Seit August können Sie mit der Kontolino!-Foto-App unterwegs Ihre Belege mit Ihrer Handy- oder Tablet-Kamera fotografieren und direkt an die Belege-Inbox von Kontolino! schicken. Nun haben wir – auf Anregung von Kundenfeedback – eine neue Funktion für Sie dabei eingefügt:
Sie können nun jedes Foto, dass Sie von einem Beleg gemacht haben zuschneiden. So können Sie unnötige Ränder, die beim Fotografieren entstehen bequem in der App entfernen. Ihnen wird nach dem Knipsen des Fotos in der App das Bild dargestellt. Mit dem Klick auf den blauen Zuschneide-Button, aktivieren Sie die Möglichkeit des Zuschneidens. Nun können Sie mit dem Finger ein Rechteck aufziehen, in dem Sie auf das Bild tippen und den Finger bewegen. Sie können den Vorgang so oft wiederholen, bis der Ausschnitt für Sie passt. Danach klicken Sie auf den grünen Button, um den Ausschnitt zu speichern und mit den weiteren Schritten der App fortzufahren.
Alle Schritte der App finden Sie in den folgenden Bildern dargestellt:
Wie Sie die App bei Sich auf dem Handy oder Tablet installieren und benutzen, können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Die Kontolino!-Foto-App“ nachlesen. Dort ist auch beschrieben, was passiert, falls Sie unterwegs auf einmal „offline“ sind.
Hinweis: Wenn Sie die Kontolino!-Foto-App nutzen, denken Sie daran Ihre Verfahrensdokumentation zu aktualisieren.
ist ab heute für Sie verfügbar. Mit dieser App können Sie unterwegs Ihre Belege mit Ihrer Handy- oder Tablet-Kamera fotografieren und direkt an die Belege-Inbox von Kontolino! schicken. In diesem Artikel wollen wir Ihnen kurz vorstellen, wie die Foto-App funktioniert.
Funktionsweise der Kontolino!-Foto-App
Einmal auf Ihrem Start-Bildschirm installiert, starten Sie die App mit einem Klick auf das Kontolino!-Icon Sie kommen daraufhin auf den Start-Bildschirm der Foto-App. Dort können Sie mit Klick auf den Button „Bitte machen Sie ein Foto“, entweder durch Öffnen der Kamera ein Foto Ihres Beleges machen oder bereits verfügbare Fotos aus Ihrer Fotomediathek auswählen. Mit Klick auf den Button „Weiter“, wird Ihnen für jedes ausgewählte Foto ein kleines Vorschaubild angezeigt. Zudem sehen Sie den Dateinamen, das Datum und ein leeres Feld für den Titel Ihres Beleges. Sie können nun die Einträge bei Bedarf ändern. Oder Sie klicken auf den Button „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Im nächsten Schritt müssen Sie Ihre Kontolino! Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort) eingeben. Nun können Sie Ihre Belege zu Kontolino! absenden. Hat alles geklappt, sehen Sie die Erfolgsmeldung auf Ihrem Handy bzw. .Tablet. Ihr Beleg ist nun in der Kontolino!-Belege-Inbox gespeichert.
Sobald Sie Sich in Kontolino! anmelden, können Sie wie gewohnt auch diesen Beleg in der Belege-Inbox ansehen und von dort aus verbuchen.
Wie Installieren Sie die Kontolino!-Foto-App?
Zum Installieren der App scannen Sie einmalig den nebenstehenden QR-Code mit Ihrer Handy- oder Tablet-Kamera – oder geben die Adresse: https://app.kontolino.de/foto-app/ ein. Wenn Sie ein Android-Gerät verwenden, poppt ein Bildschirm auf, auf dem Sie gefragt werden, ob Sie die App auf Ihrem Start-Bildschirm hinzufügen wollen. Bestätigen Sie dies und Sie haben das Kontolino!-Icon auf Ihrem Handy und können von dort aus jederzeit die App öffnen.
Wenn Sie ein Apple-Gerät verwenden, müssen Sie, um die App auf Ihrem Start-Bildschirm hinzuzufügen wie folgt vorgehen: Sie gehen auf das Teilen-Symbol in Ihrem Browser und wischen dann mit Ihrem Finger von unten nach oben. Nun erscheint der Eintrag: „Zum Home-Bildschirm“. Klicken Sie darauf und die App ist nun auf Ihrem Start-Bildschirm per Klick auf das Icon von Kontolino! verfügbar.
Hinweis: Wenn Sie die Kontolino!-Foto-App nutzen, denken Sie daran Ihre Verfahrensdokumentation zu aktualisieren.
Zusammenfassung
Mit der Kontolino!-Foto-App können Sie von unterwegs bequem Ihre Belege für Ihre Buchhaltung abfotografieren und diese mit wenigen Klicks in die Belege-Inbox von Kontolino! absenden. So kann kein Beleg mehr verloren gehen. Alle Ihre so hochgeschickten Belege stehen Ihnen in der Belege-Inbox zur Verbuchung wie gewohnt bereit. – Und die App ist für alle Nutzer verfügbar: denn diese ist bereits ab dem Paket Basis freigeschalten.
Auch für das Jahr 2024 veröffentlichte das BMF (Bundesministerium der Finanzen) in seinem Schreiben vom 21.11.2023 neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Hinweis: inzwischen ist die Regelung im Lohnsteuerhandbuch aufgenommen worden.
Die neuen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen für betrieblich bedingte Reisen ins Ausland, dienen dazu die Mehrkosten, die Reisenden entstehen betrieblich zu erfassen. Schließlich können Sie an den Tagen nicht zu Hause kochen – und teilweise ist das Ausland viel teurer als Deutschland. So können Sie die im BMF-Schreiben genannten Pauschalen selbst Sich bzw. Ihren Mitarbeitern für Dienstreisen ins Ausland als Ausgleich für Ihre Mehrkosten überweisen. Und das ohne Belege sammeln zu müssen. In dem BMF-Schreiben finden Sie auch wichtige Hinweise dazu, welche Pauschalen bei z.B. mehrtägigen Reisen mit Grenzübertritten anzusetzen sind.
