Wir wollen uns heute mit einem kleinen Punkteraster beschäftigen, das Ihren Kunden die Zahlung einer Rechnung erleichtert und Ihre Liquidität erheblich verbessert. Und das zum Nulltarif. Die Rede ist vom GiroCode.
Wir alle kennen das: es flattert eine Rechnung herein. Nur eine handvoll Euros oder vielleicht auch eine größere Summe. Man könnte sie jetzt gleich zahlen, oder auch einfach mal beiseite legen, und sich mit der Rechnung beschäftigen, wenn am Monatsende sowieso die Buchhaltung dran ist. Ein kurzer Blick auf die Rechnung, alles drauf, Kundennummer, IBAN des Lieferanten etc. Aber eigentlich hat man jetzt gerade gar keine Lust, die Banking-App zu starten und diese langen Zahlenkolonnen abzutippen. Es gibt jetzt einfach wichtigeres oder interessanteres zu tun.
Dann liegt die Rechnung eben da, im Buchhaltungsstapel oder im Posteingang der Mail-App, zwischen Kundenanfragen, Reklamationen, Erinnerungen aus dem Lieblings-Netzwerk und all dem anderen, was eben auch noch auf Erledigung oder Priorisierung wartet.
Als Lieferant muss man dann eben warten, bis alle Katzenvideos geschaut, Kundenbeschwerden bearbeitet und auch sonst alle anderen Erledigungen gemacht sind, bevor man sein Geld vom Kunden erhält.
Wie kann ich für einen schnelleren Geldeingang sorgen?
Es gibt im Grunde 2 Möglichkeiten, solche Probleme zu umgehen: Entweder, man bietet nur Zahlungsmethoden an, die einer Vorauskasse gleich kommen. Es gibt da inzwischen viele Optionen, von PayPal über GiroPay bis hin zur klassischen SEPA-Lastschrift. Allen gemeinsam ist, dass Kunden hier teilweise noch Wochen nach einer Zahlung ihr Geld einfach wieder zurückholen können. Gut für den Kunden und eine vertrauensbildende Maßnahme, aber eben auch riskant für Verkäufer.
In Deutschland ist aber trotz dieser Sicherheitsmechanismen der Kauf auf Rechnung noch immer eine der beliebtesten Zahlungsmethoden. Für viele Kunden ist es einfach ein sicheres Gefühl, selbst bestimmen zu können, wann und ob sie eine Rechnung bezahlen. Vor allem bei Anbietern, die man noch nicht kennt, ist der Kauf auf Rechnung die beliebteste Variante. Im B2B-Umfeld ist der Kauf auf Rechnung – teilweise auch mit langen Zahlungszielen – nach wie vor Standard. Jeder Unternehmer möchte den Überblick über Geldabflüsse behalten und steuern, wann welche Zahlung das Geschäftsgirokonto verlässt.
Wenn Sie als Anbieter also Ihren Kunden ein sicheres Gefühl geben möchten und dennoch eine möglichst rasche Zahlung erhalten wollen, müssen Sie es Ihren Kunden so einfach und schnell wie möglich machen, eine Rechnung zu bezahlen.
Tippfehler und fehlende Zahlungsinformationen kosten Zeit, Energie und womöglich Kunden
Ein anderes Problem für den Anbieter können bei der Zahlung von Rechnungen fehlende oder falsche Informationen sein, die der Kunde bei der Erfassung einer Überweisung eingibt. So vergisst man schnell mal die Rechnungs- oder Kundennummer oder vertippt sich dabei. Für Sie als Empfänger der Zahlung kann das bedeuten, dass Geldeingänge nicht zu Rechnungen zuordenbar sind. Im schlimmsten Fall überweist ein Kunde nicht selbst, sondern die Lebensgefährtin oder Schwiegermama, oder eben ein GbR-Geschäftsführer, dessen Name Ihnen nicht bekannt ist. So lässt sich im Zweifel eine eingehende Zahlung nur sehr mühsam einer Ausgangsrechnung zuordnen. Im schlimmsten Fall haben Sie mehrere Geldeingänge auf dem Konto, die den gleichen Betrag umfassen und von unbekannten Kontoinhabern kommen. Sie haben zwar Geld bekommen, aber wissen nicht, welche Rechnung da bezahlt wurde. Ärger und Aufwand sind vorprogrammiert: ein Kunde wird angemahnt, der seine Rechnung längst bezahlt hat – nur eben „anonym“. Aus meiner Praxis als Selbstständiger weiß ich: solche Dinge passieren, egal wie fett und farbig auf einer Rechnung um die Nennung von Kunden- und Rechnungnsnummer bei der Zahlung gebeten wird. Es wird einen Prozentsatz an Zahlungseingängen geben, auf denen diese Angaben fehlen oder falsch sind. Das kostet Zeit und Nerven und kann im schlimmsten Fall Kunden so verärgern, dass sie in ihrem Umfeld über ihre schlechten Erfahrungen mit Ihnen berichten.
