Neue Features in Kontolino!

In den letzten Tagen wurde in Kontolino! die ein oder andere Verbesserung implementiert. Diese sind vielfältig und wir möchten Ihnen diese nachstehend kurz vorstellen:

Buchungen in Fremdwährungen

Wenn Sie Buchungen in Fremdwährungen erfassen müssen, dann konnten Sie dies bisher schon in Kontolino! tun. Dazu haben Sie die Möglichkeit in der Buchungsmaske einen Klick auf den Eintrag „Fremdwährung“ machen. Worauf folgende neue Felder eingeblendet werden:

Felder zur Eingabe der Informationen zur Fremdwährung im Buchungsdialog

Neu ist nun, dass Kontolino! tagesaktuell von der Europäischen Zentralbank die Kurse abgeholt und eingetragen werden. Das heißt, sobald Sie die Währung ausgewählt haben, wird der Kurs von Kontolino! automatisch eingetragen. Sie müssen dann nur noch den Betrag in Fremdwährung eingeben und dann wird der Betrag in € von Kontolino! automatisch berechnet.

Dabei werden zur Zeit für folgende Kurse die Währungen von Dienstag – Samstag abgeholt: USD, GBP, CHF, AUD, JPY, CNY, CAD und TRY.

Außerdem halten wir die historischen Kurse ab dem 02. Januar 2020 für Sie vor. Übrigens wird der Kurs automatisch von Kontolino! aktualisiert, wenn Sie das Buchungsdatum ändern.

Belege aus der Belege-Inbox an bereits bestehende Buchungen anhängen

Die nächste Änderung betrifft die Belege-Inbox. Dort steht Ihnen nun ein neues blaues „Verlinkungs-Icon“ bei Ihrem Beleg auf der rechten Seite zur Verfügung. Mit diesem können Sie einen Beleg an eine bereits bestehende Buchung anhängen. Klicken Sie darauf, kommen Sie auf einen Suchbildschirm. Hier können Sie nun nach existierenden Buchungen suchen (z. B. über das Datum der Buchung, die Belegnummer, Teil des Buchungstextes, gebuchte Konten, Beträge, Kostenstellen).

In der Liste der Buchungen, die Ihrer Suchauswahl entsprechen, können Sie nun Ihren Beleg aus der Inbox durch klicken auf die blaue Pfeiltaste an den entsprechenden Buchungssatz anhängen.

Textteile in Rechnungen suchen

Sie können in Ihren in Kontolino! erstellten Rechnungen nach Textteilen in Ihren Rechnungspositionen suchen. So finden Sie heraus, an welche Kunden Sie z. B. die gleiche Ware gesendet haben. Dazu steht Ihnen der neue Suchfilter „Position“ zur Verfügung.

Zusammenfassung

Sie sehen, an diversen Stellen wurden in den letzten Tagen neue Funktionen in Kontolino! hinzugefügt. Wir hoffen, dass damit das Arbeiten in Kontolino! wieder ein Stück einfacher für Sie wird.

Anhänge, interne Vermerke zu Rechnungen

In Kontolino! können Sie Ihre Ausgangsrechnungen in verschiedenen Formaten schreiben. Schreiben Sie Ihre Rechnung in Kontolino! als E-Rechnung, können Sie neu zusätzlich Anhänge an Ihre E-Rechnung einfügen. So können Sie z. B. Zeitnachweise, Zeichnungen etc. an Ihre Rechnung hängen und Ihrem Kunden schicken.

Weiter können Sie für alle Rechnungsformate sowohl an Ausgangs- als auch an Eingangsrechnungen „Interne Vermerke“ abspeichern. Diese Vermerke sind rein für Sie intern bestimmt und werden nicht an Ihren Kunden bzw. Lieferanten übermittelt. So können Sie z. B. zur Rechnung abspeichern, dass diese nicht bezahlt werden soll, da die Ware reklamiert wurde und Sie auf eine Ersatzlieferung warten oder ähnliches.

Anhänge / interne Vermerke erfassen

Wenn Sie eine neuen Ausgangsrechnung schreiben, finden Sie neu die nebenstehenden beiden Einträge. Klicken Sie auf den entsprechenden Button, kommen Sie auf eine weitere Seite. Hier müssen Sie einen Titel vergeben, können optional einen erklärenden Text eingeben und eine unbegrenzte Anzahl von Dateien mit einer maximalen Größe von je 2 MB hochladen. Dabei dürfen Sie als Anhang nur bestimmte Datei-Formate verwenden, da nur diese in einer E-Rechnung erlaubt sind. Zu den erlaubten Formaten gehören PDF, CSV, JPG, PNG, ODS, XLSX. Beim Hinzufügen von Dateien als interner Vermerk, können Sie beliebige Dateiformate hochladen.

Anhänge / Vermerke in der Rechnung einsehen

Egal, ob Sie eine Ausgangsrechnung mit Anhang erstellen und versenden, oder eine Eingangsrechnung mit Anhang erhalten. Sie können in beiden Fällen die Anhänge an zwei Stellen sehen:

Anhänge an einer E-Rechnung mit Titel,Text, Dateinamen und Dateiformat

Zum Einen sehen Sie diese in einem zusätzlichen Tab bei der Ansicht der E-Rechnung. Hier können Sie mit Klick auf das Dokument, dieses öffnen und die Datei ansehen.

Zum Anderen werden die hinterlegten Anhänge bei der fertigen Rechnung angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag, können Sie von dort den Titel, den Text und den Beleg einsehen.

Neben den angezeigten Anhängen bei der fertigen Rechnung sehen Sie auch die internen Vermerke:

Da die internen Vermerke nur für Sie bestimmt sind und reinen Informationscharakter haben, können Sie diese jederzeit verändern, neue Vermerke hinzufügen etc.

