Es gibt viele verschiedene Wege, Belege in die Inbox zu legen:
- Sie nutzen die Kontolino!-Foto-App. Mit der App können Sie unterwegs Ihre Belege mit Ihrer Handy oder Tablet-Kamera fotografieren. Alternativ können Sie auch Fotos aussuchen, die Sie bereits vorher von Belegen gemacht haben. Daraufhin werden Ihnen kleine Vorschaubilder der ausgewählten Belege angezeigt und Sie können pro Beleg – wenn Sie möchten – den Belegnamen bzw. das Datum verändern oder einen Titel für den Beleg eingeben. Im Anschluss können Sie – nach evtl. Eingabe Ihrer Zugangsdaten von Kontolino! – die Belege nach Kontolino! direkt in die Belege-Inbox senden. Dort warten die Belege dann, bis Sie Ihre nächste Buchhaltung machen auf Sie.
Zum Installieren der App scannen Sie einmalig den nebenstehenden QR-Code mit Ihrer Handy- oder Tablet-Kamera – oder geben die Adresse: https://app.kontolino.de/foto-app/ ein. Wenn Sie ein Android-Gerät verwenden, poppt ein Bildschirm auf, auf dem Sie gefragt werden, ob Sie die App auf Ihrem Start-Bildschirm hinzufügen wollen. Bestätigen Sie dies und Sie haben das Kontolino!-Icon auf Ihrem Handy und können von dort aus jederzeit die App öffnen.
Wenn Sie ein Apple-Gerät verwenden, müssen Sie, um die App auf Ihrem Start-Bildschirm hinzuzufügen wie folgt vorgehen: Sie gehen auf das Teilen-Symbol in Ihrem Browser und wischen dann mit Ihrem Finger von ganz unten nach oben. Nun erscheint der Eintrag: „Zum Home-Bildschirm“. Klicken Sie darauf und die App ist nun auf Ihrem Start-Bildschirm per Klick auf das Icon von Kontolino! verfügbar.
- Auf der Übersichtsseite von Kontolino! sehen Sie ein Widget mit dem Titel „Belege-Inbox“, in dem Sie auf einen Blick sehen, wie viele Belege aktuell in Ihrer Inbox liegen. Sie können hier aber auch einfach Dateien per Drag&Drop auf die Wolke in die Inbox hochladen. Wenn Sie auf die Wolke klicken, öffnet sich Ihr Dateimanager (z.B. Windows Explorer, Finder auf MacOS) und bietet Ihnen an, Dateien von Ihrem Dateisystem fürs Hochladen auszuwählen. Sie können hier mehrere Dateien auf einmal hochladen.
- Es gibt einen eigenen Bereich zur Verwaltung der Inbox. Diesen Dialog erreichen Sie über die Schaltfläche „zur Inbox“ im Übersichtswidget . Auch hier finden Sie eine Wolke zum Hochladen von Dateien in die Inbox:
- Per E-Mail: Jeder Kontolino!-Nutzer erhält automatisch eine Mailadresse, an die er oder sie ihre Belegdateien senden kann. Diese werden regelmäßig automatisch in die Inbox des Benutzers gelegt. Diese Mailbox können Sie sehr effektiv etwa für folgende Szenarien nutzen:
- Sie erhalten eine Mail von einem Lieferanten mit wichtigen Dateien, die Sie in der Buchhaltung archivieren möchten, z.B. eine Vorkasse-Rechnung für ein Kabel oder ähnliches. Sie können sich diese Mail einfach an Ihre Inbox-Adresse weiterleiten. Kontolino! nimmt dann die angehängten Dateien in Ihre Inbox auf. Zusätzlich wird der Betreff Ihrer Mail als Titel in Kontolino! angezeigt und als Vorschlag für den Buchungstext übernommen.
- Sie scannen mit Ihrem mulitfunktionalen Drucker oder einem Scanner oder einer Scanner-App auf Ihrem Handy eine Rechnung ein und versenden sich diese direkt per Mail in die Inbox
Wo finde ich die Mailadresse, an die ich meine Belege senden kann?
Jeder Kontolino!-Nutzer hat seine eigene individuelle Mailbox, an die die Belege gesandt werden können. Diese steht im Übersichts-Widget oder auf der Inbox-Verwaltungsseite. Bitte nutzen Sie genau diese Adresse für den Versand, da ansonsten nicht zugeordnet werden kann, an wen dieser Beleg gehen soll. Er wird dann ignoriert bzw. vom System an den Absender der Mail zurück gesandt.
