Blog-Beiträge aus dem Januar 2014

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um 03:59:10

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Neue Kontolino!-Version am 29.01.2014

Heute ist es wieder so weit: es gibt eine neue Kontolino!-Version.

Diese Woche trumpfen wir weniger mit neuen Funktionen auf, sondern haben uns mit kleinen Verbesserungen beschäftigt und ein paar Fehler ausgebaut:

  • Anwendungsfehler bei der Anmeldung direkt nach der Aktivierung
  • Darstellungsprobleme im Opera-Browser
  • Aktualisierung des Kontenplans beim Ein/Ausblenden von Konten funktionierte nicht immer

Eine Neuerung findet sich aber doch in dieser neuen Version: die Übernahme von Salden aus dem Vorjahr hat einen Zwischenschritt bekommen, in der Sie die Verteilung des Gewinns oder Verlusts auf Konten im neuen Jahr detailliert festlegen können. Mehr Details finden Sie in unserer Dokumentation im Bereich „Buchungsperioden, Jahresabschluss etc.

Wie immer gilt: wenn Sie Probleme mit der Anwendung haben oder Ideen für Verbesserungen haben, geben Sie uns bitte bescheid.

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um 09:20:48

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Die 6 wichtigsten Tipps zum Umgang mit Belegen

Belege in der Buchhaltung korrekt unterbringen

Vor ein paar Tagen haben wir aufgezeigt, wie Sie Ihren Buchführungsordner als Belegarchiv und Arbeitsunterlage für die laufende Buchführung gestalten können. Dabei haben wir vor allem beleuchtet, wie Sie den Ordner so aufbauen können, dass Sie (und evtl. auch ein Betriebsprüfer) schnell und unkompliziert wiederfinden können, was Sie suchen. Dabei haben wir auch gezeigt, wie Sie sich selbst durch eine entsprechende Einteilung des Ordners ermöglichen können, dass das Buchen der Belege jeden Monat schnell und ohne großes Chaos abläuft.

Inzwischen haben wir ein paar Anregungen bekommen, was es zum Umgang mit Belegen noch wichtiges zu sagen gäbe.

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um 10:42:50

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So verwalten sie Ihre Belege im Buchführungsordner

Als Selberbucher muss man sich seine Buchführung selbst organisieren, was für manch einen erst einmal beängstigend klingt. Tatsächlich aber ist das alles kein Hexenwerk.

In diesem Beitrag wollen wir uns mal mit dem Thema der Sammlung und Aufbewahrung von Belegen widmen.

Wie lange und wozu muss ich Belege aufbewahren?

Hierzu ist zunächst einmal wichtig zu wissen, dass alle buchhalterisch wichtigen Aufzeichnungen und Belege zehn Jahre lang aufzubewahren sind. Die Frist dieser Aufbewahrung beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem ein Beleg verbucht wurde bzw. in dem Jahr, in dem die Steuererklärung zu diesem Jahr eingereicht wurde. Eine Eingangsrechnung für den Einkauf eines Tintenstrahldruckers am 14.7.2013 muss also, wenn das Geschäftsjahr am 31.12.2013 endet, bis zum 31.12.2024 aufbewahrt werden.

Heben Sie also am besten den ganzen Ordner von 2013 bis Ende 2024 auf.

Die Finanzbehörde behält sich in der Regel bei der Erteilung eines Steuerbescheides eine Nachprüfung vor, d.h., es kann innerhalb von 10 Jahren nach dem Ablauf eines Geschäftsjahres sein, dass sich das Finanzamt bei Ihnen zur Betriebsprüfung einlädt. Dabei werden dann Geschäftsjahre festgelegt, die zur Prüfung vorzulegen sind. Wenn es dazu kommt (es trifft hier lange nicht jeden, und wenn man seine Buchführung gewissenhaft betreibt, ist das auch alles halb so schlimm – ich spreche da aus Erfahrung als Selberbucher), müssen alle Buchungsvorgänge sowie die dazu gehörigen Belege verfügbar gemacht haben. Dazu gehören, so ganz am Rande erwähnt, auch die Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen aus dieser Zeit (wenn es um Geschäftskonten bzw. -Karte geht).


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Hier soll auch gleich ein Thema nochmals erwähnt werden, das wir bereits hier in diesem Blog behandelt haben: Die Belege sind nach aktueller Rechtslage im Original aufzubewahren und vorzuweisen. Eine Sammlung gescannter Belege ist nicht unbedingt ausreichend. Um es genau zu sagen: ob und wann elektronisch gescannte Belege vom Finanzamt anerkannt werden, und wie ein Belegarchiv technisch ausgestaltet sein muss, damit es den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht wird, ist völlig unklar. Die einzige sichere Art, im Falle einer Betriebsprüfung ganz sicher zu sein, dass man keine Probleme wegen der Belege bekommt, ist, diese im Original zu archivieren.