Die veränderten Beträge sind durch Fettdruck der Zahlen in der Tabelle zu erkennen. So ändern sich für das Jahr 2024 zum Beispiel die Beträge für Italien, Norwegen, Finnland, Österreich, in Teilen von Spanien, Georgien, Kanada, Brasilien, Australien und noch einige mehr.
Sie wissen nicht genau, wie Sie Ihre Dienstreisen verbuchen müssen?
Dann lesen Sie alles über das Berechnen und Verbuchen von Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen in unserem Kontierungslexikon auf der Seite „Reisekosten verbuchen“ nach. Dabei finden Sie sowohl die Buchungen für Sich als Selbstständiger wie auch für Ihre Arbeitnehmer bzw. Sie als Arbeitnehmer (z. B. als Geschäftsführer einer UG bzw. GmbH) erläutert.
Wenn Sie Kontolino! benutzen werden Sie bei den Buchungen und der Wahl der Konten von unserem Buchungsassistenten unterstützt.
Und wenn Sie es noch einfacher haben wollen? Dann nutzen Sie doch Spesenfuchs. Spesenfuchs ist ein Programm von Kollegen von uns, das Reisekostenabrechnungen erstellt. Und damit nicht genug: in Spesenfuchs werden fertige Buchungssätze für Ihre Reisen erzeugt und können mit wenigen Klicks nach Kontolino! direkt importiert werden. Wenn Sie neugierig geworden sind, können Sie in unserem Beitrag „Spesenfuchs und Kontolino!“ weitere Details dazu erfahren.
Für Nutzer von Billbee und Kontolino! gibt es eine wichtige Neuerung, die leider zu einem gewissen Mehraufwand führt. Sie hängt mit der Pflicht zusammen, Rechnungen bestimmter Plattformen nach gewisser Zeit zu anonymisieren und zu archivieren.
In den letzten Wochen erreichten uns zunehmend Beschwerden von Nutzern, deren Import von Rechnungsdaten aus Billbee nicht funktioniert hatte. Einige Rechnungen wurden zwar importiert, aber keine Belegabbilder (PDF-Dateien) angehängt.
Zunächst gingen wir von einem Fehler in unserer Schnittstelle aus und versuchten, die Ursache zu finden. Letzlich war aber nur klar, dass immer wieder die selben Rechnungen ohne Belegabbilder per API bei uns ankamen.
Dabei war die Fehlermeldung vom API ein wenig irreführend. Einerseits wurde explizit angegeben, dass kein Fehler vorliege, aber gleichzeitig wurde per Fehlertext darauf hingewiesen, dass die Rechnung nicht änderbar sei. Letzlich klärten wir die Situation mit Billbee. Es handelt sich nicht wirklich um einen Fehler bei der Sache, aber eben auch nicht um einen fehlerfreien Abruf der Rechnung … 😉
Hintergrund der Sache ist, dass Billbee aufgrund von Anforderungen, die von große Plattformen her kommen, Rechnungen archivieren und anonymisieren muss. Dabei wird dann auch das Erzeugen einer Rechnungs-PDF unterbunden. Für Archivierte Rechnungen gibt es keine Rechnung mehr. Es gibt auch per API keine Möglichkeit, dies zu beeinflussen. Billbee-Nutzer können mit Hilfe eines manuell anzustoßenden Wiederherstellungsprozess dafür sorgen, dass auch nach der Archivierung wieder Rechnungsdokumente nachgeneriert werden können.
Für Kontolino!-Nutzer hat das nun folgende Auswirkungen: Sie müssen auf jeden Fall sicherstellen, dass die Rechnungen allesamt noch nicht archiviert sind oder sie wieder herstellen, bevor der Import angestoßen wird. Ansonsten kann Kontolino! zwar die Rechnungsdaten herunterladen und verbuchen, aber eben keine PDF-Rechnung an die Buchungen anhängen. Die Rechnungs-PDFs sind dann nicht in unserem GoBD-konformen Belegarchiv gespeichert und Sie müssen selbst dafür sorgen, dass Ihre Archivierug GoBD-konform ist. Leider gibt es zu dieser Maßnahme keine Alternative, da per API keine Wiederherstellung möglich ist.
Um Sie vor dem Import an diese Tatsache zu erinnern, warnen wir künftig vor jedem Import mit diesem Hinweis:
Zusammenfassung
Mit dieser Änderung hoffen wir, dass Sie zukünftig nicht mehr vor dem Problem stehen, dass Sie Ihre Rechnungen ohne Belegdatei von Billbee nach Kontolino! nicht importieren können. Allerdings: Ohne Ihre Aufmerksamkeit und entweder der Wiederherstellung der Rechnungen oder Ihrer eigenen separaten GoBD-konformen Dateispeicherung, geht es in Zukunft leider nicht.
Nachdem die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen für die Jahre 2021 und 2022 unverändert blieben, veröffentlichte das BMF in seinem Schreiben vom 03. Dezember 2022 neue Pauschalen für Ihre Dienstreisen ins Ausland für das Jahr 2023. Diese finden Sie inzwischen im BMF Amtliches Lohnsteuer-Handbuch.