Zusammenfassung

Mit der Möglichkeit zur Erfassung von Anhängen bzw. internen Vermerken zu Rechnungen, wächst der Funktionsumfang von Kontolino! wieder um ein ganzes Stück. Zumal dies in den Vorgaben der E-Rechnung umgesetzt wurde und so auch hier verwendet werden kann. Mehr Informationen finden Sie unter anderem in unserem Handbuch auf der Seite „Anhänge / Interne Vermerke„.

Jahresabschluss 2025

„Alle Jahre wieder…“ steht nicht nur das Christkind vor der Tür – auch die Anlage eines neuen Buchungsjahres steht wieder an. Und da dies nur jährlich geschieht, steht man jährlich vor der gleichen Herausforderung: wie ging das noch mal? Und kann ich danach noch im alten Jahr Buchungen erfassen, oder geht das dann nicht mehr? Und was ändert sich steuerlich für das Jahr 2026?

Nachstehend wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick

Wichtiger Hinweis für Nutzer, die Ihre Rechnungen in Kontolino! schreiben: Sie müssen eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor Sie für das Jahr 2026 Ihre Rechnungen schreiben können.

Wichtiger Hinweis für Nutzer der Kontolino!-API bzw. der Partnerschnittstelle: Sie müssen genauso eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor im neuen Jahr die ersten Daten per API-Schnittstelle übertragen werden (z. B. von flour).

Deshalb können Sie die neue Buchungsperiode bereits erstellen, bevor Sie die notwendigen Jahresendbuchungen bzw. Überprüfungen durchgeführt haben. Eine nachträgliche erneute Saldenübernahme der geänderten Konten ist jederzeit erneut von einem Buchungsjahr in das nächste möglich. Wie erläutern wir Ihnen nun nachstehend unter der Überschrift „Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025„

Die wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026

Bitte berücksichtigen Sie, dass wir nur die aus unserer Sicht wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026 für kleine Unternehmer darstellen – und nicht alle Änderungen. Das würde den Rahmen in unserem Artikel sprengen:

  • Ab der Steuererklärung für das Jahr 2025, erhalten Sie Ihre Steuerbescheide direkt in ELSTER rein digital. Eine zusätzliche Zusendung der Bescheide per Post erfolgt nicht mehr. Sollten Sie weiter einen Papierbescheid erhalten wollen, müssen Sie dies bei Ihrer Finanzverwaltung im ELSTER beantragen.
  • Für E-Bilanzen deren Wirtschaftsjahre nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, müssen neue Pflichtbestandteile übertragen werden: der Kontennachweis. Dabei handelt es sich um die Kontenbezeichnung, der bebuchten Konten. Diese zusätzlichen Information wurde in die Export-Dateien zur E-Bilanz in Kontolino! implementiert. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Kontennachweis für E-Bilanz in Kontolino! verfügbar.
  • Sie können Ihre Anlagegüter, die Sie im Zeitraum vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 anschaffen, mit dem 3-fachen Faktor (max. jedoch mit 30 %) degressiv abschreiben. Diese Abschreibeprozentsätze haben wir bereits in Kontolino! für den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum in der Abschreibungsart „Degressiv/Lineare Abschreibung“ für Sie hinterlegt. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Zusätzlich wurden Sonderabschreibungsmöglichkeiten für E-Autos, die vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 angeschafft werden, beschlossen. Diese sind für die Steuerbilanz zulässig, jedoch nicht unbedingt für die Handelsbilanz. Wenn Sie diese nutzen wollen, steht Ihnen die neue Abschreibungsart die neue Abschreibungsmöglichkeit „Abschreibungen für E-Fahrzeuge gem Investitions-Sofortprogramm 2025 (nur steuerliche Abschr!)“ in Kontolino! zur Verfügung. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Der Mindestlohn erhöht sich auf 13,90 € für das Jahr 2026 und damit erhöht sich die Verdienstgrenze für Minijobber auf 603 € im Monat. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Mindestlöhne werden am 01. Januar 2026 erhöht.
  • Die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland ändern sich für einige Länder im Jahr 2026. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Reisekosten: BMF passt die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland für 2026 an.
  • Die Pendlerpauschale beträgt bereits ab dem 01. Januar 2026 ab dem ersten Kilometer 0,38 €. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.
  • Und die Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie reduziert sich wieder auf 7 %. Die Umsatzsteuer für Getränke hingegen bleibt unverändert bei 19%. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.

Notwendige Buchungen am Jahresende

Es gibt bestimmte Buchungen, die Sie am Jahresende erledigen müssen, z. B.:

  • So müssen Sie alle Privatverbräuche buchen (z. B. 1%-Regel beim Firmen-PKW oder der private Anteil an der Telefonrechnung…). Denken Sie auch an die Home-Office-Pauschale. Sie dürfen bis zu 1.260 € im Jahr pauschal abziehen, wenn Sie tageweise daheim arbeiten (siehe Häusliches Arbeitszimmer).
  • Weiter sind alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWGs) zu buchen. Beachten Sie dabei die zusätzlichen Abschreibungsmöglichkeiten (siehe oben).
  • Natürlich sollten Sie Ihren verbuchten Kontostand der Bankkonten mit dem tatsächlichen Bankbestand überprüfen. Darüber hinaus müssen Sie auch den verbuchten Kassenstand mit dem tatsächlichen Kassenstand vergleichen. Dies können Sie am Besten tun, wenn Sie Kontoauszüge in Kontolino! für die Konten erstellen und mit Ihren Bankauszügen bzw. Kassenjournalen vergleichen.
  • Haben Sie alle Anfangsbestände Ihrer Anlagegüter eingegeben? Dies ist nötig, damit die Werte in die AVEÜR in Kontolino! übernommen werden können. Damit stellen Sie die korrekte und vollständige Abgabe der EÜR sicher.
  • Am Jahresende gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner. Für wiederkehrende Zahlungen, die innerhalb der ersten 10 Tage im neuen Jahr fällig und bezahlt werden, gilt: diese sind im alten Jahr zu buchen.

