Es gibt wichtige steuerrechtliche Änderungen für Kleinunternehmer ab dem Jahr 2025 , die auch einige Änderungen bei Ihrer Arbeit mit Kontolino! erfordern. Bitte lesen Sie diesen Artikel sorgfältig durch, wenn Sie auch in 2025 die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten.  Hinweis: Wenn Sie genau zum 01.01.2025 aufhören, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, dann müssen Sie das Datum zur Wechsel zur Regelbesteuerung auch ausfüllen. Denn es muss in den Formularen der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Umsatzsteuermeldung ausgefüllt werden. D.h. dann ist dieser Artikel für Sie auch interessant.

Was ändert sich 2025 für Kleinunternehmer?

Die wichtigsten Änderungen laut Jahressteuergesetz 2024 (siehe dazu unseren Blogbeitrag: „Jahressteuergesetz 2024„), die Sie unbedingt kennen sollten, sind:

• Die Umsatzgrenze steigt ab dem 1 Januar 2025 auf 25.000 € – das heißt, wenn Sie im letzten Jahr mehr als 25.000 € Umsatz gemacht haben, dürfen Sie die Kleinunternehmerregelung nicht mehr in Anspruch nehmen (bisher war die Grenze bei 22.000 €)
• Wenn Sie im laufenden Jahr die Umsatzgrenze von 100.000 € überschreiten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort, mitten im Geschäftsjahr. Alle Umsätze vor diesem Zeitpunkt sind noch steuerfrei, alle danach fallen unter die Regelbesteuerung. Das heißt mit der Rechnung, mit der Sie die Umsatzgrenze überschreiten, müssen Sie bereits unter dem Jahr Umsatzsteuer in Rechnung stellen und verlieren Ihre Kleinunternehmerregelung. Um diese gesetzlichen Änderungen in Kontolino! abbilden zu können, müssen wir leider die Vorgehensweise in Kontolino! abändern. Dies hat auch Auswirkungen auf Ihre Arbeit in Kontolino! ­

Umsätze als Kleinunternehmer müssen ab 2025 auf ein separates Konto gebucht werden

Bisher mussten die Umsätze als Kleinunternehmer nicht auf ein separates Erlöskonto gebucht werden. Kontolino! hat die Umsatzerlöse anhand des MwSt-Sachverhalts „keine MwSt.“ und der Hinterlegung, dass Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen als steuerfreie Umsätze als Kleinunternehmer identifiziert und korrekt in die EÜR und USt-Erklärung eingetragen. Diese Vorgehensweise funktioniert ab 2025 nicht mehr und führt definitiv zu falschen Ergebnissen und kann zu steuerlichen Problemen führen!
 Sie müssen ab dem 1. Januar.2025 alle Umsätze, die Sie als Kleinunternehmer tätigen, auf das Konto „Erlöse als Kleinunternehmer i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG “ gebucht werden. 
 Im SKR04 ist das Konto mit der Nummer 4185. Im SKR03 lautet die Kontonummer 8195.Dieses neue Konto ist in Ihrem Kontenplan des Jahres 2025 möglicher Weise noch nicht aktiv und muss erst verfügbar gemacht werden. Dies müssen Sie nur einmalig tun. ­

Konto für die Kleinunternehmer-Umsätze aktivieren

Dazu wechseln Sie zunächst in das Buchungsjahr 2025, in dem Sie den Menüpunkt „Verwalten –> Buchungsperioden“ nutzen. Danach gehen Sie auf den Menüpunkt „Verwalten –> Kontenplan“. Hier können Sie entweder zum Konto 4185 bzw. 8195 (Erlöse als Kleinunternehmer i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG) scrollen oder mit Hilfe der Suchfunktion (Tastenkürzel „Strg“. + „F“), zu dem Konto springen. In der Spalte „Verfügbar“ setzen Sie dann ein Häkchen, um dieses Konto im Kontenplan zu aktivieren. Bitte beachten Sie: wenn Sie bisher schon durch das Duplizieren eines Umsatzerlöskonto ein Konto für Kleinunternehmer-Umsätze angelegt haben, dürfen Sie dieses eigen angelegte Konto nicht weiter verwenden. Ihr eigen angelegtes Konto führt ab dem Jahr 2025 zu falschen Daten in der EÜR bzw. USt! Deshalb empfehlen wir Ihnen dringend, um Verwechslungen zu vermeiden, Ihr eigenes Konto zu deaktivieren, bevor Sie das von uns bereit gestellte Konto aktivieren.
 Sie können das richtige von Kontolino! neu zur Verfügung gestellte Konto erkennen, wenn Sie auf den Bleistift hinter der Kontobezeichnung klicken und folgenden Angaben sehen: ­

Was muss ich tun, wenn ich die 100.000 € – Marke überspringe?