Ein Punkteraster als Lösung
Hier kommt ein digitaler Nachfolger eines alten Prinzips ins Spiel:
Die älteren Semester unter den Lesern dieser Zeilen können sich vielleicht erinnern: früher lag einer Rechnung des Stromanbieters oder von Quelle, Neckermann oder Schöpflin meist ein vorausgefüllter gelber Überweisungsbogen bei, auf dem der Kunde einfach nur noch seine Kontonummer eintragen und unterschreiben musste. So konnte man sicherstellen, dass alle wichtigen Referenzinformationen zur Rechnung im Buchungstext drin stehen, ohne Übertragungsfehler. Beleghafte Zahlungen sind allerdings längst die Ausnahme. Wir erledigen unsere Bankgeschäfte inzwischen digital, die gelben Formulare sieht man eigentlich nicht mehr.
Hier kommt der GiroCode ins Spiel: ein kleiner QR-Code auf Ihrer Rechnung kann von praktisch jeder Banking-App oder auch der Foto-Überweisung eingelesen werden. Hier geben Sie wie bei der vorausgefüllten Überweisung Ihrem Kunden schon alles mit, was er zum Ausfüllen einer Überweisung an Sie braucht: kompletter Buchungstext (z.B. mit Rechnungs- oder Kundennummer), Ihre Kontonummer als Empfängerkonto und allem drum und dran.
Je einfacher der Zahlvorgang, desto schneller wird er erledigt
Mit diesem kleinen GiroCode auf Ihrer Rechnung kann das mit dem Empfang Ihrer Rechnung bei der Kundschaft auch so aussehen:
Die Kundin öffnen den Umschlag mit Ihrer Rechnung oder nimmt sie aus dem Karton, entdeckt den GiroCode auf der Rechnung und denkt sich: „ach komm, dann mach ich das doch gleich schnell, der Pulli sieht ja echt toll aus und passt“. Sie zückt ihr Handy, klickt auf „Überweisen“, klickt auf das Icon für das Abfotografieren der Rechnung bzw. das GiroCode-Icon in der App, hält das Handy auf die Rechnung und bekommt die fertig ausgefüllte Überweisung zur Korrektur bzw. Freigabe präsentiert. Noch schnell den Fingerabdruck einlesen und das Geld ist unterwegs zum Anbieter. So kann Ihre Kunden das Thema sofort und ganz fix erledigen und Sie bekommen Ihr Geld noch am selben, spätestens aber nächsten Tag.
Durch die vorausgefüllten Informationen im Girocode erhalten Sie genau die Informationen auf dem Bankauszug, die Sie zur Bearbeitung der Zahlung benötigen, im Idealfall ordnet Ihre Buchhaltungssoftware das bereits direkt der korrekten Ausgangsrechnung zu. Fertig.
Der GiroCode oder die Fotoüberweisung – was funktioniert besser?
