Saldo überein?
  • Stimmt der Barkassenbestand mit dem verbuchten Schlussbestand überein?
  • Stimmen Ihre Forderungen mit dem Bestand der noch offenen Rechnungen überein (für Soll-Versteuerer)?

Das waren nur mal ein paar Fragestellungen, um Ihnen bei der Prüfung zu helfen. Mehr finden Sie auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss„.

Weitere Informationen zur Abgabe der Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung

Grundsätzlichen zu den Steuererklärungen und zum Jahresabschluss finden Sie unter der Kategorie „Wissenswertes„. Dort können Sie Sich einlesen zu den Themen:

Das Handling von Kontolino! rund um die Umsatzsteuererklärung und E-Bilanz finden Sie in unserem Handbuch unter folgenden Rubriken erklärt:

Zusammenfassung

Am 31. Juli 2025 endet die Abgabefrist für die Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung 2024 für Selbstabgeber. Haben Sie dies noch nicht erledigt, wird es Zeit zum Handeln und die zu Grunde liegenden Buchungen zu prüfen, zu korrigieren, zu erledigen. So dass Sie die Frist einhalten können und die Erklärungen korrekt verschicken können.

Neues Design in Kontolino!

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, hat sich das Design an der ein oder anderen Stelle in Kontolino! verändert. Am Auffälligsten vermutlich: das Menü klappt nun ein, wenn Sie nicht mit der Maus dort sind und Ihr Bildschirm klein ist. So steht mehr Platz beim Arbeiten mit kleinen Bildschirmen für die eigentliche Tätigkeit für Sie zur Verfügung. Wenn Sie das Einklappen des Menüs nicht möchten, können Sie mit einer PIN-Nadel unten im Menü das Menü fest einstellen.

Weiter wurde die Darstellung der Bankkonten unter dem Menüpunkt „Buchen –> Bankauszüge“ geändert. Sie sehen nun alle Ihre eingerichteten Bankkonten oben angeordnet und können mit Klick, das Bankkonto, für das Sie Umsätze abrufen wollen, auswählen.

Und auch der Buchungsdialog selbst hat sich geändert: Alle Informationen zur Buchung sind nun links angeordnet, alle zum Beleg auf der rechten Seite. 

Diese Änderungen haben wir zum Anlass genommen, das Video „Belege buchen“ neu zu erstellen. Schauen Sie doch gerne mal rein.

Neu auf der Buchungsseite ist das Feld unter der Überschrift: Was möchten Sie buchen. Hier können Sie durch Tippen eines Buchungstextes wie im Textfeld anfangen, nach einer passenden Buchung zu suchen. Dabei wird der Buchungstext im Textfeld nicht überschrieben. So können bereits eingegebene Buchungstexte für die Buchung stehen bleiben, und Sie können gleichzeitig nach Buchungsvorlagen suchen und diese verwenden.

Sie gehen dabei wie folgt zur Erfassung von Belegen vor: Sie klicken auf „Neu+“, wenn Sie einen neuen Beleg erfassen wollen. Danach können Sie entweder die Belegnummer durch einen automatischen Belegnummernkreis, den Sie auswählen, von Kontolino! erzeugen lassen – oder Sie stellen die Nummer auf manuell um. Sobald Sie „manuell“ ausgewählt haben, können Sie die Belegnummer eingeben.

Die Option „Vorhandener…“ benötigen Sie, wenn Sie mehrere Buchungen (Splittbuchungen) für einen Beleg z. B. auf Grund von verschiedenen Mehrwertsteuercodes, erfassen müssen. Dann erfassen Sie zuerst den Beleg und einen Buchungssatz dazu und lassen eine neue Nummer vergeben (z. B. die Nummer 3). Danach tippen Sie für die nächste Buchung zu diesem Beleg die eben vergebene Belegnummer (in unserem Beispiel die 3) im Feld hinter „Vorhandener…“ ein. Somit erscheint der Beleg von eben wieder und Sie können einen weiteren Buchungssatz zu dem Beleg erfassen ohne diesen Beleg erneut hochladen zu müssen. Diese Vorgehensweise können Sie beliebig oft wiederholen.

Sobald Sie auf „Neu“ geklickt haben, erscheinen die beiden bekannten Icons darunter. Mit deren Hilfe können Sie wie gewohnt einen Beleg hochladen oder aus der Belege-Inbox zur Buchung dazu laden. 