Wichtiges Update (Juni 2015): Am 1.1.2015 sind in Deutschland die neuen GoBD in Kraft getreten, in denen das Bundesfinanzministerium die Nutzung eingescannter Belege als Buchungsbelege ausdrücklich erlaubt. Damit ist zwar die juristische Situation streng genommen noch nicht wirklich verändert zu unserer Aussage von 2013 (die GoBD sind kein Gesetz), aber die Finanzbehörde sagt damit zu, die Füße still zu halten, wenn Belege nur noch elektronisch aufbewahrt und bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden. Nach unserer Auffassung gilt das aber nur für Wirtschaftsjahre, die ab dem 1.1.2015 beginnen. Mehr Informationen zu den neuen GoBD und den Regelungen zu elektronischen Belegen finden Sie in unserem Artikel „Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD„.

Wie also baue ich mein Belegarchiv auf?

Ich gebe hier mal wieder, wie wir das bei der  objektfabrik (der Firma, die Kontolino! entwickelt und bereitstellt) handhaben. Wir hatten bereits vor ein paar Jahren eine Betriebsprüfung, die ziemlich problemlos verlaufen ist.

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um 12:23:21

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Neuer Assistent für die ersten Schritte in Kontolino!

Der Januar 2014 ist ganz offensichtlich unser Usability-Monat. Wir haben in den letzten Wochen viele kleine und größere Verbesserungen in Kontolino! eingebaut, die vor allem die Bedienung erleichtern.

Mit unserem heutigen Software-Update setzen wir noch einen drauf:

Der „Erste Schritte – Assistent“ soll unseren Neuzugängen die Arbeit in Kontolino! erleichtern. So zeigt er die wichtigsten Punkte auf, die vor der Erfassung des ersten Buchungssatzes und vor der Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen erledigt werden sollten. Ausserdem zeigt er dem Nutzer, wo sich die entsprechende Funktion im Menü befindet, sodass man sich nach und nach an die Navigation in Kontolino gewöhnen kann.

erste schritte

Wir haben den Assistenten für alle Testpaket-Nutzer aktiviert, auch wenn sie schon ein paar Wochen angemeldet sind.

Wenn Sie den Assistenten nicht (mehr) brauchen, können Sie ihn einfach abschalten, indem Sie auf  „Nicht mehr anzeigen“ klicken. Falls Sie ihn dann doch zu sehr vermissen, lässt er sich jederzeit wieder auf der Seite „Mein Profil“ wieder aufwecken.

Der Assistent steht noch am Anfang und kann noch viel dazulernen. Wir haben dazu schon ein paar Ideen, aber wir sind vor allem auch interessiert daran, was Sie, liebe Nutzer, für sinnvoll erachten, um dem Neuankömmling in der schönen bunten Buchführungswelt zu unterstützen.

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um 05:33:09

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Neuigkeiten am 15.1.2014

Hier in unserer Softwarewerkstatt laufen die Tastaturen richtig heiss: Wir haben wieder einmal eine neue Version von Kontolino! bereit gestellt.

Diesmal haben wir uns vor allem der Benutzerführung gewidmet.
In den letzten Wochen wurden wir mehrfach gefragt, wo denn die eine oder andere Funktion in der Buchhaltungssoftware Kontolino! zu finden sei.

Natürlich haben wir den Wink verstanden und uns Gedanken dazu gemacht, wie sich die Bedienerführung in Kontolino! verbessern lässt. In einem kleinen Workshop haben wir uns mal bei der Arbeit in Kontolino! gegenseitig über die Schulter geschaut, und die Vorgänge durchgespielt, nach denen unsere Benutzer gefragt hatten.  Langer Rede kurzer Sinn: es wäre ja schlimm, wenn man mit der eigenen Arbeit vom Vortag oder des letzten Jahres noch genauso zufrieden wäre, wie damals.

menueGanz in diesem Sinne haben wir Kontolino! ein bisschen umstrukturiert – wie wir meinen, zum Besseren. Viele Funktionen, die bisher in einer Seite verborgen waren, sind nun direkt im Hauptmenü zu finden. Um unsere Nutzer aber nicht mit Menüpunkten zu überhäufen, wurde das Menü überarbeitet. Fanden sich bisher schon Gliederungspunkte im Menü, haben wir diese nun auf- und zuklappbar gemacht, sodass man sich auf einen Bereich konzentrieren kann.