Zusätzlich sind für E-Bilanzierer noch folgende Dinge zu prüfen bzw. relevant:

  • Meistens wird, wenn Sie Waren haben die Inventur am Jahresende fällig. Ihre Waren müssen Sie einmal im Jahr durchzählen. Die Differenz zwischen tatsächlichem Inventurbestand und dem verbuchten Bestand müssen Sie als Bestandsveränderung verbuchen.
  • Rechnungen am Jahresende müssen in das richtige Jahr zugeordnet werden. Somit können Rechnungsabgrenzungsbuchungen notwendig werden. Weiter kann es sein, dass die Vorsteuer noch im alten Jahr in der Umsatzsteuererklärung aufzuführen ist, aber erst als Kosten in die neue Bilanz gehört.
  • Überprüfen Sie, ob die Summe Ihrer offenen Rechnungen (OPL-Liste) mit dem Ihrer Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonten übereinstimmt.
  • Unter Umständen, kann es sein, dass Rücklagen zu bilden sind (z. B. als UG, die gesetzliche Gewinnrücklage als auch satzungsmäßige Rücklagen, die in Verträgen verankert wurden). Mit diesen Rücklagen stärken Sie die Eigenkapitalbasis von Ihrem Unternehmen.
  • Evtl. kann es notwendig sein Rückstellungen zu bilden. Rückstellungen können Sie für bestimmte Kosten bilden, die im nächsten Jahr auf Sie zukommen werden (z. B. für Gewährleistungsansprüche, die erfahrungsgemäß entstehen werden oder für Abschluss- und Prüfungskosten Ihrer Buchhaltung).
  • Stimmen Aktiv- und Passivsaldo Ihrer Bilanz überein? Wenn nicht, überprüfen Sie zunächst Ihre von Hand eingegebenen Anfangssalden.

Ausführlicher finden Sie alle notwendigen Buchungen und Prüfungen auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss“  beschrieben. 

Neues Buchungsjahr 2026 in Kontolino! anlegen

Für die Vorgehensweise haben wir für Sie ein Video erstellt:

Neues Buchungsjahr erstellen

Wenn Sie lieber nachlesen, finden Sie alles in unserem Handbuch auf der Seite „Folgeperiode erstellen“ beschrieben.

Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025

Und wie Sie nachträglich Ihre veränderten Salden vom Jahr 2025 erneut in das Jahr 2026 übertragen können, können Sie in folgendem Video ansehen:

Erneute Saldenübernahme ins neue Buchungsjahr

Falls Sie auch hier lieber nachlesen wollen, finden Sie alles Wissenswerte unter „Buchungen im alten und Jahr parallel „.

Das komplette Kontolino!-Team wünscht Ihnen einen guten, zügigen Jahresabschluss 2025 und ein neues, erfolgreiches Buchungsjahr 2026!

Validierung von E-Rechnungen

Nach und nach werden immer mehr E-Rechnungen in der täglichen Geschäftspraxis auftauchen. Damit wird sich auch die Buchhaltungsarbeit ändern. Schon jetzt sind Sie verpflichtet, eine E-Rechnung als solche empfangen zu können. Dazu reicht ein normales E-Mail-Postfach aus. Neu hinzu kommt nun die Pflicht die E-Rechnung als Unternehmer zu prüfen. Dies hat das Bundesministerium für Finanzen am 15. Oktober 2025 mit dem Schreiben zur E-Rechnung klar gestellt. Dort heißt es unter der Kennziffer 35a wie folgt:

Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht
zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit (vgl. Abschnitt 15.2a Ab-
satz 6 und 15.11 Absatz 3 UStAE), sondern unterstützt ihn hierbei. Ein Unternehmer kann sich
bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergeb-
nis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete
Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht
aufzubewahren.

Unterstützung in Kontolino!

Um diese neue Forderung zu unterstützen, gibt es die Möglichkeit Ihre E-Rechnungen zu validieren bereits in Kontolino! an zwei Stellen:

  • Wenn Sie aus der Belege-Inbox eine E-Rechnung verbuchen wollen, finden Sie nun die Möglichkeit diese vor dem Verbuchen zu Validieren
  • Und wenn Sie selbst eine E-Rechnung mit Kontolino! erstellt haben, finden Sie die Möglichkeit bei der Anzeige der fertigen Rechnung

Über die weiteren Inhalte des BMF-Schreibens zur E-Rechnung haben wir einen gesonderten Blog-Artikel „BMF-Schreiben zur E-Rechnung“ geschrieben.

Bei der Validierung wird überprüft, ob die Rechnung aus technischer Sicht korrekt befüllt ist. So wird z. B. überprüft, ob alle Pflichtfelder gemäß der Norm EN16931 ausgefüllt sind. Weiter werden inhaltliche Prüfungen ausgeführt, z. B. ob der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag rechnerisch den Wert hat, der sich aus dem Netto-Betrag der Rechnung und dem angegebenen Mehrwertsteuersachverhalt ergibt.

Sobald Sie einmalig die Validierung angestoßen haben, erhalten Sie das Ergebnis angezeigt:

  • grüner Haken bzw. grün-hinterlegter Text: es liegen keine Validierungsfehler vor,
  • rotes Kreuz bzw. rot-hinterlegter Text: es liegen Validierungsfehler vor.