Wenn Sie tatsächlich in einem Jahr so hohe Umsätze machen, dass Sie die 100.000 € überschreiten, müssen Sie im Wesentlichen 2 Dinge tun: Tragen Sie unter dem Menüpunkt „Verwalten –> Buchungsperiode“ bei der aktuellen Buchungsperiode das Datum ein, an dem Sie erstmalig eine Rechnung mit Umsatzsteuer stellen. Das ist wichtig, da dieses Datum am Jahresende in die Steuermeldungen einzutragen ist. Außerdem steuert es die Auswahl verfügbarer MwSt-Codes beim Buchen und für Ausgangsrechnungen. Und es steuert die Auswahl der zu bebuchenden Konten, wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen mit Kontolino! schreiben.Buchen Sie fortan alle Umsätze nicht auf das neue Konto „Erlöse als Kleinunternehmer i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG“, sondern auf das übliche Umsatzerlöskonto (oder, wenn Sie getrennte Konten für Umsatzerlöse mit 7% und 19% führen, auf diese Konten). 

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung ab dem Beginn eines neuen Jahres nicht mehr in Anspruch nehmen möchten, dann müssen Sie beim Wechsel zur Regelbesteuerung den 01.01. des Jahres zur Wechsel zur Regelbesteuerung eintragen. Dies ist zwingend notwendig, da das Datum bei Ihrer nächsten UStVA bzw. USt ausgefüllt sein muss.

Wie unterstützt Sie Kontolino!? 

Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen mit Kontolino! schreiben, dann überprüft Kontolino!, ob Sie die Kleinunternehmerregelung unter „Verwalten –> Buchungsperioden“ im aktuellen Buchungsjahr hinterlegt haben. Weiter wird überprüft, ob Sie ein Datum beim Wechsel zur Regelbesteuerung eingetragen haben. Wenn ja, wird überprüft, ob Sie die Rechnung vor oder nach diesem Datum schreiben. Auf Grund all dieser Bedingungen, werden dann die passenden Mehrwertseuercodes und das passende Buchungskonto von Kontolino! vorgeschlagen. Falls Sie Ihre Ausgangsrechnungen nicht in Kontolino! schreiben, dann steht eine neue Buchungsvorlage für Sie zur Verfügung. Tippen Sie beim Verbuchen von Ihren Umsatzerlösen als Kleinunternehmer, die Anfangsbuchstaben des Wortes „Kleinunternehmer“ in den Buchungstext ein und es erscheint der Buchungsvorschlag „Umsatzerlöse als Kleinunternehmer„. Klicken Sie darauf, und das neue richtige Konto und der richtige Mehrwertsteuercode („keine MwSt“) ist ausgewählt. Kontolino! ermittelt allerdings nicht die Grenze von 100.000 € Jahresumsatz automatisch und setzt das Datum unter „Verwalten –> Buchungsperioden“ nicht automatisch. Dies müssen Sie selbst prüfen, ob und wann Sie diesen Grenzbetrag überschreiten und dementsprechend das Datum in den Stammdaten Ihres Buchungsjahres setzen.

Was passiert mit meinen steuerfreien Umsätzen nach §4 Nr. 8 ff UStG?

Wenn Sie bisher schon Umsätze als Heilberufler oder Dozent, Versicherungsmakler oder weitere Tatbestände aus dem §4 getätigt haben, kennen Sie das: hier muss in Kontolino! ein entsprechender MwSt-Code eingegeben werden. Das bleibt auch weiterhin so. Nur, wenn Sie für Umsätze, die unter diese Regelungen fallen, auch den MwSt-Code „Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug nach § 4 Nr. 8ff UStG“ nutzen, kann Kontolino! diese in der EÜR und USt korrekt eintragen. Sprich hier ändert sich nichts an Ihrer Vorgehensweise. Wenn Sie möchten, können Sie das in Kontolino! neu angelegte Konto „Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 8 ff. UStG “ nutzen und darauf Ihre Umsätze buchen. Es ist aber auch dann zwingend erforderlich, bei allen Buchungen den passenden MwSt-Sachverhalt anzugeben.