Eingangsrechnungen erfassen

Sie können neu in Kontolino! Ihre Eingangsrechnungen erfassen. Und zwar unabhängig davon, ob Ihnen die Rechnung als E-Rechnung oder in Papierformat vorliegt. Bisher konnten Sie Belege nach Kontolino! hochladen. Falls der Beleg eine E-Rechnung war, konnten Sie diesen als Eingangsrechnung anlegen und verbuchen. Nun können Sie Belege, die keine E-Rechnung sind, zusätzlich als Eingangsrechnung erfassen.

Vorteile durch das Erfassen von Eingangsrechnungen

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen als solche in Kontolino! erfassen, hat dies folgende Vorteile für Sie:

  • Sobald Sie das Zahlungsziel eingeben, erscheinen die Eingangsrechnungen in der Offenen-Posten-Liste. Somit haben Sie einen vollen Überblick über alle anstehenden Zahlungsströme.
  • Sie werden bei den notwendigen Buchungen zu der Eingangsrechnung von Kontolino! durch Buchungsvorschläge unterstützt.
  • Sie erhalten – wenn Sie die Zahlungen per Banküberweisung tätigen – bei der Verbuchung Ihrer Bankauszüge, die passenden Eingangsrechnungen von Kontolino! angezeigt und können diese übernehmen. Damit ist der Buchungsdialog schon komplett für Sie ausgefüllt. Sie müssen nur noch prüfen und die Buchung bestätigen.

Vorgehensweise

Unter dem Menüpunkt „Faktura –> Neu –> Eingangsrechnungen“ finden Sie den Einstieg in die Erfassung von Eingangsrechnungen. Nun können Sie bei Bedarf einen elektronischen Beleg wie gewohnt mit Hilfe des Wolke-Buttons direkt hochladen oder mit Hilfe des Schubladen-Buttons aus der Inbox holen.

Anschließend können Sie die Daten für die Eingangsrechnung erfassen. Angefangen von Ihrem Lieferanten, den Sie mit dem Tippen der Anfangsbuchstaben in das Anschrift-Feld aus Ihrer bestehenden Lieferantenliste, auslesen können, bis hin zu den restlichen Rechnungsangaben.

Die Erfassung der einzelnen Daten ist zur Zeit leider noch viel Handarbeit. Hier sind weitere Unterstützungen in Kontolino! in Planung, damit dies Ihnen in Zukunft schneller und automatisierter von der Hand geht.

Sobald Sie alle Angaben erfasst haben, können Sie die Eingangsrechnung über den Menüpunkt „Faktura –> Rechnungen“ oder „Faktura –> Offene Posten (OPL)“ finden. Von dort aus können Sie – unterstützt von Kontolino! – die nötigen Buchungssätze für Ihre Eingangsrechnung erzeugen lassen und mit einem Klick verbuchen.

Fazit

Die Erfassung der Eingangsrechnungen erweitert das Faktura-Modul so, dass Sie dort nun alle Ihre Rechnungen (ob Eingang, Ausgang, Gutschrift, Storno etc.) vorfinden. So erhalten Sie den kompletten Überblick über Ihre noch offenen Zahlungen und werden beim Buchen von Kontolino! unterstützt. Ausführlich finden Sie die Vorgehensweise in unserem Handbuch auf der Seite „Neue Eingangsrechnung“ und deren Unterseiten beschrieben.

Neues Design in Kontolino!

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, hat sich das Design an der ein oder anderen Stelle in Kontolino! verändert. Am Auffälligsten vermutlich: das Menü klappt nun ein, wenn Sie nicht mit der Maus dort sind und Ihr Bildschirm klein ist. So steht mehr Platz beim Arbeiten mit kleinen Bildschirmen für die eigentliche Tätigkeit für Sie zur Verfügung. Wenn Sie das Einklappen des Menüs nicht möchten, können Sie mit einer PIN-Nadel unten im Menü das Menü fest einstellen.

Weiter wurde die Darstellung der Bankkonten unter dem Menüpunkt „Buchen –> Bankauszüge“ geändert. Sie sehen nun alle Ihre eingerichteten Bankkonten oben angeordnet und können mit Klick, das Bankkonto, für das Sie Umsätze abrufen wollen, auswählen.

Und auch der Buchungsdialog selbst hat sich geändert: Alle Informationen zur Buchung sind nun links angeordnet, alle zum Beleg auf der rechten Seite. 

Diese Änderungen haben wir zum Anlass genommen, das Video „Belege buchen“ neu zu erstellen. Schauen Sie doch gerne mal rein.

Neu auf der Buchungsseite ist das Feld unter der Überschrift: Was möchten Sie buchen. Hier können Sie durch Tippen eines Buchungstextes wie im Textfeld anfangen, nach einer passenden Buchung zu suchen. Dabei wird der Buchungstext im Textfeld nicht überschrieben. So können bereits eingegebene Buchungstexte für die Buchung stehen bleiben, und Sie können gleichzeitig nach Buchungsvorlagen suchen und diese verwenden.

Sie gehen dabei wie folgt zur Erfassung von Belegen vor: Sie klicken auf „Neu+“, wenn Sie einen neuen Beleg erfassen wollen. Danach können Sie entweder die Belegnummer durch einen automatischen Belegnummernkreis, den Sie auswählen, von Kontolino! erzeugen lassen – oder Sie stellen die Nummer auf manuell um. Sobald Sie „manuell“ ausgewählt haben, können Sie die Belegnummer eingeben.