Sie können mit dem Klick auf „Details…“ bzw. „Validierungs-Details…“ die weiteren Details ansehen. Dort sehen Sie neben dem Ergebnis, den „Ausführlichen Valdierungsbericht“ angezeigt. Das ist vor allem dann interessant, wenn das Validierungsergebnis einen Fehler erzeugt. Nun müssen Sie prüfen, um welchen Art des Fehlers es sich handelt:

Formatfehler

Kommt es bei der Validierung einer E-Rechnung zu Formatfehlern (die Rechnungsdatei hält nicht die zulässigen Syntaxen bzw. technischen Vorgaben ein), dann ist die E-Rechnung eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Somit ist der Vorsteuerabzug weiter möglich.

Kritische Fehler

Erhalten Sie bei der Validierung „kritische Fehler“ bzw. „critical errors“ handelt es sich um die Verletzung von Geschäftsregeln, die eine E-Rechnung befolgen muss. Handelt es sich bei solchen Fehlern um umsatzsteuerliche Pflichtangaben wie z. B. das Fehlen des Umsatzsteuertatbestandes, dann handelt es sich um eine nicht ordnungsmäßige Rechnung und Sie können keine Vorsteuer abziehen. Wenn der Fehler dahingegen darauf hinweist, dass ein umsatzsteuerlich unerhebliches Feld wie „BT-10 Buyer reference“ nicht ausgefüllt wurde, dürfen Sie weiter die Vorsteuer abziehen.

Abspeichern des Validierungsergebnisses

Sobald Sie auf der Verbuchungsseite der E-Rechnung angekommen sind, wird das Validierungsergebnis der E-Rechnung zusätzlich zur E-Rechnung für Sie abgespeichert und ist jederzeit wieder aufrufbar.

Inhaltliche Überprüfung

Bleibt noch die Pflicht der inhaltlichen Überprüfung der E-Rechnung: da sind Sie gefragt. Denn nur Sie können beurteilen, ob die Stückzahl, Stundenanzahl etc. der E-Rechnung mit dem übereinstimmt, was Sie erhalten bzw. bezogen haben – oder auf der anderen Seite geliefert bzw. geleistet haben. Auch die Höhe des Einzelpreises können nur Sie auf Richtigkeit beurteilen.
Grundsätzlich sollten Sie niemals einer erfolgreichen Validierung einer Rechnung alleine vertrauen, sondern selbst den Inhalt der Rechnung prüfen.

Sichtkopie der E-Rechnung

Bei einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format , gilt übrigens stets der Inhalt des XML-Dokuments als ausschlaggebend und nicht der sichtbare PDF-Teil. Das heißt, Sie sollten sich immer auch die „Sichtkopie“ der Rechnung anzeigen lassen und diese mit dem PDF-Teil vergleichen.

Zusammenfassung

Die automatisierte Validierung der E-Rechnung, hilft Ihnen, um technische Fehler zu erkennen: z. B. das Fehlen von Pflichtangaben oder der fehlerhafte Ausweis der Umsatzsteuer, wenn der Steuersatz nicht mit dem rechnerischen Umsatzsteuerbetrag überein stimmt. Kontolino! bietet Ihnen die Möglichkeit, die Validierung Ihrer E-Rechnung durchzuführen. Wobei Sie niemand entlasten kann: Sie müssen überprüfen, ob die E-Rechnung inhaltlich mit dem übereinstimmt, was Sie mit Ihrem Lieferanten bzw. Kunden vereinbart haben.

BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Am 15. Oktober 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen ein weiteres BMF-Schreiben zur Einführung der E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen veröffentlicht. Mit dem neuen Schreiben, werden die Änderungen zum bisherigen BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der E-Rechnung (siehe hierzu unseren Blogartikel zum ursprünglichen Schreiben) geändert. Das Schreiben ist insgesamt 33 Schreiben lang. Den für kleine Unternehmen wesentlichen Inhalt wollen wir Ihnen in diesem Blogartikel nachstehend kurz vorstellen.

Gutschriften

Werden statt Rechnungen Gutschriften geschrieben, so gelten für diese Gutschriften, die gleichen Regeln wie für Rechnungen. Sprich die Pflicht zur Ausstellung der Gutschrift als E-Rechnung – mit den entsprechenden Übergangsfristen. Dabei muss erkennbar sein, dass es sich um den Rechnungstyp „Gutschrift“ handelt. Sie können bereits jetzt mit Kontolino! eine E-Rechnung mit dem Rechnungstyp „Gutschrift“ schreiben.

Rechnungen von Kleinunternehmern

Rechnungen von Kleinunternehmern werden nun ausdrücklich von der E-Rechnungspflicht unter der Überschrift „2.2.4 Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise“ ausgenommen. Dies war vorher schon der Fall, aber im Schreiben noch nicht geändert worden. Dies würde nun nachgezogen. Weiter wurde klargestellt, dass diese Rechnungen keine fortlaufende Nummer enthalten muss (Abschnitt 14.5 Absatz 14).

Skonti, Nachlässe aufgrund von Mängeln

Werden Skonti gewährleistet, reicht die Rechnungsangabe wie z. B. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von x Tagen aus. Hier muss kein Skontobetrag in der E-Rechnung ausgewiesen sein, noch muss eine korrigierte E-Rechnung erstellt werden, wenn mit Skontoabzug bezahlt wird. Das gleiche ist gültig für Rabatt- oder Bonusvereinbarungen sowie Nachlässe aufgrund von Mängeln.

Validierung von E-Rechnungen

Als Geschäftsmann ist man verpflichtet nicht nur die erhaltene Ware zu prüfen, sondern auch die erhaltenen Rechnungen. Dies gilt auch für E-Rechnungen. Dabei wird empfohlen die E-Rechnung zu validieren und den Validierungsbericht aufzubewahren.