Sollten Sie aus Versehen einen falschen Beleg an die Buchung gehängt haben, dann können Sie den Beleg von der Buchung mit dem „Entfernen“- Button trennen. Bitte beachten Sie dabei, dass der bereits verbuchte Beleg immer seine Nummer behält. Denn alle Änderungen müssen  laut GoBD nachvollziehbar sein und so darf Kontolino! keinen bereits verbuchten Beleg löschen und dieser bleibt somit immer mit seiner Belegnummer erhalten. Sie können dem Beleg nur eine andere Buchung zuordnen.

Last but not least: In Ihrer Übersichtsseite finden Sie im Widget „Offene Rechnungen“ neben Ihren geschriebenen Ausgangsrechnungen, die noch nicht bezahlt sind auch Ihre Verbindlichkeiten und einen Link zu relativ neuen „Offenen-Posten-Liste„.

Kontennachweis für E-Bilanz in Kontolino! verfügbar

Mit dem Jahressteuergesetz 2024, wurde ein neuer Pflichtbestandteil für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen eingeführt: der Kontennachweis. Beim Kontennachweis handelt es sich, um eine Liste aller bebuchten Konten, die die Kontennummer, die Kontenbezeichnung, den Endsaldo und die Taxonomie-Zuordnung zur E-Bilanzposition enthält.

Dabei ist der Kontennachweis für alle Konten, die in der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufgelistet sind, mit abzugeben. Soweit die gesetzlichen Vorgaben.

Wie haben wir das in Kontolino! umgesetzt?

Umsetzung in Kontolino!

In Kontolino! können Sie selbst keine E-Bilanzen übermitteln – aber Sie können alle Dateien, die Sie als Unternehmer bei der Abgabe einer E-Bilanz benötigen exportieren. Diese exportierten Dateien können Sie bei Drittanbietern wie eBilanz+ importieren, dort prüfen und an das Finanzamt übertragen.

Diese Exportfunktionalität unter dem Menüpunkt „Import/Export –> „EBilanz-Export“ haben wir nun, um die Datei „Kontennachweis“ erweitert. Dabei unterscheidet sich der weitere Ablauf, je nach dem, ob Sie eBilanz+ oder eBilanz-Online zur Abgabe Ihrer E-Bilanz verwenden.

Ablauf bei eBilanz+

Bei eBilanz+ ist der Ablauf sehr einfach für Sie: in der zip-Datei, die Sie für Ihren Import bei eBilanz+ benötigen ist die Datei, die den Kontennachweis beinhaltet mit enthalten. So müssen Sie keine separaten Schritte für den Kontennachweis unternehmen. Sie laden wie gewohnt Ihre zip-Datei in Kontolino! herunter und diese lassen Sie in eBilanz+ einlesen. Fertig!

Dass der Import des Kontennachweises bei eBilanz+ funktioniert hat, können Sie daran erkennen, dass bei jedem Konto ein kleines grünes Kästchen vor dem Betrag erscheint. Wenn Sie darauf klicken, können Sie den importierten Kontennachweis einsehen.

Kontensalden - Ansicht in eBilanz+

Ablauf mit eBilanz-Online

Geben Sie Ihre E-Bilanz mit Hilfe von eBilanz-Online ab, können Sie in Kontolino! eine separate Datei für den Kontennachweis herunterladen. Denn bei eBilanz-Online müssen Sie Ihren Kontennachweis als separate Datei über den folgenden Menüpunkt hochladen:

Kontennachweis hochladen in eBilanz-Online

Dazu müssen Sie – wie bei allen anderen Dateien für eBilanz-Online – die von Kontolino! erzeugte CSV-Datei für den Kontennachweis öffnen und im Excel-Dateiformat abspeichern. Danach klicken Sie auf den Menüpunkt „Detailinformationen zu Positionen / Kontennachweis“ im Menü von eBilanz-Online. Anschließend klicken Sie auf den Button Bearbeiten und nochmals auf „bearbeiten“. So erscheint ein neuer Button „Optionen“, in dem Sie die Möglichkeit finden, Ihre Werte zu importieren.

Nach dem Import, werden Ihnen die importierten Konten mit deren Salden angezeigt.