Die Option „Vorhandener…“ benötigen Sie, wenn Sie mehrere Buchungen (Splittbuchungen) für einen Beleg z. B. auf Grund von verschiedenen Mehrwertsteuercodes, erfassen müssen. Dann erfassen Sie zuerst den Beleg und einen Buchungssatz dazu und lassen eine neue Nummer vergeben (z. B. die Nummer 3). Danach tippen Sie für die nächste Buchung zu diesem Beleg die eben vergebene Belegnummer (in unserem Beispiel die 3) im Feld hinter „Vorhandener…“ ein. Somit erscheint der Beleg von eben wieder und Sie können einen weiteren Buchungssatz zu dem Beleg erfassen ohne diesen Beleg erneut hochladen zu müssen. Diese Vorgehensweise können Sie beliebig oft wiederholen.

Sobald Sie auf „Neu“ geklickt haben, erscheinen die beiden bekannten Icons darunter. Mit deren Hilfe können Sie wie gewohnt einen Beleg hochladen oder aus der Belege-Inbox zur Buchung dazu laden. 

Sollten Sie aus Versehen einen falschen Beleg an die Buchung gehängt haben, dann können Sie den Beleg von der Buchung mit dem „Entfernen“- Button trennen. Bitte beachten Sie dabei, dass der bereits verbuchte Beleg immer seine Nummer behält. Denn alle Änderungen müssen  laut GoBD nachvollziehbar sein und so darf Kontolino! keinen bereits verbuchten Beleg löschen und dieser bleibt somit immer mit seiner Belegnummer erhalten. Sie können dem Beleg nur eine andere Buchung zuordnen.

Last but not least: In Ihrer Übersichtsseite finden Sie im Widget „Offene Rechnungen“ neben Ihren geschriebenen Ausgangsrechnungen, die noch nicht bezahlt sind auch Ihre Verbindlichkeiten und einen Link zu relativ neuen „Offenen-Posten-Liste„.

Offene-Posten-Liste (OPL)

Die Offene-Posten-Liste (OPL) dient dazu, zu erkennen, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind. Dabei ist es erst mal egal, ob es sich dabei um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen handelt. So können Sie Sich jederzeit eine Liste aller in Ihrer Buchhaltung erfassten Rechnungen erstellen, die noch nicht bezahlt sind: eben eine OPL.

Bisher hatten Sie in Kontolino! die Möglichkeit, Ihre in Kontolino! erstellten Ausgangsrechnungen nach noch nicht bezahlten Rechnungen zu filtern und konnten sich somit eine OPL für die Ausgangsrechnungen erstellen. Nun bietet Ihnen Kontolino! zusätzlich die Möglichkeit unter dem Menüpunkt „Faktura –> Offen Posten“ eine OPL für verschiedene Rechnungsarten (und somit auch für Eingangsrechnungen) zu erstellen. Außerdem können Sie in der neuen OPL zusätzlich nach Rechnungsdatum und/oder Fälligkeitsdatum filtern.

Welche zusätzlichen Informationen erhalten Sie durch die neue OPL?

Die neue OPL deckt zusätzlich zu den Ausgangsrechnungen auch die Eingangsrechnungen ab. So sehen Sie nicht nur, welche Kunden Ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben, sondern auch welche Rechnungen Sie noch an welche Lieferanten bezahlen müssen. Da Sie zusätzlich die Liste nach Fälligkeitsdatum filtern können, können Sie Ihre Liquidität besser planen.

Eine anderes Nutzen der OPL ist, der Abgleich zwischen den offenen Rechnungsbeträgen und den verbuchten Buchhaltungskontensummen. So haben Sie mit diesem Instrument ein weiteres Mittel, um Ihre Buchhaltung zu überprüfen. Denn prinzipiell muss die Summe aller Ihrer Forderungen mit der Summe der offenen Ausgangsrechnungsbeträge übereinstimmen. Damit Sie dies noch einfacher tun können, können Sie die OPL als CSV-Datei exportieren. So können Sie in einem Tabellenkalkulationsprogramm Ihrer Wahl die OPL weiter filtern bzw. Summen bilden.

Zusammenfassung

Mit dem neuen Menüpunkt „Faktura –> Offen Posten“, können Sie Sich für verschiedene Rechnungsarten eine Offene-Posten-Liste (OPL) erstellen. So sehen Sie nicht nur säumige Zahler auf einen Blick, sondern auch Ihre Zahlungsverpflichtungen. Außerdem können Sie die OPL nutzen, um Ihre Forderungskonten zu kontrollieren.

Jahresabschluss 2024

„Alle Jahre wieder…“ steht nicht nur das Christkind vor der Tür – auch die Anlage eines neuen Buchungsjahres steht wieder an. Und da dies nur jährlich geschieht, steht man jährlich vor der gleichen Herausforderung: wie ging das noch mal? Und kann ich danach noch im alten Jahr Buchungen erfassen, oder geht das dann nicht mehr? Und was ändert sich steuerlich für das Jahr 2025?

