Als selbstständiger oder freiberuflicher Unternehmer haben Sie eine Leistung erbracht oder verkaufen in Ihrem Geschäft Waren an viele Kunden. Damit ist Ihr Teil des jeweiligen Geschäftsvorfalls erledigt und für die erbrachte Leistung möchten Sie die vereinbarte Vergütung erhalten. Doch wie kommen Sie jetzt schnell und sicher zu Ihrem Geld?
Mit der Ausgangsrechnung wird Ihre erbrachte Leistung dokumentiert und festgelegt, wie Ihr Kunde die Rechnung korrekt bezahlen kann. Dabei stellen sich viele Fragen, wie beispielsweise:
- Was ist eine Ausgangsrechnung?
- Welche Angaben müssen in einer Ausgangsrechnung gemacht werden?
- Wie wird die Ausgangsrechnung verbucht?
- Gibt es Unterschiede zwischen der Soll- und Ist-Versteuerung?
- Wann muss eine Ausgangsrechnung spätestens erstellt werden und wie sind die Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen?
- Welche Bedeutung hat Skonto für den Aussteller einer Ausgangsrechnung?
- Wie wird gewährtes Skonto aus der Ausgangsrechnung korrekt verbucht?
In unserem Ratgeber befassen wir uns mit diesen wichtigen Themen und geben Ihnen Informationen und Tipps, wie Sie Ihre Ausgangsrechnung richtig schreiben und anschließend verbuchen können.
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Die Ausgangsrechnung bezeichnet die Dokumentation einer Leistung, die von einem Unternehmer an einen Dritten erbracht wird. Es ist hier unerheblich, ob es sich bei dem Dritten um einen weiteren Unternehmer oder einen Endkunden handelt.
Dabei kann es unter Umständen vorkommen, dass Sie als Zwischenhändler oder Verkäufer von bereits gefertigten Waren sowohl mit Ausgangsrechnungen als auch mit Eingangsrechnungen zu tun haben werden.
Beispiel 1:
Sie bestellen für Ihren Onlineshop Waren bei einem Hersteller A.
In diesem Fall stellt Ihnen der Hersteller eine Ausgangsrechnung über die von Ihnen bestellten Artikel. Diese Rechnung ist für Sie eine Eingangsrechnung, die anschließend von Ihnen bezahlt wird.
Beispiel 2:
Sie verkaufen später die gelieferten Waren an einen Ihrer Endkunden B.
Jetzt erstellen Sie bei Lieferung der Ware eine eigene Ausgangsrechnung über die Lieferung, die bei Ihrem Endkunden als Eingangsrechnung zu sehen ist. Aufgrund dieser Rechnung erhalten Sie später den Gegenwert aus der Lieferung auf Ihr Konto.
Welche Angaben müssen in einer Ausgangsrechnung gemacht werden?
Damit Ihre Ausgangsrechnung den gesetzlichen Vorschriften (§ 14 Abs. 4, § 14a Abs. 5 UStG) entspricht, sollten die nachfolgenden Pflichtangaben gemacht werden:
- Name und Anschrift des Ausstellers der Rechnung
- Name und Anschrift des Empfängers der Rechnung
- Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Datum der Rechnung
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Datum der Lieferung oder bei Dienstleistungen Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde
- Bezeichnung und Menge der Waren, die geliefert wurden, oder der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen
- Netto Rechnungsbetrag unter Nennung der aufgeschlüsselten Umsatzsteuersätze
- Berechnete Umsatzsteuersätze und Ausweis der Steuerbeträge
- Brutto Rechnungsbetrag
- Angabe von im Vorfeld vereinbarten Skonti, Rabatte oder Boni mit Ausweis der einzelnen Beträge
- Zusätzlicher Hinweis für den Rechnungsempfänger auf eine mögliche Steuerschuld des Empfängers der Leistung
Damit Sie Ihr Geld ordnungsgemäß und pünktlich erhalten, sollten Sie in Ihrer Ausgangsrechnung Ihre Bankverbindung und eine vereinbarte Zahlungsfrist zusätzlich angeben.
Weitere Informationen zum Thema Rechnungen schreiben finden Sie außerdem hier: Rechnungen schreiben – alles, was Sie über das Erstellen von Rechnungen wissen sollten!
