Nachdem Sie alle Angaben Ihrer Rechnung erfasst haben, kommen Sie auf die Vorschausicht Ihrer Rechnung:
Abhängig von Ihrem vorher definierten Rechnungsformat, sehen Sie auf der rechten Seite verschiedene Vorschau-Tabs. Falls Sie das ZUGFeRD-Format ausgewählt haben, sehen Sie alle 3 verschiedenen Vorschaumöglichkeiten:
- die PDF-Vorschau: Das ist die menschenlesbare Ansicht – wie bisher auch. Sie können das Aussehen der Rechnung verändern, in dem Sie auf der rechten Seite wie nachstehend beschrieben die Einstellungen bzw. Textbausteine verändern.
- die E-Rechnung (visuell): In diesem Fenster, sehen Sie visualisiert alle Rechnungsangaben, die in der XML-Datei abgespeichert werden. Unter der Rubrik „Sonstiges“, werden übrigens Ihre Texte, die Sie in den Textbausteinen definieren abgespeichert und dargestellt. Denn alle Informationen einer Rechnung, müssen auch in der XML-Datei abgespeichert werden. Hinweis: Das ist übrigens die Ansicht, die der Gesetzgeber verlangt, wenn XML-Rechnungsdateien ausgestellt werden: nämlich eine Visualisierungsmöglichkeit der übertragbaren Daten. Diese Vorschau sehen Sie nicht, wenn Sie eine „Sonstige Rechnung“ als Rechnungsformat ausgewählt haben.
- die E-Rechnung XML: Hier sehen Sie die XML-Datei mit Ihrer kompletten Struktur. So sehen Sie eingebettet in den vorgegebenen sogenannten Tags, die einzelnen Informationen Ihrer Rechnung. Dieser Datensatz ist maschinenlesbar und auch dafür gedacht. Hinweis: Diese Vorschau sehen Sie nicht, wenn Sie eine „Sonstige Rechnung“ als Rechnungsformat ausgewählt haben.
Aussehen der Rechnung verändern
Primär ist es natürlich nur dann interessant für Sie, das Aussehen Ihrer Rechnung zu verändern, wenn Sie diese auch als pdf-Datei speichern möchten. Ein Hinweis aber dazu: die Inhalte der hier festgelegten Textbausteine sind Inhalte Ihrer Rechnung und werden auch bei einer reinen XML-Rechnung in der XML-Struktur mit abgespeichert.
Gehen wir nun die Einstellungen von oben nach unten durch:
Sie können als erstes Ihre zuvor angelegte Vorlage zur Festlegung des Layouts der Rechnung verwenden. Diese beinhaltet Ihren Briefbogen als auch Ihre Textbausteine. Dazu wählen Sie einfach den gewünschten Vorlagenamen aus Ihren bereits eingelegten Vorlagen aus. So sind bereits alle Textbausteine und Ihr Briefbogen für Sie ausgewählt.
Wollen Sie Ihre Textbausteine für diese Rechnung verändern, können Sie dies nun als nächstes tun.
Wann immer Sie Änderungen am Layout einer Rechnung gemacht haben, können Sie mit dem Button „Vorschau aktualisieren“ eine neue Ansicht der veränderten Rechnung anfordern. Sie sollten hier zumindest auf Tippfehler etc. prüfen, bevor Sie zum letzten Schritt weiter gehen.
Bitte beachten Sie: was Sie auf dieser Seite sehen, ist nur eine Vorschau. Das ist noch nicht die fertige Rechnung. Sie ist noch nicht im System gespeichert und auch noch nicht verbucht. Versuchen Sie erst gar nicht, das Vorschaubild, das Sie hier sehen, herunterzuladen und als Rechnung zu verwenden. Es ist weder hochaufgelöst genug, um gut auszusehen, noch haben Sie bisher alles beisammen, um die Rechnung vom System verbuchen zu lassen. Das alles kommt erst im nächsten Schritt…
Wenn Sie für die Rechnungsnummer einen automatischen Belegnummernkreis ausgewählt haben, wird in der Vorschau anstatt der endgültigen Rechnungsnummer der Text „[automatisch]“ angezeigt. Die Nummer wird erst beim wirklichen Fertigstellen/Speichern der Rechnung festgelegt und in das endgültige Dokument eingefügt.
Es kommt Ihnen etwas dazwischen oder Sie haben noch nicht alle notwendigen Informationen zusammen. Dann speichern Sie Ihre Rechnung erst mal als Entwurf ab. Aus der Rechnungsübersicht, können Sie dann jederzeit die Rechnung weiter bearbeiten.
Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden? Dann erstellen Sie mit dem Klick auf den Button „Fertigstellen“ Ihre Rechnung.