Nachstehend wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick

Hinweis: Sie müssen eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor Sie für das Jahr 2025 Ihre Rechnungen schreiben können. Deshalb können Sie die neue Buchungsperiode bereits erstellen, bevor Sie die notwendigen Jahresendbuchungen bzw. Überprüfungen durchgeführt haben. Eine nachträgliche erneute Saldenübernahme der geänderten Konten ist jederzeit erneut von einem Buchungsjahr in das nächste möglich. Wie erläutern wir Ihnen nun nachstehend unter der Überschrift „Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2024„

Wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2025

Bitte berücksichtigen Sie, dass wir nur die aus unserer Sicht wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2025 für kleine Unternehmer darstellen – und nicht alle Änderungen. Das würde den Rahmen in unserem Artikel sprengen:

  • Für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung gibt es Umsatzgrenzen. Diese Umsatzgrenzen für das vorherige Jahr wird von 22.000 € auf 25.000 € und für das laufende Jahr von 50.000 € auf 100.000 € angehoben. Diese neuen Grenzen gelten ab dem 01. Januar 2025. Achtung: mit dem Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 € überschritten wird, wird sofort die Umsatzsteuer fällig. D.h. von nun an kann die Kleinunternehmerregelung auch unter dem Jahr wegfallen und nicht erst für das Folgejahr. Das hat zur Folge, dass Sie Ihre Umsätze als Kleinunternehmer zwingend auf das Konto „Erlöse als Kleinunternehmer i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG“ buchen müssen!
  • Umsatzsteuer-Voranmeldungen sollen ab dem 01. Januar 2025 nur noch dann monatlich abgegeben werden, wenn der Umsatz pro Kalenderjahr 9.000 € (bisher 7.500 €) überschreitet. Bei einem Umsatz unter dem Wert genügt eine quartalsweise Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Und bei einer Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr unter 2.000 € muss keine Umsatzsteuer-Voranmeldung mehr abgegeben werden. Die Umsatzsteuererklärung für das Gesamtjahr reicht in solchen Fällen aus.
  • Die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen im Handels- und Steuerrecht soll einheitlich von 10 auf 8 Jahre verkürzt werden. Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist soll für alle Unterlagen gelten, bei denen die Aufbewahrungsfrist nach Gesetzesverkündung noch nicht abgelaufen ist – sprich sofort nach Veröffentlichung des Gesetzes.
  • Pflicht als Unternehmer E-Rechnungen ab dem 01. Januar 2025 in Empfang nehmen zu können (z. B. per Mail). Hinweis: In Kontolino! können Sie E-Rechnungen in der Belege-Inbox abspeichern und in Kontolino! visualisiert anzeigen lassen.
  • Das Schreiben von E-Rechnungen ist zwar grundsätzlich Pflicht, aber es gibt großzügige Übergangsregelungen. So gilt die Pflicht für kleine Unternehmen erst ab dem Jahr 2028. Und Kleinunternehmer sind von der Pflicht E-Rechnungen zu erstellen, ausgenommen. Wie auch immer, in Kontolino! können Sie bereits jetzt Ihre Rechnungen als E-Rechnungen erstellen.
  • Für kleine Photovoltaikanlagen wird die Steuerbefreiung ab dem 01. Januar 2025 vereinheitlicht: Es gilt nun für alle Gebäudearten die maximal zulässige Bruttoleistung von 30 kW (peak). Bisher gab es verschiedene Bruttoleistungen pro Gebäudeart, unter der man steuerbefreit war.
  • Der Mindestlohn erhöht sich auf 12,82 € und damit die Verdienstgrenze für Minijobber auf 556 € im Monat.

Notwendige Buchungen am Jahresende

Es gibt bestimmte Buchungen, die Sie am Jahresende erledigen müssen, z. B.:

  • So müssen Sie alle Privatverbräuche buchen (z. B. 1%-Regel beim Firmen-PKW oder der private Anteil an der Telefonrechnung…). Denken Sie auch an die Home-Office-Pauschale. Sie dürfen bis zu 1.260 € im Jahr pauschal abziehen, wenn Sie tageweise daheim arbeiten.
  • Weiter sind alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWGs) zu buchen.
  • Natürlich sollten Sie Ihren verbuchten Kontostand der Bankkonten mit dem tatsächlichen Bankbestand überprüfen. Darüber hinaus müssen Sie auch den verbuchten Kassenstand mit dem tatsächlichen Kassenstand vergleichen. Dies können Sie am Besten tun, wenn Sie Kontoauszüge in Kontolino! für die Konten erstellen und mit Ihren Bankauszügen bzw. Kassenjournalen vergleichen.
  • Haben Sie alle Anfangsbestände Ihrer Anlagegüter eingegeben? Dies ist nötig, damit die Werte in die AVEÜR in Kontolino! übernommen werden können. Damit stellen Sie die korrekte und vollständige Abgabe der EÜR sicher.
  • Am Jahresende gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner. Für wiederkehrende Zahlungen, die innerhalb der ersten 10 Tage im neuen Jahr fällig und bezahlt werden, gilt: diese sind im alten Jahr zu buchen.

Zusätzlich sind für E-Bilanzierer noch folgende Dinge zu prüfen bzw. relevant:

  • Meistens wird, wenn Sie Waren haben die Inventur am Jahresende fällig. Ihre Waren müssen Sie einmal im Jahr durchzählen. Die Differenz zwischen tatsächlichem Inventurbestand und dem verbuchten Bestand müssen Sie als Bestandsveränderung verbuchen.
  • Rechnungen am Jahresende müssen in das richtige Jahr zugeordnet werden. Somit können Rechnungsabgrenzungsbuchungen notwendig werden. Weiter kann es sein, dass die Vorsteuer noch im alten Jahr in der Umsatzsteuererklärung aufzuführen ist, aber erst als Kosten in die neue Bilanz gehört.
  • Unter Umständen, kann es sein, dass Rücklagen zu bilden sind (z. B. als UG, die gesetzliche Gewinnrücklage als auch satzungsmäßige Rücklagen, die in Verträgen verankert wurden). Mit diesen Rücklagen stärken Sie die Eigenkapitalbasis von Ihrem Unternehmen.
  • Evtl. kann es notwendig sein Rückstellungen zu bilden. Rückstellungen können Sie für bestimmte Kosten bilden, die im nächsten Jahr auf Sie zukommen werden (z. B. für Gewährleistungsansprüche, die erfahrungsgemäß entstehen werden oder für Abschluss- und Prüfungskosten Ihrer Buchhaltung).
  • Stimmen Aktiv- und Passivsaldo Ihrer Bilanz überein? Wenn nicht, überprüfen Sie zunächst Ihre von Hand eingegebenen Anfangssalden.