Die neuen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen für betrieblich bedingte Reisen ins Ausland, dienen dazu die Mehrkosten, die Reisenden entstehen betrieblich zu erfassen. Schließlich können Sie an den Tagen nicht zu Hause kochen – und teilweise ist das Ausland viel teurer als Deutschland. So können Sie die im BMF-Schreiben genannten Pauschalen selbst Sich bzw. Ihren Mitarbeitern für Dienstreisen ins Ausland als Ausgleich für Ihre Mehrkosten überweisen. Und das ohne Belege sammeln zu müssen. In dem BMF-Schreiben finden Sie auch wichtige Hinweise dazu, welche Pauschalen bei z.B. mehrtägigen Reisen mit Grenzübertritten anzusetzen sind.
Sie wissen nicht genau, wie Sie Ihre Dienstreisen verbuchen müssen?
Dann lesen Sie alles über das Berechnen und Verbuchen von Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen in unserem Kontierungslexikon auf der Seite „Reisekosten verbuchen“ nach. Dabei finden Sie sowohl die Buchungen für Sich als Selbstständiger wie auch für Ihre Arbeitnehmer bzw. Sie als Arbeitnehmer (z. B. als Geschäftsführer einer UG bzw. GmbH) erläutert.
Wenn Sie Kontolino! benutzen werden Sie bei den Buchungen und der Wahl der Konten von unserem Buchungsassistenten unterstützt.
Und wenn Sie es noch einfacher haben wollen? Dann nutzen Sie doch Spesenfuchs. Spesenfuchs ist ein Programm von Kollegen von uns, das Reisekostenabrechnungen erstellt. Und damit nicht genug: in Spesenfuchs werden fertige Buchungssätze für Ihre Reisen erzeugt und können mit wenigen Klicks nach Kontolino! direkt importiert werden. Wenn Sie neugierig geworden sind, können Sie in unserem Beitrag „Spesenfuchs und Kontolino!“ weitere Details dazu erfahren.
Wir wollen uns heute mit einem kleinen Punkteraster beschäftigen, das Ihren Kunden die Zahlung einer Rechnung erleichtert und Ihre Liquidität erheblich verbessert. Und das zum Nulltarif. Die Rede ist vom GiroCode.
Wir alle kennen das: es flattert eine Rechnung herein. Nur eine handvoll Euros oder vielleicht auch eine größere Summe. Man könnte sie jetzt gleich zahlen, oder auch einfach mal beiseite legen, und sich mit der Rechnung beschäftigen, wenn am Monatsende sowieso die Buchhaltung dran ist. Ein kurzer Blick auf die Rechnung, alles drauf, Kundennummer, IBAN des Lieferanten etc. Aber eigentlich hat man jetzt gerade gar keine Lust, die Banking-App zu starten und diese langen Zahlenkolonnen abzutippen. Es gibt jetzt einfach wichtigeres oder interessanteres zu tun.
Dann liegt die Rechnung eben da, im Buchhaltungsstapel oder im Posteingang der Mail-App, zwischen Kundenanfragen, Reklamationen, Erinnerungen aus dem Lieblings-Netzwerk und all dem anderen, was eben auch noch auf Erledigung oder Priorisierung wartet.
Als Lieferant muss man dann eben warten, bis alle Katzenvideos geschaut, Kundenbeschwerden bearbeitet und auch sonst alle anderen Erledigungen gemacht sind, bevor man sein Geld vom Kunden erhält.
Wie kann ich für einen schnelleren Geldeingang sorgen?
Es gibt im Grunde 2 Möglichkeiten, solche Probleme zu umgehen: Entweder, man bietet nur Zahlungsmethoden an, die einer Vorauskasse gleich kommen. Es gibt da inzwischen viele Optionen, von PayPal über GiroPay bis hin zur klassischen SEPA-Lastschrift. Allen gemeinsam ist, dass Kunden hier teilweise noch Wochen nach einer Zahlung ihr Geld einfach wieder zurückholen können. Gut für den Kunden und eine vertrauensbildende Maßnahme, aber eben auch riskant für Verkäufer.
In Deutschland ist aber trotz dieser Sicherheitsmechanismen der Kauf auf Rechnung noch immer eine der beliebtesten Zahlungsmethoden. Für viele Kunden ist es einfach ein sicheres Gefühl, selbst bestimmen zu können, wann und ob sie eine Rechnung bezahlen. Vor allem bei Anbietern, die man noch nicht kennt, ist der Kauf auf Rechnung die beliebteste Variante. Im B2B-Umfeld ist der Kauf auf Rechnung – teilweise auch mit langen Zahlungszielen – nach wie vor Standard. Jeder Unternehmer möchte den Überblick über Geldabflüsse behalten und steuern, wann welche Zahlung das Geschäftsgirokonto verlässt.
Wenn Sie als Anbieter also Ihren Kunden ein sicheres Gefühl geben möchten und dennoch eine möglichst rasche Zahlung erhalten wollen, müssen Sie es Ihren Kunden so einfach und schnell wie möglich machen, eine Rechnung zu bezahlen.
Tippfehler und fehlende Zahlungsinformationen kosten Zeit, Energie und womöglich Kunden
Ein anderes Problem für den Anbieter können bei der Zahlung von Rechnungen fehlende oder falsche Informationen sein, die der Kunde bei der Erfassung einer Überweisung eingibt. So vergisst man schnell mal die Rechnungs- oder Kundennummer oder vertippt sich dabei. Für Sie als Empfänger der Zahlung kann das bedeuten, dass Geldeingänge nicht zu Rechnungen zuordenbar sind. Im schlimmsten Fall überweist ein Kunde nicht selbst, sondern die Lebensgefährtin oder Schwiegermama, oder eben ein GbR-Geschäftsführer, dessen Name Ihnen nicht bekannt ist. So lässt sich im Zweifel eine eingehende Zahlung nur sehr mühsam einer Ausgangsrechnung zuordnen. Im schlimmsten Fall haben Sie mehrere Geldeingänge auf dem Konto, die den gleichen Betrag umfassen und von unbekannten Kontoinhabern kommen. Sie haben zwar Geld bekommen, aber wissen nicht, welche Rechnung da bezahlt wurde. Ärger und Aufwand sind vorprogrammiert: ein Kunde wird angemahnt, der seine Rechnung längst bezahlt hat – nur eben „anonym“. Aus meiner Praxis als Selbstständiger weiß ich: solche Dinge passieren, egal wie fett und farbig auf einer Rechnung um die Nennung von Kunden- und Rechnungnsnummer bei der Zahlung gebeten wird. Es wird einen Prozentsatz an Zahlungseingängen geben, auf denen diese Angaben fehlen oder falsch sind. Das kostet Zeit und Nerven und kann im schlimmsten Fall Kunden so verärgern, dass sie in ihrem Umfeld über ihre schlechten Erfahrungen mit Ihnen berichten.