Kommt es bei der Validierung einer E-Rechnung zu Formatfehlern (die Rechnungsdatei hält nicht die zulässigen Syntaxen bzw. technischen Vorgaben ein), dann ist die E-Rechnung eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Somit ist der Vorsteuerabzug weiter möglich.

Erhalten Sie bei der Validierung „kritische Fehler“ bzw. „critical errors“ handelt es sich um die Verletzung von Geschäftsregeln, die eine E-Rechnung befolgen muss. Handelt es sich bei solchen Fehlern um umsatzsteuerliche Pflichtangaben wie z. B. das Fehlen des Umsatzsteuertatbestandes, dann handelt es sich um eine nicht ordnungsmäßige Rechnung und Sie können keine Vorsteuer abziehen. Wenn der Fehler dahingegen darauf hinweist, dass ein umsatzsteuerlich unerhebliches Feld wie „BT-10 Buyer reference“ nicht ausgefüllt wurde, dürfen Sie weiter die Vorsteuer abziehen.

In Kontolino! haben wir die Validierung von E-Rechnungen implementiert. Dabei wird der Validierungsbericht bei den E-Rechnungen für Sie automatisiert abzuspeichern. Mehr Informationen finden Sie dazu in unserem Blog-Artikel „Validierung von E-Rechnungen„.

Aufbewahrung von Rechnungen

Die Aufbewahrung von Rechnungen muss grundsätzlich 8 Jahre lang im empfangenen Format erfolgen. Weiter muss die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein. Bei E-Rechnungen reicht es aus, wenn der strukturierte Teil (sprich die maschinenlesbaren Daten) unversehrt und unverändert gespeichert wird. Dabei dürfen die E-Rechnungen – rein aus umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten – außerhalb eines GoBD-konformen EDV-Systems gespeichert werden. Sprich Sie können Ihre E-Rechnungen in einer reinen Dateiverwaltung auf Ihrem PC abspeichern.

Abweichungen zwischen Bildteil und Daten einer E-Rechnung

Handelt es sich um geringfügige Abweichungen, wie z. B. konkretisierende oder ergänzende Informationen, die nur im Bildteil vorhanden sind und nicht in den Daten, dann wird dies nicht beanstandet. Dann ist weiter ein Vorsteuerabzug möglich.

Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben wie z. B. einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag dann handelt es sich dabei, um eine nicht ordnungsgemäße Rechnung und ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Weiter kann es sogar strafrechtlich relevant werden.

E-Rechnungen für Dauerschuldverhältnisse wie Mieten

Bei Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträge reicht es aus, wenn eine E-Rechnung erstellt wird. So muss nicht jeden Monat erneut, eine E-Rechnung erstellt werden. Es ist dabei auch nicht erforderlich verschiedene Zahlungsnummern für die Zahlungseingänge zu vergeben. Sobald sich z. B. die Miete erhöht, ist eine neue E-Rechnung auszustellen.

Zusammenfassung

Sie sehen, es wurden viele Details rund um die Ausstellung, Aufbewahrung und Validierung von E-Rechnungen in diesem BMF-Schreiben geklärt. Viele weitere Details – wie welche Syntax nun genau für eine E-Rechnung verwendet werden darf, haben wir in diesem Blogartikel nicht erwähnt, da es aus unserer Sicht für Anwender nicht erheblich ist. Wir hoffen, dass wir Ihnen in diesem Artikel, die für Sie wesentlichen Inhalte des BMF-Schreibens näher bringen konnten.

Eingangsrechnungen bearbeiten

Sie können neu in Kontolino! Ihre erfassten Eingangsrechnungen nun nachträglich bearbeiten. Dies ist so lange möglich, wie Sie noch keine Buchung für die erfasste Eingangsrechnung erfasst haben. So können Sie evtl. nachträglich weitere Informationen erfassen oder Tippfehler entfernen.

Vorgehensweise

Rechnungen filtern nach Rechnungstypen. Ausgewählt wurde der Typ Eingangsrechnung

Unter dem Menüpunkt „Faktura –> Rechnungen“, können Sie Sich gezielt alle Eingangsrechnungen anzeigen lassen, in dem Sie den Rechnungstyp „Eingangsrechnung“ angeben. Mit Doppelklick oder mit Hilfe des Bleistiftsymbols können Sie die zu bearbeitende Rechnung auswählen.

Nun sehen Sie die Rechnung auf der linken Seite und auf der rechten Seite, entweder Buchungsvorschläge von Kontolino! oder bereits Ihre dazu erfassten Buchungen. Die Eingangsrechnung können Sie so lange bearbeiten, wie keine erfassten Buchungen da sind. Dann können Sie mit Hilfe des Bleistiftes oberhalb der angezeigten Rechnung, Ihre Eingaben ändern und die Änderungen abspeichern.

Ausschnitt der Bearbeitungsmöglichkeiten einer Eingangsrechnung wie bearbeiten, drucken, herunterladen, per Mail versenden

Sollten Sie bereits Buchungen erfasst haben, müssen Sie diese stornieren, um Änderungen an Ihren Rechnungsdaten machen zu können.

Passen nun alle Eingaben, dann können Sie als Soll-Versteuerer auf der rechten Seite einen Belegnummernautomat aussuchen bzw. manuell eine Belegnummer eingeben. Nun können Sie den von Kontolino! ermittelten Buchungsvorschlag mit einem Klick verbuchen.