Ausführlicher finden Sie alle notwendigen Buchungen und Prüfungen auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss“  beschrieben. 

Neues Buchungsjahr 2025 in Kontolino! anlegen

Für die Vorgehensweise haben wir für Sie ein neues Video erstellt:

Neues Buchungsjahr erstellen

Wenn Sie lieber nachlesen, finden Sie alles in unserem Handbuch auf der Seite „Folgeperiode erstellen“ beschrieben.

Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2024

Und wie Sie nachträglich Ihre veränderten Salden vom Jahr 2024 erneut in das Jahr 2025 übertragen können, können Sie in folgendem Video ansehen:

Erneute Saldenübernahme ins neue Buchungsjahr

Falls Sie auch hier lieber nachlesen wollen, finden Sie alles Wissenswerte unter „Buchungen im alten und Jahr parallel „.

Das komplette Kontolino!-Team wünscht Ihnen einen guten, zügigen Jahresabschluss 2024 und ein neues, erfolgreiches Buchungsjahr 2025!

Jahressteuergesetz 2024

Das Jahressteuergesetz 2024 wurde am 22. November vom Bundesrat verabschiedet. In diesem Artikel wollen wir Ihnen – aus der Sicht kleinerer Unternehmer – die wesentlichen Inhalte vorstellen. Dabei wollen wir zuerst darauf hinweisen, dass das Gesetz viel umfassender ist und viel mehr beinhaltet, als die von uns in diesem Artikel vorgestellten Themen.

Photovoltaikanlagen

Die Steuerbefreiung für kleine Photovoltaikanlagen wird ab dem 01. Januar 2025 vereinheitlicht: Es gilt nun für alle Gebäudearten die maximal zulässige Bruttoleistung von 30 kW (peak). Bisher gab es verschiedene Bruttoleistungen pro Gebäudeart, unter der man steuerbefreit war.

Eingangsrechnungen von einem Ist-Versteuerer

Ab dem 01. Januar 2028 dürfen Sie – wenn Sie eine Rechnung von einem Ist-Versteuerer – enthalten erst Ihre Vorsteuer abziehen, wenn Sie die Rechnung bezahlt haben. Damit Sie wissen, dass Ihr Rechnungsaussteller Ist-Versteuerer ist, wird eine neue Pflichtangabe für Rechnung eingeführt. Zu der Umsetzung in Kontolino! werden wir Sie rechtzeitig vorher informierern.

Kleinunternehmerregelung

Für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung gibt es Umsatzgrenzen. Diese Umsatzgrenzen für das vorherige Jahr wird von 20.000 € auf den 25.000 € und für das laufende Jahr von 50.000 € auf 100.000 € angehoben. Diese neuen Grenzen gelten ab dem 01. Januar 2025.

E-Bilanz

Es wird nun ausdrücklich festgeschrieben, dass der Anlagenspiegel übermittelt werden muss. Dies war bisher nur implizit der Fall. Ein Export Ihres Anlagenspiegels ist bereits jetzt in Kontolino! möglich.

Zusätzlich kommt die Übermittlungspflicht von Kontennachweisen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, hinzu. Dazu werden wir uns für Kontolino! rechtzeitig bezüglich einer Exportmöglichkeit vorher Gedanken machen.

Zusammenfassung

Das waren aus unserer Sicht die wichtigsten Änderungen aus dem Jahressteuergesetz 2024 für kleine Unternehmen. Die Auswirkungen auf Kontolino! daraus haben wir im Blick und wir werden Sie über Programmänderungen bzw. weitere Features rechtzeitig informieren.

Neuer automatischer Nummernkreis für SEPA-Mandatsreferenz verfügbar

In Kontolino! steht Ihnen ein neuer automatischer Nummernkreis zur Verfügung. Dieser Nummernkreis dient dazu SEPA-Mandatsreferenzen eindeutig für jeden Ihrer Kunden zu erfassen, bei denen Sie den Betrag per SEPA-Lastschriftverfahren einziehen.

Wie gehen Sie vor?

Als erstes erfassen Sie unter dem Menüpunkt „Verwalten—>Belegnummern“ einen neuen Nummernkreis für automatische SEPA-Mandatsreferenzen. Dabei können Sie wie gewohnt

  • eine Buchstaben-Zahlenkombination vor (Präfix) der Nummer, die hochgezählt werden soll und
  • genauso eine Buchstaben-Zahlenkombination (Suffix) nach der Nummer, die hochgezählt werden soll

festlegen. Weiter können Sie die Anzahl der Ziffern und die zuletzt von Ihnen manuell vergebene Nummer eingeben. Die detaillierte Vorgehensweise können Sie auf unserer Seite „So legen Sie Belegnummernkreise an“ nachlesen. Oder Sie schauen unser Video dazu an. Diesen Schritt müssen Sie nur einmalig für Ihre Mandatsreferenzen erledigen.