Unterschiede zwischen Soll- und Ist-Versteuerung bei Ausgangsrechnungen
Der entscheidende Unterschied zwischen der Soll- und Ist-Versteuerung bei Ausgangsrechnungen ist der Zeitpunkt, an dem die fällige Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Soll-Versteuerung:
Bei der Soll-Versteuerung wird der Umsatzsteueranteil sofort am nächsten Termin für die Umsatzsteuererklärung direkt nach der Erstellung der Rechnung an das Finanzamt abgeführt. Dabei ist es unerheblich, ob der Empfänger der Ausgangsrechnung den Rechnungsbetrag bereits bezahlt hat.
Ist-Versteuerung:
Bei dieser Art der Versteuerung wird der Anteil der Umsatzsteuer vom Aussteller der Ausgangsrechnung erst an das Finanzamt abgeführt, wenn der Empfänger der Rechnung auch tatsächlich die offene Forderung bezahlt hat.
Leider kann die Ist-Versteuerung nur von folgenden Selbstständigen und Unternehmern beim Finanzamt beantragt werden:
- Kleinunternehmer ohne Buchhaltungspflicht
- Freiberufler (z. B. Architekt, Anwalt, Schriftsteller)
- Unternehmer mit einem Geschäftsumsatz von weniger als 500.000 Euro im Vorjahr
Wie wird die Ausgangsrechnung verbucht?
Wie eine Ausgangsrechnung verbucht wird ist davon abhängig, ob Sie der Soll- oder der Ist-Versteuerung unterliegen. Auch der Zeitpunkt der Verbuchung ist dabei unterschiedlich.
Verbuchung als Ist-Versteuerer
Als Ist-Versteuerer verbuchen Sie die Ausgangsrechnung erst, wenn Sie einen Zahlungseingang für Ihre Ausgangsrechnung vom Kunden erhalten. Diese verbuchen Sie dann wie folgt:
Sollkonto: Bank
Habenkonto: Umsatzerlöse
Betrag: Bruttobetrag
Mehrwertsteuersatz: Umsatzsteuercode laut Rechnung
Verbuchung als Soll-Versteuerer
Unterliegen Sie hingegen der Soll-Versteuerung, entsteht mit dem Versand der Ausgangsrechnung zum Einen sofort eine Forderung, die Sie jetzt an Ihren Kunden haben. In Ihrer Buchhaltung wird entsprechend das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen angesprochen. Dieses Konto erscheint auf der Aktivseite Ihrer Bilanz, solange die Rechnung noch nicht bezahlt worden ist.
Auf der anderen Seite haben Sie Umsatzerlöse erzielt, die Ihren Gewinn erhöhen. Diese verbuchen Sie mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung wie folgt:
Sollkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Habenkonto: Umsatzerlöse
Betrag: Bruttobetrag
Mehrwertsteuersatz: Umsatzsteuercode laut Rechnung
Sobald Ihr Kunde den Rechnungsbetrag auf Ihr Bankkonto überwiesen hat, wird das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ausgeglichen und der eingegangene Betrag erscheint auf dem Bankkonto. Hier lautet der Buchungssatz somit wie folgt:
Sollkonto: Bank
Habenkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Betrag: Bruttobetrag
Mehrwertsteuersatz: keiner (die Mehrwertsteuer wurde ja mit der 1. Buchung bereits dem Finanzamt gegenüber erklärt)
Wir haben übrigens noch hunderte weitere Buchungstipps wie diesen in unserem Kontierungslexikon für Sie zusammen getragen…
Zeitpunkt der Ausstellung sowie Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen bei Ausgangsrechnungen
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass jeder Unternehmer und Selbstständige, der Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer oder juristische Personen erbringt, innerhalb von 6 Monaten eine Ausgangsrechnung erstellen muss. Diese Verpflichtung ist im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 2 UStG) geregelt. In Verbindung mit Grundstücken und Bauleistungen muss eine Ausgangsrechnung auch gegenüber Privatpersonen erstellt werden.
Bezüglich der Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen sieht das Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG) eine Frist von 10 Jahren vor, die ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres beginnt.