Vorteile durch das Erfassen von Eingangsrechnungen

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen als solche in Kontolino! erfassen, hat dies folgende Vorteile für Sie:

  • Sobald Sie das Zahlungsziel eingeben, erscheinen die Eingangsrechnungen in der Offenen-Posten-Liste. Somit haben Sie einen vollen Überblick über alle anstehenden Zahlungsströme.
  • Sie werden bei den notwendigen Buchungen zu der Eingangsrechnung von Kontolino! durch Buchungsvorschläge unterstützt.
  • Sie erhalten – wenn Sie die Zahlungen per Banküberweisung tätigen – bei der Verbuchung Ihrer Bankauszüge, die passenden Eingangsrechnungen von Kontolino! angezeigt und können diese übernehmen. Damit ist der Buchungsdialog schon komplett für Sie ausgefüllt. Sie müssen nur noch prüfen und die Buchung bestätigen.

Fazit

Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen erweitert die eingeführte Möglichkeit der Erfassung von Eingangsrechnungen im Faktura-Modul.

BMF-Schreiben zur GoBD

Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung überarbeitet. Insbesondere aus der Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) gab es Änderungen. In diesem Artikel wollen wir die Änderungen kurz vorstellen.

Wird ein Rechnungsprogramm verwendet, reicht es aus, wenn die Rechnungsdaten maschinelle auswertbar unveränderbar gespeichert werden. Eine bildhafte Kopie der Rechnung, muss nicht gespeichert werden. Es reicht aus, wenn aus den gespeicherten Daten jederzeit eine inhaltlich identische Rechnung erzeugt werden kann.

Erhält man E-Rechnungen, reicht es aus, wenn nur der maschinenlesbare Teil unveränderbar abgespeichert wird. Sollte allerdings die pdf-Datei weitere steuerlich relevante Informationen (z. B. Buchungsvermerke) enthalten, die nicht im maschinenlesbaren Teil enthalten ist, dann muss die pdf-Datei zusätzlich gespeichert und aufbewahrt werden.

Alle elektronischen Belege müssen so elektronisch archiviert werden, wie Sie empfangen wurden. Sprich eine pdf-Datei muss als solche abgespeichert und archiviert werden. Eine E-Rechnung im xml-Format als xml-Datei usw.

Daten einer elektronischen Zahlung müssen nicht aufbewahrt werden, es sei denn, dieser wird als einziger zur Verfügung stehender Buchungsbeleg verwendet.

Und dann wurde noch der mittelbare Datenzugriff (Z2) neu beschrieben. Darin kann die Finanzbehörde z. B. bei einer Betriebsprüfung Auswertungen vom Steuerpflichtigen verlangen, die maschinell auswertbar sind.

Umsetzung in Kontolino!

In Kontolino! können Sie E-Rechnungen erstellen und haben selbst die Wahl, in welchem Format Sie dies tun wollen. In dem Format, in dem Sie Ihre E-Rechnung erstellen, werden die Daten von Kontolino! unveränderlich abgespeichert.

Erhalten Sie selbst E-Rechnungen, können Sie diese entweder

  • in die Inbox von Kontolino! legen. Verbuchen Sie die Rechnung von hier aus, geben Sie an, ob es Sich um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt. Daraufhin werden alle Informationen der E-Rechnung ausgelesen und die notwendigen Informationen zum Verbuchen bereit gestellt.
  • unter dem Menüpunkt „Faktura –> Neue Eingangsrechnung“ als Rechnung erfassen und verbuchen.
  • als schlichten Beleg buchen.

Egal für welche Methode Sie Sich entscheiden: sobald Sie die E-Rechnung verbucht haben, wird diese als Buchungsbeleg unveränderbar in dem empfangenen Format von Kontolino! gespeichert.

Die Umformulierung zum mittelbaren Datenzugriff (Z2), haben wir zum Anlass genommen, darüber hinaus die umfangreichere Datenträgerüberlassung (Z3) umzusetzen. Das heißt Sie können unter dem Menüpunkt „Import/Export –> Datenüberlassung“ neu ein zip-file pro Buchungsjahr für das Finanzamt (z. B. im Rahmen einer Außenprüfung) in dem vorgegebenen Format erzeugen. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Datenüberlassung„.

Zusammenfassung

Die meisten Änderungen an der GoBD sind Anpassungen an die elektronischen Belegformate, die die Daten zusätzlich maschinenlesbar zur Verfügung stellen und tragen dieser Änderung Rechnung. Hinzu kommt die neu und ein wenig verschärfte Forderung nach Datenzugriff durch die Finanzbehörden. Mit Kontolino! sind Sie für beide Änderungen bestens gerüstet.

Belege-Inbox bietet weitere Funktionen

In der Belege-Inbox können Sie zentral alle Belege hochladen, die Sie in Zukunft verbuchen wollen. Schon in den letzten Kontolino!-Erweiterungen, haben wir auch die Funktionen in der Inbox für Sie erweitert. Nun haben wir die nächste größere Erweiterung für Sie durchgeführt:

Sie können nun direkt aus der Inbox heraus entweder:

Hinweis: die Erfassung des Beleges als Rechnung steht Ihnen ab dem Paket Standard zur Verfügung. Mehr zu den Paketen finden Sie auf unserer Seite „Preise„.

Unterschiede der verschiedenen Erfassungsarten

Wenn Sie den hochgeladenen Beleg als Rechnung erfassen,

  • erscheint dieser in der Offenen-Posten-Liste (OPL),
  • der Übersicht aller Rechnungen und kann als Rechnung einem
  • Bankumsatz zugeordnet werden.

Somit haben Sie die vollständige Übersicht über Ihre Zahlströme und können Ihre Bankumsätze schneller verbuchen. Denn Kontolino! sucht die passenden Rechnungen zu Ihren Bankumsätzen und schlägt diese in einer Liste vor. Sie müssen nur noch den passenden Vorschlag auswählen, die vorgeschlagene Buchung kontrollieren und speichern und sind schon fertig.