Die offensichtlichste Änderung ist jedoch sicher, dass wir den Themenbereich der Elster-Meldungen als eigenen Abschnitt ins Hauptmenü aufgenommen haben.

Ausserdem haben wir das Design etwas überarbeitet. Zwar sind wir noch nicht da, wo wir hin möchten, aber es wird schon stimmiger. Ich hoffe, Ihr seht das genauso. Unsere Testuser fanden die Änderungen gut.

Leider gab es auch wieder ein paar Fehler zu beseitigen. Die gute Nachricht dabei ist aber: Kontolino! wird von Mal zu Mal besser.

Wie immer sind wir sehr an Feedback zu unserem veränderten Design und der neuen Benutzerführung interessiert. Wir freuen uns über jeden Kommentar und jede Anregung.

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um 10:35:58

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Was ist die Kleinunternehmerregelung und wer sollte sie nutzen?

Der Gesetzgeber sieht in §19 des Umsatzsteuergesetzes erhebliche Erleichterungen im Umgang mit der Umsatzsteuer für Unternehmer vor, die nur sehr geringe Gewinne machen. Unter bestimmten Voraussetzung kann ein Unternehmer sich dafür entscheiden, als so genannter Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an den Fiskus abzuführen. Im Gegenzug kann er allerdings auch für seine Einkäufe keinen Abzug von Vorsteuer geltend machen.

Wie wird man Kleinunternehmer?

Voraussetzungen

Die Kleinunternehmerregelung können nur im Inland ansässige Unternehmen in Anspruch nehmen. Wichtigste Voraussetzung ist hier der jährliche Umsatz des Unternehmens. Dieser Umsatz darf höchstens 17.500 Euro im Kalenderjahr betragen. Sollte Ihr Unternehmen wachsen, und liegt der zu erwartende Umsatz in einem Kalenderjahr höchstens 50.000 Euro, so kann auch für dieses Jahr noch die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden.

Lesen Sie den vollen Beitrag in der Kontolino!-Dokumentation: Zum Beitrag

Dort lesen Sie auch, wie einfach es in Kontolino! ist, Ihre Umsätze als Kleinunternehmer in Kontolino! zu verbuchen.

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um 03:40:28

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2014 beginnt mit neuer Kontolino!-Version und einer erweiterten Dokumentation

Zum Auftakt des neuen Jahres haben wir heute eine neue Version von Kontolino! bereitgestellt.

Die wichtigsten Neuerungen hier sind:

  • In der Kontenplan-Bearbeitung kann der Anfangssaldo eines Kontos nun auch direkt in der Kontenplan-Übersicht bearbeitet werden. Man muss nicht mehr in den Detaildialog eines Kontos verzweigen. Dadurch lässt sich vor allem beim Neueinstieg in Kontolino! sehr viel schneller arbeiten.
  • Das aktuelle Buchungsjahr kann direkt in der Übersichtsseite geändert werden. Dazu haben wir im Widget „Aktuelle Buchhaltung“ einen Link „Ändern“ eingebaut. Gerade am Jahresanfang muss ja öfter mal zwischen dem alten und neuen Jahr hin und her gesprungen werden.
  • Wir haben auch ein paar Fehler bereinigt, die unsere Nutzer uns gemeldet haben.

Wie man sieht, haben wir uns – wie unsere Kunden aktuell sicher auch – vor allem mit den eher administrativen Dingen beschäftigt, die beim Jahreswechsel oder dem Umstieg auf Kontolino! wichtig sind.

Ganz in diesem Sinne haben wir auch unsere noch recht junge Dokumentation um den Abschnitt „Buchungsperioden, Jahresabschluss etc.“ erweitert. Auch hier geht es darum, wie man am Jahresende eine neue Buchungsperiode für das neue Jahr erstellt, und wie man z.B. an der alten und neuen Buchungsperiode parallel arbeitet.
Viel Spaß beim Schmökern und Selberbuchen.

Wie immer gilt: Wir brauchen Euer Feedback. Nur Fehler, die wir kennen, können wir beheben. Auch gute Ideen müssen wir kennen, bevor wir sie umsetzen können…

Und natürlich ganz wichtig: Allen unseren heutigen und zukünftigen Kunden einen guten Start ins neue Jahr, viel Gesundheit und Erfolg. Wir wollen auch 2014 unser Bestes tun, um dazu beizutragen, dass Eure Buchführung flugs von der Hand geht und vielleicht sogar ab und an Spass macht.