Ein Punkteraster als Lösung
Hier kommt ein digitaler Nachfolger eines alten Prinzips ins Spiel:
Die älteren Semester unter den Lesern dieser Zeilen können sich vielleicht erinnern: früher lag einer Rechnung des Stromanbieters oder von Quelle, Neckermann oder Schöpflin meist ein vorausgefüllter gelber Überweisungsbogen bei, auf dem der Kunde einfach nur noch seine Kontonummer eintragen und unterschreiben musste. So konnte man sicherstellen, dass alle wichtigen Referenzinformationen zur Rechnung im Buchungstext drin stehen, ohne Übertragungsfehler. Beleghafte Zahlungen sind allerdings längst die Ausnahme. Wir erledigen unsere Bankgeschäfte inzwischen digital, die gelben Formulare sieht man eigentlich nicht mehr.
Hier kommt der GiroCode ins Spiel: ein kleiner QR-Code auf Ihrer Rechnung kann von praktisch jeder Banking-App oder auch der Foto-Überweisung eingelesen werden. Hier geben Sie wie bei der vorausgefüllten Überweisung Ihrem Kunden schon alles mit, was er zum Ausfüllen einer Überweisung an Sie braucht: kompletter Buchungstext (z.B. mit Rechnungs- oder Kundennummer), Ihre Kontonummer als Empfängerkonto und allem drum und dran.
Je einfacher der Zahlvorgang, desto schneller wird er erledigt
Mit diesem kleinen GiroCode auf Ihrer Rechnung kann das mit dem Empfang Ihrer Rechnung bei der Kundschaft auch so aussehen:
Die Kundin öffnen den Umschlag mit Ihrer Rechnung oder nimmt sie aus dem Karton, entdeckt den GiroCode auf der Rechnung und denkt sich: „ach komm, dann mach ich das doch gleich schnell, der Pulli sieht ja echt toll aus und passt“. Sie zückt ihr Handy, klickt auf „Überweisen“, klickt auf das Icon für das Abfotografieren der Rechnung bzw. das GiroCode-Icon in der App, hält das Handy auf die Rechnung und bekommt die fertig ausgefüllte Überweisung zur Korrektur bzw. Freigabe präsentiert. Noch schnell den Fingerabdruck einlesen und das Geld ist unterwegs zum Anbieter. So kann Ihre Kunden das Thema sofort und ganz fix erledigen und Sie bekommen Ihr Geld noch am selben, spätestens aber nächsten Tag.
Durch die vorausgefüllten Informationen im Girocode erhalten Sie genau die Informationen auf dem Bankauszug, die Sie zur Bearbeitung der Zahlung benötigen, im Idealfall ordnet Ihre Buchhaltungssoftware das bereits direkt der korrekten Ausgangsrechnung zu. Fertig.
Der GiroCode oder die Fotoüberweisung – was funktioniert besser?
Der Girocode ist sogar einer Fotoüberweisung überlegen: der Nutzer muss bei einer Fotoüberweisung ein paar Sekunden warten, bis der OCR-Dienst im Web die Informationen aus der abfotografierten Rechnung ausgelesen hat, die Rechnung wandert durchs Internet zu einem Drittanbieter (die Banken kaufen diese Dienstleistung bei Drittanbietern ein) und bei manchen Rechnungen kann die Fotoüberweisung Informationen auf dem Blatt nicht finden. Manchmal passt das Licht nicht und sie kann das Blatt gar nicht einlesen. Bei mehrseitigen Rechnungen, die erst auf dem letzten Blatt die Summe und Mehrwertsteuer enthält, muss man mehrere Seiten abfotografieren und ist dann doch schnell mal wieder 1-2 Minuten beschäftigt. Ein Problem kann auch sein, eine online als PDF eingegangene Rechnung per Handykamera für eine Fotoüberweisung zu knipsen. Hier braucht es je nach Kamera und Monitorauflösung oft mehrere Anläufe…
Das Ergebnis: Ihre Rechnung landet doch wieder erst mal im Stapel bzw. bleibt in der Mail-Inbox, weil das jetzt dann doch erst mal wieder dauert…
GiroCode Superstar
Der Girocode enthält komprimiert alle Informationen für die Zahlung, ohne Details der Rechnung. Er muss nicht weiter interpretiert werden, das Handy kann die darin enthaltenen Daten direkt auslesen und in die Überweisungsmaske eintragen. Es ist kein externes Rechenzentrum involviert, alles bleibt lokal im Gerät, bis (nur) die Überweisung an die Bank übermittelt wird. Der Inhalt der Rechnung bleibt vertraulich. Ein PDF kann man am Bildschirm so weit vergrößern, dass man den Girocode auf jeden Fall abknipsen kann. Man muss nicht herum provbieren, bis das ganze Blatt auf dem Bildschirm zu sehen ist (natürlich um 90 Grad nach links gedreht) und die Kamera alles erfasst.