Verbuchen Sie einfach Ihren Beleg über den Verbuchungseditor, dann wird dieser nicht als Rechnung und somit auch nicht in der Offenen-Posten-Liste (OPL) geführt. Dies kann aber immer dann nützlich sein, wenn Sie den Betrag sowieso schon bereits bezahlt haben und den Betrag noch in der Buchhaltung erfassen wollen.

Vorgehensweise

Wenn Sie eine E-Rechnung in der Belege-Inbox haben und als Rechnung anlegen wollen, dann klicken Sie zunächst wie gewohnt in der Belege-Inbox hinter der entsprechenden E-Rechnung auf den blauen Pfeil. Daraufhin legen Sie fest, ob dies ein Eingangsbeleg oder Ausgangsbeleg für Sie darstellt. Nun wird Kontolino! aktiv: auf Grund der Daten in der E-Rechnung werden die notwendigen Buchungssätze erstellt. Sie müssen evtl. noch die Konten und Belegnummern ergänzen und können daraufhin die vorgeschlagenen Buchungssätze speichern. Fertig.

Haben Sie keine E-Rechnung vor sich, dann entscheiden Sie, welche Rechnungsart vorliegt. Danach sehen Sie den Beleg und auf der anderen Seite den Erfassungsdialog für die Rechnung. Je nach dem wie ausführlich Sie die Erfassung brauchen, können Sie den Gesamtbetrag der Rechnung erfassen (vereinfachte Erfassung) oder die Einzelpositionen (ausführliche Erfassung). Auch sonst ist Ihnen überlassen, wie ausführlich Sie die Erfassung vornehmen wollen. Im Detail können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Rechnung anlegen“ mehr dazu erfahren.

Sobald Sie auf „Speichern“ drücken, werden Ihnen von Kontolino! Buchungsvorschläge erstellt (abhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer, Ist-Versteuerer oder sonstige Einstellungen in der Buchungsperiode hinterlegt haben). Diese können Sie daraufhin prüfen und speichern.

Zahlungen zu Rechnungen verbuchen

Ihre Rechnungen sind erfasst – nun folgt der Zahlfluss. Meist inzwischen über das Bankkonto. Sobald Sie Ihre Bankumsätze nach Kontolino! importiert haben, können Sie die einzelnen Umsätze verbuchen. Dabei sucht Kontolino! automatisch für jeden Umsatz nach passenden Rechnungen. Diese werden als Liste zu dem einzelnen Bankumsätzen angezeigt. Der passendste immer an oberster Stelle. Suchen Sie die passende Rechnung aus: Kontolino! hängt den Beleg an, füllt den Buchungssatz komplett für Sie aus und ziffert zeitgleich die Rechnung aus. Sollte der Betrag mal nicht übereinstimmen, erhalten Sie einen Hinweis über die Zahlungsdifferenz. Mehr dazu können Sie auf unserer Seite „Zahlung einer Rechnung beim Verbuchen von Bankauszügen erfassen“ nachlesen.

Zusammenfassung

Mit den Erweiterungen der Funktionalität der Belege-Inbox gerade in Verbindung mit der E-Rechnung wird die Buchhaltung erheblich beschleunigt. Sie legen fest, ob es Sich als einen Eingangs- oder Ausgangsbeleg handelt, Kontolino! ermittelt aus den E-Rechnungsdaten die Buchungssätze. Sie ergänzen das passende Konto und den Belegnummernautomat. Schon ist die Rechnung fertig erfasst. Und beim Zahlfluss findet Kontolino! die passende Rechnung, Sie bestätigen, Kontolino! ermittelt den Buchungssatz, Sie prüfen und buchen.

Und noch ein Vorteil: Sie haben die Übersicht über alle Rechnungen und Zahlflüsse in der Offenen-Posten-Liste.

Dies ist ein weiterer Schritt, die Buchhaltung zu beschleunigen. Weitere werden noch folgen.

Eingangsrechnungen erfassen

Sie können neu in Kontolino! Ihre Eingangsrechnungen erfassen. Und zwar unabhängig davon, ob Ihnen die Rechnung als E-Rechnung oder in Papierformat vorliegt. Bisher konnten Sie Belege nach Kontolino! hochladen. Falls der Beleg eine E-Rechnung war, konnten Sie diesen als Eingangsrechnung anlegen und verbuchen. Nun können Sie Belege, die keine E-Rechnung sind, zusätzlich als Eingangsrechnung erfassen.

Vorteile durch das Erfassen von Eingangsrechnungen

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen als solche in Kontolino! erfassen, hat dies folgende Vorteile für Sie:

  • Sobald Sie das Zahlungsziel eingeben, erscheinen die Eingangsrechnungen in der Offenen-Posten-Liste. Somit haben Sie einen vollen Überblick über alle anstehenden Zahlungsströme.
  • Sie werden bei den notwendigen Buchungen zu der Eingangsrechnung von Kontolino! durch Buchungsvorschläge unterstützt.
  • Sie erhalten – wenn Sie die Zahlungen per Banküberweisung tätigen – bei der Verbuchung Ihrer Bankauszüge, die passenden Eingangsrechnungen von Kontolino! angezeigt und können diese übernehmen. Damit ist der Buchungsdialog schon komplett für Sie ausgefüllt. Sie müssen nur noch prüfen und die Buchung bestätigen.

Vorgehensweise

Unter dem Menüpunkt „Faktura –> Neu –> Eingangsrechnungen“ finden Sie den Einstieg in die Erfassung von Eingangsrechnungen. Nun können Sie bei Bedarf einen elektronischen Beleg wie gewohnt mit Hilfe des Wolke-Buttons direkt hochladen oder mit Hilfe des Schubladen-Buttons aus der Inbox holen.

