Das Buchungsjournal stellt die zentrale Übersicht in Kontolino! über Ihre Buchungen und der dort hinterlegten Informationen dar. Grundsätzlich ist das Buchungsjournal eine Liste, all Ihrer erfassten Buchungen. Egal, ob Sie auf Fehlersuche sind oder einfach nur nachschlagen wollen, wie Sie den Geschäftsvorgang vor 3 Wochen verbucht haben: die Antwort auf Ihre Fragen finden Sie im Buchungsjournal. Zeit sich dieses näher anzusehen.
Und nicht nur das: im Buchungsjournal selber, können Sie verschiedene Aktionen für die Buchungen einzeln oder sogar für gleich mehrere durchführen. Ein Beispiel für eine Aktion ist, dass Sie die Buchung duplizieren und so sehr schnell den gleichen Geschäftsfall verbuchen können – oder für häufig vorkommende Buchungen Buchungsmuster erstellen. So kann das Buchungsjournal Sie auch beim Buchen unterstützen.
Das Buchungsjournal in Kontolino!
In Kontolino! finden Sie das Buchungsjournal unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Buchungsjournal„. Einmal dort angelangt, sehen Sie im oberen Bereich des Fensters einen Bereich, in dem Sie verschiedenen Filterkriterien einstellen können:
Mit Hilfe der umfangreichen Filtermöglichkeiten im Buchungsjournal können Sie etwa komplexe Fragen beantworten wie zum Beispiel:
- Gibt es Buchungssätze, mit dem Vorsteuer-Betrag 7,54 € ?
- Welche Buchungen wurden zwischen dem 4. April und dem 12. Mai auf dem Konto XY verbucht?
- Gibt es Buchungssätze zwischen dem 12. Januar und dem 8. April mit dem Brutto-Gesamtbetrag 149,00 € ?
- Liste alle Buchungen mit dem Begriff „Rechnung“ im Buchungstext.
- Oder, welche Buchungen, habe ich ohne Mehrwertsteuercode erstellt?
Natürlich können Sie die Filterkriterien kombinieren und so sehr gezielte Suchen durchführen, die also mehrere Filterkriterien erfüllen. Mit diesem Werkzeug wird es sehr viel einfacher, Differenzen bzw. Buchungsfehler zu suchen, oder sich zu bestimmten Fragestellungen zu informieren.
Welche Informationen stehen Ihnen im Buchungsjournal zur Verfügung?
Im Buchungsjournal finden Sie von links nach rechts folgende Informationen:
Das Buchungsdatum. Danach folgt ein kleines Bearbeitungsmenü. Über dieses Menü, können Sie Buchungssätze bearbeiten, stornieren. Weiter können Sie Buchungsmuster, Dauerbuchungen, eine neue Kopie des Buchungssatzes zum Verbuchen erstellen und Sich das Änderungsprotokoll zum Buchungssatz anzeigen lassen.
Nach diesem Menü sehen Sie die Belegnummer und falls vorhanden ein kleines Symbol für den zum Buchungssatz hinterlegten Beleg. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, dann öffnet sich der Beleg. Nun folgt der Buchungstext und die verbuchten Konten. Dabei sind die Konten wie folgt angeordnet:
- zuerst das Konto, das im Soll gebucht wurde
- dann das Konto, das im Haben gebucht wurde.
Neu implementiert wurde, dass Sie alles was mit der Mehrwertsteuer zu tun hat, hellgrau hinterlegt wurde. So sehen Sie nun zusätzlich auch auf welchen Konten und auf welcher Seite die Mehrwertsteuer verbucht wurde.
Auch neu ist, dass Sie die Kostenstelle sehen, auf welcher der Buchungssatz verbucht wurde. So können Sie besser nachvollziehen, ob Sie bei manchen Buchungen die Kostenstelle aus versehen vergessen haben, mit zu buchen.
Die Bearbeitung von mehreren Buchungssätzen im Buchungsjournal
Sie haben festgestellt, dass nicht nur ein Buchungssatz geändert werden muss, sondern gleich mehrere. Dann nutzen Sie die kleine Checkbox am Anfang der zu ändernden Buchungssätze und klicken auf das Menü am Ende der Liste. Wählen Sie die Aktion aus, die Sie durchführen möchten. Evtl. kommt dann noch ein Zwischenschritt (z. B. wenn Sie das Buchungsdatum ändern möchten, indem Sie das neue Datum eingeben müssen). Danach bestätigen Sie Ihren Änderungswunsch mit dem Klick auf den „durchführen“- Button. So toll es ist viele Buchungssätze auf einmal mit wenigen Klicks ändern zu können: seien Sie bitte vorsichtig damit und überprüfen Sie genau, ob Sie die richtigen Buchungssätze und die korrekte Aktion ausgewählt haben.
Der Export des Buchungsjournals
Sie können sogar Ihr Buchungsjournal exportieren. Dafür finden Sie den Button „CSV“ am Ende des Buchungsjournals. Klicken Sie darauf, wird eine Datei zum Downloaden angeboten. Diese Datei können Sie im Anschluss in jedem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel und Co. öffnen. So können Sie beliebig Summen bilden, Differenzen berechnen und alle Möglichkeiten einer Tabellenkalkulation nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen (z. B. Buchungsunstimmigkeiten auf den Grund gehen).
In dieser Datei befindet sich in separaten Spalten folgende Informationen:
- Datum, Beleg, Text, Nummer des Sollkontos, Bezeichnung des Sollkontos, Nummer des Habenkontos, Bezeichnung des Habenkontos, Betrag, MwSt-Code, bebuchtes MwSt-Konto im Soll, bebuchtes MwSt-Konto im Haben, der MwSt-Betrag, die Kostenstellennummer und die Bezeichnung der Kostenstelle.
Dabei neu für Sie in den CSV-Export aufgenommen, haben wir die Trennung der Nummer der Konten von dessen Bezeichnung sowie die MwSt-Konten und die Informationen zu den Kostenstellen.
Zusammenfassung
Mit dem Buchungsjournal können Sie sehen, welche Buchungen Sie wie erfasst haben. Zusätzlich zu diesen Informationen, können Sie gezielt Buchungssätze nach verschiedenen Kriterien filtern. Neben der Anzeigefunktion, können Sie das Buchungsjournal nutzen, um Ihre Buchungen zu ändern – oder daraus für die Zukunft Buchungsmuster und ähnliches zu erstellen. Und mit der CSV-Export-Funktion können Sie Ihre Buchungssätze sogar in Tabellenkalkulationsprogrammen weiter untersuchen. Übrigens bietet Ihnen Kontolino! noch mehr Auswertungen an. Alles Wissenwerte dazu finden Sie im Handbuch unter der Kategorie „Auswerten„. Schauen Sie doch einfach mal rein.