Notfalls kann man das PDF auch per Fotoüberweisung auslesen, die dann den im Optimalfall den Girocode nutzt, anstatt sich alles aus dem Dokument zusammen zu fieseln.
Das bedeutet, dass der Überweisungsvorgang wirklich blitzartig erledigt ist. Manche Handykameras erkennen sogar direkt, dass ein QR-Code ein Girocode ist und bietet direkt an, eine Banking-App damit zu starten.
Es mag zu schön klingen, um wahr zu sein, aber der Girocode ist sicher, super bequem und macht das Bezahlen einer Rechnung zu einem Vorgang, der in wenigen Sekunden erledigt ist. Viel Angenehmer kann man es einem Kunden nicht mehr machen.
Unsere Erfahrung: Der Girocode beschleunigt den Zahlungseingang
Wir nutzen schon seit über einem Jahr Girocodes auf unseren Rechnungen für unser Buchhaltungsprogramm. Und es zeigt sich, dass Kunden, die per Girocode bezahlen, meist am selben Tag zahlen, an dem sie ein Paket bei uns buchen. Im Schnitt hat sich die Frist, binnen der wir unser Geld bekommen, um fast zwei Tage verkürzt. Dabei sind unsere Lastschriften mit berücksichtigt, die ja immer 5-6 Tage voraus terminiert sind.
Verkanntes Genie – warum eigentlich?
Angesichts der vielen Vorteile überrascht es sehr, dass der Girocode ein Schattendasein fristet. Er scheint vielen Leuten schlichtweg unbekannt zu sein. Das ist völlig unberechtigt und sehr schade, denn er macht praktisch keinen technischen Aufwand, birgt keinerlei Sicherheitsrisiken und funktioniert bombensicher.
Lustiger Weise fallen die Leute reihenweise vor Begeisterung in Ohnmacht, wenn sie sehen, dass eine Fotoüberweisung so tolle Vorschläge machen kann, wenn man eine Rechnung abfotografiert. Das begeistert so sehr, dass man in Kauf nimmt, dass es bei einem gewissen Prozentsatz der Rechnungen eben nicht oder nur unzureichend klappt. Dabei geht es schneller, sicherer und mit wesentlich weniger Aufwand, wenn man einfach nur den GiroCode einliest.
Wie Sie mit Kontolino! einen Girocode auf Ihre Rechnung zaubern
Ein gutes Faktura-Programm sollte natürlich die Option bieten, einen GiroCode auf die Rechnung zu drucken. Und da wir selbst gute Erfahrungen mit dem Girocode gemacht haben – ich selbst kann gar nicht verstehen, dass er so selten auf unseren Eingangsrechnungen zu finden ist – steht diese Option natürlich auch in Kontolino! zur Verfügung, damit Sie Ihren Kunden das Zahlen Ihrer Rechnung so schnell und einfach machen können, wie nur irgend möglich.
Regelmäßig passt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Beträge für den Eigenverbrauch an. Damit trägt das Finanzamt den tatsächlich steigenden Lebenshaltungskosten Rechnung. Mit dem BMF-Schreiben vom 20. Januar 2022 wurden die Werte für das Jahr 2022 bekanntgegeben. Diese Werte können Sie pauschal jeden Monat buchen, ohne Diskussionen über Ihre Privatverbräuche mit dem Finanzamt führen zu müssen.
Welche Besonderheiten müssen Sie beachten?
Ihre Sachentnahmen unterliegen der Umsatzsteuer. Durch Corona wurden die Umsatzsteuersätze für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen auf 7 % gesenkt. Ausgenommen davon sind Getränke. Das heißt, wenn Sie selbst Restaurantbesitzer sind, dann dürfen Sie Ihren Pauschalbetrag für warmes Essen von 2.646 € für das Jahr 2022 mit dem Umsatzsteuersatz mit 7 % verbuchen. Dazu kommt dann noch ein Pauschalbetrag in Höhe von 755 € für Ihre Getränke. Diesen Wert verbuchen Sie mit dem Umsatzsteuersatz in Höhe von 19 %.
Was sind Sachentnahmen?
Wenn Sie Bäcker, Metzger, Gastwirt, Konditor, Einzelhändler sind, geht das Finanzamt davon aus, dass Sie Ihren Privatverbrauch aus Ihrem Unternehmen entnehmen. Und das müssen Sie als Umsatzerlös gegenüber sich selber incl. Umsatzsteuer verbuchen. Nun können Sie entweder Ihre Sachentnahmen alle einzeln auflisten oder Sie machen es sich einfacher und buchen jeden Monat pauschal den vom Finanzamt festgelegten Wert. Dabei beinhaltet das BMF-Schreiben eine Tabelle mit Werten für die verschiedenen Berufsgruppen, die diese Entnahmen buchen müssen.
Und Kontolino! hilft Ihnen dabei?
Kontolino! wäre nicht Ihr Freund, wenn es für die Verbuchung von Eigenverbrauch bzw. Sachentnahmen nicht vorgefertigte Buchungsmuster in unserem Buchungsmuster gäbe. Einfach im Eingabefeld für den Buchungstext das Stichwort, z.B. „Sachent“, eingeben und die passende Buchungsvorlage auswählen – Kontolino! füllt den Buchungssatz komplett aus, Sie müssen nur noch Datum und Betrag anpassen. Einfacher geht es kaum.
Sie wollen Wissen, auf welchen Konten die Pauschbeträge gebucht werden?
Dann lesen Sie in unserem Kontierungslexikon auf der Seite „Pauschalbeträge für Sachentnahmen verbuchen„. Dort finden Sie die Hintergründe der Pauschbeträge ausführlich erklärt und natürlich auch auf welchen Konten genau gebucht werden muss.