Danach erfassen Sie wie gewohnt unter dem Menüpunkt „Faktura –>Neue Rechnung…“ Ihre Rechnung. Sobald Sie nun als Zahlungskondition eine auswählen, die als Zahlungsmittel „SEPA-Lastschrift“ enthält, erscheinen zusätzliche Felder in Ihrer Rechnung. Darunter auch das Feld Mandats-Referenz. Hier können Sie nun in der erscheinenden Liste, Ihren vorher festgelegten Nummernkreis auswählen. Außerdem werden die Bankdaten von Ihrem angelegten Kunden in die Felder darunter übernommen.

Da die Mandatsreferenz eine Pflichtangabe sowohl bei sonstigen Rechnungen als auch bei E-Rechnungen ist, können Sie so schnell und einfach dieser Pflicht beim Schreiben von Rechnungen in Kontolino! nachkommen.

E-Rechnungen aus der Belege-Inbox visualisieren

Sie können Ihre Belege auf verschiedene Wege zu jedem Zeitpunkt zum Verbuchen in die Belege-Inbox von Kontolino! legen. Dort liegen diese Belege dann bereit, bis Sie diese verbuchen möchten.

Zum Verbuchen, öffnen Sie die Belege-Inbox und klicken auf den blauen Pfeil hinter dem entsprechenden Belege – soweit nichts Neues. Aber nun wird es spannend: Kontolino! überprüft nun, ob es sich bei Ihrem Beleg um eine E-Rechnung handelt. Sprich, ob in Ihrem Beleg maschinenlesbare Informationen enthalten sind. Sind sie das, werden diese Informationen für Sie dargestellt – sprich visualisiert.

Was bedeutet, die Visualisierung von E-Rechnungen?

Der Gesetzgeber verlangt, dass alle E-Rechnungen einen strukturierten, maschinenlesbaren Datenteil enthält, der alle Informationen der Rechnung enthält. Dabei ist es sogar so, dass wenn eine E-Rechnung einen pdf-Teil enthält und einen maschinenlesbaren Teil enthält, der maschinenlesbare Teil der gültige Teil der Rechnung ist, falls Unterschiede existieren sollten. Somit ist es notwendig, den maschinenlesbaren Teil einer E-Rechnung auch so darzustellen, dass diesen Menschen erfassen können. Und genau das versteht man unter der Visualisierung der E-Rechnung: sprich die Informationen, die der maschinenlesbare Teil der E-Rechnung enthält, werden so dargestellt, dass wir Menschen diese auch erfassen und verstehen können. Und dies macht nun Kontolino! auch für Belege in der Belege-Inbox. So sind Sie bereits jetzt auf keine externen Visualisierungstools mehr angewiesen!

Weitere Schritte

 Zusätzlich zum visualisierten Beleg erscheinen zwei neue Buttons: klicken Sie hier an, ob es sich um eine Ausgangs- oder Eingangsrechnung handelt.

Handelt es sich um eine Ausgangsrechnung, bekommen Sie die Rechnung angezeigt und den fertigen Buchungsvorschlag. Sie müssen diesen nur noch prüfen und mit einem Klick verbuchen.

Handelt es sich um eine Eingangsrechnung, kommen Sie bisher auf den normalen Verbuchungsdialog. Bisher ist dieser noch wie gewohnt – bis auf das Buchungsdatum – leer. Sie ahnen schon, hier wird in Zukunft mehr Unterstützung erfolgen. Leider ist das sehr aufwendig, da es verschiedene Formen der E-Rechnung gibt – und auch noch nicht alle Einzelheiten geklärt sind… Hier bleibt es auf jeden Fall spannend.

Und wenn es sich um keine E-Rechnung handelt?

Dann bemerkt das Kontolino! und bietet Ihnen die Möglichkeit weitere Angaben zum Beleg zu erfassen. So können Sie das Buchungsdatum, den Titel und eine Kategorie festlegen. Der Titel wird aus Buchungstext übernommen und die Kategorie dient da dazu, die Buchungskonten vorzubelegen.

Diese Angaben sind freiwillig und müssen nicht gemacht werden. Wollen Sie keine Angaben ergänzen, klicken Sie einfach auf den Button „Verbuchen…“. Und Sie können wie gewohnt den Beleg verbuchen.

Wollen Sie einfach nur die Angaben „Speichern“, dann klicken Sie auf den entsprechenden Button und Sie kommen zurück in die Belege-Inbox. Wollen Sie den Beleg mit Hilfe der weiteren von Ihnen gemachten Angaben verbuchen, dann klicken Sie auf den Button „Verbuchen…“
 

BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Nachdem das Bundesministerium der Finanzen (BMF) bereits am 13. Juni 2024 einen Entwurf zum Thema E-Rechnung veröffentlicht hat (siehe Entwurf eines BMF-Schreiben zur E-Rechnung), wurde am 15. Oktober 2024 nun das endgültige Schreiben veröffentlicht. In diesem Artikel wollen wir Ihnen die wesentlichen Inhalte vorstellen. Vorab: die Inhalte decken sich mit einigen wenigen Unterschieden mit unserem bereits veröffentlichen Blogbeitrag „Entwurf eines BMF-Schreiben zur E-Rechnung„. Außerdem wurden weitere Details wie z. B. der Umgang von Endrechnungen geklärt. Die Änderungen erkennen Sie im Text mit dem Stichwort „Änderung„.