Zusammenfassung

Ab dem Jahr 2025 wird der Kontennachweis verpflichtender Bestandteil bei der Abgabe der E-Bilanz. In Kontolino! haben wir bereits jetzt diesen Bestandteil als Export-Datei für Sie umgesetzt. Mehr Informationen zum genauen Ablauf finden Sie in unserem Handbuch unter der Überschrift „Einführung in die E-Bilanz„.

Mehrwertsteuercodes beim Buchen

In Kontolino! können Sie jedem Buchungssatz einen Mehrwertsteuercode hinterlegen. Durch die Festlegung des Mehrwertsteuercodes bei jeder Buchung, werden die entsprechenden Zahlen für die Umsatzsteuervoranmeldungen / Umsatzsteuererklärungen von Kontolino! ermittelt. Somit ist die richtige Festlegung des Mehrwertsteuercodes bei jeder Buchung wichtig und Fehler können gravierende Auswirkungen haben.

Mit der Zeit sind in Kontolino! – nicht zuletzt durch die Bedürfnisse unserer Kunden – immer mehr Mehrwertsteuercodes (MwSt.-Codes) hinzugekommen. Und die Liste der zur Auswahl stehenden MwSt.-Codes wurde immer länger. Immer wieder haben wir uns Gedanken gemacht, wie wir die Liste so darstellen können, dass nicht mehr Klicks notwendig sind – aber die Übersicht verbessert wird.

Eine Übersicht aller in Kontolino! verfügbaren Mehrwertsteuer-Sachverhalten finden Sie auf unserer Seite „Umsatzsteuertatbestände„. Dort finden Sie auch eine Zuordnung zum Eintrag in der Umsatzsteuervoranmeldung und für viele Mehrwertsteuercodes eine Verlinkung zu weiteren Details.

So trivial wie sich das anhört, war die Entscheidung nicht, da nicht nur die Optik und die Erfordernis von wenigen Klicks bestand, sondern auch die Berechnung des MwSt.-Betrages sofort nach Auswahl des MwSt.-Codes stattfindet. Damit nicht genug: bei manchen MwSt.-Codes sind zusätzliche Felder einzublenden, die befüllt werden müssen. Und falls man danach den MwSt.-Code ändert, müssen die Felder auch wieder verschwinden. Sie sehen, die Komplexität steigt schnell an, wenn man ein wenig darüber nachdenkt, was alles mit dem Auswahl des MwSt.-Codes verbunden ist.

Neue Darstellung der Mehrwertsteuercodes

Wir haben uns nun dazu entschieden, die verschiedenen MwSt.-Codes thematisch in verschiedene Tabs zusammenzufassen. Wobei wir so vorgegangen sind, dass die, die am Öftesten verwendet werden, zuerst angeordnet wurden.

  • So sehen Sie zuerst den Tab „Inland (D)“, da vermutlich die meisten Einkäufe und Verkäufe mit den inländischen MwSt.-Codes stattfinden. Somit können Sie mit einem Klick in der Buchung den entsprechenden Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuercode auswählen.
  • Als nächstes schließt sich der Tab „EU“ an. In diesem finden Sie z. B. die ganzen innergemeinschaftlichen Lieferungen, Leistungen und Erwerbe.
  • Im Tab „Nicht-EU“ können Sie Ihre weltweiten Geschäfte mit dem entsprechenden MwSt.-Code verbuchen.
  • Treten Sie als „Steuerschuldner als Leistungsempfänger“ auf, dann finden Sie die entsprechenden MwSt.-Codes im Tab „Reverse Charge §13b“.
  • Beziehen Sie Waren aus landwirtschaftlichen Betrieben, finden Sie die entsprechenden Vorsteuercodes im Tab „Landw.“.
  • Und zum Schluss im Tab „Corona“ – falls Sie noch in älteren Jahren Buchungen vornehmen – haben wir alle reduzierten MwSt.-Codes im Zuge der Corona-Gesetzgebung untergebracht. Dort finden Sie sowohl die abgesenkten Steuersätze für inländische, als auch innergemeinschaftliche bzw. aus Reverse-Charge-Geschäften.