Regelmäßig passt das Bundesministerim der Finanzen (BMF) die Beträge für den Eigenverbrauch an. Damit trägt das Finanzamt den tatsächlich steigenden Lebenshaltungskosten Rechnung. Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Juni 2021 wurden die Werte für das 1. und 2. Halbjahr 2021 bekanntgegeben. Diese Werte können Sie pauschal jeden Monat buchen, ohne Diskussionen über Ihre Privatverbräuche mit dem Finanzamt führen zu müssen.
Was sind Sachentnahmen?
Wenn Sie Bäcker, Metzger, Gastwirt, Konditor, Einzelhändler sind, geht das Finanzamt davon aus, dass Sie Ihren Privatverbrauch aus Ihrem Unternehmen entnehmen. Und das müssen Sie als Umsatzerlös gegenüber sich selber incl. Umsatzsteuer verbuchen. Nun können Sie entweder Ihre Sachentnahmen alle einzeln auflisten oder Sie machen es sich einfacher und buchen jeden Monat pauschal den vom Finanzamt festgelegten Wert. Dabei beinhaltet das BMF-Schreiben eine Tabelle mit Werten für die verschiedenen Berufsgruppen, die diese Entnahmen buchen müssen.
Und Kontolino! hilft mir dabei?
Kontolino! wäre nicht Ihr Freund, wenn es für die Verbuchung von Eigenverbrauch bzw. Sachentnahmen nicht vorgefertigte Buchungsmuster in unserem Buchungsmuster gäbe. Einfach im Eingabefeld für den Buchungstext das Stichwort, z.B. „Sachent“, eingeben und die passende Buchungsvorlage auswählen – Kontolino! füllt den Buchungssatz komplett aus, Sie müssen nur noch Datum und Betrag anpassen. Einfacher geht es kaum.
Sie wollen Wissen, auf welchen Konten die Pauschbeträge gebucht werden?
Dann lesen Sie in unserem Kontierungslexikon auf der Seite „Pauschalbeträge für Sachentnahmen verbuchen„. Dort finden Sie die Hintergründe der Pauschbeträge ausführlich erklärt udn natürlich auch auf welchen Konten genau gebucht werden muss.
Das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschalen für Sachentnahmen (auch bekannt als unentgeltliche Wertabgaben) für den Eigenverbrauch in einzelnen Branchen veröffentlicht.
Der Fiskus geht – wohl nicht ganz grundlos – davon aus, dass Inhaber und Mitarbeiter von z.B. Bäckereien, Gaststätten, Metzgereien und ähnlichen Lebensmittelhändlern sich auch aus dem verkauften Sortiment bedienen, um den eigenen privaten Bedarf an Lebensmitteln zu decken.
Kein Entrinnen…
Die in dieser Aufstellung aufgeführten Pauschalbeträge sind mit dem Finanzamt nicht verhandelbar, also auch vegetarische Metzger (gibt es die?) müssen diese Pauschalbeträge als Sachentnahmen im Jahresabschluss ansetzen.
Dabei ist es unerheblich, ob die entnommene Ware ohnehin über Nacht verdorben wäre, sie einfach unverkäuflich war (es hat nicht geklappt, in der Bäckerei auch Tütensuppen anzubieten) oder sonstige Gründe aus Sicht des Steuerzahlers für eine niedriger anzusetzende Entnahme sprechen.
…aber auch Erleichterung in der Buchführung
Immerhin: diese Pauschalbeträge führen dazu, dass es in der Regel nicht notwendig ist, die Entnahme von 750g gemischtem Gulasch für den Eigenverbrauch zu verbuchen, ebenso wenig der Griff in den Kühlschrank mit der amerikanischen Koffeinbrause an einem heißen Sommernachmittag. Es muss lediglich am Monatsende ein 12tel des im verlinkten Dokument aufgeführten Pauschalbetrags als Sachentnahme verbucht werden.
Mehr Informationen zur Verbuchung von Sachentnahmen finden Sie in unserem Kontierungslexikon auf der Seite: Pauschalbeträge für Sachentnahmen verbuchen.
In Kontolino! verbuchen Sie diese Pauschalbeträge mit wenigen Mausklicks mit den Buchungsvorlagen
„Sachentnahmen durch den Unternehmer zum allgemeinen Steuersatz“ oder
„Sachentnahmen durch den Unternehmer zum reduzierten Steuersatz“
Tippen Sie im Textfeld Ihrer Buchung einfach den Suchbegriff „Sachentnahme“ ein, und Sie haben die Buchungsvorlage direkt vor sich.
Nutzen Sie unsere Excel-Vorlage und erstellen Sie Sich Ihren Eigenbeleg
Wie Sie wissen, gilt in der Buchhaltung der eiserne Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Und deshalb müssen Sie für manche Geschäftsfälle Eigenbelege erstellen. Darunter fällt auch die Buchung für Pauschalentnahmen für Sachentnahmen. Für Eigenbelege gibt es Pflichtangaben. Damit Sie keine Pflichtangabe vergessen, nutzen Sie doch einfach unsere Excel-Vorlage für den Eigenbeleg.
Als selbstständiger oder freiberuflicher Unternehmer haben Sie eine Leistung erbracht oder verkaufen in Ihrem Geschäft Waren an viele Kunden. Damit ist Ihr Teil des jeweiligen Geschäftsvorfalls erledigt und für die erbrachte Leistung möchten Sie die vereinbarte Vergütung erhalten. Doch wie kommen Sie jetzt schnell und sicher zu Ihrem Geld?
Mit der Ausgangsrechnung wird Ihre erbrachte Leistung dokumentiert und festgelegt, wie Ihr Kunde die Rechnung korrekt bezahlen kann. Dabei stellen sich viele Fragen, wie beispielsweise:
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Welche Angaben müssen in einer Ausgangsrechnung gemacht werden?