E-Rechnungspflicht

Rechnungen müssen grundsätzlich nach dem 31. Dezember 2024 als E-Rechnungen (siehe Kapitel 2.2.2) ausgestellt werden, wenn

  • es sich um eine Rechnung an ein anderes Unternehmen handelt
  • beide Unternehmen Ihren Sitz in Deutschland haben
  • der Rechnungsbetrag über der Kleinbetragsgrenze von 250 € liegt (siehe Kapitel 2.2.4)
  • es sich nicht um Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, handelt (Heilberufler, Dozenten an öffentlichen Bildungseinrichtugen, Versicherungsmakler etc.)
  • es sich nicht um Fahrausweise handelt (siehe Kapitel 2.2.4).

So müssen laut dem BMF-Schreiben auch Kĺeinunternehmer und Land- und Forstwirte in Zukunft E-Rechnungen ausstellen. Änderung: Zwar nicht im BMF-Schreiben, aber über das Jahressteuergesetz 2024 soll für Kleinunternehmer die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen entfallen. Das Jahressteuergesetz 2024 ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht verabschiedet.

Auch Gutschriften (siehe Kapitel 2.2.2 Nr. 17) müssen als E-Rechnung erstellt werden. Da diese Umstellung an IT-Systeme einen erheblichen Aufwand stellt, werden großzügige Übergangsfristen im BMF-Schreiben eingeräumt. Dazu aber später mehr.

Rechnungsarten ab dem 01. Januar 2025

Die Begrifflichkeit von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) und sonstigen Rechnungen wird in Zukunft neu definiert.

Unter den Begriff elektronische Rechnung, fallen dann nur noch Rechnungen, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (siehe BMF-Schreiben Kapitel 2.1.1). Dabei reicht es aus, wenn die E-Rechnung maschinenlesbar ist – ein menschenlesbares Dokument ist nicht mehr erforderlich – aber optional weiter möglich.

Alle anderen Rechnungen, fallen in Zukunft unter den Begriff „sonstige Rechnungen„. Als Beispiele werden JPEG- oder bloße PDF-Dateien angeführt. Aber natürlich fallen auch alle Papierrechnungen unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.

Zulässige Formate einer E-Rechnung

Grundsätzlich muss eine E-Rechnung maschinenlesbar alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhalten. Zusätzliche Informationen sind möglich. Alle Rechnungsangaben müssen in einem strukturierten Format übermittelt und ausgelesen werden können. Änderung: Als Formate werden nicht mehr nur die erwähnt, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, sondern ausdrücklich auch das EDI-Verfahren.

Als Beispiele für Formate, die die Norm EN 16931erfüllen, werden das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 und der XStandard (XRechnung) genannt.

Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format bietet den Vorteil, dass diese aus zwei Teilen besteht:

  • dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) und
  • einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument).

Wird eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format übermittelt, dann gelten bei Abweichungen die Informationen des strukturierten Datenteils.

Eine XRechnung beinhaltet nur den strukturierten Datensatz und ist für den Menschen nicht lesbar. Dies kann über Visualisierungstools aber bewerkstelligt werden.

Änderung: im BMF-Schreiben werden bei den zulässigen Formaten noch weitere technische Details ausdrücklich geschildert, die Kontolino! beim Erstellen von E-Rechnungen bereits umsetzt.

Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die Übermittlung von E-Rechnungen muss elektronisch erfolgen. Entweder über das Versenden von der E-Rechnung per Mail oder der Bereitstellung der E-Rechnung in einer Schnittstelle oder der Möglichkeit eines Downloads. Änderung: Eine Übergabe der E-Rechnung per USB-Stick war im Entwurf als Austauschmöglichkeit ausgeschlossen werden. Dies wurde im endgültigen Schreiben gestrichen. Somit ist auch eine Übermittlung der E-Rechnung auch per Zwischenspeichern auf einem USB-Stick und dessen Weitergabe möglich.

Für den Empfang von E-Rechnungen reicht es aus, wenn der Empfänger ab dem 01. Januar 2025 eine E-Mail-Adresse zur Verfügung stellt. Sprich der Empfänger muss die Datei entgegennehmen und somit auch 8 Jahre lang bei sich im ursprünglichen Format aufbewahren können. Weiter muss die E-Rechnung unveränderbar und vom Finanzamt auswertbar sein.

Zu mehr ist der Empfänger aber derzeit nicht verpflichtet. Sprich die maschinelle Weiterverarbeitungsmöglichkeit der E-Rechnung wird derzeit (also zum 1. Januar 2025) noch nicht verlangt.

Und in Kapitel 4 Nummer 58 und 59 wird klargestellt, dass man, falls man als Empfänger keine E-Rechnung erhält, obwohl man eine erhalten müsste, trotzdem zur Vorsteuerabzug berichtigt ist (vorausgesetzt, die sonstige Rechnung enthält alle Pflichtangabe einer Rechnung)

Weitere Details

Änderung: Weitere Details zu Einzelfällen wurden neu in das BMF-Schreiben aufgenommen:

So wird geklärt, dass Verträge als Anhänge zu einer E-Rechnung übermittelt werden können. Das heißt, wenn Sie zum Beispiel Mietverträge mit Unternehmen haben, einmalig eine E-Rechnung erstellen, aus denen klar hervorgeht, dass dies eine Dauerrechnung darstellt. Und dann können Sie als Anhang den Vertrag mitschicken.

Falls Sie Voraus- oder Anzahlungsrechnungen schreiben, dann sollte die Endrechnung nur noch den Restbetrag enthalten. Da technisch die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil der E-Rechnung darstellbar ist.

Auch Rechnungsberichtigungen müssen als E-Rechnung nach den gleichen Vorgaben, wie die, die bisher auch für Rechnungsberichtigungen gelten, erstellt werden.

Übergangsregelungen

Die Übergangsregelungen gelten nur für den Rechnungsaussteller. Der Rechnungsempfänger muss ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen per z. B. Mail entgegennehmen können.

