Als Unternehmer ist man froh, wenn man nie eine Betriebsprüfung vom Finanzamt angekündigt bekommt. Aber heraussuchen, kann man es sich leider nicht – und auch nicht wirklich viel dagegen tun.
Grundsätzlich sind Sie mit Kontolino! gut für eine Betriebsprüfung gewappnet. So sind alle Spielarten des Datenzugriffes für Ihren Betriebsprüfer mit Kontolino! umsetzbar:
- Entweder Sie exportieren alle notwendigen Daten für Ihren Betriebsprüfer als Datev-Buchungsstapel bzw. CSV-Dateien unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Export“oder
- Sie oder ein Mitarbeiter navigiert für den Betriebsprüfer an die Informationen, die Ihr Betriebsprüfer sehen möchte oder
- Sie richten Ihrem Betriebsprüfer einen Lesezugriff ein. Letzteres können Sie über den Menüpunkt „Verwalten“ –> „Benutzer“ mit der Rolle „Prüfer“ bequem erledigen.
Neue Funktionen in Kontolino! unterstützen Sie noch besser bei Ihrer Betriebsprüfung
Relativ neu in Kontolino! haben wir die Änderungshistorie aller Buchungssätze besser zugänglich gemacht. Erst vor kurzem haben wir für diese Änderungshistorie zusätzlich eine Möglichkeit zum Downoad der Daten als CSV-Datei als neue Funktion ergänzt. Die Änderungshistorie finden Sie unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Änderungsjournal“. Die Downloaddatei können Sie dort erstellen und bei Bedarf Ihrem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen.
Aktualisierte Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist gemäß der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) zwingend notwendig. Diese Dokumentation ist eine Beschreibung darüber, wer welche Schritte in der Buchhaltung wie erledigt. Insbesondere geht es darum, festzulegen, wie die für die Buchhaltung notwendigen Belege (z. B. Rechnungen, Bankauszüge) in die Buchhaltung kommen und dort zugänglich abgelegt und archiviert werden. Für letzteres ist Kontolino! zuständig, für den Weg in die Buchhaltung sind Sie es selbst.
Wir haben bereits vor geraumer Zeit eine Vorlage für Sie erstellt, die Sie benutzen können, um Ihre Vorgehensweise GoBD-konform aufzuschreiben. Im August diesen Jahres haben wir diese Vorlagen an die geänderte und erweiterte Funktionen von Kontolino! angepasst. So haben wir zum Beispiel wie oben erwähnt, die Möglichkeit des Online-Bankdatenabrufes eingefügt.
Es gibt zwei verschiedene Vorlagen, die wir für Sie erstellt haben. Die erste ist dafür, wenn Sie selbst keine Papierbelege digitalisieren (sprich einscannen, Foto-Dateien erstellen). Die zweite ist genau für diese Zwecke gedacht: sprich Sie fotografieren z. B. Ihren Tankbeleg, eine Restaurantquittung ab oder scannen diese für Ihre Buchhaltung ein.
Nun ist es an Ihnen tätig zu werden: passen Sie die kursiv-geschriebenen Texte an Ihre Vorgehensweise an und aktualisieren Sie Ihre Verfahrensdokumentation.
Die aktualisierten Vorlagen zur Verfahrensdokumentation finden Sie hier:
Neue BMF-Schreiben zur Betriebsprüfung
Wer gerne ein wenig mehr über das Vorgehen der Finanzämter bei der Außenprüfung wissen möchte, kann sich im BMF-Schreiben vom 05.09.2023 in die Prüfungsmethoden und Plausibilitätsprüfungen einlesen, die zur Anwendung kommen können. So werden z. B. Zeitreihenvergleiche durchgeführt (diese für Daten des zu prüfenden Unternehmens aber auch im Vergleich mit anderen Unternehmen derselben Größe bzw. derselben Branche, bestimmte Zahlenmuster überprüft und Verteilungsanalysen durchgeführt. Und es wird geschildert, wie am Besten Stichproben gezogen werden können.
Werden dann Auffälligkeiten gefunden, können verschiedene Schätzungsmethoden zur Anwendung kommen, um die tatsächliche Steuerlast zu ermitteln. Auch diese verschiedenen Methoden werden im oben genannten BMF-Schreiben erläutert.
Und wer sich gerne mit Begriffsdefinitionen beschäftigt, findet die offiziellen betriebswirtschaftlichen Begriffe und deren Berechnungsformeln, die bei der Außenprüfung zur Anwendung kommen, in einem weiteren BMF-Schreiben, das ebenfalls am 05.09.2023 veröffentlicht wurde. Angefangen wird mit der Definition des Istumsatzes und Sollumsatzes. Daraufhin folgt die Berechnungsweise des wirtschaftlichen Umsatzes für Regelbesteuerer und Kleinunternehmer. So geht es daraufhin mit den Kennwerten zu eingesetzten Waren, Fremdleistungen und dem Lohn weiter. Daraufhin folgen verschiedene Gewinndefinitionen und deren Berechnungsformeln.
Als zweiter großer Block werden die Begriffe für die Buchführung, wie Einzahlungen, Auszahlungen etc. definiert. Gefolgt von denen der Kosten- und Leistungsrechnung, der Statistik und betrieblichen Planung. Sie sehen hier können Sie Sich in die Tiefe einlesen.
Mehr Informationen zur Betriebsprüfung
Damit Sie möglichst ruhig und mit gutem Gefühl in die Betriebsprüfung gehen können, haben wir für Sie bereits vor 2 Jahren etliche Informationen für Sie in 3 Blogartikeln zusammengetragen und sogar eine Checkliste für Sie erstellt. So können Sie die Checkliste einfach und entspannt abarbeiten und sind so optimal vorbereitet.
Die Betriebsprüfung: eine kurze Einführung
Die Betriebsprüfung: So bereiten Sie sich optimal darauf vor!
Zusammenfassung
Grundsätzlich sind Sie mit Kontolino! gut für eine Betriebsprüfung aufgestellt. Nutzen Sie die Checkliste zur Betriebsprüfung und so sind Sie gut vorbereitet. Und vergessen Sie nicht Ihre Verfahrensdokumentation auf den neuesten Stand zu bringen.