Wie wird die Ausgangsrechnung verbucht?
Gibt es Unterschiede zwischen der Soll- und Ist-Versteuerung?
Wann muss eine Ausgangsrechnung spätestens erstellt werden und wie sind die Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen?
Welche Bedeutung hat Skonto für den Aussteller einer Ausgangsrechnung?
Wie wird gewährtes Skonto aus der Ausgangsrechnung korrekt verbucht?
In unserem Ratgeber befassen wir uns mit diesen wichtigen Themen und geben Ihnen Informationen und Tipps, wie Sie Ihre Ausgangsrechnung richtig schreiben und anschließend verbuchen können.
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Die Ausgangsrechnung bezeichnet die Dokumentation einer Leistung, die von einem Unternehmer an einen Dritten erbracht wird. Es ist hier unerheblich, ob es sich bei dem Dritten um einen weiteren Unternehmer oder einen Endkunden handelt.
Dabei kann es unter Umständen vorkommen, dass Sie als Zwischenhändler oder Verkäufer von bereits gefertigten Waren sowohl mit Ausgangsrechnungen als auch mit Eingangsrechnungen zu tun haben werden.
Beispiel 1:
Sie bestellen für Ihren Onlineshop Waren bei einem Hersteller A.
In diesem Fall stellt Ihnen der Hersteller eine Ausgangsrechnung über die von Ihnen bestellten Artikel. Diese Rechnung ist für Sie eine Eingangsrechnung, die anschließend von Ihnen bezahlt wird.
Beispiel 2:
Sie verkaufen später die gelieferten Waren an einen Ihrer Endkunden B.
Jetzt erstellen Sie bei Lieferung der Ware eine eigene Ausgangsrechnung über die Lieferung, die bei Ihrem Endkunden als Eingangsrechnung zu sehen ist. Aufgrund dieser Rechnung erhalten Sie später den Gegenwert aus der Lieferung auf Ihr Konto.
Welche Angaben müssen in einer Ausgangsrechnung gemacht werden?
Damit Ihre Ausgangsrechnung den gesetzlichen Vorschriften (§ 14 Abs. 4, § 14a Abs. 5 UStG) entspricht, sollten die nachfolgenden Pflichtangaben gemacht werden:
Name und Anschrift des Ausstellers der Rechnung
Name und Anschrift des Empfängers der Rechnung
Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer
Datum der Rechnung
Rechnungsnummer (fortlaufend)
Datum der Lieferung oder bei Dienstleistungen Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde
Bezeichnung und Menge der Waren, die geliefert wurden, oder der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen
Netto Rechnungsbetrag unter Nennung der aufgeschlüsselten Umsatzsteuersätze
Berechnete Umsatzsteuersätze und Ausweis der Steuerbeträge
Brutto Rechnungsbetrag
Angabe von im Vorfeld vereinbarten Skonti, Rabatte oder Boni mit Ausweis der einzelnen Beträge
Zusätzlicher Hinweis für den Rechnungsempfänger auf eine mögliche Steuerschuld des Empfängers der Leistung
Damit Sie Ihr Geld ordnungsgemäß und pünktlich erhalten, sollten Sie in Ihrer Ausgangsrechnung Ihre Bankverbindung und eine vereinbarte Zahlungsfrist zusätzlich angeben.
Unterschiede zwischen Soll- und Ist-Versteuerung bei Ausgangsrechnungen
Der entscheidende Unterschied zwischen der Soll- und Ist-Versteuerung bei Ausgangsrechnungen ist der Zeitpunkt, an dem die fällige Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Soll-Versteuerung:
Bei der Soll-Versteuerung wird der Umsatzsteueranteil sofort am nächsten Termin für die Umsatzsteuererklärung direkt nach der Erstellung der Rechnung an das Finanzamt abgeführt. Dabei ist es unerheblich, ob der Empfänger der Ausgangsrechnung den Rechnungsbetrag bereits bezahlt hat.
Ist-Versteuerung:
Bei dieser Art der Versteuerung wird der Anteil der Umsatzsteuer vom Aussteller der Ausgangsrechnung erst an das Finanzamt abgeführt, wenn der Empfänger der Rechnung auch tatsächlich die offene Forderung bezahlt hat.
Leider kann die Ist-Versteuerung nur von folgenden Selbstständigen und Unternehmern beim Finanzamt beantragt werden:
Kleinunternehmer ohne Buchhaltungspflicht
Freiberufler (z. B. Architekt, Anwalt, Schriftsteller)
Unternehmer mit einem Geschäftsumsatz von weniger als 500.000 Euro im Vorjahr
Wie wird die Ausgangsrechnung verbucht?
Wie eine Ausgangsrechnung verbucht wird ist davon abhängig, ob Sie der Soll- oder der Ist-Versteuerung unterliegen. Auch der Zeitpunkt der Verbuchung ist dabei unterschiedlich.
Verbuchung als Ist-Versteuerer
Als Ist-Versteuerer verbuchen Sie die Ausgangsrechnung erst, wenn Sie einen Zahlungseingang für Ihre Ausgangsrechnung vom Kunden erhalten. Diese verbuchen Sie dann wie folgt:
Sollkonto: Bank Habenkonto: Umsatzerlöse Betrag: Bruttobetrag Mehrwertsteuersatz: Umsatzsteuercode laut Rechnung
Verbuchung als Soll-Versteuerer
Unterliegen Sie hingegen der Soll-Versteuerung, entsteht mit dem Versand der Ausgangsrechnung zum Einen sofort eine Forderung, die Sie jetzt an Ihren Kunden haben. In Ihrer Buchhaltung wird entsprechend das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen angesprochen. Dieses Konto erscheint auf der Aktivseite Ihrer Bilanz, solange die Rechnung noch nicht bezahlt worden ist.