Bis Ende 2026 können weiterhin alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen. Bis zum Ende 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt Ihr Kunde stimmt zu und Sie als Rechnungsaussteller haben einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen E-Rechnungsvorgaben eingehalten werden.

Wie ist der Stand in Kontolino!?

In Kontolino! können Sie bereits jetzt Ihre Rechnungen als E-Rechnung entweder im ZugFERD-Format oder als ERechnung XML (EN 16931) erstellen. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der Norm EN 16931. Weiter wird beim Erstellen der E-Rechnungen bereits der strukturierte Datenteil visualisiert. Sprich Sie können sehen, welche Informationen maschinenlesbar Ihre E-Rechnung enthält. Zum Erstellen von Rechnungen (auch E-Rechnungen) haben wir unser Video „Rechnungen schreiben“ aktualisiert. Schauen Sie gerne mal rein.

Als Empfänger einer E-Rechnung erfüllt Kontolino! bereits jetzt die gesetzlichen Anforderungen: Sie können E-Rechnungen an die Belege-Inbox von Kontolino! senden (siehe „Wie Sie Belege in die Inbox legen). Dort sind diese dann unveränderlich abgelegt und aufbewahrt. Als nächste Schritte planen wir zusätzlich die E-Rechnungsinhalte zu visualisieren und danach, die für die Buchung notwendigen Informationen direkt in die Buchungsmaske zu übernehmen.

Zusammenfassung

Auch wenn vieles sich noch unklar anhört und sehr kompliziert – später werden die E-Rechnungen eine große Erleichterung, gerade auch in der Buchhaltung mit sich bringen. Kontolino! ist bereits mitten in der Implementierung, um Ihnen die Vorteile in Verbindung mit der E-Rechnung zur Verfügung stellen zu können.

Die Visualisierung von E-Rechnungen ist in Kontolino! umgesetzt

Nachdem Sie mit Kontolino! E-Rechnungen schreiben und vermailen können (siehe E-Rechnung in Kontolino! ab nun verfügbar), wurde in Kontolino! nun der nächste Schritt umgesetzt: Sie können nun Ihre E-Rechnung in Kontolino! auch visualisieren.

Was bedeutet, die Visualisierung von E-Rechnungen?

Der Gesetzgeber verlangt, dass alle E-Rechnungen einen strukturierten, maschinenlesbaren Datenteil enthält, der alle Informationen der Rechnung enthält. Dabei ist es sogar so, dass wenn eine E-Rechnung einen pdf-Teil enthält und einen maschinenlesbaren Teil enthält, der maschinenlesbare Teil der gültige Teil der Rechnung ist, falls Unterschiede existieren sollten. Somit ist es notwendig, den maschinenlesbaren Teil einer E-Rechnung auch so darzustellen, dass diesen Menschen erfassen können. Und genau das versteht man unter der Visualisierung der E-Rechnung: sprich die Informationen, die der maschinenlesbare Teil der E-Rechnung enthält, werden so dargestellt, dass wir Menschen diese auch erfassen und verstehen können.

Wie ist die Umsetzung in Kontolino!?

In Kontolino! können Sie sowohl bei der Vorschau der Rechnung als auch nach dessen Fertigstellung, Ihre E-Rechnung je nach gewähltem Rechnungsformat in drei verschiedenen Darstellungsformen einsehen:

die PDF-Sicht: Das ist die menschenlesbare Ansicht – wie bisher auch:

PDF-Vorschau einer Rechnung mit dem Briefkopf und Adresszeile sowie Betreffzeile einer Rechnung

die E-Rechnung (visuell): In diesem Fenster, sehen Sie visualisiert alle Rechnungsangaben, die in der XML-Datei abgespeichert werden. Unter der Rubrik „Sonstiges“, werden übrigens Ihre Texte, die Sie in den Textbausteinen definieren abgespeichert und dargestellt. Hinweis: Das entspricht der oben erläuterten Visualisierungsmöglichkeit.

Visualisierte Darstellung von Informationen des maschinenlesbaren Teils einer E-Rechnung wie Rechnungsdaten, Käufer, Verkäufer

die E-Rechnung XML: Hier sehen Sie den maschinenlesbaren Teil Ihrer Rechnung. So sehen Sie eingebettet in den vorgegebenen sogenannten Tags, die einzelnen Informationen Ihrer Rechnung. Zugegebenermaßen nicht sehr menschenfreundlich zum Lesen.

XML-Darstellung einer E-Rechnung mit öffnenden und schließenden Tags.

Zusammenfassung

Damit ist ein weiterer wichtiger Schritt zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung in Kontolino! getan. So können nun nicht nur E-Rechnungen in Kontolino! geschrieben, unveränderbar gespeichert, aufbewahrt und vermailt werden, sondern auch visualisiert. Mehr zu den Rechnungsformaten und Erstellung von E-Rechnungen finden Sie in unserem Handbuch auf den Seiten Elektronische Rechnungsformate und Neue Rechnung schreiben.

Ihre Ansprechpartner in Rechnung angeben

Beim Schreiben Ihrer Rechnung unter dem Menüpunkt „Faktura—>Neue Rechnung…“ können Sie nun optional Ihre Ansprechpartner im Haus angeben. Dies können Sie bei den Grunddaten Ihrer Rechnung im ersten Schritt beim Schreiben einer neuen Rechnung tun. Davor müssen Sie einmalig Ihre Ansprechpartner unter dem Menüpunkt „Verwalten –>Firma/Anschrift“ angeben. Für Ihre Rechnung sind dabei neben dem Namen des Ansprechpartners die Telefonnummer und E-Mail-Adresse wichtig.