Beispiel:
Ausstellungsdatum der Ausgangsrechnung: 15.05.2020
Beginn der Aufbewahrungspflicht: 31.12.2020
Ende der Aufbewahrungspflicht: 31.12.2030
Welche Bedeutung hat Skonto für den Aussteller einer Ausgangsrechnung?
Wenn Sie als Aussteller der Ausgangsrechnung mit Ihrem Kunden ein Skonto vereinbaren, hat das auch für Sie eine Reihe von Vorteilen.
- Sie erhalten innerhalb einer angemessenen Frist, die Sie festlegen, Ihr Geld
- Es fallen keine möglichen Überwachungsarbeiten und Mahnkosten an, bei zu später Zahlung der Ausgangsrechnung
- Wenn Sie beispielsweise einen Betriebsmittelkredit nutzen, erspart Ihnen der zügige Zahlungseingang auf Ihrem Konto Zinsaufwendungen an die Bank
Auf der anderen Seite mindert sich durch die Gewährung von Skonto die Gesamtforderung aus der Ausgangsrechnung um den Betrag des Skontos. Weil es sich beim Zahlungseingang auf Ihrem Konto unter dem Abzug des gewährten Skontos um eine Entgeltminderung handelt, sinkt gleichzeitig der Anteil der an das Finanzamt abzuführenden Umsatzsteuer geringfügig.
Wie wird gewährtes Skonto aus der Ausgangsrechnung korrekt verbucht?
Am besten lässt sich der Vorgang anhand eines Beispiels deutlich machen.
Es wird ein TV-Gerät an einen Endkunden verkauft. Der Preis beträgt EUR 1.000 zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, die mit EUR 190 als Zahlung an das Finanzamt vorzumerken ist. Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen räumt der Händler seinem Kunden ein Skonto von 2 Prozent ein.
Verbuchung als Soll-Versteuerer
Da der Händler bei Rechnungsversand noch nicht weiß, ob sein Kunde das Skonto nutzen wird, lautet die Buchung als Soll-Versteuerer bei Versand der Rechnung wie folgt:
Sollkonto: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €
Habenkonto: Umsatzerlöse
Betrag: 1.190 € (zum Umsatzsteuercode laut Rechnung)
Nutzt ein Kunde das eingeräumte Skonto von 2 Prozent schließlich vollumfänglich und überweist dem Händler einen Betrag von 1.166,20 €, sehen die entsprechenden Buchungssätze anschließend so aus:
Sollkonto: Bank 1.166,20 €
Habenkonto: Forderung aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €
(mit keinem Umsatzsteuercode)
Und die Verbuchung des Skontibetrages:
Soll: gewährte Skonti 23,80 €
Habenkonto: Forderung aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €
(mit Umsatzsteuercode laut Rechnung)
Da die Umsatzsteuerschuld beim Finanzamt durch Skonti reduziert und entsprechend korrekt übermittelt werden muss ist es bei der Skontoverbuchung wichtig, den Umsatzsteuercode der Rechnung zu verbuchen.
Verbuchung als Ist-Versteuerer
Als Ist-Versteuerer haben Sie es in diesem Fall deutlich einfacher. Hier buchen Sie die Vorgänge erst, wenn Sie das Geld vom Kunden erhalten haben. Somit reicht es völlig aus, wenn Sie Ihre Umsatzerlöse zusammen mit dem tatsächlich erhaltenen Zahlungseingangsbetrages wie folgt buchen:
Sollkonto: Bank 1.166,20 €
Habenkonto: Umsatzerlöse 1.166,20 €
(mit Umsatzsteuercode laut Rechnung)
Fazit
Wie sich zeigt, gibt es für das Erstellen von Ausgangsrechnungen umfangreiche gesetzliche Vorgaben und steuerliche Vorschriften zu beachten. Besonders wenn Sie Ihren Kunden Skonti gewähren, ist es wichtig, die Abzüge korrekt zu verbuchen.
Eine professionelle Buchhaltungssoftware wie Kontolino! unterstützt Sie dabei zuverlässig und einfach – egal ob Sie Soll- oder Ist-Versteuerer sind. So verwandeln sich Ihre Ausgangsrechnungen schnell in Zahlungseingänge auf Ihrem Konto und die Umsatzsteuervoranmeldungen machen sich fast von alleine.