Auf der anderen Seite haben Sie Umsatzerlöse erzielt, die Ihren Gewinn erhöhen. Diese verbuchen Sie mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung wie folgt:
Sollkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Habenkonto: Umsatzerlöse Betrag: Bruttobetrag Mehrwertsteuersatz: Umsatzsteuercode laut Rechnung
Sobald Ihr Kunde den Rechnungsbetrag auf Ihr Bankkonto überwiesen hat, wird das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ausgeglichen und der eingegangene Betrag erscheint auf dem Bankkonto. Hier lautet der Buchungssatz somit wie folgt:
Sollkonto: Bank Habenkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Betrag: Bruttobetrag Mehrwertsteuersatz: keiner (die Mehrwertsteuer wurde ja mit der 1. Buchung bereits dem Finanzamt gegenüber erklärt)
Wir haben übrigens noch hunderte weitere Buchungstipps wie diesen in unserem Kontierungslexikon für Sie zusammen getragen…
Zeitpunkt der Ausstellung sowie Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen bei Ausgangsrechnungen
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass jeder Unternehmer und Selbstständige, der Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer oder juristische Personen erbringt, innerhalb von 6 Monaten eine Ausgangsrechnung erstellen muss. Diese Verpflichtung ist im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 2 UStG) geregelt. In Verbindung mit Grundstücken und Bauleistungen muss eine Ausgangsrechnung auch gegenüber Privatpersonen erstellt werden.
Bezüglich der Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen sieht das Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG) eine Frist von 10 Jahren vor, die ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres beginnt.
Beispiel:
Ausstellungsdatum der Ausgangsrechnung: 15.05.2020
Beginn der Aufbewahrungspflicht: 31.12.2020
Ende der Aufbewahrungspflicht: 31.12.2030
Welche Bedeutung hat Skonto für den Aussteller einer Ausgangsrechnung?
Wenn Sie als Aussteller der Ausgangsrechnung mit Ihrem Kunden ein Skonto vereinbaren, hat das auch für Sie eine Reihe von Vorteilen.
Sie erhalten innerhalb einer angemessenen Frist, die Sie festlegen, Ihr Geld
Es fallen keine möglichen Überwachungsarbeiten und Mahnkosten an, bei zu später Zahlung der Ausgangsrechnung
Wenn Sie beispielsweise einen Betriebsmittelkredit nutzen, erspart Ihnen der zügige Zahlungseingang auf Ihrem Konto Zinsaufwendungen an die Bank
Auf der anderen Seite mindert sich durch die Gewährung von Skonto die Gesamtforderung aus der Ausgangsrechnung um den Betrag des Skontos. Weil es sich beim Zahlungseingang auf Ihrem Konto unter dem Abzug des gewährten Skontos um eine Entgeltminderung handelt, sinkt gleichzeitig der Anteil der an das Finanzamt abzuführenden Umsatzsteuer geringfügig.
Wie wird gewährtes Skonto aus der Ausgangsrechnung korrekt verbucht?
Am besten lässt sich der Vorgang anhand eines Beispiels deutlich machen.
Es wird ein TV-Gerät an einen Endkunden verkauft. Der Preis beträgt EUR 1.000 zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, die mit EUR 190 als Zahlung an das Finanzamt vorzumerken ist. Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen räumt der Händler seinem Kunden ein Skonto von 2 Prozent ein.
Verbuchung als Soll-Versteuerer
Da der Händler bei Rechnungsversand noch nicht weiß, ob sein Kunde das Skonto nutzen wird, lautet die Buchung als Soll-Versteuerer bei Versand der Rechnung wie folgt:
Sollkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.190 € Habenkonto: Umsatzerlöse Betrag: 1.190 € (zum Umsatzsteuercode laut Rechnung)
Nutzt ein Kunde das eingeräumte Skonto von 2 Prozent schließlich vollumfänglich und überweist dem Händler einen Betrag von 1.166,20 €, sehen die entsprechenden Buchungssätze anschließend so aus:
Sollkonto: Bank 1.166,20 € Habenkonto: Forderung aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €
(mit keinem Umsatzsteuercode)
Und die Verbuchung des Skontibetrages:
Soll: gewährte Skonti 23,80 € Habenkonto: Forderung aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €
(mit Umsatzsteuercode laut Rechnung)
Da die Umsatzsteuerschuld beim Finanzamt durch Skonti reduziert und entsprechend korrekt übermittelt werden muss ist es bei der Skontoverbuchung wichtig, den Umsatzsteuercode der Rechnung zu verbuchen.
Verbuchung als Ist-Versteuerer
Als Ist-Versteuerer haben Sie es in diesem Fall deutlich einfacher. Hier buchen Sie die Vorgänge erst, wenn Sie das Geld vom Kunden erhalten haben. Somit reicht es völlig aus, wenn Sie Ihre Umsatzerlöse zusammen mit dem tatsächlich erhaltenen Zahlungseingangsbetrages wie folgt buchen:
Sollkonto: Bank 1.166,20 € Habenkonto: Umsatzerlöse 1.166,20 €
(mit Umsatzsteuercode laut Rechnung)
Fazit
Wie sich zeigt, gibt es für das Erstellen von Ausgangsrechnungen umfangreiche gesetzliche Vorgaben und steuerliche Vorschriften zu beachten. Besonders wenn Sie Ihren Kunden Skonti gewähren, ist es wichtig, die Abzüge korrekt zu verbuchen.
Eine professionelle Buchhaltungssoftware wie Kontolino! unterstützt Sie dabei zuverlässig und einfach – egal ob Sie Soll- oder Ist-Versteuerer sind. So verwandeln sich Ihre Ausgangsrechnungen schnell in Zahlungseingänge auf Ihrem Konto und die Umsatzsteuervoranmeldungen machen sich fast von alleine.