Zusammenfassung

Wir hoffen, mit der neuen Anordnung der Mehrwertsteuercodes mehr Übersicht für Sie beim Buchen geschaffen zu haben – ohne allzu viele neue Klicks erzeugt zu haben. Und so vielleicht auch den ein oder anderen Fehlklick – wegen einer zu langen unübersichtlichen Liste – zu vermeiden.

Die objektfabrik GmbH stellt sich vor

Was hat die objektfabrik GmbH mit Kontolino! zu tun? Kontolino! ist ein Produkt, das von der objektfabrik GmbH entwickelt und supported wird. Ansonsten ist die objektfabrik GmbH technisch unterwegs: sie vertreibt im deutschsprachigen Raum, die Software-entwicklungsumgebung „VAST Platform“(früher bekannt als „Visual Age for Smalltalk“) und bietet dazu Beratungen und Schulungen an. Übrigens: Kontolino! wird auch auf Basis dieser Programmiersprache entwickelt.

Gründung der objektfabrik GmbH

Die Objektfabrik Joachim Tuchel e.K., die bisher Kontolino! entwickelt hat, ging am 01. Januar 2025 formal in die objektfabrik GmbH über. Somit ist die objektfabrik GmbH rein formal gesehen noch ein recht junges Unternehmen. Aber das Vorgängerunternehmen besteht schon seit über 20 Jahren – und die objektfabrik GmbH übernimmt alle Rechte und Pflichten aus dem Vorgängerunternehmen. Der alleinige Geschäftsführer ist Joachim Tuchel.

Warum fand die Umfirmierung in eine GmbH statt?

Zum Glück wächst das Geschäft der objektfabrik – nicht zuletzt auch wegen Kontolino! – kontinuierlich. Diesem Wachstum wollen wir auch mit der Umfirmierung von einem Einzelunternehmen in eine Kapitalgesellschaft gerecht werden. So ist der Ball letztes Jahr ins Rollen gekommen und mündete in der formalen Eintragung der objektfabrik GmbH als Nachfolger der objektfabrik Joachim Tuchel e.K.. Somit verschwindet auch der Name Joachim Tuchel aus dem Firmennamen und kann somit unabhängig von einer Person weiter verwendet werden.

Auswirkungen auf Kontolino!-Nutzer

Da die objektfabrik GmbH alle Rechte und Pflichten der objektfabrik Joachim Tuchel e.K. übernimmt, ergeben sich nicht wirklich Änderungen für Kontolino!-Nutzer. Die objektfabrik GmbH hat zwar eine neuen Handelsregisternummer, bekommt vermutlich auch noch eine neue Umsatzsteuer-ID und Steuernummer, aber das hat auf Sie als Kontolino!-Kunde, keine Auswirkungen.

Das Einzige, was Sie machen müssen: falls Sie die Vorlagen für die Verfahrensdokumentationen nutzen – diese zu aktualisieren. Wir haben dazu die Vorlagen entsprechend angepasst. Sie finden diese auf unserer Seite „Verfahrensdokumentationen„.

Zusammenfassung

Mit der Umfirmierung der objektfabrik Joachim Tuchel e.K. in die objektfabrik GmbH ändert sich für die Kontolino!-Nutzer nicht viel. Die objektfabrik GmbH übernimmt alle Rechte und Pflichten der objektfabrik Joachim Tuchel e.K.. Nur eines sollten Sie beachten: Wenn Sie für Ihre Verfahrensdokumentation unsere Vorlage benutzt haben, dann müssen Sie Ihre Verfahrensdokumentation anpassen. Sie finden diese auf unserer Seite „Verfahrensdokumentationen„.

Immaterielle Wirtschaftsgüter

Bisher mussten Sie immaterielle Wirtschaftsgüter manuell verbuchen. Nun wurde die Anlagenbuchhaltung von Kontolino! um die Rubrik der „immateriellen Wirtschaftsgüter“ erweitert. Das heißt, dass die immateriellen Wirtschaftsgüter wie Firmenwert, Markennamen, Lizenzrechte, Patente, Urheberrechte etc. nun auch im Anlagespiegel von Kontolino! zentral verwaltet werden können. Das hat für Sie einige Vorteile:

  • Sie haben alle Anlagegüter im Anlagespiegel übersichtlich mit Anschaffungsdatum, aktuellen Buchwert etc. dargestellt.
  • Wenn Sie neue immaterielle Wirtschaftsgüter erfassen, werden Sie durch Kontolino! zum Beispiel mit der Standard-Abschreibungsdauer und der Wahl der Konten unterstützt.
  • Für sämtliche Buchungssätze rund um Erfassung, aber auch evtl. Austragung der immateriellen Wirtschaftsgüter werden Sie durch Buchungsvorschläge von Kontolino! unterstützt.
  • Ein Abschreibungsplan wird auf Grund Ihrer Eingaben automatisch von Kontolino! ermittelt. Dort können Sie bei Bedarf weitere Sonder-Abschreibungen hinzufügen.
  • Sie können alle Abschreibungen für alle im Anlagespiegel erfassten Anlagegüter mit einem Klick am Jahresende verbuchen.

Mit dem jüngsten Zuwachs der „immateriellen Wirtschaftsgüter“ unterstützt Sie Kontolino! nun für folgende Rubriken in der Anlagenbuchhaltung:

Zusammenfassung

Die Kontolino!-Anlagenbuchhaltung ist um die Rubrik „immaterielle Wirtschaftsgüter“ gewachsen. So werden Sie nicht nur bei der Erfassung, sondern auch bei evtl. Abschreibungen und beim Abgang von immateriellen Wirtschaftsgütern umfassend unterstützt. Sei es beim Ermitteln der korrekte Buchungskonten oder der Berechnung von Beträgen für die Buchungssätze.

Offene-Posten-Liste (OPL)

Die Offene-Posten-Liste (OPL) dient dazu, zu erkennen, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind. Dabei ist es erst mal egal, ob es sich dabei um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen handelt. So können Sie Sich jederzeit eine Liste aller in Ihrer Buchhaltung erfassten Rechnungen erstellen, die noch nicht bezahlt sind: eben eine OPL.

Bisher hatten Sie in Kontolino! die Möglichkeit, Ihre in Kontolino! erstellten Ausgangsrechnungen nach noch nicht bezahlten Rechnungen zu filtern und konnten sich somit eine OPL für die Ausgangsrechnungen erstellen. Nun bietet Ihnen Kontolino! zusätzlich die Möglichkeit unter dem Menüpunkt „Faktura –> Offen Posten“ eine OPL für verschiedene Rechnungsarten (und somit auch für Eingangsrechnungen) zu erstellen. Außerdem können Sie in der neuen OPL zusätzlich nach Rechnungsdatum und/oder Fälligkeitsdatum filtern.

Welche zusätzlichen Informationen erhalten Sie durch die neue OPL?

Die neue OPL deckt zusätzlich zu den Ausgangsrechnungen auch die Eingangsrechnungen ab. So sehen Sie nicht nur, welche Kunden Ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben, sondern auch welche Rechnungen Sie noch an welche Lieferanten bezahlen müssen. Da Sie zusätzlich die Liste nach Fälligkeitsdatum filtern können, können Sie Ihre Liquidität besser planen.

Eine anderes Nutzen der OPL ist, der Abgleich zwischen den offenen Rechnungsbeträgen und den verbuchten Buchhaltungskontensummen. So haben Sie mit diesem Instrument ein weiteres Mittel, um Ihre Buchhaltung zu überprüfen. Denn prinzipiell muss die Summe aller Ihrer Forderungen mit der Summe der offenen Ausgangsrechnungsbeträge übereinstimmen. Damit Sie dies noch einfacher tun können, können Sie die OPL als CSV-Datei exportieren. So können Sie in einem Tabellenkalkulationsprogramm Ihrer Wahl die OPL weiter filtern bzw. Summen bilden.

Zusammenfassung

Mit dem neuen Menüpunkt „Faktura –> Offen Posten“, können Sie Sich für verschiedene Rechnungsarten eine Offene-Posten-Liste (OPL) erstellen. So sehen Sie nicht nur säumige Zahler auf einen Blick, sondern auch Ihre Zahlungsverpflichtungen. Außerdem können Sie die OPL nutzen, um Ihre Forderungskonten zu kontrollieren.

Standard-BWA in Kontolino! verfügbar

Seit einigen Tagen ist eine neue Form der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (kurz BWA) in Kontolino! verfügbar: die Standard-BWA nach der DATEV-Form 1. Diese richtet sich vor allem an die Bedürfnisse von Soll-Versteuerer bzw. Bilanzierer.