Der Girocode ist sogar einer Fotoüberweisung überlegen: der Nutzer muss bei einer Fotoüberweisung ein paar Sekunden warten, bis der OCR-Dienst im Web die Informationen aus der abfotografierten Rechnung ausgelesen hat, die Rechnung wandert durchs Internet zu einem Drittanbieter (die Banken kaufen diese Dienstleistung bei Drittanbietern ein) und bei manchen Rechnungen kann die Fotoüberweisung Informationen auf dem Blatt nicht finden. Manchmal passt das Licht nicht und sie kann das Blatt gar nicht einlesen. Bei mehrseitigen Rechnungen, die erst auf dem letzten Blatt die Summe und Mehrwertsteuer enthält, muss man mehrere Seiten abfotografieren und ist dann doch schnell mal wieder 1-2 Minuten beschäftigt. Ein Problem kann auch sein, eine online als PDF eingegangene Rechnung per Handykamera für eine Fotoüberweisung zu knipsen. Hier braucht es je nach Kamera und Monitorauflösung oft mehrere Anläufe…
Das Ergebnis: Ihre Rechnung landet doch wieder erst mal im Stapel bzw. bleibt in der Mail-Inbox, weil das jetzt dann doch erst mal wieder dauert…
GiroCode Superstar
Der Girocode enthält komprimiert alle Informationen für die Zahlung, ohne Details der Rechnung. Er muss nicht weiter interpretiert werden, das Handy kann die darin enthaltenen Daten direkt auslesen und in die Überweisungsmaske eintragen. Es ist kein externes Rechenzentrum involviert, alles bleibt lokal im Gerät, bis (nur) die Überweisung an die Bank übermittelt wird. Der Inhalt der Rechnung bleibt vertraulich.
Ein PDF kann man am Bildschirm so weit vergrößern, dass man den Girocode auf jeden Fall abknipsen kann. Man muss nicht herum provbieren, bis das ganze Blatt auf dem Bildschirm zu sehen ist (natürlich um 90 Grad nach links gedreht) und die Kamera alles erfasst.
Notfalls kann man das PDF auch per Fotoüberweisung auslesen, die dann den im Optimalfall den Girocode nutzt, anstatt sich alles aus dem Dokument zusammen zu fieseln.
Das bedeutet, dass der Überweisungsvorgang wirklich blitzartig erledigt ist. Manche Handykameras erkennen sogar direkt, dass ein QR-Code ein Girocode ist und bietet direkt an, eine Banking-App damit zu starten.
Es mag zu schön klingen, um wahr zu sein, aber der Girocode ist sicher, super bequem und macht das Bezahlen einer Rechnung zu einem Vorgang, der in wenigen Sekunden erledigt ist. Viel Angenehmer kann man es einem Kunden nicht mehr machen.
Unsere Erfahrung: Der Girocode beschleunigt den Zahlungseingang
Wir nutzen schon seit über einem Jahr Girocodes auf unseren Rechnungen für unser Buchhaltungsprogramm. Und es zeigt sich, dass Kunden, die per Girocode bezahlen, meist am selben Tag zahlen, an dem sie ein Paket bei uns buchen. Im Schnitt hat sich die Frist, binnen der wir unser Geld bekommen, um fast zwei Tage verkürzt. Dabei sind unsere Lastschriften mit berücksichtigt, die ja immer 5-6 Tage voraus terminiert sind.
Verkanntes Genie – warum eigentlich?
Angesichts der vielen Vorteile überrascht es sehr, dass der Girocode ein Schattendasein fristet. Er scheint vielen Leuten schlichtweg unbekannt zu sein. Das ist völlig unberechtigt und sehr schade, denn er macht praktisch keinen technischen Aufwand, birgt keinerlei Sicherheitsrisiken und funktioniert bombensicher.
Lustiger Weise fallen die Leute reihenweise vor Begeisterung in Ohnmacht, wenn sie sehen, dass eine Fotoüberweisung so tolle Vorschläge machen kann, wenn man eine Rechnung abfotografiert. Das begeistert so sehr, dass man in Kauf nimmt, dass es bei einem gewissen Prozentsatz der Rechnungen eben nicht oder nur unzureichend klappt. Dabei geht es schneller, sicherer und mit wesentlich weniger Aufwand, wenn man einfach nur den GiroCode einliest.
Wie Sie mit Kontolino! einen Girocode auf Ihre Rechnung zaubern
Ein gutes Faktura-Programm sollte natürlich die Option bieten, einen GiroCode auf die Rechnung zu drucken. Und da wir selbst gute Erfahrungen mit dem Girocode gemacht haben – ich selbst kann gar nicht verstehen, dass er so selten auf unseren Eingangsrechnungen zu finden ist – steht diese Option natürlich auch in Kontolino! zur Verfügung, damit Sie Ihren Kunden das Zahlen Ihrer Rechnung so schnell und einfach machen können, wie nur irgend möglich.