Anschließend können Sie die Daten für die Eingangsrechnung erfassen. Angefangen von Ihrem Lieferanten, den Sie mit dem Tippen der Anfangsbuchstaben in das Anschrift-Feld aus Ihrer bestehenden Lieferantenliste, auslesen können, bis hin zu den restlichen Rechnungsangaben.

Die Erfassung der einzelnen Daten ist zur Zeit leider noch viel Handarbeit. Hier sind weitere Unterstützungen in Kontolino! in Planung, damit dies Ihnen in Zukunft schneller und automatisierter von der Hand geht.

Sobald Sie alle Angaben erfasst haben, können Sie die Eingangsrechnung über den Menüpunkt „Faktura –> Rechnungen“ oder „Faktura –> Offene Posten (OPL)“ finden. Von dort aus können Sie – unterstützt von Kontolino! – die nötigen Buchungssätze für Ihre Eingangsrechnung erzeugen lassen und mit einem Klick verbuchen.

Fazit

Die Erfassung der Eingangsrechnungen erweitert das Faktura-Modul so, dass Sie dort nun alle Ihre Rechnungen (ob Eingang, Ausgang, Gutschrift, Storno etc.) vorfinden. So erhalten Sie den kompletten Überblick über Ihre noch offenen Zahlungen und werden beim Buchen von Kontolino! unterstützt. Ausführlich finden Sie die Vorgehensweise in unserem Handbuch auf der Seite „Neue Eingangsrechnung“ und deren Unterseiten beschrieben.

Neues Design in Kontolino!

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, hat sich das Design an der ein oder anderen Stelle in Kontolino! verändert. Am Auffälligsten vermutlich: das Menü klappt nun ein, wenn Sie nicht mit der Maus dort sind und Ihr Bildschirm klein ist. So steht mehr Platz beim Arbeiten mit kleinen Bildschirmen für die eigentliche Tätigkeit für Sie zur Verfügung. Wenn Sie das Einklappen des Menüs nicht möchten, können Sie mit einer PIN-Nadel unten im Menü das Menü fest einstellen.

Weiter wurde die Darstellung der Bankkonten unter dem Menüpunkt „Buchen –> Bankauszüge“ geändert. Sie sehen nun alle Ihre eingerichteten Bankkonten oben angeordnet und können mit Klick, das Bankkonto, für das Sie Umsätze abrufen wollen, auswählen.

Und auch der Buchungsdialog selbst hat sich geändert: Alle Informationen zur Buchung sind nun links angeordnet, alle zum Beleg auf der rechten Seite. 

Diese Änderungen haben wir zum Anlass genommen, das Video „Belege buchen“ neu zu erstellen. Schauen Sie doch gerne mal rein.

Neu auf der Buchungsseite ist das Feld unter der Überschrift: Was möchten Sie buchen. Hier können Sie durch Tippen eines Buchungstextes wie im Textfeld anfangen, nach einer passenden Buchung zu suchen. Dabei wird der Buchungstext im Textfeld nicht überschrieben. So können bereits eingegebene Buchungstexte für die Buchung stehen bleiben, und Sie können gleichzeitig nach Buchungsvorlagen suchen und diese verwenden.

Sie gehen dabei wie folgt zur Erfassung von Belegen vor: Sie klicken auf „Neu+“, wenn Sie einen neuen Beleg erfassen wollen. Danach können Sie entweder die Belegnummer durch einen automatischen Belegnummernkreis, den Sie auswählen, von Kontolino! erzeugen lassen – oder Sie stellen die Nummer auf manuell um. Sobald Sie „manuell“ ausgewählt haben, können Sie die Belegnummer eingeben.

Die Option „Vorhandener…“ benötigen Sie, wenn Sie mehrere Buchungen (Splittbuchungen) für einen Beleg z. B. auf Grund von verschiedenen Mehrwertsteuercodes, erfassen müssen. Dann erfassen Sie zuerst den Beleg und einen Buchungssatz dazu und lassen eine neue Nummer vergeben (z. B. die Nummer 3). Danach tippen Sie für die nächste Buchung zu diesem Beleg die eben vergebene Belegnummer (in unserem Beispiel die 3) im Feld hinter „Vorhandener…“ ein. Somit erscheint der Beleg von eben wieder und Sie können einen weiteren Buchungssatz zu dem Beleg erfassen ohne diesen Beleg erneut hochladen zu müssen. Diese Vorgehensweise können Sie beliebig oft wiederholen.

Sobald Sie auf „Neu“ geklickt haben, erscheinen die beiden bekannten Icons darunter. Mit deren Hilfe können Sie wie gewohnt einen Beleg hochladen oder aus der Belege-Inbox zur Buchung dazu laden. 

Sollten Sie aus Versehen einen falschen Beleg an die Buchung gehängt haben, dann können Sie den Beleg von der Buchung mit dem „Entfernen“- Button trennen. Bitte beachten Sie dabei, dass der bereits verbuchte Beleg immer seine Nummer behält. Denn alle Änderungen müssen  laut GoBD nachvollziehbar sein und so darf Kontolino! keinen bereits verbuchten Beleg löschen und dieser bleibt somit immer mit seiner Belegnummer erhalten. Sie können dem Beleg nur eine andere Buchung zuordnen.

Last but not least: In Ihrer Übersichtsseite finden Sie im Widget „Offene Rechnungen“ neben Ihren geschriebenen Ausgangsrechnungen, die noch nicht bezahlt sind auch Ihre Verbindlichkeiten und einen Link zu relativ neuen „Offenen-Posten-Liste„.