Somit stehen Ihnen nun unter dem Menüpunkt „Auswerten –> BWA“ gleich zwei BWAs zur Verfügung: einmal die neue Standard-BWA und die schon seit langem existierende Einnahmen-Ausgaben-BWA nach der DATEV-Form 43, die sich vor allem an EÜR-Rechner und damit Ist-Versteuerer wendet.

Nachstehend wollen wir Ihnen kurz den Aufbau der neuen Standard-BWA in Kontolino! darstellen.

Aufbau der Standard-BWA

Die Standard-BWA gliedert sich in 3 Teile. Dabei ist der Zeilenaufbau immer der gleiche, allerdings verändern sich die Spalten und damit die betrachteten Zeithorizonte:

  • In der kurzfristigen Erfolgsrechnung werden die Erlöse und Kosten für den aktuell ausgewählten Zeitraum und des aktuellen Quartals angezeigt. Zusätzlich werden Kennzahlen für den Anteil der einzelnen Kosten bzw. Erlöse an der Gesamtleistung, den Gesamtkosten, den Personalkosten bzw. den Materialkosten (Aufschlag) gebildet.
  • Die Entwicklungsübersicht stellt die Erlöse und Kosten der letzten 13 Monate dar und
  • Der 3-Jahres-Vergleich listet den ausgewählten Monat plus die gleichen Monate des Vorjahres und Vor-Vorjahres auf. Zusätzlich wird auch das ausgewählte Quartal plus das Vorjahres-Quartal und das Vor-Vorjahresquartal dargestellt. In dieser Aufstellung finden Sie zudem auch der Anteil der einzelnen Erlöse bzw. Kosten an der Gesamtleistung für die dargestellten Quartale.

Durch diese 3 Teile der BWA, die in Kontolino! untereinander dargestellt werden, können Sie somit erkennen, wie sich Ihr Unternehmen über die letzten 3 Jahre entwickelt hat – und wie Sie zur Zeit unterwegs sind.

Kommen wir zu den Zeilen und somit den dargestellten Erlösen bzw. Kosten:

Hier werden zuerst die Umsatzerlöse sowie unmittelbar mit Ihrem Kerngeschäft betriebliche Erlöse zur Gesamtleistung aufaddiert. Davon abgezogen werden die Materialkosten, so dass der Rohertrag dargestellt wird. Zum Rohertrag werden sonstige betriebliche Erlöse hinzugefügt, die nicht unmittelbar zu Ihrem Kerngeschäft gehören hinzugerechnet. Somit erhält man den Betrieblichen Rohertrag. Nun werden sämtliche betriebliche Kosten wie Personalkosten, Raumkosten Abschreibungen etc. zu den Gesamtkosten aufaddiert. Zieht man vom Rohertrag die Gesamtkosten ab, erhält man das Betriebsergebnis. Danach werden noch neutrale Aufwendungen und Erträge wie die von Zinsen jeweils aufaddiert und entsprechend mit dem Betriebsergebnis verrechnet, so dass man das Ergebnis vor Steuern erhält. Nun werden die Steuern abgezogen, um das vorläufige Ergebnis zu erhalten.

Mehr Informationen zu den beiden in Kontolino! verfügbaren BWA’s können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Was ist eine BWA?“ nachlesen.

Zusammenfassung

Zusätzlich zur Einnahmen-Ausgaben-BWA steht nun auch für Bilanzierer bzw. Soll-Versteuerer eine passende BWA in Kontolino! zur Verfügung: die Standard-BWA. Diese listet die Leistungen und Kosten in einer bestimmten Struktur auf – und bildet durch die Gliederung in 3 Teile verschiedene Zeithorizonte ab. So kann zum Einen der kurzfristige Unternehmenserfolg und zum Anderen die langfristige Unternehmensentwicklung abgelesen werden.

BMF-Schreiben zur Betriebsprüfung

Als Unternehmer ist man froh, wenn man nie eine Betriebsprüfung vom Finanzamt angekündigt bekommt. Aber heraussuchen, kann man es sich leider nicht – und auch nicht wirklich viel dagegen tun.