Einmal eingegeben können Sie dann beim Schreiben einer neuen Rechnung über den Personen-Button hinter dem Namen Ihren Ansprechpartner bequem auswählen und die restlichen Kontaktdaten werden automatisch von Kontolino! in die Rechnung übernommen.

Sie haben noch nie Rechnungen in Kontolino! geschrieben? Dann lesen Sie nachstehend, welche Vorteile diese Funktion von Kontolino! für Sie bereithält:

Was dafür spricht, Ihre Rechnungen in Kontolino! zu schreiben

Die Vorteile für Sie sind:

  • Sie können Ihren Briefbogen als Hintergrund in Kontolino! verwenden – oder aber in Kontolino! schnell selber einen erstellen.
  • Sie können Sich eigene Rechnungsvorlagen anlegen, so dass Ihre Rechnungen Ihrem Stil entsprechen und immer die gleichen Textbausteine enthalten. Da Sie das nur einmalig für Ihre Rechnungen festlegen, flutscht danach die Rechnungserstellung um so schneller. Ein weiterer Pluspunkt dieser Vorgehensweise: Ihre Rechnungen entsprechen dann immer dem gleichen Aufbau und Ihr Kunde erkennt diese schnell als Ihre und findet sich schnell auf der Rechnung zurecht.
  • Sie können alle Ihre Kunden mit Ansprechpartner und weiteren nützlichen Informationen in Kontolino! anlegen und pflegen. Sogar ein Import Ihrer Kundendaten von anderen Systemen ist möglich. Übrigens können Sie auch Ihre Lieferanten in Kontolino! genauso eingeben. So können Sie Kontolino! auch als Adress- bzw. Telefonbuch Ihrer Kunden und Lieferanten nutzen. Da Kontolino! nicht auf Ihrem Rechner installiert ist, sondern Sie Sich im Internet anmelden – haben Sie so Ihre Kunden- / Lieferantendaten auch von unterwegs immer dabei.
  • Weiter können Sie auch Ihre Produkte incl. Preise sowie Ihre Zahlungskonditionen einmalig anlegen. Das schafft Ihnen einen Überblick und Preisänderungen können zentral an einer Stelle erledigt werden.
  • Da Sie Ihre Grunddaten nur einmalig festlegen, können Sie darauf aufbauend sehr schnell Rechnungen schreiben. Und wenn Sie nur einmalig eine Rechnung an diesen Kunden schreiben bzw. dieses Produkt verkaufen, dann können Sie auch dies ohne die Eingabe der Stammdaten tun. So sind Sie in Kontolino! maximal flexibel.
  • Und wenn Ihre Rechnungsvorlage mal bei einer Rechnung doch nicht passen sollte, dann können Sie sogar jede einzelne Rechnung noch individuell anpassen. So können Sie z. B. Ihre einleitenden Worte zur Rechnung schnell ändern.
  • Sie können sicher sein, dass Ihre Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Denn Kontolino! warnt Sie, wenn Sie Pflichtfelder nicht ausgefüllt haben und Sie können keine Rechnung erstellen, so lange nicht alle Pflichtfelder gefüllt sind.
  • Sie können Ihre Rechnungen direkt aus Kontolino! heraus an Ihre Kunden mailen. Aber natürlich ist auch ein Ausdruck oder ein Herunterladen der Rechnung als Datei jederzeit möglich. Und Sie haben – sobald Sie Internet haben – Ihre Rechnungen immer dabei. So können Sie auch vor Ort beim Kunden oder unterwegs schnell noch eine Rechnung schreiben oder etwas nachschauen.
  • Ein großer Pluspunkt: Ihre Rechnung ist gleich in der Buchhaltung und kann mit wenigen Klicks verbucht werden. Sei es gleich die Forderung nach der Rechnungserstellung oder der Zahlungseingang. Gerade beim Verbuchen des Zahlungseinganges zeigt Kontolino! seine Stärke: denn kommt das Geld über Ihre Bank, schlägt Kontolino! beim Verbuchen Ihres Bankkontos direkt die passenden Rechnungen vor. Sie klicken auf die vorgeschlagene Rechnung und der komplette Buchungssatz incl. der Rechnungsdatei ist bereits ausgefüllt. Sie müssen nur noch prüfen und auf „Buchen“ klicken und schon ist der Zahlungseingang verbucht und die Rechnung als bezahlt markiert.
  • Sie können in Kontolino! somit auch jederzeit einsehen, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind und entsprechend reagieren.
  • Last but not least: Ihre Rechnung sind wie alle anderen Buchhaltungsdaten auch in Kontolino! GoBD-konform gespeichert. Sie müssen Sich um eine Datensicherung keine Gedanken machen.

Sie sind überzeugt und wollen Ihre erste Rechnung mit Kontolino! schreiben?

Na, dann nichts wie los. Damit dies einfach gelingt, können Sie gerne in unserem Handbuch unter der Rubrik „Faktura“ nachlesen, wie dies funktioniert – oder aber Sie sehen Sich unsere Videos zur Rechnungserstellung an.

Übrigens: gerade sind wir dabei in Kontolino! die Erstellung von E-Rechnungen umzusetzen. Mehr dazu finden Sie in unserem letzten Blog-Beitrag „BMF-Schreiben zur E-Rechnung“ zum Thema. Wobei im Laufe des Jahres bestimmt noch der ein oder andere Beitrag dazu erscheinen wird.