Und immer ist man sich nicht so sicher, was auf einen zukommt und welche Rechte und Pflichten man hat. Nun hat das Bundesfinanzministerium (BMF) am 17. Februar 2025 ein neues BMF-Schreiben zu diesem Thema verfasst. So werden die Rechte und Pflichten zu

  • Beginn der Außenprüfung,
  • während der Außenprüfung
  • und zum Abschluss der Außenprüfung dargelegt.

Beginn der Außenprüfung

Hier wird klargestellt, dass Sie bei wichtigen Gründen eine Verschiebung der Prüfung beantragen können. Weiter zeigt Ihr Prüfer seinen Dienstausweis, so dass Sie sicher sein können, dass die bei Ihnen erscheinende Person wirklich vom Finanzamt kommt.

Ablauf der Außenprüfung

Es wird dabei gebeten, dass sie zügig Ihren Mitwirkungspflichten nachkommen. Dazu kann die Benennung einer sachkundigen Person gehören. Weiter wird darum gebeten, dem Prüfer einen geeigneten Arbeitsplatz sowie erforderliche Hilfsmittel (z. B. einen PC mit dem entsprechenden Zugang zu Ihrer Buchhaltungssoftware) zur Verfügung zu stellen.

Nun geht es um die Inhalte: alle Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapier und weitere Unterlagen sollten dem Prüfer von Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Stehen diese elektronisch zur Verfügung, dann sollten Sie Ihrem Prüfer dazu beim Datenzugriff unterstützen, sprich auch in Ihr Buchhaltungssystem einführen. So ist evtl. eine kurze Einführungsschulung sinnvoll.

Und auch weitere Fragen zu den Geschäftsfallen sollten von Ihnen beantwortet werden.

Bittet Ihr Prüfer, die Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen, so müssen Sie auch dieser Bitte nachgehen und Ihre Daten z. B. auf einen USB-Stick dem Prüfer zur Verfügung stellen. Dabei wird hingewiesen, dass Sie bei jeglicher Kommunikation mit dem Finanzamt auf den Schutz Ihrer Daten achten sollten. So wird konkret vorgeschlagen, dass Sie Ihre Daten passwortgeschützt übergeben und ggfs. geschützte Archiv-Dateiformate (wie zip, rar oder 7Zip) verwenden.

Macht der Prüfer während der Betriebsprüfung Feststellungen, die von Bedeutung sind, werden Sie davon unterrichtet.

Ergebnis der Außenprüfung

Ändert sich Ihre Besteuerungsgrundlage auf Grund der Prüfung, haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung. Dort dürfen Sie die einzelnen Prüfungsfeststellungen aus Ihrer Sicht nochmals darstellen und klären. Weiter erhalten Sie einen Prüfungsbericht.

Ergibt sich der Verdacht einer Steuerstraftat oder -ordnungswidrigkeit, wird zu dem Sachverhalt erst weiter ermittelt, wenn offiziell ein Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren eingeleitet wurde. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie nicht mehr mitwirken, um den Sachverhalt aufzuklären. Allerdings kann das zu nachteiligen Folgerungen für Sie führen.

Mehr Informationen zur Betriebsprüfung

Checkliste: Betriebsprüfung

Damit Sie möglichst ruhig und mit gutem Gefühl in die Betriebsprüfung gehen können, haben wir für Sie bereits vor einiger Zeit etliche Informationen für Sie in 3 Blogartikeln zusammengetragen und sogar eine Checkliste für Sie erstellt. So können Sie die Checkliste einfach und entspannt abarbeiten und sind so optimal vorbereitet.

Die Betriebsprüfung: eine kurze Einführung

Die Betriebsprüfung: So bereiten Sie sich optimal darauf vor!

Der Tag der Betriebsprüfung

Weitere interessante Inhalte zum Datenformat und standardmäßigen Prüfungslogiken das Finanzamts haben wir in dem Blog-Artikel „Neuigkeiten zur Betriebsprüfung“ behandelt. Dort erfahren Sie auch, wie Sie Kontolino! durch die Auswertungsmöglichkeiten und Muster für Ihre Verfahrensdokumentation unterstützt.

Zusammenfassung

In diesem BMF-Schreiben ist nicht grundlegend etwas Neues zur Betriebsprüfung enthalten. Aber es gibt einen guten Überblick über den Ablauf einer Betriebsprüfung. Außerdem werden Ihre Rechte und Pflichten während der verschiedenen Phasen der Betriebsprüfung beschrieben.